Comment fonctionne la VoIP ? Le guide du débutant sur les systèmes téléphoniques VoIP

Il est révolu le temps des câbles emmêlés et des factures de téléphone exorbitantes qui affligeaient les lignes fixes traditionnelles. Vous êtes entré dans le monde de la VoIP, qui vous permet de passer des appels téléphoniques directement via votre connexion Internet, offrant des appels d'une clarté cristalline, une flexibilité et des fonctionnalités avancées.

Pensez-y comme si vous envoyiez un e-mail au lieu d’envoyer une lettre. Votre voix est transformée en paquets de données numériques, parcourant Internet pour atteindre vos clients partout dans le monde.

Dans ce guide, nous expliquerons comment fonctionnent les systèmes téléphoniques VoIP et pourquoi la VoIP ne consiste pas seulement à économiser de l'argent, mais à réinventer la communication.

Qu’est-ce que la VoIP ?

La voix sur protocole Internet ( VoIP ) fait référence aux normes qui facilitent les appels téléphoniques vocaux en utilisant une connexion Internet au lieu d'une compagnie de téléphone locale.

La voix sur IP convertit votre voix en signal numérique, la compresse et l'envoie sur Internet. Cela vous permet de passer des appels en utilisant une connexion Internet haut débit au lieu d'une ligne téléphonique classique (ou analogique).

Pour utiliser la VoIP, vous avez besoin de :

• Une connexion Internet haut débit
• Un fournisseur de services téléphoniques VoIP
• Points de terminaison VoIP : soit un téléphone VoIP, un adaptateur VoIP pour un téléphone ordinaire ou une application VoIP sur votre ordinateur ou appareil mobile

Les gens optent pour la VoIP car ils peuvent passer des appels téléphoniques sans aucun service téléphonique, ce qui leur évite des appels longue distance.

Si vous avez accès à Internet, vous n'avez pas besoin de faire passer des fils de cuivre supplémentaires. Cela permet aux employés de travailler à domicile ou de télétravailler au bureau.

Comment fonctionne un système téléphonique VoIP ?

Un système téléphonique VoIP transforme les appels téléphoniques standard en paquets de données transmis via Internet, plutôt que via des lignes fixes ou mobiles traditionnelles. Il fonctionne en prenant les signaux audio analogiques de votre voix et en les convertissant en signaux numériques envoyés via votre connexion Internet haut débit.

Les systèmes VoIP contournent les lignes téléphoniques et utilisent votre infrastructure Internet existante pour passer et recevoir des appels. Le résultat est une solution téléphonique professionnelle flexible et rentable.

Voici un bref aperçu du fonctionnement de la VoIP :

1. Conversion de votre voix : lorsque vous parlez dans un téléphone VoIP , un microphone ou un ordinateur, votre signal vocal est capturé et converti au format numérique à l'aide de la conversion analogique-numérique (ADC).
2. Paquets de données numériques : ces données numériques sont ensuite décomposées en petits paquets, de la même manière que les fichiers sont envoyés sur Internet. Ces paquets contiennent des informations telles que qui appelle et qui reçoit l'appel.
3. Voyager sur Internet : les paquets de données empruntent ensuite les vagues de votre connexion Internet et se dirigent vers les serveurs du fournisseur VoIP.
4. Routage et codecs : le fournisseur VoIP agit comme un standard, déterminant où envoyer votre appel en fonction du numéro du destinataire. Ici, des logiciels spécialisés appelés codecs peuvent compresser les données pour économiser de la bande passante et garantir une qualité d'appel fluide.
5. Reconversion en voix : du côté du destinataire, qu'il s'agisse d'un autre appareil VoIP, d'un téléphone traditionnel ou d'un téléphone mobile, les paquets de données sont réassemblés et reconvertis en signal analogique à l'aide d'un convertisseur numérique-analogique (DAC).
6. Entendre l'autre personne : Enfin, le destinataire entend votre voix via son combiné, son haut-parleur ou son casque, et le tour est joué ! Vous avez une conversation VoIP.

Tant que vous disposez d’une connexion Internet haut débit, comprenant un routeur et un modem, vous êtes prêt à utiliser la VoIP.

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VoIP vs ligne fixe : quelle est la différence

Les téléphones fixes utilisent d'anciens réseaux téléphoniques publics commutés ( RTC ) qui transmettent les appels vocaux via un câblage en cuivre dédié.

