Comment répondre aux questions d'entrevue de gestion de projet

En tant que candidat à un emploi en gestion de projet, vous savez déjà quel type de mauvaises réponses à l'entretien éviter à un kilomètre de distance. ("Ma plus grande faiblesse est que je suis perfectionniste!")

Mais il peut être un peu plus difficile de se préparer à certaines des questions curieuses que les recruteurs aiment poser aux candidats juste pour voir à quel point ils sont bons. En tant que candidat à un emploi de chef de projet préparant votre prochain grand entretien, il est impératif que vous soyez prêt à montrer aux responsables du recrutement que vous communiquez bien, que vous possédez des compétences exceptionnelles en matière d'organisation et de résolution de problèmes, que vous pouvez négocier et servir de médiateur, et que vous êtes un leader naturel. .

Pour être clair, les responsables du recrutement ne veulent pas embrouiller candidat après candidat avec leurs questions intelligentes. En fait, notre enquête sur la stratégie de recrutement 2021 (méthodologie ci-dessous) a révélé que plus de la moitié des recruteurs interrogés constatent qu'il faut plus de temps que d'habitude pour pourvoir les postes vacants et que le manque de demandeurs d'emploi qualifiés est leur plus grand obstacle à l'embauche. Ne pensez-vous pas qu'ils préféreraient de beaucoup trouver quelqu'un qui puisse répondre avec succès à leurs questions d'entretien de gestion de projet afin qu'ils puissent embaucher ce candidat qualifié (vous !) Et ensuite passer à la prochaine ouverture ?

Cependant, ce n'est pas seulement un processus laborieux et chronophage pour les gestionnaires d'embauche. Selon Indeed, le demandeur d'emploi moyen passe entre cinq et dix heures à se préparer à un seul entretien d'embauche. Dans cet article, nous vous aiderons à tirer le meilleur parti de ce temps de préparation afin que vous soyez prêt à réussir l'entretien et à être embauché.

Comment répondre à 7 questions courantes d'entretien de gestion de projet

Il faut essentiellement une journée complète de travail (en plus du travail à temps plein que vous avez peut-être déjà) juste pour vous préparer à quelque chose qui ne mènera peut-être même pas à un nouvel emploi. Et en supposant que vous passerez plusieurs entretiens avant de décrocher votre prochain emploi, ce temps supplémentaire peut vraiment s'accumuler et devenir une ponction sur vos ressources. C'est pourquoi il est si important de se préparer à plusieurs entretiens de gestion de projet de la manière la plus efficace possible.

Votre entretien ne doit pas être une version orale de l'examen PMP. Après tout, notre enquête 2021 sur l'intelligence émotionnelle au travail (méthodologie ci-dessous) a révélé que moins de 10 % des plus de 500 chefs de projet à temps plein interrogés n'étaient pas certifiés et ne prévoyaient pas d'obtenir une certification.

Cela signifie que prouver la bonne foi de votre certification et vos compétences techniques est davantage un élément de la liste de contrôle pour passer l'entretien en premier lieu qu'un moyen de vous différencier des autres candidats.

C'est pourquoi un bon entretien avec un chef de projet consiste davantage à montrer vos compétences générales (à quel point vous pouvez diriger et travailler au sein d'une équipe de projet, communiquer et servir de médiateur) qu'à prouver vos compétences en matière de budgétisation et de planification ou à devenir poétique sur la gestion de projet agile.

"En général, les réponses (d'un candidat) doivent indiquer qu'il (elle) résout les problèmes, est une personne éthique et gère bien les gens", explique Ferenc Csizmas , PMP à Budapest.

En d'autres termes, vous voulez montrer au décideur assis en face de vous que vous travaillez bien avec les autres tout en menant des projets réussis. (Pas de sueur, non ?)

Ne vous inquiétez pas : ces sept questions d'entretien de gestion de projet, ainsi que des directives spécifiques sur ce qu'il faut aborder dans votre réponse, vous aideront à vous démarquer de la foule et à être rappelé après votre prochain entretien de gestion de projet.

