Un guide de démarrage rapide pour gérer des équipes de conception Web et de création Web à distance

Avec plus de la moitié de 2021 derrière nous, vous avez été inondé d'un flux de contenu lié au monde de la main-d'œuvre distante et hybride et, bien sûr, d'une saine expression de l'expression « des temps sans précédent ».

Zoomons sur un type d'équipe qui a vu l'une des plus fortes augmentations de son travail en conséquence : la conception de sites Web.

Dans ce blog, nous fournirons un guide de démarrage rapide pour gérer une équipe de conception Web à distance et comment utiliser les outils de gestion de projet pour relever certains de leurs plus grands défis.

Même avant l'épidémie de pandémie de 2020, les sites Web étaient en demande, que ce soit pour de nouvelles entreprises ou, au contraire, pour repenser la stratégie marketing des entreprises existantes.
Un nombre important d'entreprises sont passées au Web en 2020. GoDaddy, la principale plate-forme d'hébergement Web, a enregistré une augmentation de 48 % du nombre de nouveaux abonnés payants de février à avril, avec près de 17 % de part de marché.

Cela a marqué le début d'une tendance continue qui fait des vagues dans la main-d'œuvre. Pour répondre à la demande de création de sites Web, de conception et de tous les besoins de marketing numérique, le besoin de concepteurs de sites Web et d'équipes de soutien augmente également. Selon le Bureau of Labor Statistics des États-Unis, les perspectives d'emploi des développeurs Web et des concepteurs numériques pour les dix prochaines années sont de 8 %, bien plus rapides que la moyenne.

Une équipe Web ou une équipe de conception et de création Web nécessite un ensemble de compétences impressionnant et souvent de nombreuses ressources humaines pour collaborer efficacement et produire des résultats époustouflants et conviviaux.

Parmi les membres de l'équipe, il y aura des experts dans tous les domaines, depuis la stratégie et la planification, la gestion de projet, la conception d'interface utilisateur et la conception graphique, jusqu'à la technologie Web et la production de sites.

Chacun de ces rôles s'accompagne de styles de travail et de flux de travail spécifiques.

Maillage et gestion de tous les acteurs clés tout en maintenant une communication claire et en ne perdant pas de vue l'objectif n'est pas un exploit facile à accomplir. Cela est particulièrement vrai si chaque membre de l'équipe ou sous-équipe s'appuie sur une méthode totalement unique pour planifier, compléter, mesurer et rendre compte de son travail. Ajoutez quelques membres de l'équipe travaillant en interne, à domicile ou des pigistes - vous avez tout à fait le potentiel de hoquet à venir.

C'est là qu'interviennent les outils de gestion de projet. Lorsque vous travaillez avec des équipes distantes, le logiciel de gestion de projet en ligne est le meilleur moyen de rassembler tout le monde et leurs flux de travail en un seul endroit tout en minimisant ou en éliminant le temps perdu sur les mauvaises communications et les tâches manuelles.

Même à partir de la description abrégée d'une équipe de conception Web à distance, il est facile de voir la vérité derrière le vieil adage "Le diable est dans les détails".

Dans ce guide de démarrage rapide pour la gestion d'équipes de conception Web à distance, notre objectif est de vous donner une base stable pour vous aider à évaluer et à comprendre les considérations uniques pour votre ou vos équipes. Et, bien sûr, nous vous suggérerons également des outils et des fonctionnalités de premier ordre qui peuvent vous aider à démarrer et à maintenir votre succès.

Commençons.

Que vous soyez un chef de projet chevronné, un membre d'équipe ou peut-être un spécialiste de l'acquisition de talents créant une équipe de conception Web à distance, il est important d'avoir une vision claire et de comprendre avec qui et avec quoi vous travaillez. Commencez par vous poser ces questions qui peuvent vous aider à élaborer votre stratégie :

• Quelle expérience chaque membre de l'équipe apporte-t-il à la table ? Travaillez-vous principalement avec des professionnels juniors, de niveau intermédiaire ou senior ?
  
  
• Combien de points de contact comptez-vous avoir avec les autres équipes de l'organisation ? Les rédacteurs seront-ils en contact direct avec les webdesigners ? Quels chemins de communication et d'approbation sont en place avant de les ajouter à une page Web ?

• Quels outils sont essentiels au succès de votre équipe de conception Web ? Ce type de question peut vous aider à décider ou à réduire votre pile technologique existante.

