Guide des périodes de paie : combien de périodes de paie dans une année et comment choisir la meilleure

Un processus de paie cohérent et ponctuel est un élément important du succès de toute entreprise.

Même si les entreprises décident généralement du type de période de paie qui leur convient le mieux et du moment où aura lieu le jour de paie, cette décision doit toujours être conforme aux lois de la FLSA ainsi qu'à toute loi spécifique à l'État en termes de normes de paie.

Pour cette raison, dans cet article, nous allons :

• Expliquer la définition de la période de paie,
• Vous présenter les différentes périodes de paie et leur fonctionnement,
• Indiquez combien de périodes de paie il y a dans une année,
• Vous aider à choisir la meilleure période de paie, et
• Répondez à d’autres questions pertinentes sur le sujet.

• Une période de paie est une période de travail définie au cours de laquelle les employés sont payés.
• Il existe 4 périodes de paie : hebdomadaire (se produit 52 ou 53 fois par an), bihebdomadaire (se produit 26 ou 27 fois par an), mensuelle (se produit 12 fois par an) et bimensuelle (se produit 24 fois par an). .
• En fonction du calendrier de paie utilisé par une entreprise et des jours de paie fixés, certaines années comporteront 53 périodes de paie hebdomadaires ou 27 périodes de paie bihebdomadaires.
• Outre les lois fédérales et étatiques, les entreprises doivent se référer à leurs flux de trésorerie et aux préférences de leurs employés pour choisir la meilleure période de paie.
• Il est possible de suivre différentes périodes de paie pour différents employés et équipes.

Qu'est-ce qu'une période de paie ?

Une période de paie est une période prédéterminée au cours de laquelle les employés reçoivent leur paie.

Les entreprises ont la liberté de choisir les périodes de paie qu'elles établiront pour répondre à leurs besoins spécifiques, mais l'important est que ces périodes de paie soient cohérentes et récurrentes. Les périodes de paie affectent directement le processus de paie, comme le nombre de chèques de paie que les employés reçoivent chaque année.

Types de périodes de paie

Lorsqu'elles décident du calendrier de paie, les entreprises doivent équilibrer les coûts administratifs associés aux cycles de paie avec la préférence générale des employés pour des paiements plus fréquents. C'est pourquoi, selon le Bureau of Labor Statistics (BLS) des États-Unis, le traitement de la paie bihebdomadaire est le plus courant.

Il existe 4 périodes de paie :

1. Hebdomadaire — 52 périodes de paie par an (parfois 53 en raison des années bissextiles et du cycle de paie de l'entreprise),
2. Bihebdomadaire — 26 périodes de paie par an (parfois 27 en raison des années bissextiles et du cycle de paie de l'entreprise),
3. Mensuel – 12 périodes de paie par an, et
4. Bimensuel — 24 périodes de paie par année.

Les employeurs doivent comprendre la nature des différents cycles de paiement afin de pouvoir choisir l’option qui leur convient le mieux, ainsi qu’à leurs employés. Cela dit, développons chaque période de paie individuellement.

Période de paie n°1 : Période de paie hebdomadaire

Les périodes de paie hebdomadaires se répètent chaque semaine, ce qui signifie que les employés en période de paie hebdomadaire reçoivent leur chèque de paie à la fin d'une période de paie. Désormais, même si le cycle de paie hebdomadaire commence et se termine le vendredi, par exemple, l'entreprise décide quel sera le jour de paie, que ce soit le vendredi, ou peut-être le lundi ou le mardi. L'essentiel ici est que le jour de paie reste toujours le même une fois fixé et qu'il arrive rapidement après la fin d'une période de paie.

Il s'agit d'une fréquence de rémunération courante pour les ouvriers du bâtiment, les livreurs de nourriture et les chauffeurs de covoiturage, ainsi que pour divers emplois en ligne. Un calendrier de paie hebdomadaire est souvent utilisé dans les secteurs qui traitent du travail manuel. C'est également une bonne solution pour les organisations qui doivent embaucher des travailleurs à bas salaire pendant les périodes de pointe.  

En règle générale, il y a 52 périodes de paie hebdomadaires dans une année . Cependant, certaines années, comme celles qui commencent un dimanche par exemple, comporteront 53 périodes de paie hebdomadaires. Ceci est affecté par les années bissextiles qui commencent le samedi ou le dimanche ainsi que par le début des années communes un dimanche et par le début (et la fin) du cycle de paie de l'entreprise. Utilisez la formule suivante pour calculer le nombre de chèques de paie dans une année pour une paie hebdomadaire :

Période de paie n°2 : Période de paie aux deux semaines

La période de paie bihebdomadaire dure 2 semaines, ce qui signifie que les employés seront payés un jour choisi après ces 2 semaines. Par exemple, le calendrier de paie peut être fixé un jeudi sur deux.

