Comment devenir assistant virtuel en 2023 (et au-delà)

Vous semble-t-il aussi que récemment, on a beaucoup parlé d'emplois d'assistants virtuels (AV) ?

Nous avons décidé d'examiner pourquoi le travail d'assistant virtuel gagne en popularité depuis quelques années maintenant — et, plus important encore, nous avons décidé d'examiner comment on peut devenir assistant virtuel .

Nous avons donc disséqué le sujet et couvert les éléments suivants :

• Rôles et responsabilités d'un assistant virtuel,
• Étapes pour devenir un assistant virtuel,
• Trucs et astuces de professionnels VA expérimentés, et
• Réponses aux questions les plus courantes concernant les VA.

Commençons.

Qu'est-ce qu'un assistant virtuel ?

En termes simples, les assistants virtuels offrent un soutien et une variété de services à leurs clients (particuliers ou entreprises) dans le confort de leur foyer.

Les besoins du client déterminent l'étendue des services demandés par les conseillers volontaires, mais ils incluent souvent :

• La saisie des données,
• Gestion de la logistique,
• Accompagnement RH,
• Comptabilité, et
• Commercialisation .

Ces professionnels qualifiés peuvent être des employés à temps plein, mais le plus souvent, les assistants virtuels sont des travailleurs indépendants - des pigistes et des entrepreneurs indépendants travaillant sur la base d'un projet.

En général, les assistants sont des employés dont la tâche principale est de soutenir et d'aider les autres membres de l'équipe à remplir leur rôle. Ils sont généralement en charge des opérations quotidiennes, leurs responsabilités sont donc d'une importance essentielle.

Ainsi, les propriétaires d'entreprise sont bien conscients que le choix des bons assistants (y compris les assistants virtuels) aurait un impact sur la fluidité et l'efficacité de l'entreprise .

Les taux d'adoption en flèche du modèle de travail à distance - 28% des travailleurs américains déclarent que le télétravail est le modèle principal - ont créé une opportunité pour les assistants d'offrir leurs services à un plus grand marché de clients.

Les derniers résultats officiels de l'étude, de retour de The Week en 2017, indiquent qu'il y avait eu plus de 110 000 assistants virtuels (ENREGISTRÉS) à l'époque. Étant donné que l'industrie a connu une croissance plus rapide entre-temps, des statistiques plus récentes indiquent que plus de 30 millions de pigistes offrent des services VA de nos jours.

Que font les assistants virtuels ?

Les assistants virtuels allègent le fardeau de leurs clients, les aidant à exceller dans leur travail et à mener à bien leurs projets dans les délais.

Plus précisément, les assistants virtuels s'occupent généralement de :

• L'administration,
• Planification,
• Dossiers des employés,
• Gestion de projets et de tâches,
• Création de contenu,
• Commercialisation et promotion,
• Développement Web, et
• Diverses autres opérations commerciales pertinentes.

En conséquence, les clients qui comptent sur des assistants virtuels peuvent se concentrer sur la croissance de l'entreprise et la vue d'ensemble.

C'est comme une aide dans le sport - aider un autre joueur à marquer (et recevoir les éloges pour les points). Après tout, ils sont tous dans la même équipe, n'est-ce pas ?

Maintenant, remplacez simplement la notation par la réalisation d'un objectif commercial, et vous obtenez l'image ! Les assistants virtuels visent à rendre les gens autour d'eux plus performants, de sorte que l'entreprise dans son ensemble est par définition habilitée.

6 étapes pour devenir assistant virtuel

Voyons maintenant ce que vous devez faire pour devenir un assistant virtuel de nos jours. Nous avons mené des recherches approfondies (pour que vous n'ayez pas à le faire) et choisi les cerveaux de certains assistants virtuels expérimentés.

Alors, plongeons directement dans les 6 étapes les plus importantes pour devenir un assistant virtuel.

Étape 1 : Identifiez vos principales compétences et nichez-les

Tout en faisant la première étape, vous devez suivre le principe moins c'est plus . L'identification de vos meilleures compétences vous aidera à décider du domaine de services que vous souhaitez offrir et à vous spécialiser plus tard dans un créneau de votre choix.

