[MISE À JOUR : Ce message a été mis à jour le 11/01/2018 pour inclure des recherches et des suggestions plus récentes.]

La recherche de nouveaux logiciels de dossiers médicaux électroniques (DME) est une tâche ardue. Entre l'importation de vos données et l'apprentissage de l'utilisation du système, c'est une question que vous voulez vraiment réussir du premier coup. Mais il est difficile de savoir par où commencer.

Pour vous faciliter la tâche, j'ai identifié sept questions à poser pour vous aider à filtrer la longue liste d'options de DME disponibles pour vous rapprocher de la bonne solution de DME pour votre pratique médicale. Les questions devraient vous aider à affiner vos options, à déterminer les fonctionnalités dont vous avez besoin et à naviguer dans le processus de communication avec les fournisseurs.

La première série de questions à vous poser sur votre organisation. La deuxième série est constituée de questions à poser aux fournisseurs que vous envisagez.

Questions sur votre organisation

1. Avez-vous un logiciel de gestion de cabinet ?

Si vous disposez déjà d'un logiciel de gestion de cabinet médical ou d'un logiciel de gestion d'hôpital, vous devez vous assurer que votre solution EMR s'y intègre, car toutes ne le font pas de manière transparente. Vous pouvez également souhaiter une solution MPM qui inclut la fonctionnalité EMR par opposition à un EMR séparé.

Si vous ne disposez pas déjà d'un logiciel de gestion de cabinet médical ou d'un logiciel de gestion hospitalière, vous voudrez probablement un DME avec des fonctionnalités de gestion au lieu d'acheter deux systèmes distincts et d'essayer de les intégrer.

La fonctionnalité de gestion de cabinet médical que vous souhaiterez probablement comprend la gestion des réclamations, la vérification de l'admissibilité à l'assurance, la gestion des stocks et la planification des patients et des médecins. En savoir plus avec notre guide des fonctionnalités du logiciel de gestion de cabinet médical.

2. Quelles fonctionnalités sont importantes pour vous ?

On estime que près de 75 % des fonctionnalités logicielles ne sont jamais utilisées. Par exemple, les recherches de Capterra ont révélé que parmi les utilisateurs ayant la possibilité de soumettre des factures et des réclamations par voie électronique et de s'intégrer au mobile, moins de la moitié le font réellement.

Pour vous aider à prévoir les fonctionnalités logicielles que vous utiliserez réellement, dressez la liste des 15 à 20 processus critiques de votre cabinet.

Identifiez-les d'abord, car cela vous aidera à réduire rapidement la liste des options logicielles. Cela vous évitera également d'être trop pris dans toutes les cloches et sifflets.

3. Avec quelles organisations souhaitez-vous partager facilement des enregistrements ?

L'interopérabilité et l'échange de données doivent être une considération primordiale lors du choix d'un DSE. Les DSE interopérables réduisent la paperasserie, réduisent les coûts et vous permettent, à vous et à votre patient, de garder facilement les résultats en ordre et prêts à être consultés de n'importe où.

De l'informatique de santé publique aux travaux de laboratoire de routine, en passant par la garantie que tous les cliniciens impliqués ont une image complète de la santé de chaque patient, l'interopérabilité est une fonctionnalité indispensable du DSE.

4. Vous souhaitez une solution adaptée à votre spécialité ?

De nombreux fournisseurs proposent des solutions EMR spécialement conçues pour différentes spécialités.

Par exemple, un cabinet de pédiatrie peut souhaiter que ses dossiers facilitent la saisie des mesures au fur et à mesure que l'enfant grandit et un calendrier de vaccination. Mais un groupe d'oncologie n'a besoin d'aucune de ces fonctionnalités, mais doit programmer des traitements de radiothérapie et de chimiothérapie récurrents sur plusieurs mois. Ou peut-être avez-vous simplement besoin d'un type spécifique de modèle de graphique.

