Embauche ou externalisation : qu'est-ce qui convient le mieux aux besoins de votre entreprise ?

Les deux options ont leurs avantages. Ce que vous choisissez dépend de quelques facteurs.

Chaque chef d'entreprise souhaite que son entreprise grandisse et se développe, mais une entreprise ne peut se développer qu'à un certain point avant de faire face à une pénurie de personnel.

Lorsque cela se produit, les entreprises ont deux options : embaucher du personnel ou sous-traiter, et chacune a ses avantages et ses inconvénients.

Que vous soyez un fondateur de startup ou un dirigeant de petite ou moyenne entreprise (PME) confronté à ce choix, cela peut être une décision difficile à prendre. Pour vous aider à choisir, nous avons interrogé plus de 1 000 professionnels de PME qui ont acheté ou commandé un service éligible au cours des 18 derniers mois*. Chacun a dépensé au moins 10 000 $ pour son engagement de service le plus récent.

Quels types de services les PME sous-traitent-elles généralement ?

Dans l'enquête, nous avons demandé aux professionnels en charge des achats de services quels types ils ont le plus récemment externalisés dans les cinq catégories suivantes (organisées du plus sous-traité au moins).

1. Conception et développement

Trente-deux pour cent des entreprises interrogées ont récemment engagé un fournisseur de services pour un logiciel personnalisé ou un projet de développement Web. Il s'agit d'une vaste catégorie qui comprend :

• Développement de logiciels personnalisés

• Développement d'applications mobiles

• Conception de l'expérience utilisateur

• Production vidéo

• création de sites web

• développement web

Que votre entreprise travaille ou non dans le domaine de la technologie, vos clients attendent toujours une expérience moderne de votre site Web, de vos applications mobiles et des autres outils et offres fournis. Mais vous avez très probablement besoin d'un développeur, d'un concepteur ou d'un chef de projet pour maintenir de tels projets sur la bonne voie ou pour les terminer.

L'embauche d'un fournisseur de services de développement et de conception signifie que vous obtenez toute l'équipe dont vous avez besoin pour le temps dont vous en avez besoin. Et cette équipe a l'habitude de travailler ensemble, a déjà son propre processus et est prête à démarrer tout de suite.

2. Intelligence des données

Parmi les entreprises interrogées, 28 % ont engagé un prestataire de services pour leur dernier projet de data intelligence. Ces fournisseurs utilisent les données de votre logiciel de comptabilité, de vos analyses Web et d'autres sources pour découvrir des informations qui aident les entreprises à prendre de meilleures décisions. Les fournisseurs de services de renseignement sur les données comprennent :

• Analyse des données

• L'intelligence d'entreprise

• Intelligence artificielle

• Apprentissage automatique

L'externalisation de l'intelligence des données est logique pour la plupart des PME, car elles n'ont souvent pas le budget pour embaucher un data scientist à temps plein. Un employé interne aussi recherché et précieux peut réduire considérablement votre budget personnel.

Lorsque vous externalisez cette fonction commerciale, vous avez accès non seulement à un data scientist, mais à une équipe d'experts avec des années d'expérience pour un prix inférieur.

3. Services en nuage

Le cloud est l'avenir de la technologie et nécessite des compétences spécialisées. Vingt et un pour cent des professionnels des PME interrogés ont externalisé les services cloud pour leur contrat de service le plus récent. Ces services peuvent être divisés en deux grandes catégories :

• Conseil en nuage

• IaaS

Les fournisseurs de conseil en cloud aident les entreprises à migrer d'une infrastructure matérielle plus ancienne vers une infrastructure de cloud computing moderne. Les fournisseurs d'infrastructure en tant que service (IaaS) fournissent et gèrent des services cloud pour le compte de leurs clients.

Les PME peuvent être en mesure de gérer ce travail en interne, mais en raison des compétences spécialisées requises, même les membres de l'équipe technique peuvent avoir besoin d'une formation dédiée.