Commençons.

Autres versions de cette question d'entrevue :

• Comment hiérarchisez-vous votre charge de travail ?
• À quel moment vos compétences organisationnelles ont-elles aidé à maintenir un projet sur la bonne voie ?
• Comment organisez-vous une semaine de travail moyenne ?

Il n'y a pas de projet désorganisé et réussi. Vous pourriez avoir de la chance et avoir un projet qui réussit malgré de nombreux problèmes, mais à un moment donné, chaque projet a besoin de quelqu'un pour prendre en charge les délais, le budget et la portée.

Le système exact que vous utilisez pour rester organisé n'est pas si important, tant que vous montrez au(x) intervieweur(s) que vous avez un système pour rester organisé en premier lieu. Application mobile de gestion des tâches ? Logiciel de bureau ? Tableur? Bloc-notes ? Une combinaison de tout ce qui précède?

N'importe quel système convient, tant que vous pouvez prouver qu'il a fonctionné et qu'il continuera de fonctionner dans l'environnement dans lequel vous travaillerez à l'avenir. Points bonus si vous pouvez illustrer cela avec des exemples concrets : "Je vérifie mon application de gestion de projet dans le train tous les matins pour voir quelles tâches doivent être accomplies ce jour-là. En fait, le mois dernier, j'ai évité à un projet de prendre du retard grâce à ce système. »

La dernière chose que vous voulez faire est de dire au responsable du recrutement que vous vous contentez d'attendre que des problèmes surviennent, puis d'essayer d'éteindre les incendies.

Autres versions de cette question d'entrevue :

• Parlez-moi de votre expérience de gestion jusqu'à des parties prenantes seniors.
• Comment encouragez-vous la coopération au sein de vos équipes ?
• Quelles compétences générales sont les plus importantes pour un bon chef de projet ?

Monster.com note que les entreprises sont intéressées par des chefs de projet qui peuvent inspirer la coopération entre toutes les parties.

Les intervieweurs vous poseront probablement cette question pour tirer des histoires qui révéleront si vous avez les compétences non techniques nécessaires pour faire face aux frictions au travail. L'expérience de travail passée préfigure les comportements de travail futurs, alors venez armé d'exemples qui montrent comment votre personnalité, vos priorités et vos compétences aident à résoudre les conflits et à faire avancer un projet.

Essayez de vous rappeler des histoires de votre précédente expérience de gestion de projet qui soulignent vos compétences en médiation, en vous assurant de fournir le contexte et de décrire les actions que vous avez prises en réponse, et comment ces actions ont contribué à assurer le succès du projet.

"L'une de mes questions préférées est 'Parlez-moi du projet le plus difficile que vous ayez jamais dirigé et comment avez-vous surmonté les défis (et) les problèmes ?' Alors laissez-les parler. Je vais noter quelques questions de suivi, mais cette question m'a révélé beaucoup de choses », déclare Jason Orloske , vice-président des opérations à Fargo, ND.

Essayez d'éviter les réponses vagues et évasives, ou de parler de la façon dont vous avez dû être dur avec une partie prenante pour résoudre un conflit. N'oubliez pas que crier après quelqu'un n'est pas une compétence non technique.

Autres versions de cette question d'entrevue :

• Parlez-moi d'une fois où vous avez échoué.
• Quelle est la situation difficile que vous avez rencontrée en travaillant sur un projet ? Comment avez-vous géré cela? Qu'as-tu appris?
• Pouvez-vous penser à un moment où vous avez appris de vos erreurs ?

Cela arrive à tout le monde : un projet est trop hors de portée, est devenu trop cher ou a pris du retard à la livraison et a finalement échoué. Et si cela ne vous est pas encore arrivé, cela signifie probablement que vous n'avez pas travaillé sur suffisamment de projets.

