Système téléphonique hébergé : fonctionnalités, avantages, avantages et inconvénients

Qu'est-ce qu'un système téléphonique hébergé ?

Un système téléphonique hébergé ou un système téléphonique cloud est une configuration téléphonique professionnelle qui fonctionne via une connexion Internet et est hébergée dans le cloud par un fournisseur tiers. Comparé aux systèmes téléphoniques traditionnels de la vieille école qui nécessitaient que vous disposiez de votre propre serveur et équipement sur site, un système téléphonique hébergé peut faire économiser de l'argent à votre entreprise en termes de coûts de maintenance et d'équipement.

Il existe deux principaux types de systèmes téléphoniques hébergés, à savoir :

1) Système téléphonique hébergé dans le cloud : tous les téléphones se connectent à un centre de données VoIP extérieur. Les téléphones sont configurés avec une connexion individuelle et sont préalablement programmés pour s'enregistrer auprès d'un serveur SIP.
Un PBX cloud est livré avec toutes les fonctionnalités essentielles dont votre main-d'œuvre moderne a besoin. Messagerie vocale par e-mail, standards automatiques, visioconférence - vous l'appelez. Du point de vue de la gestion, il s'agit de la plate-forme PBX la plus facile à gérer.
2) Trunking SIP PBX : Conservez votre PBX existant, mais le backhaul est complété par un tronc basé sur VoIP pour toutes les lignes extérieures dont vous avez besoin. En cas de problème de PBX, vous pouvez acheminer les appels téléphoniques vers n'importe quel bureau physique ou virtuel.

Un système téléphonique hébergé ou un autocommutateur privé (PBX) virtuel vous offre tous les avantages d'un système téléphonique de bureau traditionnel sans les coûts matériels onéreux.
Outre les coûts d'installation initiaux pour les combinés, modems, routeurs et commutateurs compatibles, il n'est pas nécessaire d'allouer des capitaux supplémentaires pour votre système téléphonique hébergé.
Ah, ça va mieux. Les systèmes téléphoniques hébergés peuvent inclure des systèmes téléphoniques PBX et VoIP traditionnels. Si vous avez déjà un PBX IP, la jonction SIP transforme votre configuration PBX existante en un réseau téléphonique alimenté par Internet.
Creusons plus profondément et décomposons quelques concepts de base supplémentaires :

• Qu'est-ce qu'un système téléphonique hébergé ?
• Comment fonctionne un système hébergé ?
• Avantages d'un système téléphonique hébergé
• Inconvénients d'un système basé sur le cloud
• 7 caractéristiques importantes à rechercher

Comment fonctionne une solution VoIP hébergée ?

Vous pouvez prendre des appels via un système téléphonique hébergé avec un PBX cloud . Ce serveur en ligne gère les appels entrants et sortants avec un tronc SIP, en utilisant une connexion VoIP.
Voici comment ça fonctionne:

1. Votre entreprise trouve un fournisseur de téléphonie hébergé qui propose un PBX cloud. Vous êtes ensuite connecté à leurs centres de données hors site.
2. Vous recevez un appel entrant qui est dirigé vers votre système PBX hébergé.
3. Le système PBX hébergé convertit ces données d'appel en paquets numériques, qui peuvent être transmis via une connexion Internet. Il s'agit de la partie VoIP de votre système téléphonique hébergé.
4. Le PBX achemine l'appel entrant vers le téléphone de bureau de votre bureau.
5. Votre téléphone fixe sonne et vous décrochez. Les paquets numériques sont reconvertis en messages vocaux et une connexion est établie. Vous pouvez parler à votre appelant avec le PBX hébergé comme intermédiaire.