Tout en essayant d'identifier vos meilleures compétences, il y a 2 choses que vous devez faire :

• Soyez brutalement honnête avec vous-même, et
• Demandez des commentaires et une évaluation externes.

N'oubliez pas que votre point de vue unique et votre ensemble de compétences peuvent constituer votre avantage concurrentiel et concentrez-vous sur le développement de ces compétences.

De plus, vous avez probablement déjà entendu l'expression — touche-à-tout, maître de rien . Eh bien, pour quelqu'un qui veut devenir assistant virtuel, être moyen dans de nombreux domaines n'aide pas à établir une carrière.

Rappelez-vous la théorie de Gladwell tirée de son best-seller Outliers (l'expertise consiste simplement à pratiquer correctement et pendant au moins 10 000 heures) et commencez à consacrer ces heures de travail. Il s'agit de l'approche de la pratique jusqu'à la perfection , car c'est la seule façon de devenir un expert dans votre domaine.

Étape 2 : Choisissez et obtenez les bons outils

Profitez de la technologie disponible et accélérez ainsi la croissance de votre entreprise, c'est aussi simple que cela. Utilisez vos compétences et donnez-leur un coup de pouce supplémentaire en utilisant le bon logiciel.

Étant donné que toutes les communications et la documentation se font en ligne, les bons outils peuvent également vous fournir une preuve de travail pour vos factures. Mais plus important encore, ils peuvent également vous aider à libérer la puissance d'un flux de travail rationalisé et organisé.

Voici quelques catégories d'outils que chaque assistant virtuel doit utiliser pour son travail :

• Outils de communication (email et applications de chat d'équipe),
• Outils de gestion de projets et de tâches,
• Outils de suivi du temps et de gestion de la productivité, et
• D'autres outils spécialisés pour leur rôle (par exemple, un logiciel de comptabilité).

Étape 3 : Créez un modèle de tarification pour vos services

Fixer le juste prix de votre travail est l'étape essentielle pour vous établir en tant qu'assistant virtuel. Pour faire une estimation valable de la valeur de votre travail, vous devez prendre en compte et inclure quelques facteurs dans l'équation :

• Le temps consacré à la réalisation de la tâche, et
• Qualité des résultats finaux, basée sur votre expertise.

Bien sûr, vous pouvez (et devriez) vérifier combien vos concurrents facturent, mais ce n'est qu'en utilisant un logiciel de suivi du temps que vous obtiendrez des estimations précises pour différents types de tâches et créerez la bonne stratégie de tarification.

Les trackers de temps, tels que Clockify, vous aideront également à faire la distinction entre les heures facturables et non facturables, ce qui est un autre élément clé pour développer le bon modèle de tarification.

Les heures passées directement sur les tâches du client comptent comme facturables et seront facturées (par exemple, la correspondance par e-mail avec des parties externes pour la planification de rendez-vous ou la création de contenu), tandis que les heures non facturables concernent la croissance de votre entreprise , par exemple la compilation et l'envoi de factures client, la recherche de nouveaux clients, travaillant sur votre site Web, et construisant et promouvant votre marque.

Le suivi du temps pour les deux catégories fournira des informations précieuses et vous aidera à établir la bonne stratégie de tarification.

Gardez à l'esprit qu'il y aura place à amélioration et que votre modèle de tarification n'a pas besoin d'être parfait tout de suite. Les prix ne seront pas immuables et vous pourrez les modifier comme bon vous semble ou au fur et à mesure que votre expertise grandira.

Étape #4 : Augmentez votre présence en ligne

La visibilité est la clé ici, car une fois que vous avez décidé de ce que vous faites et que vous pouvez proposer un modèle de tarification, il ne reste que peu de choses : faire de la publicité, gagner des clients et de l'expérience, et répéter .

Voici quelques exemples utiles de ce que vous pouvez faire :

• Rejoignez des plateformes professionnelles,
• Utilisez le bouche à oreille (ou le clavier dans ce cas) à votre avantage,
• Faites de la publicité et publiez régulièrement sur les médias sociaux, et
• Engagez vos relations (fournissez des exemples pertinents qui illustrent votre expertise, votre créativité, votre organisation, votre gestion du temps, etc., pour créer un engagement significatif et fournir des informations plus approfondies).