L'important est que vous ne considériez pas les échecs de projet sous votre surveillance comme quelque chose à cacher ou à avoir honte, mais comme une opportunité d'illustrer comment vous apprenez et grandissez à partir d'erreurs. Les enquêteurs posent généralement cette question pour voir comment vous réagissez aux revers, pas pour savoir si vous avez un taux de réussite de projet de 100 %.

Lily Zhang de The Muse suggère que si vous ne pouvez pas donner une réponse réaliste (« Je n'ai jamais connu d'échec de projet ! »), il est peu probable que l'intervieweur vous fasse suffisamment confiance pour vous intégrer dans son organisation.

Venez à l'entretien avec quelques histoires sur la façon dont vous avez géré les revers du projet ou les échecs purs et simples, et soyez franc sur ce qui s'est passé, même si c'était en partie de votre faute. Évitez d'essayer de minimiser votre responsabilité ou de rejeter le blâme, et expliquez ce que vous avez appris de l'expérience et comment vous l'avez appliqué à de futurs projets.

Autres versions de cette question d'entrevue :

• Quels types de projets vous intéressent le plus ? Pourquoi?
• Travaillez-vous mieux avec des personnes introverties ou extraverties ?
• Parlez-nous d'un projet que vous n'avez pas trouvé agréable.

Chaque chef de projet aimerait croire qu'il peut gérer n'importe quel type de projet, de l'agriculture à l'aérospatiale, en travaillant avec tous les types de personnes. Mais la réalité est que la plupart des chefs de projet ont des forces et des faiblesses, avec des industries préférées et des types de projets dans lesquels ils excellent.

Si vous dites à un intervieweur que vous aimez gérer des projets dans n'importe quel contexte et que vous êtes un as dans chaque type de projet, il passera mentalement à son prochain entretien.

Les bons candidats sont honnêtes. Êtes-vous plutôt un chef de projet de développement de logiciels ou avez-vous prospéré avec des campagnes médiatiques créatives ? Si vous n'avez jamais travaillé dans une usine de fabrication, faites-le savoir à l'intervieweur, même si l'emploi peut impliquer ce type de travail. Si vous êtes honnête et que l'entretien se passe bien, ces écarts d'expérience pourraient ne pas être si importants.

Soyez à l'aise de dire à l'intervieweur ce que vous aimez et ce que vous n'aimez pas ; Ainsi, lorsque vous serez embauché, votre nouveau gestionnaire saura où se situent vos points forts et comment il peut vous aider à acquérir de l'expérience dans d'autres domaines.

Autres versions de cette question d'entrevue :

• Avec quels outils de gestion de projet avez-vous travaillé ? Avez-vous une préférence logicielle ?
• Comment aimez-vous documenter l'avancement de votre projet ?
• Avez-vous une formation en informatique ? Pouvez-vous coder?

Les logiciels de gestion de projet sont utilisés partout. Et ce n'est pas seulement pour les organisations hautement techniques. Nos recherches montrent que tous les secteurs, du marketing à la santé (et tout ce qui se trouve entre les deux), utilisent un logiciel de gestion de projet.

Plus important encore, 92 % de ces organisations sont satisfaites de leur outil de gestion de projet. Donc, si vous avez une expérience réelle avec l'outil de gestion de projet de choix d'une entreprise, vous pourriez vous placer en tête de la classe de candidats.

Préparez-vous avec une liste des logiciels de gestion de projet que vous avez utilisés dans le passé, ce que vous aimez et n'aimez pas dans les différents systèmes de gestion de projet et comment vous prévoyez d'utiliser un logiciel de gestion de projet pour gérer les projets de l'entreprise avec laquelle vous interviewez.

Autres versions de cette question d'entrevue :

• Que faites-vous en tant que chef de projet lorsque les membres de l'équipe ont du mal à terminer leurs tâches de projet à temps ?
• Comment gérez-vous l'insubordination, les querelles d'équipe et/ou une mauvaise communication d'équipe ?
• Comment gérez-vous les clients impolis ?