Bien que leurs fonctionnalités soient basiques et limitées, les lignes fixes peuvent offrir une qualité constante et un service ininterrompu alimenté par des systèmes d'échange de succursales privées ( PBX ) pendant les pannes.

Cependant, ils entraînent des coûts plus élevés que la VoIP, car les systèmes téléphoniques traditionnels nécessitent une installation professionnelle et une infrastructure dédiée pour fonctionner.

La VoIP utilise une infrastructure Internet moderne pour convertir la voix en paquets de données transmis de manière flexible via des connexions haut débit. Les systèmes VoIP offrent aux entreprises des économies de coûts significatives, une mobilité avec accès à distance et des fonctionnalités d'appel pratiques.

La qualité et la fiabilité des appels peuvent varier en fonction de la qualité de votre fournisseur de services VoIP et de la vitesse d'Internet. Les pannes de courant et la gigue du réseau peuvent également perturber le service.

Les problèmes VoIP sont faciles à résoudre avec quelques bonnes pratiques, et choisir un service VoIP fiable est utile.

La VoIP est l'avenir des télécommunications et un meilleur choix que les lignes fixes (malgré quelques défis).

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Types de technologies VoIP + comment elles fonctionnent

VoIP hébergé pour les entreprises

Un système téléphonique VoIP hébergé se compose de nombreux appareils, y compris des smartphones, pour fournir une communication professionnelle unifiée. Ceci est intégré dans un système téléphonique cloud ou un « PBX cloud ».

Les administrateurs peuvent gérer les autorisations et les fonctionnalités de chaque employé ainsi que des fonctionnalités VoIP plus sophistiquées avec une interface en ligne.

Lorsqu'un employé appelle un client, il décroche le combiné et compose le numéro comme il le ferait normalement. Le téléphone IP (ou l'application) passe par votre commutateur de réseau local (LAN) et votre routeur professionnel avant d'atteindre le fournisseur de services VoIP. À partir de là, le fournisseur VoIP établit l'appel.

Si le chemin réseau vers l'appelé prend en charge un signal vocal numérique, la qualité de l'appel passe à la haute définition. Sinon, un fournisseur VoIP connecte l'appel sur le réseau téléphonique public commuté.

Utiliser un système VoIP hébergé dans votre entreprise est aussi simple que cela. Cependant, pour les entreprises établies disposant d’un système téléphonique plus sophistiqué, les besoins sont différents.

Si le bureau utilise un PBX, vous payez probablement également pour les lignes téléphoniques partagées. Ces lignes à ressources partagées gèrent les appels vocaux du PBX vers la compagnie de téléphone – et elles ne sont pas bon marché !

Trunking SIP pour les systèmes téléphoniques PBX

Dans certains cas, les entreprises sont confinées à leur système téléphonique hybride en raison des coûts liés au remplacement des lignes téléphoniques câblées dans chaque bureau. Étant donné que la VoIP utilise le protocole d'initiation de session , elle peut être utilisée pour établir plusieurs lignes d'appel via Internet.

Vous verrez dans le diagramme ci-dessous que les lignes réseau SIP acceptent les appels du fournisseur VoIP. Les appels entrants et sortants sont acheminés à peu près de la même manière jusqu'à ce qu'ils atteignent le site de l'entreprise et soient câblés dans un PBX.

Comme les commutateurs de circuits analogiques de la vieille école, le « tronc » agit comme un commutateur pour contrôler et canaliser les données.

L’avantage le plus important pour les grandes et petites entreprises est de disposer d’un système téléphonique câblé sur place. Les liaisons SIP vous permettent de mélanger des systèmes téléphoniques analogiques et de nouvelles solutions VoIP pour éliminer la redondance.

SIP Trunking fournit plusieurs canaux de service vocal à la demande pour tout PBX IP.

Un tronc SIP peut être mesuré ou non pour 15 $ à 25 $ par mois. Ils ne sont pas non plus trop difficiles à mettre en place. Fournissez simplement le nom d'utilisateur et le mot de passe SIP à votre PBX.

Appareils mobiles et connectivité Wi-Fi

Grâce à l’essor fulgurant des appareils mobiles sur le lieu de travail, la communication unifiée est devenue une nécessité.

Les employés ne sont plus attachés à leur bureau. Les travailleurs itinérants et le personnel distant peuvent prendre des appels professionnels en utilisant simplement une application VoIP pour leur smartphone.

Dans certains bureaux, Ethernet peut ne pas être une option pratique. La vitesse du Wi-Fi s'est considérablement améliorée, ce qui a ouvert la voie aux appels Wi-Fi .