Les moyennes et grandes entreprises préfèrent ce type d’échéancier de paiement car il assure un équilibre entre les dépenses administratives et une fréquence de paiement satisfaisante.

En règle générale, il y a 26 périodes de paie bihebdomadaires dans une année , mais tout comme dans le cas des périodes de paie hebdomadaires, les années bissextiles auront 27 périodes de paie bihebdomadaires. Utilisez la formule suivante pour calculer le nombre de chèques de paie par an pour une paie bihebdomadaire :

L'auteur à succès et fondateur et PDG de Z-Branding, Kraig Kleeman, estime que les périodes de paie aux deux semaines garantissent la stabilité financière :

« Payer nos employés toutes les deux semaines permet d'équilibrer les salaires réguliers et la simplicité administrative. Cela garantit à notre personnel un revenu constant, essentiel à sa stabilité financière. De plus, c'est plus facile à gérer pour nous qu'un calendrier hebdomadaire, offrant des paiements plus fréquents que des chèques de paie mensuels.

Période de paie n°3 : Période de paie mensuelle

Les périodes de paie mensuelles durent un mois entier. Cela signifie que les employeurs paieront leurs employés à une date précise une fois par mois. De cette façon, les travailleurs recevraient leur salaire à une date précise en février (par exemple le 1er février) pour la période de paie qui durait tout le mois de janvier, et ainsi de suite. Si la date de paie tombe un week-end, la pratique habituelle consiste à payer les employés le vendredi lorsque la date de paie tombe un samedi, ou le lundi lorsque la date de paie tombe un dimanche.

Cette période de paie particulière n’est pas l’option la plus populaire, en particulier dans les secteurs à bas salaires en raison d’intervalles de paie plus longs.

Il y a 12 périodes de paie mensuelles dans une année . Utilisez la formule suivante pour calculer le nombre de chèques de paie dans une année pour une paie mensuelle :

En parlant de paiements mensuels, nous avons obtenu quelques informations de Pamela Phillips, fondatrice et directrice générale de de Jong Phillips, qui estime que les périodes de paie mensuelles restent les plus efficaces pour plusieurs raisons :

« Les périodes de paie mensuelles sont les plus efficaces car elles signifient moins de temps de traitement de la paie, moins de rapports au HMRC, moins de transactions à traiter via le système comptable, et il est plus facile de déterminer quand et comment un problème s'est produit avec la paie si jamais cela se produit. se tromper."

Période de paie #4 : Période de paie bimensuelle

Les entreprises qui utilisent des périodes de paie bimensuelles paient leurs employés deux fois par mois. Il s'agit généralement de 2 dates prédéterminées pour chaque mois, comme le 10 et le 25 par exemple.

Il s'agit d'une excellente solution pour les entreprises qui souhaitent éviter le défi des périodes de paie supplémentaires aux deux semaines certaines années (années civiles où elles auraient un cycle de paie supplémentaire en raison des années bissextiles et du jour de début spécifique du calendrier de paie), mais souhaitent toujours offrir une fréquence de paie plus adéquate. Cependant, le problème potentiel avec un calendrier de paie bimensuel est que les dates de paie choisies ne tombent pas toujours en semaine. Comme c'est le cas pour les paiements mensuels, les dates de paie tombant le samedi doivent être traitées la veille, tandis que celles tombant le dimanche doivent être traitées le lendemain.

Il y a 24 périodes de paie bimensuelles dans une année. Utilisez la formule suivante pour calculer le nombre de chèques de paie dans une année pour une paie bimensuelle :

Combien y a-t-il de périodes de paie en 2024 ?

En 2024, il y a :

• 52 par semaine,
• 26 bihebdomadaire,
• 24 bimensuel, et
• 12 périodes de paie mensuelles.

Selon le site Web du Centre national des finances, les années plus longues avec des périodes de paie supplémentaires sont les années bissextiles qui commencent le samedi ou le dimanche ainsi que les années communes qui commencent le dimanche. C’est pourquoi, pour les entreprises qui suivent ce principe, 2024 n’aura pas de versements hebdomadaires ou bihebdomadaires supplémentaires, même si c’est une année bissextile.

Compte tenu de ce principe, 2023 – lorsque le 1er janvier tombait un dimanche – était plus susceptible d’avoir 53 cycles de paie hebdomadaires et 27 cycles de paie bihebdomadaires que 2024, même si ce n’était pas une année bissextile. Du côté futur, 2025 aura 52 périodes de paie hebdomadaires et 26 périodes de paie bihebdomadaires, tout comme 2024. Les périodes bimensuelles et mensuelles resteront toujours les mêmes pour toutes les années.

