Comment fonctionne le traitement des factures

Si le flux de trésorerie est l'élément vital de la plupart des entreprises, le traitement des factures en est le cœur battant.

Pour étendre cette métaphore un peu plus loin : les inefficacités dans le traitement des factures entraînent une mauvaise santé générale de l'entreprise et un risque élevé d'aggravation des problèmes s'ils ne sont pas résolus.

Un nombre croissant d'entreprises apprennent que l'automatisation du flux de travail de traitement des factures est le remède dont elles ont besoin.

Regardons de plus près.

Qu'est-ce que le traitement des factures ?

Le traitement des factures est l'administration des factures. Il comprend chaque étape à partir du moment où ils sont reçus jusqu'à ce qu'ils soient dans le grand livre après paiement.

Il est généralement effectué par le service des comptes fournisseurs et aidé par un logiciel de traitement automatisé des factures.

Les 7 étapes du traitement des factures

Voici les étapes typiques du traitement des factures.

Il peut y avoir de légères variations dans ce processus au sein de chaque entreprise ou équipe des comptes fournisseurs. Certaines entreprises peuvent traiter les factures différemment selon qu'elles sont liées ou non à un bon de commande (PO), par exemple.

1. Réception des factures

Pour les personnes directement impliquées dans le processus, « réception des factures » peut sembler être un nom simple et trompeur pour cette tâche. « Recevoir » implique une affaire passive et directe.

En réalité, la «chasse» ou «l'élevage» peut être une meilleure description.

Les factures peuvent arriver sous plusieurs formes (physique, numérique, voire fax) via différents moyens (adresses e-mail ou expéditeurs multiples). Ils peuvent aussi arriver en avance, en retard ou pas du tout !

Si la facture n'a pas été reçue au bon moment ou sur le bon canal, il est possible qu'elle se perde dans le système.

Donc, en résumé, arriver au point où vous avez reçu une facture n'est pas toujours simple (voir n° 7 ci-dessous).

2. Saisie des données de facturation

Une fois les factures reçues, elles doivent être classées et classées par ordre de priorité. Cela se fait en vérifiant les données de chacun et en les saisissant dans d'autres systèmes comptables.

Les factures se présentent sous de nombreux formats et peuvent contenir des erreurs. Dans le cas des factures papier, elles doivent souvent être scannées pour créer un formulaire numérique.

Une partie importante du processus de saisie des données est l'attribution de codes de grand livre général (codes uniques pour chaque écriture de crédit ou de débit) à chaque facture. Cela facilite grandement les étapes de traitement et les rapports suivants.

Ce processus de saisie de données peut prendre du temps et être sujet à des erreurs, surtout s'il est effectué manuellement (voir ci-dessous, « Erreurs courantes de facturation »).

3. Vérification (Appariement avec les pièces justificatives) de la facture

Payer aveuglément des factures sans vérifier les détails finira par conduire à des erreurs.

Les factures doivent être vérifiées par rapport aux pièces justificatives, telles que les bons de commande (PO) , les notes de crédit ou d'autres informations qui expliquent les coûts qui y sont indiqués.

Sans système de traitement automatisé des factures (voir ci-dessous, « Traitement automatisé des factures »), les pièces justificatives doivent être rassemblées à partir de divers endroits.

Elles peuvent avoir été envoyées par et à différentes personnes, et la personne qui les rassemble peut ne pas avoir connaissance d'autres communications existantes ou de documents justificatifs qui les modifient.

Ils peuvent également être frauduleux. Barclays a récemment averti que la fraude sur facture (les fraudeurs se faisant passer pour des entreprises qui mettent à jour leurs détails de paiement de facture) est en augmentation et pourrait même représenter jusqu'à 55 % de tout l'argent perdu par les escrocs au Royaume-Uni.

4. Approbation de la facture

Une fois les étapes ci-dessus effectuées, quelqu'un doit approuver chaque facture avant que le paiement ne soit effectué.

Les workflows d'approbation varient, mais d'une manière générale, les exigences d'approbation sont universelles. À savoir, celui qui approuve une facture a besoin :

• La facture
• Toutes les pièces justificatives
• Toute autre information (notes, questions, rappels de délais, etc.)

5. Soumission de la facture pour paiement

Au moment où les factures sont prêtes à être payées, la ou les personnes chargées de l'approbation des factures doivent être sûres qu'il n'y a pas d'erreur humaine ou d'autres problèmes en suspens.

Le fait que les factures soient marquées pour un paiement immédiat ou ultérieur dépend de chaque équipe de comptes fournisseurs et de chaque facture.

S'il existe des circonstances atténuantes, telles qu'une facture en souffrance, elle doit être signalée par l'expéditeur à ce stade.

6. Enregistrement des factures dans le grand livre

Les factures doivent être enregistrées dans le grand livre dès qu'elles sont payées.

