Comment décider si le Hot Desking convient à votre entreprise
Publié: 2022-10-24
Certaines personnes l'aiment.
Certaines personnes détestent ça.
Le partage des postes de travail dans votre bureau peut se faire de deux manières. Ou quelque part entre les deux.
Alors, quelle est la clé d'un déploiement de bureau partagé réussi ?
Préparation.
Dans ce guide, nous présentons tout ce que vous devez savoir avant de prendre une décision sur la mise en place d'un environnement de bureau partagé dans votre entreprise.
- Qu'est-ce que le hot desking ?
- Quelle est la différence entre le hot desking et le partage de bureau ?
- Le hot desking est-il une bonne idée ?
- Avantages et inconvénients du hot desking
- Quelles entreprises utilisent le hot desking ?
- Comment faire fonctionner le hot desking ?
Commençons par le tout début.
Le hot desking est une configuration d'environnements de bureau où toute personne disposant d'une connexion peut arriver et travailler sans siège pré-attribué.
C'est différent d'un environnement de bureau typique où tout le monde a un bureau assigné.
Les membres du personnel peuvent arriver n'importe quel jour, souvent sans réserver de bureau, et y travailler aussi longtemps qu'ils en ont besoin.
Vous pouvez voir une zone de bureau partagé attribuée à des départements spécifiques. Cela signifie que tout vendeur, par exemple, qui est souvent à l'extérieur pour rencontrer des clients, peut se rendre au bureau et s'asseoir près de ses collègues.
S'ils ne sont pas au bureau pendant 50 % de la semaine, ils n'ont pas besoin d'avoir un bureau désigné.
Un environnement typique de hot desking comprend :
- Un téléphone de bureau.
- Une station d'accueil pour PC ou ordinateur portable (qui peut avoir un softphone au lieu d'un téléphone de bureau).
- Un moniteur.
- Prises de courant pour connecter d'autres appareils.
En dehors de ces éléments de base au bureau, un bureau partagé comprend généralement des salles de réunion réservables, une imprimante commune et d'autres installations de bureau partagées.
Pourquoi est-ce appelé hot desking ?
Le terme, hot desking, est basé sur le dicton « hot seat ». Ceci est utilisé pour les invités d'émissions de radio ou de télévision où ils sont le point central de l'émission pendant une période de temps limitée.
Souvent, on leur pose des questions inconfortables ou rapides, puis ils partent. Le court laps de temps rend le siège "chaud".
Pensez au speed dating ou à la patate chaude. Aucune des deux activités ne dure longtemps, ce qui les rend toutes les deux "chaudes".
Bien que vous n'ayez pas besoin d'abandonner votre siège immédiatement, vous devez le libérer à la fin de la journée afin que l'environnement de bureau partagé de demain soit réinitialisé et que n'importe qui puisse choisir où s'asseoir.
Remarque : Certaines organisations ont utilisé des politiques de réservation ou de partage de bureau pour gérer les bureaux partagés semi-permanents.
Quelle est la différence entre le hot desking et le partage de bureau ?
Il est important de comprendre que le partage de bureau n'est pas un partage de bureau.
Le partage de bureau consiste simplement à répartir l'utilisation d'un bureau spécifique entre des personnes spécifiques.
| Bureau partagé | Partage de bureau |
| Bureaux gratuits pour tous | Bureaux partagés entre deux ou trois personnes |
| Tout le monde dégage l'espace du bureau après utilisation | Peut laisser des papiers pour la remise |
| Espaces communs pour le personnel ou les membres | Espace dédié aux départements |
Par exemple, Mohammed peut utiliser le bureau dont il a besoin pendant la journée et Julie peut utiliser ce même bureau lorsqu'elle prend le relais de nuit.
En effet, Mohammed et Julie disposent d'espaces de travail dédiés durant leurs quarts de travail respectifs ; mais ils partagent littéralement le même bureau.
Le hot desking signifie que le bureau 123 à Londres est gratuit pour tous .
Voici un exemple basique de hot desking en action :
- Lundi : Mohammed arrive au travail et se connecte au bureau 123 du bureau de Londres.