Quelles sont les années avec des périodes de paie supplémentaires ?

Une année peut comporter 27 périodes de paie bihebdomadaires ou 53 périodes de paie hebdomadaires si elle commence ou se termine un jour précis de la semaine, selon la date de début du calendrier de paie. C'est généralement le cas dans les années où il y a 53 jeudis (lorsque la période de paie se termine un jeudi), car la plupart des entreprises traitent leur paie ce jour-là. Néanmoins, cela peut également s'appliquer à n'importe quel jour de la semaine en fonction du calendrier de paie spécifique de l'entreprise.

Années avec des périodes de paie hebdomadaires supplémentaires

Pour avoir 53 périodes de paie hebdomadaires, l'année doit commencer ou se terminer le même jour de semaine que le jour de paie ou commencer la veille du jour de paie s'il s'agit d'une année bissextile. Par exemple, 2021 était une année courante qui commençait un vendredi et pouvait comporter 53 périodes de paie hebdomadaires pour les paies se terminant ou commençant le vendredi.

Années futures avec périodes de paie supplémentaires

Compte tenu de ces principes, voici quelques années à venir susceptibles d'avoir 27 périodes de paie bihebdomadaires ou 53 semaines, selon le jour de début de paie :

• 2025 : Une année commune commençant le mercredi pourrait potentiellement comporter 53 périodes de paie hebdomadaires pour les paies se terminant ou commençant le mercredi.
• 2027 : Une année commune commençant le vendredi pourrait potentiellement comporter 53 périodes de paie hebdomadaires ou 27 périodes de paie bihebdomadaires pour les paies se terminant ou commençant le vendredi.
• 2028 : Une année bissextile commençant le samedi pourrait potentiellement avoir 53 périodes de paie hebdomadaires pour les paies se terminant ou commençant le samedi ou le dimanche (les jours de paie seraient toujours le vendredi ou le lundi dans ce scénario).
• 2029 : Une année commune commençant le lundi pourrait potentiellement comporter 53 périodes de paie hebdomadaires pour les paies se terminant ou commençant le lundi.
• 2030 : Une année commune commençant le mardi pourrait potentiellement comporter 53 périodes de paie hebdomadaires pour les paies se terminant ou commençant le mardi.
• 2032 : Une année bissextile commençant jeudi pourrait potentiellement comporter 53 périodes de paie hebdomadaires pour les paies se terminant ou commençant jeudi ou vendredi.

Cette liste suppose un jour de début ou de fin de paie correspondant au premier ou au dernier jour de l'année ou à son ajustement pour les années bissextiles. Les résultats réels peuvent varier en fonction du jour de début spécifique du calendrier de paie d'une entreprise et de la manière dont les congés sont gérés. Pour bien suivre les périodes de paie, référez-vous toujours au calendrier de paie spécifique à votre organisation.

Comment choisir la meilleure période de paie pour mon entreprise ?

De nombreux facteurs doivent entrer en ligne de compte pour décider du meilleur barème de rémunération pour votre entreprise et vos employés. Par conséquent, gardez à l’esprit ce qui suit :

• Vos préférences d'employé,
• Que vous ayez des salariés horaires ou salariés,
• Impôts et avantages sociaux des employés,
• Les flux de trésorerie de l'entreprise, et
• Les exigences de paiement de votre état.

Gardez à l'esprit les préférences de vos employés

Sondez toujours vos employés sur la question de la fréquence de paie idéale. De cette façon, vous pourrez prendre en compte leurs souhaits et faire tout ce qui est en votre pouvoir pour rendre tout le monde heureux.

Pensez aux différents types d'emploi

Pour choisir le meilleur barème de paie, vous devez déterminer si vous souhaitez avoir des employés horaires ou salariés, ou les deux. Qu’est-ce qui a le plus de sens pour votre entreprise ? Les cycles de paie hebdomadaires conviennent mieux aux travailleurs horaires, tandis que les employés salariés suivent généralement des calendriers de paie bihebdomadaires, bimensuels ou mensuels. Vérifiez leurs revenus pour chaque période de paie et type de travail. Discutez-en avec votre équipe comptable afin que vous puissiez également calculer les coûts de traitement, les avantages sociaux et les impôts pour chaque période de paiement.

Comparez ces informations avec les exigences de paiement de votre état. Les lois ne sont pas les mêmes dans tous les États, ce que vous pouvez consulter sur le site Web du ministère du Travail. Par exemple, tous les États n'autorisent pas un calendrier de paie mensuel.

