Combien de temps votre entreprise doit-elle prendre pour traiter une facture ?

Comme tout processus métier, le traitement des factures doit occuper le moins possible de vos ressources internes. La vitesse est généralement un bon indicateur d'efficacité.

Bien que le traitement d'une facture doive être rapide et efficace, cela ne signifie pas que vous devez payer les factures immédiatement.

Mais combien de temps est trop rapide pour traiter une facture, et combien de temps est trop long ?

Voici une ventilation du temps qu'il faut pour traiter une facture, ce qui pourrait le ralentir et des conseils pour l'accélérer.

Qu'est-ce que le traitement des factures ?

Le traitement des factures fait référence à chaque étape impliquée dans l'administration des factures.

Lorsque les factures sont reçues, elles sont considérées comme des « factures ouvertes ». Ils doivent franchir plusieurs étapes pour devenir « fermés », c'est-à-dire terminés.

Les services des comptes fournisseurs (AP) gèrent la plupart de ces étapes, notamment :

• Réception des factures
• Saisie des données de facturation
• Vérification des factures
• Approbation des factures
• Envoi des factures pour paiement
• Enregistrement des factures dans le grand livre
• Communications autour du traitement des factures

L'automatisation des points d'accès peut traiter bon nombre de ces étapes, mais d'autres nécessitent une saisie manuelle. L'ensemble du processus nécessite souvent la coopération de collègues et de clients de différents départements.

Combien de temps faut-il pour traiter les factures ?

La réponse courte est : ça dépend.

Le temps de traitement d'une facture dépend en grande partie de la taille de votre entreprise , du type de logiciel que vous utilisez (le cas échéant) et des conditions de paiement et de financement impliquées.

En moyenne, cela devrait prendre entre trois jours et deux semaines entre le moment où vous recevez une facture et le moment où l'argent est déposé sur le compte de votre client.

S'il vous faut plus de deux semaines pour traiter les factures, il y a quelques problèmes courants qui peuvent en être responsables. Dans ce cas, vous pouvez probablement prendre des mesures pour accélérer le processus (voir ci-dessous, « Qu'est-ce qui accélère le processus de facturation ? »).

Conditions de paiement net 30, 60 et 90

De nombreuses entreprises prolongent les délais nets de 30 avec leurs factures, ce qui signifie que vous disposez de 30 jours pour effectuer le paiement. Certains donnent même des termes nets de 60, 90 ou même plus.

Cela vous aide à gérer votre trésorerie et vous donne la possibilité d'évaluer le produit ou le service que vous avez acheté avant de payer.

Différentes industries et niches au sein des industries peuvent avoir des normes différentes pour leurs conditions de paiement.

Par exemple, de nombreuses compagnies maritimes paient les courtiers de fret 60, 90 ou même 120 jours après l'émission d'une facture. Elle conduit certains courtiers de fret à se tourner vers l'affacturage de factures afin de maintenir leur trésorerie.

Payer avant la durée nette requise peut parfois avoir une incidence négative sur votre trésorerie. Mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas commencer à traiter la facture. Vous avez simplement besoin de retarder les étapes finales jusqu'à la date d'échéance.

D'autre part, certains fournisseurs peuvent proposer des remises pour paiement anticipé . À long terme, cela peut faire économiser beaucoup d'argent à votre entreprise.

Pourquoi l'échelle est importante pour le temps de traitement des factures

La taille de votre entreprise peut affecter considérablement la durée du traitement des factures.

Si vous êtes une grande entreprise, vous disposez peut-être de systèmes et de dépendances plus complexes que la moyenne des PME.

Le fait d'avoir plus de niveaux d'approbation dans différents départements est souvent la cause de retards, en particulier lorsque les personnes requises pour l'approbation peuvent être en congé de maladie ou en congé.

Si vous êtes une PME, vous aurez peut-être moins de factures à traiter, mais vous aurez également probablement un service des comptes fournisseurs plus petit pour les traiter.

Ainsi, l'ampleur de vos opérations de traitement des factures peut influencer la façon dont vous pouvez réduire le temps de traitement.

Traitement des factures pour les entreprises interentreprises (B2B)

La façon dont le traitement des factures est géré par les entreprises B2B pourrait être influencée par les délais de paiement plus longs et le financement qui pourrait être disponible.

Le financement des factures (y compris l'escompte des factures et l'affacturage des factures) est un type de financement couramment utilisé par les entreprises B2B, où les achats relativement importants sont courants.

Il ajoute une couche supplémentaire d'administration au traitement des factures pour les fournisseurs dans les transactions B2B. Cependant, cela peut vous donner plus de temps pour traiter une facture.

Qu'est-ce qui ralentit le traitement des factures ?

1. Erreurs de facturation

Les factures peuvent être assez complexes. Ils comportent souvent plusieurs détails nécessaires pour les identifier et les valider. Cela signifie que plusieurs champs, y compris les numéros de facture, les détails de paiement, les dates, etc., sont nécessaires. Des erreurs peuvent être commises dans chacun de ces champs.

Des factures correctes peuvent également devenir incorrectes si les circonstances changent. Par exemple, vous devrez peut-être retourner ou modifier votre commande après avoir déjà reçu la marchandise. Dans ces situations, les notes de crédit de votre fournisseur sont utiles.

Vous trouverez ci-dessous deux des types d'erreurs de facturation les plus courants.