4. Finances

Dans notre enquête, 11 % des personnes interrogées ont récemment externalisé une fonction financière, notamment :

• Comptabilité

• Paie

Alors que l'argent est la pierre angulaire de toutes les entreprises, ce n'est pas la compétence de base pour la plupart. Obtenir les bons livres n'est pas quelque chose que vous voulez laisser au hasard.

L'externalisation de toutes les tâches comptables ou même simplement de la paie à un cabinet comptable donne à de nombreux dirigeants de PME l'assurance que leurs finances sont gérées par des professionnels qui réduisent leur risque potentiel de sanctions ou d'audits.

L'embauche d'un comptable interne est une option, mais peut coûter plus cher et n'offre pas toujours les avantages d'avoir une équipe d'experts financiers ayant des connaissances spécialisées en paie, en fiscalité et en intelligence d'affaires pour fournir les services pertinents et nécessaires.

5. Marketing et publicité

Enfin, 8 % des professionnels des PME interrogés ont récemment externalisé des fonctions de marketing ou de publicité, telles que :

• Publicité

• l'image de marque

• Le marketing numérique

• Service complet numérique

• référencement

• Marketing des médias sociaux

• Analyses marketing

Le marketing et la publicité ont radicalement changé avec chaque nouveau canal de marketing numérique qui s'ouvre. Qui aurait cru que nous créerions et partagerions nos propres vidéos aux débuts d'Internet ?

Cela signifie que, pour constituer une équipe interne, vous avez besoin d'un large éventail de compétences qui peuvent entraîner l'embauche de plus de personnes que vous ne le pensiez.

L'externalisation de cette fonction commerciale à un tiers donne plutôt aux PME une équipe marketing complète pour une fraction du coût et du temps qu'il faudrait pour constituer une équipe complète par elles-mêmes.

3 questions pour vous aider à choisir entre l'embauche et l'externalisation

Voici trois choses à considérer lorsque vous décidez si vous devez embaucher du personnel ou sous-traiter à un fournisseur de services.

1. Quel type de soutien recherchez-vous ?

La raison générale pour laquelle vous envisagez d'externaliser ou d'embaucher est que vous avez du travail que votre équipe actuelle ne peut pas gérer. Mais est-ce parce que votre équipe n'a pas les compétences pour faire le travail, ou manque-t-elle simplement de bande passante ? Ces réponses devraient éclairer votre décision.

Dans notre enquête, 44 % des professionnels des PME ont externalisé parce qu'ils n'avaient pas la bande passante mais avaient l'expertise. C'est souvent le cas dans les secteurs de la technologie et de la comptabilité.

La comptabilité est saisonnière, avec une forte poussée de travaux importants effectués pendant la saison des impôts. Les cabinets comptables peuvent augmenter leur personnel en externalisant pour gérer une charge de travail accrue.

En technologie, la plupart du travail pour un nouveau projet se produit au début pendant son développement, mais une fois que le projet est en ligne, la charge de travail diminue considérablement.

Un autre 31 % des PME interrogées ont externalisé parce qu'elles manquaient d'experts dans leur équipe mais avaient la bande passante. Presque toutes les entreprises ont besoin d'une présence en ligne, certaines ont besoin d'applications mobiles pour offrir la meilleure expérience utilisateur à leurs clients, et la plupart ont besoin de publicité et de marketing. Mais pour de nombreuses entreprises, aucune des compétences associées à ces besoins ou tâches n'est directement liée à leurs valeurs fondamentales ou à leurs capacités de dotation.

Si une entreprise se concentre sur la vente de meubles en ligne, cela dépend de beaucoup de technologie, mais il s'agit essentiellement de meubles. Les employés de cette entreprise ne connaissent peut-être pas HTML de JavaScript, et l'externalisation peut combler ce manque de connaissances avec des personnes qualifiées. De nombreuses PME n'ont pas le budget ou la charge de travail pour des équipes de développement, d'analyse commerciale, de comptabilité ou de marketing à temps plein, ce qui fait de l'externalisation la meilleure option.

2. Quel est votre budget ?

Une autre chose importante à considérer lorsque vous décidez d'externaliser ou d'embaucher est votre budget. La plupart des fournisseurs de services tiers ont plusieurs modèles et niveaux de tarification en fonction des services dont vous avez besoin.

