4 meilleures pratiques de webinaire qui rendront vos présentations extraordinaires

La gravité et l'incertitude de la pandémie mondiale ont déformé la réalité. Les gens ont du mal à s'adapter à la « nouvelle normalité ». Divers outils de visioconférence ont aidé à combler le fossé de la distanciation sociale lors de réunions et d'événements personnels, et sur le lieu de travail, les webinaires règnent en maître.

Même si les webinaires sont monnaie courante dans les entreprises, l'afflux de nouveaux utilisateurs et participants a créé certains défis. Pour les surmonter et tirer parti des avantages de l'environnement virtuel, mettez en œuvre ces meilleures pratiques de webinaire.

Faites des choix réfléchis pour attirer les participants.

Voici les bases - connaissez vos personnages cibles et où ils se situent dans l'entonnoir (de ToFu à BoFu). Structurez le webinaire pour attirer ce public cible. Cela semble facile, non ?

D'une manière générale, oui, mais il y a un écueil courant : faire du webinaire un argumentaire de vente plutôt qu'une valeur ajoutée . Pour éviter le piège, consultez vos équipes de vente et de service pour identifier les sujets pertinents suffisamment substantiels pour occuper le temps imparti et utiles aux participants.

Faire attention à:

• Positionnement. Un titre de webinaire fort transmet immédiatement l'importance du webinaire et suscite l'intérêt. Lequel de ceux-ci prendriez-vous le temps d'assister :
• Les 5 stratégies de gestion de la chaîne d'approvisionnement les plus efficaces
• 5 façons de mieux gérer votre chaîne d'approvisionnement
• Horaire. Les calendriers de tout le monde sont pleins, donc un moment « parfait » est une chimère. Visez un mardi, un mercredi ou un jeudi, lorsque les horaires sont probablement un peu plus légers, et ne prenez pas une heure si moins de temps permet de faire le travail. Aussi, soyez sensible aux fuseaux horaires. Beaucoup d'invités de l'extérieur de la région ? Essayez le milieu de la journée. Plus d'invités dans votre fuseau horaire ? Ne réservez pas l'heure du midi et attendez-vous à ce qu'ils choisissent votre webinaire pendant une pause déjeuner.
• Promotion. Utilisez les e-mails, les réseaux sociaux, les CTA, les chatbots et les formulaires contextuels sur votre site Web pour faire passer le mot et renforcer le message :
• Les CTA doivent diriger les inscrits vers une page de destination contenant plus d'informations sur l'événement, y compris les biographies des conférenciers
• Les chatbots peuvent avoir un double objectif - soit en tant que point d'enregistrement "instantané", soit comme le CTA, en tant que pointeur vers la page de destination

Soyez un hôte aimable (et préparé).

Préparez-vous au pire, mais attendez-vous au meilleur. C'est un adage qui résonne avec chaque hôte de webinaire parce que c'est un récit édifiant. Prenez le temps de :

• Choisissez le bon logiciel pour votre présentation. Ne choisissez pas par défaut ce qui est disponible ou le « logiciel que nous utilisons toujours ». Nous vous recommandons de sélectionner un logiciel qui s'intègre à votre CRM et à l'automatisation du marketing pour assurer un suivi transparent. Pas certain? Découvrez ces meilleurs prétendants :
• Zoom : les sessions sont multiplateformes et disponibles via des navigateurs Web ou des applications clientes. Le cryptage de bout en bout, les partages d'écran et l'enregistrement faciles et les outils de collaboration intuitifs font de Zoom le choix préféré des débutants et des techniciens.
• Microsoft Teams : Pour les utilisateurs de Microsoft Office, Teams est un succès. Il peut gérer jusqu'à 300 membres (plus l'accès invité), les appels vidéo et audio, et le partage d'écran et de fichiers jusqu'à 20 Go par équipe.
• GoToMeeting : Une solution de visioconférence polyvalente qui permet la prise de notes/transcriptions en temps réel, la capture de diapositives, la création de PDF et l'intégration complète avec les calendriers et plateformes en ligne les plus populaires.
• Google Meet (alias Google Hangouts Meet) : la version professionnelle des choix de vidéoconférence populaires de Google offre aux abonnés G-Suite et à leurs invités un accès basé sur Chrome aux réunions vidéo en direct, à l'enregistrement et au stockage Google Drive, ainsi qu'aux applications iOS et Android.
• Slack : parmi les outils de collaboration les plus populaires, Slack propose des appels vidéo, une diffusion en continu de présentation et un partage d'écran limités mais efficaces. La disponibilité de ces options dépend de la manière dont le logiciel est accessible, soit via les plates-formes de bureau, soit via l'application.
• Désignez un animateur. Ne comptez pas sur l'orateur pour présenter un sujet et contrôler la salle. Un animateur peut accueillir les participants, surveiller les chats, lancer des sondages et maintenir l'événement à l'heure.
• Pratique, pratique, pratique. Un essai à blanc révèle beaucoup de choses - des accrocs dans le flux de présentation aux problèmes technologiques. Testez chaque aspect de la présentation, y compris les microphones, l'éclairage et les commandes audio/vidéo. Même si les choses se passent à merveille à sec, ayez un plan de secours pour couvrir les événements imprévus qui peuvent survenir le jour de la présentation.

Engagez votre public.

Bien que les webinaires soient généralement structurés comme une session virtuelle en petits groupes, ce n'est pas une raison pour traiter votre public comme des participants passifs :

• Utilisez des aides visuelles, comme un jeu de diapositives bien conçu, pour résumer les points clés . Cela stimule les apprenants visuels, retient l'attention du public en général et vous donne un récapitulatif PDF "instantané" à envoyer après la présentation.
• Interagissez régulièrement avec les membres du public en tirant parti des outils d'automatisation. Votre logiciel est capable de générer des sondages d'audience, des chats, des captures de commentaires et des invites de questions pour augmenter l'engagement. Considérez le webinaire comme une séance de tutorat et non comme une conférence.
• Évitez les silences gênants, surtout avant le début du webinaire. Utilisez une musique de fond, des questions de sondage, des diapositives de « bienvenue » ou des bribes d'informations stimulantes pour combler le vide lorsque les gens filtrent dans le webinaire.

Suivi.

Pécher par excès de communication. Après la fin du webinaire :

• Fournissez aux participants un fichier PDF ou un enregistrement de la présentation. Incluez des liens vers des informations référencées par l'orateur ou recommandées pour un apprentissage plus nuancé.
• Encouragez les questions et la poursuite de la discussion. Établir et promouvoir un forum en ligne pour le partage d'idées sur le sujet du webinaire.
• Demandez des commentaires honnêtes sur le webinaire. Il s'agit d'informations précieuses pour une amélioration continue, et elles offrent également l'opportunité d'interroger de manière informelle le public sur les futurs sujets sur lesquels ils aimeraient en savoir plus.
• Utilisez un logiciel d'automatisation du marketing pour planifier un point de contact une ou deux semaines après le webinaire. Fournissez des informations plus détaillées pour inciter les destinataires à passer à l'étape suivante.

La communication est essentielle aux efforts de marketing entrant. L'éducation et la génération de leads en dépendent. Les webinaires vous offrent la possibilité de vous connecter avec des prospects et des clients de manière pertinente à condition que vous mettiez en œuvre les meilleures pratiques.