Avec un système téléphonique cloud complet, tout appareil disposant d'une connexion Internet peut passer et recevoir des appels téléphoniques. Votre téléphone mobile, votre ordinateur portable, votre ordinateur de bureau et votre ligne fixe font également office de téléphone professionnel.
Article connexe : PBX vs VoIP : 26 principales différences à connaître avant d'acheter

6 Avantages d'un système téléphonique hébergé

Voici quelques avantages clés d'avoir un système téléphonique basé sur le cloud qu'une configuration traditionnelle ne peut pas offrir :

1. Installation facile

Le processus de configuration d'un système téléphonique traditionnel peut être long, complexe et coûteux. Mais un système téléphonique hébergé n'a aucun de ces problèmes.
L' installation et la configuration d'un système basé sur le cloud se font en ligne, vous n'avez donc pas besoin que quelqu'un se rende à votre bureau pour commencer. Cela le rend également moins cher, ce qui est idéal pour les petites entreprises ou celles qui ont des équipes distantes .

2. Économies de coûts

Les systèmes téléphoniques hébergés sont moins chers que leurs alternatives traditionnelles pour deux raisons. La première : vous n'avez pas besoin d'acheter un nouvel équipement. Avec un système de téléphonie cloud, vous pouvez utiliser l'équipement dont vous disposez déjà. Qui comprend:

• Téléphones logiciels
• Téléphones de bureau
• Appareils mobiles et téléphones portables (y compris les smartphones iOS ou Android)
• Combinés VoIP

Un système téléphonique professionnel basé sur le cloud permet également de réaliser des économies en matière de maintenance. Vous n'avez pas besoin d'appeler un ingénieur pour venir au bureau et résoudre le problème. Votre personnel informatique peut résoudre les problèmes VoIP les plus courants sans contacter votre fournisseur de services.

3. C'est une plateforme de communication unifiée

Les plates-formes de communication unifiées vous permettent de communiquer à la fois en interne et en externe avec un seul outil.
Avec un seul, différentes équipes, telles que les ventes ou le support client, peuvent baser l'ensemble de leurs stratégies autour de leur solution VoIP hébergée. Le bon fournisseur offre plusieurs fonctionnalités en plus de la possibilité de passer des appels. Vous pouvez envoyer des messages instantanés aux membres de l'équipe, organiser des vidéoconférences et appeler vos clients, le tout via le même système téléphonique hébergé.
(Encore une fois, cela a un impact sur les économies de coûts : vous n'avez pas besoin de dépenser de l'argent pour un outil qui ne fait qu'un seul travail.)

4. Flexibilité pour les équipes distantes

Avez-vous une équipe à distance? Que vous soyez en voyage d'affaires à l'étranger ou que vous travailliez à domicile , vous pouvez accepter des appels avec votre système téléphonique hébergé. Vous n'avez pas besoin d'être au bureau pour décrocher votre téléphone de bureau filaire.
En effet, la plupart des fournisseurs de systèmes téléphoniques hébergés proposent des logiciels à leurs utilisateurs. Votre équipe distante peut télécharger son logiciel de téléphonie professionnelle sur ses appareils. Le fournisseur de PBX établit simplement la connexion et renvoie les appels entrants ou sortants vers votre appareil. Vos appelants ne remarqueront aucune différence, en particulier lorsque votre fournisseur propose des ID d'appelant masqués .

5. Meilleure évolutivité

Il est important d'avoir un système téléphonique qui évolue au rythme de votre entreprise. Avoir un appel depuis votre système téléphonique traditionnel chaque fois que vous ajoutez un nouveau membre à l'équipe n'est pas seulement frustrant. C'est cher aussi.
C'est pourquoi l'évolutivité est l'un des plus grands avantages d'avoir un système téléphonique hébergé. Ajouter un nouveau membre à l'équipe ? Connectez-vous simplement à la plate-forme cloud de votre fournisseur et accédez-y.

6. C'est plus sûr

Il n'est pas surprenant que les entreprises se préoccupent de la sécurité de leur système téléphonique ; le coût moyen d'une violation de données est de 3,92 millions de dollars .
L'ingénierie sociale est l'un des types de violation de données les plus courants. Cela se produit lorsque des pirates imitent votre opérateur téléphonique et leur demandent de transmettre des informations. Ils peuvent utiliser ces données pour prendre le contrôle de votre système.
Cependant, les systèmes téléphoniques hébergés disposent d'une couche supplémentaire de protection contre l'ingénierie sociale. La majorité des fournisseurs VoIP réputés disposent d'outils de gestion d'identité puissants. Vous ne serez jamais amené à transmettre des informations à un pirate informatique.
Et, il y a un cryptage fort pour s'assurer que les pirates ne peuvent jamais écouter les appels professionnels.