- Mardi : Mohammed s'envole pour le bureau de San Francisco et utilise le bureau 456. A Londres, Julie utilise maintenant le bureau 123.
- Mercredi : Julie utilise à nouveau le bureau 123 à Londres. Mohammed rentre à Londres et n'a donc pas besoin d'un bureau.
- Jeudi : Barry arrive tôt au travail et se connecte au bureau 123 à Londres. Mohammed et Julie trouvent tous deux des bureaux alternatifs gratuits.
- Vendredi : 50% du bureau travaille à domicile. Ni Barry, Mohammed ou Julie ne sont au bureau. Les bureaux sont gratuits pour tous.
Le partage de bureau est idéal pour les quarts de travail fractionnés au sein d'une même entreprise. Par exemple, un centre d'appels qui fournit une assistance 24h/24 et 7j/7.
Tous les agents ont besoin d'un bureau mais pas en même temps.
Le hot desking est mieux adapté à trois cas d'utilisation principaux :
- Bâtiments partagés avec espaces communs et espaces de travail pour différentes entreprises. Pensez à un WeWork ou à un campus universitaire.
- Grandes entreprises avec du personnel qui va et vient selon des schémas irréguliers. Des équipes de vente souvent en déplacement ou des collaborateurs qui partagent leur temps entre la maison et le bureau.
- Les petites entreprises qui n'ont pas besoin de grands biens immobiliers. Si vous n'avez que 20 employés et seulement 10 au bureau à la fois, réduisez l'espace de bureau et économisez sur les coûts.
Le hot desking est-il une bonne idée ?
Selon l'aménagement de votre bureau, le partage des postes de travail peut être transformateur ou difficile.
Si vous gérez un bâtiment partagé, comme un WeWork, le bureau partagé est une excellente idée. Tout occupant peut arriver et se connecter à un bureau avec tout ce dont il a besoin pour commencer à travailler.
Même lorsqu'une entreprise loue un bureau entier, vous pouvez fournir un environnement de bureau partagé dans cet espace. Si chaque employé se rendait au bureau tous les jours, cette entreprise louerait probablement son propre bureau plutôt qu'un WeWork.
Cela fait du bureau partagé la solution idéale.
Si vous gérez un immeuble avec une seule entreprise, le partage de bureau peut toujours fonctionner. En fait, le hot desking devient de plus en plus courant car tout le monde n'a plus besoin de venir au bureau.
Que vous soyez un travailleur de première ligne qui vient une fois par semaine ou un travailleur du savoir qui travaille à domicile à moins qu'il n'y ait une réunion importante, vous avez besoin d'un bureau, mais pas tout le temps.
C'est là que le hot desking prend tout son sens.
Lorsque vous envisagez un bureau partagé, gardez à l'esprit ces éléments clés :
- Les gens travaillent-ils régulièrement à domicile ?
- L'espace sera-t-il utilisé si vous créez une zone de hot desking dédiée ?
- Avez-vous besoin d'espace pour que tout votre personnel puisse partager un bureau le même jour ?
- Combien d'argent économiserez-vous en mettant en place un bureau partagé par rapport à la réservation d'un espace inutilisé pour chaque employé ?
Avantages et inconvénients du hot desking
Bien que les avantages du bureau partagé soient clairs, il est juste de souligner également certains inconvénients réputés.
| Avantages du hot desking | Inconvénients du hot desking |
| Permet le travail hybride | Peut causer des problèmes de planification de la capacité s'il n'est pas bien géré |
| Améliore la productivité | Les humains résistent au changement |
| Encourage une politique de bureau bien rangé | Manque de touche personnelle |
| Tout le monde a une place si besoin | Accaparement de bureau |
| Réduit les coûts | Nettoyage régulier |
| Rencontrer et socialiser avec le nouveau personnel | Ne peut pas s'asseoir à côté du meilleur ami du travail |
Bien qu'un manque de touche personnelle soit souvent ressenti comme un inconvénient, des études montrent qu'une configuration de bureau minimaliste est plus productive.
Les principes 5S Lean Six Sigma, par exemple, suggèrent que vous devez créer et maintenir un environnement de travail ordonné pour prospérer.