Gardez un œil sur l’utilisation de la bande passante de congestion de votre réseau. Vous devrez peut-être ajuster quelques paramètres réseau pour des performances optimales.

Lisez également notre guide de dépannage VoIP pour résoudre ces problèmes une fois pour toutes.

Principales fonctionnalités du téléphone VoIP

En plus de réaliser d'importantes économies, les fonctionnalités téléphoniques étendues constituent une autre motivation importante pour laquelle tant d'entreprises se tournent vers la VoIP.

Voici les principales fonctionnalités offertes dans un système téléphonique VoIP :

Gestion des appels :

• Distribution automatique des appels (ACD) : achemine les appels vers les agents disponibles en fonction de critères prédéfinis, garantissant un traitement efficace et des temps de réponse plus rapides.
• Réponse vocale interactive (IVR) : guide les appelants à travers les menus automatisés, réduisant les temps d'attente et les dirigeant vers la bonne ressource.
• Enregistrement et analyse des appels : enregistre les appels pour la formation, l'assurance qualité et la résolution des litiges. Les analyses fournissent des informations sur les modèles d'appels et les performances des agents.
• Whisper Coaching : permet aux superviseurs de coacher les agents en privé lors d'appels en direct, améliorant ainsi la formation et la satisfaction des clients.

Collaboration et mobilité :

• Vidéoconférence : connectez-vous en face à face avec des collègues ou des clients, quel que soit leur emplacement.
• Messagerie vocale vers e-mail : recevez des messages vocaux dans votre boîte de réception. Écoutez les messages vocaux et répondez via votre e-mail.
• Softphones : passez et recevez des appels depuis n’importe quel appareil doté d’une connexion Internet, favorisant ainsi la flexibilité du travail à distance.
• Présence en temps réel : voyez qui est disponible pour recevoir des appels et des messages de discussion. Les mises à jour de statut en direct sont précises et simples.
• Click-to-call : lancez des appels directement à partir de pages Web ou de systèmes CRM, rationalisant ainsi le flux de travail et améliorant la portée commerciale.

Intégration et personnalisation :

• Intégration CRM : synchronise les données d'appel avec le logiciel CRM, offrant une vue complète des interactions client.
• Messagerie instantanée : envoyez et recevez des messages texte avec les clients. Parfait pour des mises à jour rapides et des rappels de rendez-vous.
• Plans de numérotation personnalisés : configurez le routage des appels en fonction de besoins spécifiques, comme le routage des appels internationaux vers des lignes désignées.
• Accès API : les développeurs peuvent intégrer des fonctionnalités VoIP dans des applications et des logiciels personnalisés.

Principaux avantages de l'utilisation de la VoIP

La VoIP offre aux entreprises un service téléphonique fiable et cela ne vous coûte pas très cher.

Voici quelques-uns des principaux avantages du passage à la VoIP :

1. Économies de coûts

La VoIP peut réduire considérablement les factures de téléphone par rapport aux systèmes fixes traditionnels. Les appels VoIP sont effectués via Internet, il n'y a donc pas de frais à la minute.

Les appels internationaux sont également beaucoup moins chers pour la VoIP. Ces économies s'additionnent, réduisant potentiellement les factures de téléphone de moitié chaque mois.

2. Flexibilité

Avec la VoIP, les entreprises peuvent héberger leur système téléphonique dans le cloud au lieu d'avoir besoin d'un matériel encombrant sur site. Cela donne aux employés la possibilité de passer ou de recevoir des appels depuis n'importe où disposant d'une connexion Internet. Les appels peuvent être transférés vers des téléphones portables ou des emplacements distants.

3. Fonctionnalités avancées

La VoIP comprend une suite complète de fonctionnalités d'appel avancées telles que le standard automatique, le routage des appels Trouvez-moi/Suivez-moi, l'enregistrement des appels, l'envoi de messages vocaux par courrier électronique, les conférences téléphoniques, etc.

4. Évolutivité

Le service de téléphonie cloud évolue de manière transparente à mesure que l'entreprise se développe. Il est facile d'ajouter des extensions ou des lignes à votre bureau ou sur des sites distants. Cela contribue à faciliter l’ouverture de nouveaux sites ou à permettre à davantage d’employés de travailler à domicile.