La gestion de projet est beaucoup plus fluide lorsque tout le monde respecte les délais et produit des résultats de qualité. Malheureusement, il y aura toujours des moments où certaines personnes auront du mal à livrer. Les responsables du recrutement veulent savoir comment vous envisagez de gérer ces problèmes interpersonnels et personnels avant de se sentir à l'aise de vous ajouter à leur équipe.

Vous voudrez montrer que vous avez une compréhension innée de la bonne approche pour traiter avec des membres d'équipe difficiles qui communiquent mal, ne respectent pas les délais, produisent un travail de mauvaise qualité ou tout ce qui précède. Vous pouvez marquer des points bonus en fournissant des exemples de la façon dont vous avez aidé à améliorer les processus de travail des membres de l'équipe dans les rôles précédents.

"La plupart des bonnes questions de PM [interview] seront des questions de scénario (par exemple, que feriez-vous dans cette situation ?) et mieux encore, seraient des jeux de rôle demandant au candidat de formuler une recommandation", déclare Kiron Bondale , PMP et coach Agile.

Autres versions de cette question d'entretien (provenant des comptes rendus d'entretien de Glassdoor) :

• Selon vous, combien de pianos à queue y a-t-il à Austin, et dites-moi comment vous en êtes arrivé à ce nombre ?
• Comment avez-vous défié la complaisance?
• Votre marraine de projet entre dans votre bureau le lundi matin et vous dit que vous pouvez doubler votre budget car elle quitte l'entreprise pour rejoindre le cirque et elle se fiche de ce que vous faites avec l'argent. Qu'est ce que tu fais après?

Les bons chefs de projet seront en mesure de répondre de manière réfléchie à des questions qui semblent sortir de nulle part. Mais votre interlocuteur n'essaie pas seulement de vous prendre au dépourvu pour vous mettre mal à l'aise et vous regarder vous tortiller.

Ils essaient d'évaluer votre sens des affaires et vos compétences en résolution de problèmes avec une question d'étude de cas déguisée. Ne perdez pas de temps ou d'énergie à essayer de mémoriser des réponses exactes à des questions comme celles-ci, ce n'est pas le but. Préparez-vous simplement à poser des questions de suivi (les stations-service privées comptent-elles ? Les stations-service marines ? Le nombre devrait-il inclure les stations-service fermées ou les stations-service en construction ?) et essayez de faire une estimation approximative.

Prenez des notes, posez des questions, restez calme, faites preuve de logique et de créativité et faites une estimation raisonnable. Vous n'essayez pas de deviner le nombre exact de bonbons dans le bocal, vous essayez de montrer que vous êtes capable de relever un défi inattendu.

Préparez-vous pour votre nouveau poste de chef de projet

Maintenant que vous avez utilisé ces questions pour réussir l'entretien avec le chef de projet et sécuriser votre nouveau travail de gestion de projet, assurez-vous d'avoir toutes les ressources dont vous avez besoin pour prospérer et contribuer au succès de votre nouvelle organisation.

Méthodologie

Capterra a mené l'enquête sur l'intelligence émotionnelle en milieu de travail en décembre 2021 auprès de 528 professionnels basés aux États-Unis qui gèrent des projets dans leur petite et moyenne entreprise. Les répondants ont été présélectionnés en fonction de leur statut d'emploi (temps plein), de la taille de l'entreprise (de deux à 500 employés) et de leur implication dans la gestion de projet (extrêmement impliquée).

L'enquête sur la stratégie de recrutement de Capterra a été menée en juillet 2021. Nous avons recueilli 300 réponses de travailleurs ayant des responsabilités de recrutement chez des employeurs américains. L'objectif de cette enquête était de savoir à quel point les entreprises ont du mal à recruter et à embaucher, et quelles solutions elles ont envisagées pour améliorer les résultats de recrutement et d'embauche.