Étape #5 : Rechercher des clients et des opportunités d'emploi

Maintenant, place à la recherche d'emploi ! Utilisez tout ce qui précède et recherchez un emploi, à la fois sur les plateformes en ligne et via vos relations déjà établies.

Le processus de recherche d'emploi peut être épuisant, nous sommes tous passés par là. Cependant, cela peut être le début d'une nouvelle carrière passionnante - il suffit de développer une stratégie pour vous motiver à continuer à travailler, même dans les parties les plus frustrantes de votre recherche d'emploi.

Voici quelques idées à garder à l'esprit pendant le processus :

• Actualisez et mettez à jour votre CV et vos profils sociaux (par exemple, n'oubliez pas le badge "open for work" sur LinkedIn),
• Consacrez du temps à parcourir quotidiennement les offres d'emploi (utilisez des filtres et des options de recherche avancées),
• Créez un modèle de lettre de motivation qui met en valeur vos compétences et votre expérience (et personnalisez les parties pour chaque poste ou client), et
• Faites vos recherches et préparez-vous pour les entretiens, mais préparez votre propre ensemble de questions et de conditions.

Étape #6 : Construire un portfolio (et le mettre à jour régulièrement)

À ce stade, vous avez besoin de quelque chose pour mettre en valeur vos compétences d'assistant virtuel, vous devez donc travailler sur le site Web de votre portefeuille.

Essayez de:

• Fournissez des exemples de vos travaux antérieurs,
• Inclure toutes les informations de contact et, si possible,
• Demandez des références et des recommandations qui mettent en valeur vos valeurs et principes à publier publiquement.

Votre portfolio doit être un aperçu de votre approche du travail d'assistant virtuel, alors assurez-vous que vos clients potentiels voient votre marque personnelle à travers elle.

Conseils d'experts pour devenir assistant virtuel

Maintenant que nous avons couvert les étapes nécessaires pour devenir un assistant virtuel, partageons quelques trucs et astuces qui augmenteront votre valeur en tant qu'assistant virtuel.

Conseil n° 1 : renforcez votre autorité grâce à l'expertise

Comme nous l'avons déjà souligné, choisir un créneau est une stratégie qui consiste à se concentrer sur certains des éléments suivants :

• Marchés spécifiques (par exemple, Amérique du Nord, Europe, etc.),
• Industries spécifiques (par exemple, jeux, finance et banque, etc.),
• Type de client (par exemple, entrepreneurs individuels, petites entreprises, etc.), ou
• L'étendue de la tâche (par exemple, la gestion des employés et de la paie, la communication, la planification, etc.)

Comme l'explique Jo Harris, une assistante virtuelle devenue rédactrice et fondatrice de The Virtual Mama, vous ne devriez pas avoir peur de vous lancer dès le début :

« La plupart des conseillers volontaires pensent qu'ils doivent commencer par les services généraux ou tout essayer lorsqu'ils débutent. La vérité est qu'en progressant tôt et en développant une compétence spécialisée, vous vous démarquerez des autres assistants virtuels généraux et vous vous positionnerez pour gagner plus par heure. ”

Se vantant fièrement d'avoir fait passer son taux horaire de 17 $ à 100 $+ de l'heure, Jo encourage les assistants virtuels à toujours mettre en valeur leur expertise :

" Le terme de l'industrie pour cela est "développez votre autorité". Cela signifie simplement que vous devez parler de votre processus et de votre créneau d'une manière qui vous montre comme un expert incontournable. Cela peut sembler peu probable en tant que nouveau VA, mais c'est possible avec la bonne approche. Vous pouvez parler de votre parcours, des conseils d'initiés que vous apprenez en cours de route, et vous pouvez partager des informations sur les compétences au fur et à mesure que vous développez vos compétences. ”

Astuce #2 : Apprenez à maximiser votre productivité et votre efficacité

Voici un conseil de pro de quelqu'un qui comprend parfaitement le marché des assistants virtuels - Jaime Nacach, fondateur et PDG de Virtual Latinos, une agence de recrutement VA qui relie les entreprises nord-américaines et les professionnels d'Amérique latine.