Les inconvénients d'un système téléphonique hébergé

Nous savons qu'un système téléphonique hébergé présente de nombreux avantages. Mais en ce qui concerne les inconvénients, la vérité est qu'il n'y en a pas beaucoup.
Une chose que vous devrez considérer est de savoir si vous disposez d'une connexion Internet suffisamment puissante pour prendre des appels VoIP. C'est relativement facile si vous êtes dans un bureau.
Pourtant, si vous avez une équipe distante, vous devez vous assurer que chaque membre de l'équipe a accès à une connexion Internet solide pour passer et recevoir des appels téléphoniques.
Les appels VoIP nécessitent au moins 100 kbps de bande passante de téléchargement et de téléchargement par ligne. De plus, vous avez besoin d'au moins un mégaoctet de bande passante dédiée disponible pour dix appels VoIP simultanés de haute qualité.
Les principaux opérateurs offrent des vitesses gigabit (1000 Mbps) pour les abonnés professionnels. Pour une petite entreprise, une seule connexion DSL ou fibre sera amplement suffisante.

Le plus grand inconvénient de la VoIP hébergée, cependant, est qu'elle n'a pas la nature toujours active des téléphones traditionnels. Les systèmes téléphoniques hébergés nécessitent une alimentation à la fois des téléphones et de l'infrastructure réseau pour fournir un accès Internet.
C'est pourquoi les systèmes téléphoniques PBX traditionnels sont généralement considérés comme plus fiables : parce qu'ils ne dépendent pas de deux sources d'alimentation externes.

7 fonctionnalités du système téléphonique hébergé à rechercher

Il existe des tonnes de fournisseurs de systèmes téléphoniques hébergés parmi lesquels choisir. Tous n'offrent pas les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin.
Voici plusieurs fonctionnalités avancées à rechercher lorsque vous choisissez un fournisseur de services VoIP :

1) Transcription de la messagerie vocale en e-mail

Il ne sera pas surprenant d'apprendre que la messagerie vocale est une fonctionnalité clé que votre système téléphonique devrait avoir. Sans cela, vous risquez que les gens ne vous rappellent jamais après avoir manqué leur appel - et potentiellement perdre un client.
Cependant, trouver le temps de parcourir ces messages vocaux peut être délicat. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez faire transcrire vos messages vocaux et les envoyer directement dans votre boîte de réception. Vous n'avez pas besoin d'écouter le message pour répondre. Il suffit d'écouter la transcription de la messagerie vocale et d'avoir un journal permanent de l'objet de l'appel entrant.

2) Fonctionnalités de visioconférence

Les lieux de travail adoptent plus que jamais le travail à distance. Cela signifie que les entreprises recherchent des fournisseurs de systèmes téléphoniques hébergés qui proposent des vidéoconférences dans le cadre de leur forfait.
Votre PBX virtuel peut également servir d'outil de conférence pour votre équipe. Fini les add-ons pour la visioconférence comme Google Meet, Skype ou Zoom ! Assurez-vous simplement de vérifier que cette fonctionnalité est incluse dans le forfait que vous avez choisi.