Tenez compte des flux de trésorerie et de l'administration de l'entreprise

Le revenu réel de l’entreprise est également un facteur déterminant. Les entreprises doivent tenir compte de leurs flux de trésorerie et de leurs autres obligations financières avant de décider de la meilleure période de paie pour leur organisation. Le calendrier de paiement idéal devrait coïncider avec les périodes de revenus élevés.

En termes de paie pour les petites entreprises, des périodes de paie bimensuelles peuvent être plus appropriées, tandis que les grandes entreprises peuvent préférer des périodes de paie bimensuelles ou mensuelles. Les intervalles de paie hebdomadaires sont plus adaptés aux travailleurs horaires.

Le fondateur et PDG de Premier Staff, Daniel Meursing, nous raconte que son entreprise a décidé de la meilleure période de paie en essayant d'équilibrer des intervalles de paie plus fréquents avec les coûts associés :

« Lorsque nous déterminons la meilleure période de paie pour notre équipe, nous accordons la priorité à la recherche d'un équilibre entre fournir un revenu régulier aux employés et minimiser les charges administratives. Grâce à des enquêtes et à la collecte de commentaires, nous recueillons des informations sur les préférences de notre équipe en matière de fréquence de rémunération.

Un processus similaire a également été noté par Matt Little, directeur général de Festoon House. Au moment de décider d'une période de paie, ils ont pris en compte la satisfaction des employés et l'efficacité administrative :

« Nous avons constaté que si certains employés préféraient les périodes de paie hebdomadaires pour un accès plus fréquent aux fonds, d'autres préféraient la stabilité et la prévisibilité offertes par les périodes de paie mensuelles. De plus, nous avons pris en compte le fardeau administratif associé au traitement de la paie plus fréquemment que moins fréquemment, en équilibrant l'efficacité avec les préférences des employés.

FAQ sur les périodes de paie

Vous souhaitez en savoir plus sur les périodes de paie ? Dans la section suivante, vous trouverez plus d'informations sur les dates de paie et des explications supplémentaires sur certaines particularités des périodes de paie.

Quelle est la différence entre une période de paie et une date de paie ?

Contrairement à une période de paie, qui est une durée déterminée pendant laquelle les employés sont payés, une date de paie est la date réelle à laquelle les employés reçoivent les chèques de paie qu'ils ont gagnés pour une période de paie spécifique. Par exemple, si une entreprise utilise une période de paie mensuelle, la période de paie serait le mois d'avril, mais la date de paie pourrait être le 1er mai ou le premier lundi de mai.

Puis-je choisir n’importe quel jour de la semaine comme date de période de paie ?

Les entreprises sont autorisées à choisir n'importe quel jour de la semaine pour leur date de paie, à condition que cette date tombe immédiatement après la période de paie.

Puis-je modifier la période de paie précédemment choisie en cours d’année ?

Oui, il est possible de modifier les périodes de paie préalablement choisies.

Toutefois, les entreprises doivent avoir une raison légitime pour justifier ce changement. Il est crucial de rester conforme aux lois sur les salaires et le travail de la FLSA. Référez-vous également aux lois de votre État pour vous assurer que la nouvelle fréquence des périodes de paie est autorisée. Une fois que tout est en ordre, informez vos employés avant de procéder à la mise en œuvre du changement.

Puis-je suivre des périodes de paie différentes pour chacun de mes salariés ?

Les entreprises peuvent suivre différents barèmes de rémunération pour leurs employés si elles estiment que c'est la pratique la plus efficace. Il serait préférable d'attribuer des périodes de paie en fonction de certains groupes, tels que les différentes équipes, les emplacements des employés, l'emploi à temps partiel ou à temps plein, etc. Cette pratique est plus courante et potentiellement utile dans les grandes entreprises. Cependant, n'allez pas trop loin avec trop de périodes de paie différentes, car il peut devenir difficile de toutes les suivre.

Que faire si un salarié commence à travailler en pleine période de paie ?

Les employeurs gardent une trace des heures et des jours travaillés, donc si un employé commence à travailler au milieu de la période de paie, il recevra un chèque de paie à la fin de cette période de paie et qui reflète le nombre d'heures travaillées.

Quelle est la différence entre les périodes de paie bihebdomadaires et bimensuelles ?

Les périodes de paie bihebdomadaires ont lieu 26 fois par an (ou 27), car les employés sont payés toutes les deux semaines sur 52 semaines (ou 53) par an. Les périodes de paie bimensuelles ont lieu deux fois par mois sur 12 mois, soit 24 fois par an. Contrairement aux paiements bihebdomadaires, le nombre de périodes bimensuelles reste toujours à 24 car il y a toujours 12 mois dans une année.

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