Le sujet était d'augmenter la productivité et l'efficacité à l'ère numérique, et Jamie affirme que les outils logiciels sont une solution incontournable , ce qui peut faire toute la différence :

“ En tant qu'assistant virtuel, la technologie joue un rôle crucial dans votre travail quotidien. En maîtrisant les bons outils, vous pouvez améliorer considérablement votre efficacité et obtenir de meilleurs résultats en moins de temps. Par conséquent, rester à jour avec les avancées technologiques et acquérir constamment de nouvelles compétences est essentiel pour réussir en tant qu'assistant virtuel.

Gardez à l'esprit que la productivité est une compétence qui s'acquiert et qu'il n'existe pas d'approche unique pour son amélioration. Voici quelques exemples et citons quelques facteurs qui déterminent nos niveaux de productivité :

• Niveaux de motivation intrinsèque et extrinsèque,
• Type de personnalité basé sur le MBTI,
• Capacité à fixer des objectifs SMART, et
• Faire face à la procrastination.

Astuce #3 : Soyez toujours proactif

Un aspect essentiel pour être un assistant virtuel performant est la capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives sans attendre constamment des instructions. Selon Jaime, être capable d'anticiper les besoins de votre client vous permettra de vous démarquer de la foule dans un marché en pleine croissance :

“ En faisant des recherches sur les projets auxquels vous participez et en allant au-delà de ce qui est attendu, vous pouvez démontrer votre intérêt pour le travail et anticiper les besoins ou les tâches futures. Cette approche proactive aide à atteindre les objectifs de manière plus efficiente et efficace, ce qui conduit finalement à un plus grand succès pour vous et votre client. ”

Conseil n° 4 : Établissez des limites claires entre le travail et la vie personnelle

Les assistants virtuels peuvent avoir des clients dans différents fuseaux horaires, mais cela ne signifie pas qu'ils doivent sauter du lit à chaque demande d'un client. Fixer des limites vous aidera à atteindre un équilibre travail-vie personnelle en tant qu'assistant virtuel et à montrer à vos clients (et clients potentiels) que vous appréciez votre temps.

En fin de compte, fixer des limites conduit à de meilleurs résultats finaux, ce qui profite également au client, selon Adrian Tamminga, un entrepreneur dirigeant Iron Embers qui collabore souvent avec des assistants virtuels :

“ Encouragez votre assistant virtuel à maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée en fixant des limites aux heures de travail et en respectant son temps personnel. Cela aidera à prévenir l'épuisement professionnel et garantira qu'ils restent productifs. ”

Astuce #5 : Investir dans la formation et l'éducation

Profitez du pouvoir de l'apprentissage tout au long de la vie et du fait qu'il y a toujours place à l'amélioration. En vous éduquant, vous resterez au courant des dernières tendances, vous aiderez à acquérir de nouvelles compétences et vous excellerez dans le travail d'assistant virtuel.

Par exemple, vous pouvez toujours :

• Soyez à l'affût des webinaires,
• Participer à des formations,
• Lire la littérature et les articles appropriés, et
• Suivez les exemples de bonnes pratiques que vous pouvez trouver en ligne.

Outre les VA qui investissent en eux-mêmes, une fois de plus, Adrian a souligné que les entreprises et les clients peuvent contribuer à la croissance de leurs VA :

“ Si votre assistant virtuel a besoin d'acquérir de nouvelles compétences ou connaissances, investissez dans sa formation. Cela leur permettra d'effectuer des tâches plus efficacement et plus efficacement, ce qui profitera en fin de compte à votre entreprise. ”

FAQ pour devenir assistant virtuel

Enfin, voici les réponses aux questions les plus fréquemment posées concernant l'industrie et le travail des assistants virtuels.

Les assistants virtuels sont-ils toujours demandés en 2023 ?

En bref - oui.