1.1 Erreurs d'exonération de la taxe de vente

Aux États-Unis, les règles de vente et de taxation varient d'un État à l'autre. Les certificats d'exonération fiscale doivent être conservés comme pièces justificatives pour les audits. Les erreurs liées à ce problème sont relativement fréquentes.

1.2. Erreurs de taxe sur la valeur ajoutée (TVA)

La TVA est un domaine relativement complexe. Les erreurs de TVA vont de simples fautes de frappe à une récupération incorrecte ou à une non-récupération dans certains cas.

2. Erreurs de communication

De nos jours, l'employé de bureau moyen reçoit 121 e-mails par jour. Il est donc facile pour les factures de se « perdre dans le courrier ».

Et dans les grandes entreprises comme dans les PME, des erreurs ou des retards peuvent survenir lorsque des factures sont envoyées ou adressées à la mauvaise personne au sein de votre organisation.

3. Fraude à la facture

La fraude à la facture fait généralement référence à l'acte de tiers malveillants trompant les entreprises en envoyant des factures tout en se faisant passer pour de véritables partenaires.

Ainsi, vous pourriez recevoir une facture qui semble provenir de votre fournisseur. Cela pourrait vous amener à payer le fraudeur plutôt que votre fournisseur. Ce type de fraude repose sur le fait que le destinataire est trop occupé pour vérifier son authenticité.

Cette transaction fera non seulement perdre de l'argent à votre entreprise, mais il vous en coûtera du temps et des ressources pour la corriger.

Dans le pire des cas, cela pourrait vous amener à ignorer les factures authentiques de votre fournisseur, car vous supposez qu'elles ont déjà été payées. Cela pourrait créer une amende pour retard de paiement ou même nuire à vos relations avec vos clients.

Qu'est-ce qui accélère le traitement des factures ?

1. Établir les meilleures pratiques

Il existe un certain nombre de meilleures pratiques qui peuvent améliorer l'efficacité du traitement de vos factures.

Par exemple, vous pouvez désigner une ou plusieurs personnes spécifiques de votre service comptable comme responsables du traitement des factures. L'attribution de la tâche de cette manière permet d'éviter toute confusion avec les nombreux autres processus qui ont lieu dans le service et de garantir que les factures sont traitées en temps opportun.

Vous pouvez également vous asseoir avec votre équipe comptable et convenir de délais spécifiques pour chaque étape du processus de facturation. Ce faisant, vous disposerez d'un indicateur de performance clé (KPI) qui garantira que les paiements sont traités rapidement et efficacement.

2. Logiciel de facturation

Un logiciel de facturation basé sur le cloud peut automatiser de nombreuses étapes impliquées dans le traitement d'une facture, de l'envoi de rappels de demande d'approbation aux collègues à la génération de rapports.

Cela peut également réduire les erreurs et générer des données précieuses, qui peuvent vous donner un aperçu des processus et des habitudes de dépenses de vos clients et employés. Ces données peuvent être utilisées à des fins de planification et de prévision des activités.

Certaines entreprises peuvent encore utiliser des processus manuels sur papier. Celles-ci sont inefficaces et présentent un risque pour l'entreprise car les documents peuvent être perdus ou même détruits par accident.

L'un des principaux avantages d'un logiciel de facturation est de fournir à votre service des comptes fournisseurs une interface centralisée pour l'enregistrement et le suivi de toutes les factures.

3. Facturation consolidée

La facturation consolidée est lorsque les entreprises fusionnent toutes leurs factures sur une période définie en une seule facture.

Par exemple, vous faites peut-être habituellement des achats au début, au milieu et à la fin de chaque mois. Plutôt que de recevoir et de traiter une facture distincte pour chaque achat, votre fournisseur peut les regrouper et les envoyer à la fin de chaque mois.

Cela vous évitera, à vous et au vendeur, beaucoup de travail administratif.

4. Réduire le risque de fraude

Les organisations doivent maintenir un contrôle efficace sur leurs données et informations en établissant des protocoles d'accès, des mesures de sécurité et des solutions matérielles et logicielles.

Ils doivent également s'assurer que tout le personnel est conscient de l'importance de protéger les données contre les accès non autorisés ou les utilisations abusives.

De plus, les organisations doivent s'assurer que les employés n'ont accès qu'aux informations dont ils ont besoin pour faire leur travail.

Conclusion:

Le traitement des factures est composé de plusieurs étapes distinctes, qui peuvent inclure plusieurs acteurs et interdépendances au sein d'une organisation.

En supposant que vous ne commettiez aucune erreur, une PME moyenne devrait pouvoir traiter une facture en quelques jours à deux semaines .

Les grandes entreprises ont plus de factures à traiter et sont susceptibles de bénéficier d' un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs . Cela réduit les erreurs et facilite l'enregistrement et le suivi des paiements.

Les entreprises ont souvent des termes nets attachés à leurs factures. Cela signifie qu'ils ne doivent être payés qu'après une période déterminée. Payer plus tôt que cela peut réduire votre flux de trésorerie disponible, mais cela pourrait offrir des remises pour paiement anticipé.

L'établissement de meilleures pratiques , la consolidation des factures et la réduction du risque de fraude vous aideront également à réduire le temps et la probabilité d'erreurs dans votre système de traitement des factures.

Découvrez comment notre logiciel peut vous aider à améliorer et à accélérer votre processus de facturation .