VoIP conforme à la loi HIPAA : pourquoi il est essentiel de protéger la vie privée des patients

Dans le secteur de la santé aux enjeux élevés, où les données des patients ont plus de valeur que les informations de carte de crédit, protéger votre entreprise contre les cybermenaces n'est pas seulement judicieux ; c'est un impératif.

Alors que les établissements de santé se tournent vers des communications basées sur le cloud telles que la voix sur protocole Internet (VoIP), comprendre et mettre en œuvre les moindres détails de la conformité HIPAA n'est pas négociable.

Nous sommes là pour vous guider à travers les aspects clés des services VoIP conformes à la HIPAA, vous aidant à maintenir les normes de confidentialité les plus élevées, à éviter des pénalités importantes et à renforcer la confiance avec vos patients et vos fournisseurs grâce à une sécurité renforcée des données.

Qu'est-ce que la loi HIPAA et qui doit s'y conformer ?

Promulguée par le Congrès américain en 1996, la HIPAA est la Health Insurance Portability and Accountability Act. Il garantit la confidentialité et la sécurité des informations privées sur les soins de santé et les patients sous toutes leurs formes, notamment sous forme électronique.

C’est là que les services VoIP compatibles HIPAA deviennent pertinents.

Toutes les technologies VoIP utilisées dans le secteur de la santé doivent être conformes aux normes HIPAA, garantissant ainsi que les informations sur les patients partagées sur ces plateformes restent sécurisées et confidentielles.

Mais qui doit s’y conformer ? Toute organisation qui gère des informations de santé électroniques protégées (ePHI ou PHI). Cela inclut les prestataires de soins de santé et les centres d’information, les régimes de santé et toutes les entreprises associées.

Plus important encore, la conformité HIPAA n’est pas facultative.

Il s'agit d'une exigence légale qui est principalement appliquée par le Bureau des droits civils (OCR) du ministère américain de la Santé et des Services sociaux.

En adhérant aux normes HIPAA, les prestataires de soins de santé préservent l'intégrité du secteur de la santé et protègent les informations des patients qui peuvent facilement être utilisées pour commettre des délits tels que le vol d'identité.

Types de communications couverts

La conformité HIPAA couvre un large spectre de communication. Voici des approches suggérées pour les canaux de communication populaires en matière de soins de santé.

• Appels téléphoniques : HIPAA exige que tous les appels téléphoniques, en particulier les conversations VoIP, soient sécurisés et confidentiels lorsque vous discutez de PHI. Implémentez le cryptage dans votre système téléphonique VoIP pour empêcher tout accès non autorisé.
• Messages texte SMS : les messages texte contenant des PHI doivent être cryptés et envoyés sur un réseau protégé. L'expéditeur doit également s'assurer que le destinataire est autorisé à recevoir ces informations.
• Télécopies : la télécopie sur VoIP implique la transmission et la réception de télécopies via un réseau IP, plutôt que d'utiliser le service téléphonique public traditionnel. La conformité HIPAA pour les fax électroniques doit être cryptée, stockée en toute sécurité et inaccessible aux personnes non autorisées.
• Communication d'équipe : cela inclut la communication interne telle que le courrier électronique, la messagerie instantanée et d'autres outils de collaboration numérique. La réglementation HIPAA exige que ces outils soient sécurisés et que les PHI ne soient accessibles que par le personnel autorisé. Des audits doivent être effectués pour suivre les contrôles d’accès et le partage des PHI au sein des équipes. Les journaux d’audit doivent également être conservés dans des dossiers.
• Vidéoconférence : à mesure que la télésanté gagne en popularité, la HIPAA s'attend à ce que les outils de vidéoconférence respectent certaines conditions de sécurité, notamment le cryptage de bout en bout et l'authentification sécurisée des utilisateurs, et à ce que les PHI discutés ne soient pas interceptés ou accessibles par des parties non autorisées.
• Messages vocaux : HIPAA s'étend également aux messages vocaux. Les systèmes de messagerie vocale doivent être sécurisés et l'accès doit être contrôlé et limité au personnel autorisé uniquement. Les PHI transmis par messagerie vocale doivent également être cryptés.

Risques de non-conformité

Les conséquences commerciales de la non-conformité vont au-delà des amendes, pouvant potentiellement nuire à votre réputation à long terme. Une violation de la vie privée des patients peut entraîner une crise de relations publiques et des poursuites judiciaires pouvant avoir de graves conséquences sur la situation financière de votre entreprise.

Les exemples les plus courants de violations de la HIPAA incluent le manque de cryptage, le piratage, l'accès non autorisé, la perte ou le vol d'un appareil de l'entreprise, la destruction des PHI et l'accès aux PHI à partir d'un emplacement non sécurisé.

Prenez la conformité HIPAA au sérieux pour éviter les sanctions suivantes.

Amendes : les violations de la HIPAA sont classées par niveau, les amendes commençant à 137 $ et pouvant atteindre 2 millions de dollars.

Les violations de niveau 1 vont de 100 $ à 50 000 $, jusqu'à un maximum de 25 000 $ par an.

Le niveau le plus sévère des sanctions HIPAA commence à 50 000 $ par violation, jusqu'à un maximum d'environ 2,1 millions de dollars par an, les amendes changeant chaque année pour tenir compte des ajustements au coût de la vie.