Les dernières données indiquent que le marché mondial des assistants virtuels a augmenté à un taux annuel composé de 41,9 % l'année précédente. En 2022, l'estimation était de 9,62 milliards de dollars, alors qu'elle était de 13,63 dollars en 2023.

De plus, le même rapport montre que la croissance devrait se poursuivre et les projections pour 2027 sont fixées à 44,34 milliards de dollars.

Combien d'argent pouvez-vous gagner en tant qu'assistant virtuel ?

Il n'y a pas de montant d'argent fixe que les assistants virtuels gagnent. Leurs modèles de tarification et leurs taux horaires peuvent varier en fonction de leur :

• Industrie et niche,
• Type d'activité commerciale, et
• Type de clientèle.

Selon Indeed, le taux horaire moyen des assistants virtuels est de 26,73 $, et un article récent de CNBC indique que, pour des compétences spécialisées, les assistants virtuels peuvent gagner jusqu'à 100 $ de l'heure.

Est-il difficile de devenir assistant virtuel sans expérience ?

Étant donné que ce qui est difficile à faire pour une personne dépend entièrement de ses compétences et de ses compétences, il n'y a pas de réponse définitive à cette question.

Nous avons demandé à Caroline Marshall, la fondatrice d'Upsource, de partager ses 2 centimes et elle suggère qu'il est préférable d'avoir au moins une certaine expérience préalable, avant de s'engager dans l'assistance virtuelle en tant qu'emploi à temps plein :

“ Je dirais certainement que si vous n'avez aucune expérience, ce n'est pas une formation, un rôle de débutant. Peut-être qu'un rôle d'employé vous conviendrait avant de démarrer une entreprise en soutenant les autres. Cependant, si vous avez des antécédents professionnels - vous pouvez normalement revenir sur votre expérience professionnelle et trouver un domaine du monde VA qui pourrait fonctionner pour vous - par exemple, si vous travailliez dans la vente, vous pourriez certainement créer un service dans la vente. soutien aux clients! Comprendre vos forces et vos domaines de croissance potentiels est absolument nécessaire pour être un excellent VA (et également comprendre vos faiblesses). ”

Est-ce difficile d'être un assistant virtuel ?

Comme tout autre travail, il y aura toujours des hauts et des bas dans le travail d'assistant virtuel. N'oubliez pas de garder votre motivation au plus haut niveau possible et votre puissance dans les moments difficiles.

Pour ce faire, vous pouvez mettre en place un système d'auto-récompense, par exemple - un bonbon préféré pour chaque élément terminé de votre liste de tâches, et un massage / une soirée pendant une semaine complète pour terminer l'agenda quotidien.

Pouvez-vous être un assistant virtuel en tant qu'assistant secondaire ?

En tant qu'assistant virtuel, c'est à vous de déterminer quelle charge de travail vous convient le mieux, donc la réponse est oui.

Par exemple, vous pouvez travailler à temps partiel et n'avoir qu'un seul client. Caroline est d'accord et recommande même de commencer ainsi :

“ Vous pouvez certainement commencer comme une bousculade secondaire ! Je le recommande vivement si vous n'êtes pas en mesure de quitter un poste salarié. Avant qu'Upsource existe, j'avais un client de 10 heures autour de mon travail de 4 jours par semaine (1 jour par semaine était le jour de maman) - mais mon conseil est toujours ÊTRE HONNÊTE. Vous serez surpris du nombre de clients qui seront ouverts à un travail flexible pour la bonne personne. Ne prenez jamais des clients pendant des heures que vous ne pouvez pas atteindre dans votre bousculade, cela vous nuira à tous les deux à long terme ! ”

Combien d'heures un assistant virtuel peut-il travailler ?

Encore une fois, il n'y a pas de règles spécifiques, car il s'agit d'un aspect très individualisé du travail. Le nombre total d'heures par semaine peut varier en fonction du nombre de clients et de l'expertise d'un assistant virtuel spécifique.