Dans notre enquête, les dépenses moyennes d'un contrat de service étaient de 73 821 $, et seulement 21 % ont dépensé 100 000 $ ou plus.

Le prix que vous payez dépend du type de fournisseur de services que vous embauchez. Voici quelques modèles de tarification typiques pour différents types de fournisseurs :

• Développement, conception et services cloud

  • Forfait pour l'ensemble du projet

  • Tarification horaire qui tient compte de chaque heure travaillée

  • Modèle d'abonnement mensuel, généralement pour la maintenance ou d'autres tâches régulières bien définies

• Intelligence d'affaires, apprentissage automatique et autres types d'intelligence de données

  • Taux forfaitaire par projet ou taux horaire pour un seul projet ayant un point final

  • Modèle d'abonnement mensuel pour des rapports et une assistance réguliers

• Publicité et marketing

  • Tarif forfaitaire par projet ou tarif horaire

  • Tarification basée sur la performance, qui tient compte de la performance de l'agence

• Paie

  • Tarification basée sur le type de services dont vous avez besoin (dépôt direct, suivi PTO, aide fiscale), le nombre d'employés que vous avez et la fréquence de votre période de paie

• Comptabilité

  • Modèle d'abonnement mensuel pour l'aide au jour le jour, comme la comptabilité

  • Frais supplémentaires pour des services supplémentaires tels que les conseils, les rapports ou les prévisions

3. Quel est votre calendrier souhaité ?

La prochaine chose à considérer est la durée que vous voulez que votre nouvelle initiative prenne. Trouver le bon fournisseur de services ou les bons nouveaux employés peut prendre du temps.

Combien de temps avez-vous besoin d'assistance pour votre projet/fonction ?

Près des deux tiers des engagements de service sont contractés pour un an ou moins, et 39 % des PME avaient un contrat de six mois ou moins. La durée du contrat dépend de la complexité de votre nouveau projet et si vous aurez besoin d'un soutien à long terme.

Par exemple, si vous externalisez la paie, la comptabilité ou votre infrastructure cloud, vous avez besoin de contrats à long terme car ces fournisseurs prennent en charge les fonctions commerciales courantes. D'un autre côté, le travail de développement d'une nouvelle application mobile ou de lancement d'une campagne publicitaire peut ne durer que des mois. Mais vous aurez peut-être besoin d'un support technique à long terme pour la nouvelle application. Une fois le développement terminé, vous pouvez décider d'externaliser ou d'embaucher ce support.

En combien de temps avez-vous besoin de travailler sur votre projet/fonction ?

Il faut un certain temps pour trouver le bon fournisseur de services et signer un contrat. Le temps moyen passé par les PME à rechercher et à choisir un fournisseur de services dans notre enquête était de 3,7 mois. Seulement 14 % ont pris moins d'un mois et 16 % six mois ou plus.

Ce n'est qu'après la signature du contrat que les travaux peuvent commencer, alors assurez-vous d'en tenir compte dans votre calendrier.

Si vous cherchez à embaucher du personnel en interne, cela prend également du temps. Vous devez créer une description de poste compétitive pour vous assurer de trouver et de conserver un poste très performant. Si votre service RH n'est pas prêt à embaucher, vous aurez peut-être besoin d'un logiciel de recrutement pour rationaliser le processus.

Les nouvelles recrues doivent également être intégrées et formées avant de pouvoir commencer à travailler sur votre nouveau projet.

Atténuez vos problèmes de pénurie de personnel et développez votre activité grâce à l'externalisation

Pour de nombreuses PME, l'externalisation est une excellente option pour que tout fonctionne correctement pendant leur croissance. Les nouvelles initiatives nécessitent souvent des compétences que votre équipe ne possède pas, et un fournisseur de services professionnel qui a déjà travaillé avec des centaines de clients ayant des besoins comme les vôtres peut démarrer votre nouveau projet.

Même si vous prévoyez d'embaucher des employés internes plus tard, l'externalisation peut être une solution temporaire pour lancer une nouvelle initiative dans la bonne direction avec les conseils de professionnels expérimentés.