Des cas récents de violations de la HIPAA et les amendes associées peuvent être trouvés ici .

Des sanctions civiles HIPAA sont infligées aux personnes qui n'ont pas commis la violation avec une intention malveillante. Des sanctions pénales, quant à elles, sont prononcées contre les individus si la violation a été commise avec une intention criminelle.

Mauvaise expérience client

Les patients qui estiment que leurs informations personnelles sur la santé ne sont pas traitées de manière sécurisée ou confidentielle ont du mal à faire confiance à leurs prestataires de soins de santé. Cela peut affecter les taux de rétention des patients et diminuer leur volonté de partager les informations nécessaires à un traitement efficace.

Réputation de la marque ternie

Les violations de la HIPAA se propagent rapidement et entraînent souvent une publicité négative. Une mauvaise gestion des données des patients peut rapidement nuire à votre réputation de prestataire de soins de santé de confiance et affecter négativement la perception du public de votre entreprise en termes de fiabilité, de fiabilité et d'intégrité globale.

Poursuites et règlements financiers

Le non-respect de la loi HIPAA peut entraîner des poursuites judiciaires de la part des patients ou des groupes concernés. Les poursuites judiciaires impliquent des frais juridiques coûteux et des règlements potentiels et détournent beaucoup de temps et de ressources de votre activité de soins de santé.

La majorité des amendes pour violation proviennent de colonies. De plus, une bataille juridique publique ne fera que ternir davantage votre réputation et votre crédibilité dans le domaine de la santé.

Garder une longueur d'avance sur la conformité HIPAA

Mettez en œuvre les étapes suivantes pour aider votre équipe à rester conforme à la HIPAA lors des communications quotidiennes dans votre entreprise de soins de santé.

Le maintien de ces normes démontre votre engagement envers la confidentialité des patients et crée une culture de conformité et de respect qui se propage à tous les niveaux de votre organisation.

Exécuter un accord de partenariat commercial (BAA) : mettez en œuvre un BAA avec tous les fournisseurs qui gèrent vos PHI. Cet accord est un document juridiquement contraignant qui garantit la confidentialité et la sécurité des PHI, comme l'exige la HIPAA.

Chiffrez vos communications : le cryptage est un élément non négociable de la conformité HIPAA. Toutes les formes de communication électronique contenant des PHI, y compris les e-mails, les SMS et les appels VoIP, doivent être cryptées pour empêcher tout accès non autorisé pendant la transmission.

Utilisez des outils de communication professionnels approuvés : le choix de plateformes et d'outils de communication conformes à la loi HIPAA garantit que les données de vos patients restent sécurisées et privées à tous les points de transmission. Ces outils disposent d'une sécurité intégrée qui répond aux directives HIPAA.

Maintenir des journaux d’appels précis : il est essentiel de conserver des journaux détaillés de toutes les communications PHI. HIPAA exige que vous conserviez des enregistrements de la communication, ainsi que des détails contextuels tels que la date, l'heure et les parties impliquées.

Désactivez les fonctionnalités non conformes : si votre plate-forme de communication comprend des fonctionnalités qui ne sont pas conformes à la norme HIPAA, désactivez-les avant utilisation. Méfiez-vous des fonctionnalités qui ne cryptent pas les messages ou des fonctions d'enregistrement des appels qui ne répondent pas aux normes HIPAA.

Éduquez votre équipe : Le fait est que les employés négligents sont responsables de 61 % des violations de données dans le secteur de la santé. Assurez-vous que vos professionnels de la santé restent informés des normes HIPAA et des mises à jour annuelles.

La HIPAA devrait introduire des exigences plus strictes en matière de cybersécurité en 2024. Ces changements visent à répondre aux menaces croissantes au sein du secteur de la santé et à garantir la protection des informations des patients.

Pour se préparer à ces changements, votre équipe doit commencer par examiner les protocoles actuels de cybersécurité et de confidentialité et identifier les domaines qui doivent être renforcés.

Investir dans la formation et l’éducation aide votre équipe à comprendre l’importance de la HIPAA et à utiliser correctement les outils de communication.

Enfin, puisque les attaques de phishing représentaient 45 % de toutes les violations de données de santé en 2021, il est essentiel de former votre personnel à reconnaître et signaler correctement ces incidents.

VoIP conforme à la HIPAA : la meilleure plate-forme de communication pour les soins de santé est là

Compte tenu de la nature sensible des communications en matière de soins de santé, une solution robuste, sécurisée et fiable est essentielle. Les services VoIP conformes à la loi HIPAA de Nextiva se distinguent comme une solution évolutive pour de nombreux cabinets médicaux en Amérique du Nord.

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À l’avenir, l’intégration technologique dans les soins de santé ne montre aucun signe de ralentissement.

À l’heure où les nouvelles technologies telles que l’IA sont appelées à remodeler encore davantage les soins de santé, la nécessité de sécuriser les données des patients sur toutes les plateformes, de reconnaître les risques de non-conformité et de garder activement une longueur d’avance avec des stratégies globales n’a jamais été aussi importante.

Les prestataires de services de santé doivent être proactifs pour respecter les réglementations en vigueur et se préparer aux avancées et défis futurs en matière de protection des données des patients. C'est la clé pour maintenir la confiance et respecter les normes les plus élevées du secteur de la santé.

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