Comme l'explique Caroline, il n'y a pas de véritable « moyenne » car chaque client a besoin de services différents :

« Chez Upsource, alors que nos forfaits commencent à 10 heures par mois, notre mandat moyen pour les clients est de 30 à 40 heures par mois (environ 10 heures par semaine). Cela garantit que nous pouvons vraiment établir de solides relations à long terme avec nos clients et ajouter de la valeur à leur semaine de travail. Cependant, certains clients peuvent n'avoir besoin que de quelques heures de comptabilité par mois, par exemple, mais cela fait quand même une différence dans leur vie professionnelle ! ”

Les assistants virtuels travaillent-ils à domicile ?

La flexibilité du travail à distance permet aux assistants virtuels de travailler à domicile, donc la réponse est majoritairement oui. Cependant, comme pour tout autre poste à distance, certaines personnes préféreront louer un bureau, utiliser un espace de coworking, ou être un nomade numérique, pour donner quelques exemples.

Un assistant virtuel peut-il créer sa propre entreprise ?

Bref, oui . Même si de nombreux assistants virtuels choisissent de travailler en tant qu'indépendants, ils ont la possibilité d'enregistrer l'entreprise en tant qu'entité juridique et de devenir des solopreneurs.

Comme l'explique Caroline, la première chose à faire lors du démarrage d'une entreprise VA est de s'assurer que tout est légitime, comme l'assurance et l'enregistrement des taxes. Elle recommande de fixer les étapes suivantes en priorité :

• Obtenir une adresse e-mail enregistrée sur un domaine,
• Parler à tout le monde de votre nouvelle entreprise - la meilleure façon d'obtenir des clients est le bouche à oreille et les références, et
• Elaboration d'un business plan et d'un plan financier.

Avez-vous besoin d'une formation pour devenir assistant virtuel ?

Nous avons également demandé à Caroline de résoudre ce mystère, car elle travaille avec de nombreux types d'assistants virtuels, et elle explique que l'éducation formelle n'est pas obligatoire :

« Alors que la beauté est que vous n'avez besoin d'aucune éducation/qualification formelle, un grand VA, à mon avis, sera investi dans son CPD [développement professionnel continu] et apprendra toujours ! ”

Vous serez heureux d'apprendre qu'il existe une abondance de cours en ligne abordables, par exemple des cours d'assistant virtuel sur Udemy, et d'autres ressources pour vous guider tout au long de ce processus de changement de carrière. De plus, il existe des communautés auxquelles vous pouvez vous joindre et des mentors qui sont disponibles pour vous conseiller, tout comme Caroline le recommande vivement :

" Explorez l'adhésion à VA et obtenez un coach - toutes ces questions sont tellement plus faciles si vous êtes connecté avec les bonnes personnes !! J'ai moi-même un coach VA qui a été inestimable pour la croissance de mon entreprise Upsource. ”

Pour résumer : Montez dans le train : les assistants virtuels sont en hausse

En un mot, il n'est pas étonnant que l'industrie VA se développe rapidement, car les assistants virtuels et leurs clients récoltent les bénéfices de tels arrangements. Flexibilité et liberté de choisir avec qui ils travailleront d'un côté, et réduction des frais généraux et respect des délais de l'autre - c'est un gagnant-gagnant par définition.

Avec tout cela à l'esprit, pouvez-vous penser à une raison pour laquelle vous ne devriez pas reconnaître vos compétences et les transformer en une entreprise VA rentable ? Ou au moins une bousculade pour booster vos revenus ? Nous ne le pensions pas.

N'oubliez pas que l'histoire de Batman serait bien différente s'il n'avait pas Robin à ses côtés, car chaque super-héros a besoin d'un acolyte !

️ Êtes-vous un assistant virtuel qui a une success story à partager ? Ou un entrepreneur qui utilise souvent les services VA ? D'après votre expérience, y a-t-il d'autres trucs et astuces que vous aimeriez partager, ou peut-être quelques réflexions supplémentaires sur le sujet ? Si c'est le cas, n'hésitez pas à nous contacter, écrivez-nous à [email protected], et vous aurez une chance de figurer dans cet article ou dans l'un de nos futurs articles. Et, si vous avez aimé cet article et que vous l'avez trouvé utile, partagez-le avec quelqu'un qui, selon vous, pourrait en bénéficier.