Les 5S' sont :
- Trier : supprimez les éléments encombrants et non essentiels.
- Redresser : éléments essentiels rangés à leur place.
- Scrub : garder tout ce que vous avez sur votre bureau propre et bien rangé.
- Normaliser : documentez et partagez les plans pour tout changement sur votre lieu de travail.
- Sustain : faire des quatre premiers S' une habitude.
Les appliquer à n'importe quel environnement de travail est productif. Le hot desking renforce cet état d'esprit afin que personne n'encombre son bureau jour après jour.
Quelles entreprises utilisent le hot desking ?
Qu'il s'agisse de petites entreprises de 10 à 20 employés ou de conglomérats géants, toutes sortes d'entreprises ont utilisé le hot desking.
Maersk, la plus grande entreprise de transport maritime au monde avec plus de 80 000 employés, compte plus de 100 sites dans le monde. Dans son bureau de Maidenhead, au Royaume-Uni, il y a six étages, tous avec des capacités de bureau partagé. Chaque équipe, ou bloc d'équipes, se voit attribuer un étage afin que les départements soient proches les uns des autres si nécessaire.
Bien qu'il existe une gamme statique de bureaux pour l'équipe informatique interne, le reste de l'étage est ouvert à quiconque peut prendre un nouveau siège chaque jour. Des salles de réunion et des bureaux privés sont utilisés autour du périmètre de chaque étage.
À l'autre extrémité de l'échelle, StableLogic, une société de conseil en technologie d'une vingtaine d'employés, a partagé des bureaux dans un immeuble Regus.
Alors que la plupart des consultants passent du temps sur les sites des clients, lorsqu'ils retournent dans le bâtiment Regus, ils ont la possibilité de choisir entre un bureau partagé depuis leur bureau privé ou de s'asseoir dans un espace commun et de se connecter à un téléphone gratuit.
Parmi les autres entreprises bien connues qui utilisent le hot desking, citons :
- Deloitte
- Microsoft
- Crédit Suisse
- Citigroup
- Lego
- Banque nationale d'Australie
Nous voyons également des bureaux partagés dans des organisations de coworking comme WeWork, Regus et Green Desk.
Comment faire fonctionner le hot desking ?
Le bureau partagé est en quelque sorte une expérience personnelle. Mais vous pouvez appliquer une logique de base pour faire du hot desking un succès dans votre entreprise :
- Choisissez le bon package technologique.
- Indiquez clairement quelles zones sont déjà réservées.
- Informez le personnel des avantages que le partage des postes apportera.
- Documenter les instructions de connexion/déconnexion et les rendre publiques.
- Communiquez lorsque vous passez au bureau partagé.
- N'oubliez pas que partout il n'est pas nécessaire d'avoir des bureaux partagés.
- Utilisez un système de réservation pour les équipes qui doivent s'asseoir ensemble.
- Utilisez les espaces communs et les salles de réunion pour la collaboration de groupe.
- Créez un ensemble de règles de la maison pour que chacun sache à quoi s'attendre.
- Prévoyez une capacité accrue lorsque de grandes réunions sont programmées.
- Adoptez le travail à distance pour que les bureaux partagés ne deviennent pas des bureaux permanents.
- Permettre une personnalisation temporaire (nettoyage en fin de journée ou après la réservation).
La meilleure politique de hot desking ne vaut rien si la technologie qui la supporte n'est pas la meilleure de sa catégorie.
Assurez-vous que les PC ou les stations d'accueil sont à jour et peuvent gérer les charges de travail de différents types de travail.
Assurez-vous qu'ils ont installé des softphones ou que vous fournissez des combinés physiques.
Alors que nous sommes entrés dans l'ère des communications axées sur le cloud, vous aurez besoin d'un système téléphonique cloud (VoIP) pour alimenter vos bureaux partagés.
Passez du temps sur la culture et les politiques, puis choisissez le bon fournisseur de technologie.
Si le bureau partagé convient à votre entreprise, assurez-vous qu'il est pris en charge par le meilleur système téléphonique VoIP de 2022.