Si cela est important, assurez-vous de demander aux fournisseurs en quoi leurs solutions diffèrent d'une spécialité à l'autre.

Questions à poser aux fournisseurs de DME

1. Votre solution est-elle certifiée CCHIT et ONC-ATCB ?

La mesure dans laquelle chaque DSE peut vous aider à tirer parti de la participation à Medicare Access et à la loi de réautorisation CHIP de 2015 (MACRA) grâce à un système de paiement incitatif basé sur le mérite (MIPS) est, pour certaines organisations, l'une des considérations les plus importantes lors du choix d'un logiciel. .

Si vous souhaitez participer à MIPS et MACRA, vous devrez éliminer de votre considération les solutions qui ne sont pas certifiées CCHIT et ONC-ATCB. Vous pouvez le faire dans le répertoire des logiciels de Capterra en cochant la case à côté de « Certifié ONC-ATCB », puis en cliquant sur « Filtrer ».

Mais ce n'est que le début. Voici quelques questions à poser à votre fournisseur pour déterminer si votre DSE est prêt pour le nouveau modèle de paiement.

2. Que propose le portail patient ?

Les portails patients sont devenus presque omniprésents parmi les DSE, en partie parce qu'ils sont encouragés par une utilisation significative. Et pour une bonne raison. Un portail patient avec messagerie sécurisée peut réduire les absences, fournir des informations instantanées et sécurisées aux patients autorisés et, dans l'ensemble, contribuer à une expérience médecin-patient hautement interactive.

Mais tous les portails patients ne sont pas créés égaux.

Lors du choix d'un système de DSE, demandez aux fournisseurs si les patients peuvent afficher les éléments suivants à l'aide de leurs portails :

• Cartes complètes
• Plans de traitement, passés et présents
• Diagnostics
• Historique des rendez-vous
• Carnets de vaccination
• Résultats de laboratoire
• Soldes impayés

Il est également utile de savoir si les patients peuvent demander des renouvellements et contacter votre cabinet directement via le portail.

Cette liste n'est pas exhaustive, mais elle vous aidera à démarrer.

3. Combien coûteront l'assistance et la formation ?

Quel que soit le type de logiciel, les avis des utilisateurs mettent systématiquement en avant le support et la formation comme un facteur clé. Il y a trois choses que vous devez savoir sur le support client offert par un fournisseur de logiciels :

• Quel type d'assistance et de formation le fournisseur propose-t-il ?

Offrent-ils une assistance en temps réel par téléphone ou chat en direct ? Est-ce 24h/24 et 7j/7 ? Proposent-ils des FAQ détaillées ou un forum d'assistance ?

• Combien ça coûte?

Ceci est particulièrement pertinent en ce qui concerne la configuration et la formation. De nombreux fournisseurs facturent ce service, qui doit être pris en compte dans vos coûts globaux.

• Qu'en pensent les clients ?

Une fois que vous connaissez les faits, il est temps d'entrer dans l'expérience. Les agents sont-ils serviables, compétents et amicaux ? Combien de temps faut-il pour obtenir une réponse ? Pour en savoir plus, lisez les avis sur les logiciels EHR.

Une dernière recommandation

Ne vous précipitez pas dans un achat. Prenez le temps de comparer vos options et d'obtenir des réponses claires des fournisseurs avant de déposer votre argent. Pour en savoir plus, consultez notre page de recherche de logiciels médicaux pour des guides de tarification, des guides de fonctionnalités et des infographies.

Nos articles de blog comparatifs peuvent également vous aider :

• Comparaison DSE : eClinicalWorks vs McKesson vs Epic
• Bataille des DSE : athenaHealth contre Cerner

Lorsque vous êtes prêt à comparer vos options, utilisez nos répertoires de DME, de logiciels de gestion de cabinet médical et de logiciels de gestion hospitalière pour affiner vos options et comparer vos choix côte à côte.