5. Meilleure gestion et analyse des appels

Les systèmes VoIP fournissent d'excellentes données sur le volume d'appels, les heures de la journée, la distribution des appels et les modèles. Cela aide les entreprises à comprendre les temps de trafic plus élevés afin de pouvoir mieux employer le personnel pour répondre aux besoins des clients.

Les analyses fournissent des informations pour améliorer les opérations.

Configuration système requise pour le téléphone VoIP

Vous envisagez de mettre en place un système téléphonique VoIP dans votre entreprise ? Voici tout l'équipement dont vous aurez besoin pour vous assurer que votre entreprise est prête.

️ Matériel

Modem et routeur : Ce sont les passerelles vers Internet, permettant à votre système VoIP d'envoyer et de recevoir des données. Choisissez un modem et un routeur fiables capables de gérer votre volume d’appels et votre utilisation d’Internet.

Téléphones SIP : Tous les téléphones VoIP sont des téléphones SIP et vice-versa. Ils établissent des appels en utilisant un fournisseur de services VoIP. Nextiva propose une grande variété de téléphones de bureau VoIP qui offrent une tonne de fonctionnalités pour les petites entreprises et les entreprises.

Softphones : Si vous n'avez pas besoin d'un téléphone traditionnel, vous pouvez simplement télécharger un softphone pour passer des appels VoIP à l'aide de votre téléphone portable, de votre ordinateur portable ou de votre ordinateur de bureau. Ces applications VoIP gardent votre identification de l'appelant séparée car les données vocales sont traitées directement via votre fournisseur VoIP.

Casques : ceux-ci sont facultatifs mais fortement recommandés pour les appels mains libres et une qualité audio améliorée. Choisissez des casques confortables avec une bonne suppression du bruit si votre environnement est bruyant.

Adaptateurs téléphoniques analogiques (en option) : Pour les réfractaires aux téléphones analogiques, n'ayez crainte. Avec un ATA , vous pouvez moderniser vos téléphones pour qu'ils fonctionnent correctement via VoIP. Ils ne disposent peut-être pas de toutes les capacités de conférence disponibles, mais ils offrent un service fiable.

connexion Internet

Une bonne connexion Internet est cruciale pour la qualité des appels VoIP. Visez des vitesses de téléchargement et de téléchargement minimales de 100 Mbps pour des performances optimales. Pensez à Internet par fibre optique pour la connexion la plus fiable.

Bande passante

Les appels VoIP nécessitent moins de bande passante que le streaming vidéo, mais vous en avez toujours besoin pour gérer votre volume d'appels sans saccades ni appels interrompus.

Calculez la bande passante requise en fonction du nombre d'appels simultanés que vous attendez et des recommandations de votre fournisseur d'accès Internet (FAI). La bande passante standard requise pour la VoIP est de 100 Kbps par appareil.

Vérifiez la qualité de votre connexion avec notre test de vitesse VoIP gratuit.

Logiciel

Fournisseur de services VoIP : choisissez un service téléphonique VoIP réputé qui offre les fonctionnalités dont vous avez besoin, telles que le transfert d'appel, la messagerie vocale et les standards automatiques.

Logiciel d'approvisionnement : votre fournisseur de services VoIP fournira probablement un logiciel pour approvisionner vos téléphones et configurer votre système.

Sélection du bon système téléphonique VoIP

Choisir le bon VoIP professionnel est essentiel pour maintenir un niveau élevé de communications et d’opérations professionnelles.

Au-delà de la simple comparaison des caractéristiques techniques, vous recherchez un partenaire fiable offrant une configuration fluide, une assistance continue de qualité et une stabilité financière pour fournir un système de communication pour les années à venir.

Les facteurs clés à évaluer dans votre décision d’achat VoIP comprennent :

• Coûts totaux – à la fois l’investissement initial et les frais mensuels continus
• Garanties de disponibilité du réseau et de qualité des appels
• Profondeur du support client et des ressources de formation
• Antécédents et situation financière de l’entreprise
• Facilité d'utilisation : interfaces et outils simples
• Satisfaction client – ​​avis et études de cas

Un système téléphonique professionnel comme Nextiva répond et dépasse ces critères. Actualités américaines a attribué à Nextiva la deuxième place dans son classement 2024 des meilleurs systèmes téléphoniques professionnels, saluant son évolutivité et son intégration transparente avec les applications professionnelles populaires.

Lorsque vous choisissez Nextiva, vous choisissez un partenaire fiable qui vous aide à passer en toute transparence à la VoIP et vous aide à résoudre tous vos problèmes de communication tout au long du processus.

FAQ sur la VoIP