3) Sécurité et fiabilité

La fiabilité des systèmes téléphoniques hébergés est une source de préoccupation pour de nombreuses entreprises qui découvrent la technologie cloud. Mais n'ayez crainte : les connexions VoIP sont tout aussi sécurisées (sinon plus) que les configurations filaires traditionnelles.
La clé est de choisir un fournisseur VoIP sécurisé, tel que Nextiva. Notre réseau a une disponibilité de 99,999 % et les connexions sont établies via des centres de données de classe opérateur. En d'autres termes : il est presque impossible pour quelqu'un de pirater la connexion et d'écouter vos appels téléphoniques.
Article connexe : La VoIP est-elle sécurisée ? Un regard approfondi sur la sécurité et le cryptage VoIP

4) Enregistrement d'appel

Qu'il s'agisse d' examens de progression individuels ou de formation, l'enregistrement des appels peut vous aider à surveiller les interactions avec les clients. Vous constaterez peut-être qu'un commercial a un taux de conclusion inférieur à celui des autres, par exemple.
Utilisez leurs enregistrements d'appels pour déterminer pourquoi cela pourrait se produire. Vous constaterez peut-être qu'ils n'expliquent pas l'un de vos USP, ce qui contribue à leur faible taux de conclusion.

5) Analyse des appels en temps réel

Demandez à la plupart des entreprises à quel point leurs équipes sont efficaces et elles auront du mal à le savoir. Les systèmes téléphoniques traditionnels prennent simplement les appels entrants et les associent à un téléphone de bureau - c'est tout. Aucune statistique supplémentaire n'est disponible.
Cependant, certains systèmes téléphoniques hébergés offrent une analyse des appels en temps réel. Cela signifie que vous pouvez rendre compte de l'efficacité de vos équipes avec des données réelles, telles que :

• Appels entrants
• Appels totaux
• Appels répondus
• Appels manqués
• Appels sans frais
• Appels internes/externes
• Temps de conversation
• Appels internationaux
• Appels de messagerie vocale
• Appels en file d'attente

6) Les standards automatiques

Vous n'avez pas besoin d'un réceptionniste pour filtrer et renvoyer les appels entrants si votre fournisseur de téléphonie hébergé propose des standards automatiques . Ce message automatisé demande pour quoi un appelant a besoin d'aide et le transmet à la personne la plus pertinente.
Également connu sous le nom de serveur vocal interactif (SVI), ce système d'acheminement des appels fait gagner du temps à tout le monde. Vous pouvez configurer des règles pour le système en ligne. Ainsi, si quelqu'un appelle votre numéro de téléphone professionnel et appuie sur #2 pour un agent de support client, vous avez déjà des règles pour savoir quelle ligne d'agent sonnera.
(Si vous avez un centre d'appels , vous pouvez même choisir de faire sonner les lignes d'un groupe d'agents. Le système téléphonique hébergé les envoie au prochain agent disponible.)

7) Superbe qualité d'appel

Une préoccupation commune pour les entreprises qui passent à un système téléphonique basé sur VoIP est la qualité des appels . Ils supposent que parce que les connexions ne sont pas câblées (et que les connexions Internet peuvent être instables), la qualité en souffrira.
Ce n'est pas vrai. En fait, les appels VoIP hébergés sont beaucoup plus clairs que les lignes téléphoniques traditionnelles. Vous aurez besoin d'une connexion Internet décente d'au moins 100 Kbps, mais la plupart des FAI fournissent au moins cent fois cela (10 Mo). Cela signifie que vous êtes probablement déjà configuré pour passer et recevoir des appels de haute qualité via un système téléphonique virtuel, même si vous effectuez des appels longue distance.

Prêt à passer à un système téléphonique hébergé ?

Il ne fait aucun doute qu'un système téléphonique hébergé est la voie à suivre. L'époque des fils de cuivre créant des labyrinthes autour de votre bureau et de la technologie fatiguée qui doit être remplacée tous les quelques mois est révolue depuis longtemps.
Mais n'oubliez pas de vérifier que votre nouveau fournisseur de services téléphoniques offre les fonctionnalités avancées dont vous avez besoin. De cette façon, toute votre entreprise n'aura pas à gérer des systèmes téléphoniques obsolètes et coûteux qui envahissent tout le bureau.
Le prix de notre système de téléphonie cloud (qui comprend toutes ces fonctionnalités) commence à partir de seulement 20,95 $ par utilisateur et par mois. Vous seriez fou de passer à côté. Réservez une démo aujourd'hui.