Manquer, retarder ou faire des erreurs à ce stade peut évidemment causer de gros problèmes avec les rapports internes et les flux de trésorerie.

Cela peut même nuire aux relations extérieures. Si une facture n'est pas enregistrée, des rappels de retard incorrects peuvent être envoyés aux clients.

7. Communications autour du traitement des factures

Chaque étape de traitement des factures nécessite une communication entre votre équipe et vos clients. Cela pourrait inclure :

• Confirmation de réception
• Modifications
• Clarifications d'erreurs (ou d'erreurs potentielles)
• Questions générales

D'autres fonctions des comptes fournisseurs peuvent également entrer en jeu, telles que la relance, l'utilisation de factures de note de crédit, les escomptes pour paiement anticipé, l'escompte de factures et le financement des factures.

Cela se produit généralement au milieu d'une multitude d'autres tâches se déroulant au même endroit : la boîte de réception des e-mails.

Une étude réalisée par Abode a révélé que le travailleur américain moyen passe 3,1 heures à consulter ses e-mails professionnels chaque jour. Cela signifie qu'au moment de vérifier le processus de facturation, de nouvelles informations l'auront enterré davantage.

Erreurs de facturation courantes

Qu'il s'agisse de quelques erreurs relativement importantes ou de l'effet cumulatif de nombreuses petites erreurs, les erreurs de facturation peuvent être coûteuses.

D'après notre expérience, deux des plus courantes sont :

1. Erreurs d'exonération de la taxe de vente

Les règles de taxe de vente et d'utilisation varient d'un État à l'autre. Les attestations d'exonération fiscale sont délivrées par l'acquéreur au vendeur qui doit les conserver comme justificatifs pour les vérifications. Savoir exactement quand et comment les appliquer peut être difficile, et les erreurs sur ce front conduisent souvent à des erreurs de facturation.

2. Erreurs de taxe sur la valeur ajoutée (TVA)

Les critères d'application de la TVA sont complexes. Les erreurs commises dans ce domaine sont souvent dues à une mauvaise interprétation de l'affaire ou à un oubli plutôt qu'à des fautes de frappe.

Traitement automatisé des factures

Chaque étape du traitement des factures contient un potentiel d'erreurs. L'approbation peut également être retardée par les employés en congé, le roulement du personnel au service des comptes fournisseurs, etc.

Il existe un moyen d'ajouter un degré de stabilité et d'efficacité au processus : l'automatisation du traitement des factures.

L'automatisation peut accélérer et améliorer les workflows de collecte et de traitement. Il peut également automatiser les notifications pour le personnel interne.

Logiciel de traitement des factures

L'utilisation du bon logiciel de traitement des factures peut changer la donne pour votre entreprise.

Alors que certains logiciels automatisent les processus énumérés ci-dessus, d'autres solutions peuvent inclure la possibilité d'offrir un crédit commercial dans le cadre du processus de facturation.

Cela signifie que les prestataires de services B2B peuvent externaliser l'ensemble du processus de facturation et de recouvrement à un tiers qui garantit la dette. De cette façon, le vendeur est payé quelques jours après avoir reçu une commande tout en accordant à ses clients un délai beaucoup plus long pour régler leur facture.

Conclusion

Le traitement des factures comprend toutes les étapes, de la réception des factures à leur paiement et à leur enregistrement dans le grand livre.

Bien que toutes les tendances pointent vers la croissance de la facturation et du traitement des factures numériques, les factures papier sont encore utilisées dans certaines circonstances et doivent être numérisées sous forme numérique.

Le flux de travail de traitement nécessite une attention aux détails et à la communication. Il est susceptible d'être retardé par des erreurs et des retards dans les flux de travail d'approbation qui existent en son sein.

L'automatisation du traitement des factures est un moyen d'améliorer considérablement le traitement des factures. Il réduit le nombre d'erreurs potentielles et centralise les communications et l'approbation.

Le logiciel d'automatisation extrait et enregistre rapidement les données de facturation, y compris les champs personnalisés. Il le fait non seulement plus rapidement qu'il ne peut être fait manuellement, mais aussi avec plus de précision.

Les fournisseurs de services B2B peuvent souhaiter aller plus loin lorsqu'ils examinent le type de logiciel d'automatisation qui convient le mieux à leurs besoins commerciaux.

Les vendeurs B2B peuvent déployer une solution telle que TreviPay qui offre un crédit commercial entièrement souscrit à la caisse. Cette option externalise efficacement l'ensemble des processus de facturation et de recouvrement tout en encourageant une augmentation des dépenses et la fidélisation des clients.

Les effets positifs d'un flux de travail de traitement amélioré peuvent avoir un effet considérable sur la santé et l'efficacité de votre entreprise. Selon l'option choisie, cela pourrait également aider les vendeurs B2B à nouer des relations clients plus étroites et plus rentables.