• Quelles sont les responsabilités, le calendrier et la capacité de travail de chaque membre de l'équipe ? Ces trois domaines peuvent être fortement affectés par le travail à distance, et il est crucial que ces informations puissent être comprises par tous les membres de l'équipe et même accessibles en un coup d'œil.

Il y a sûrement plus de questions que vous pouvez poser et évaluer. Néanmoins, ceux-ci peuvent créer un cadre pour développer des flux de travail efficaces et déterminer le meilleur outil de gestion de projet pour votre équipe de conception Web, que nous aborderons plus en détail dans la section suivante.

L'une des fonctions les plus importantes de la conception est de résoudre les problèmes des utilisateurs de manière créative, ce qui peut être encore plus difficile dans le cas d'équipes de conception à distance. Les réunions et les synchronisations offrent une opportunité d'étirer l'imagination des coéquipiers et de développer des systèmes essentiels pour réussir.

Comment y parvenir sans les salles de réunion, les tableaux blancs et le confort d'une réunion en face à face ? Voici quelques éléments à garder à l'esprit :

• Incluez les bonnes personnes, pas toutes les personnes . Si votre équipe ou votre organisation est passée dans un environnement de travail à distance ou hybride, le nombre d'heures consacrées aux réunions a sûrement augmenté pour tout le monde. Soyez stratégique et attentif à savoir qui doit participer à une réunion réelle et avec qui vous pouvez partager des mises à jour contextuelles sur votre plateforme de flux de travail dédiée.

• Ayez toujours un ordre du jour clair, même pour les séances de brainstorming . Le temps est encore plus essentiel avec la dure réalité de la « fatigue du zoom ». En tant qu'organisateur de réunion, assurez-vous d'inclure un bref ordre du jour avec votre invitation à la réunion et de vous y tenir pendant la réunion. Cela vous aidera à « mettre une épingle » rapidement dans les idées qui surgissent lors de la réunion mais qui devraient être abordées à un autre moment.

• Enregistrez les appels vidéo pour les choses les plus importantes . Avant de programmer une autre réunion de mise à jour de statut, demandez-vous si vous pourriez mieux la communiquer sur une autre plate-forme, comme un chat ou un fil de mise à jour où tout le monde peut le voir. Utilisez les réunions pour des choses plus complexes, comme expliquer un nouveau processus ou résoudre des problèmes.

• Tenez compte de la durée et de la fréquence de vos réunions debout . Bien que les réunions quotidiennes puissent être la norme ou la tradition, réfléchissez à ce qui convient le mieux à votre équipe. Par exemple, Caitlin Wagner, Senior Design Manager chez InVision, a déclaré que son équipe avait décidé de faire bouger les choses : "... Au lieu de cela, l'équipe a établi une cadence de stand-ups de 30 minutes le lundi/mercredi, des critiques de conception d'une heure le mardi/jeudi, et une "heureuse demi-heure" le vendredi pour parler de sujets décidément non liés au travail.

Le travail à distance peut mettre en lumière des problèmes sur le lieu de travail ou être l'occasion de renforcer ou de développer une culture d'entreprise existante. En tant que responsable de la conception à distance, vous avez la possibilité d'être une extension de cela lorsque vous gérez votre équipe. Voici quelques façons de promouvoir une culture positive du travail à distance :

• Organisez des ateliers et des hackathons . Il est important de prévoir du temps pour des sessions en dehors du travail de routine pour aider votre équipe à acquérir de nouvelles compétences, à résoudre des problèmes ou même simplement à consacrer du temps à un projet ou à une initiative qui est en veilleuse depuis un certain temps. Pour les rendre plus attrayants, vous pouvez inviter un conférencier invité ou demander à l'un des membres de l'équipe de planifier les sessions. Ces activités refléteront également l'intérêt de votre organisation pour le développement professionnel et personnel de ses employés.

• Faites une intégration virtuelle de premier ordre . Rejoindre une nouvelle équipe à distance peut parfois laisser les nouvelles recrues mal à l'aise, déconnectées ou dépassées. Voici six bonnes pratiques pour une excellente intégration virtuelle :
  • Commencez l'expérience d'intégration avant le Jour 1 . Il est essentiel que vos nouvelles recrues se sentent les bienvenues avant qu'elles ne se « connectent » pour la première fois. Envisagez d'envoyer un paquet de bienvenue avec des documents tels que des manuels d'entreprise, un premier aperçu de leur plan d'intégration et du swag de l'entreprise.
  • Préparez un calendrier d'intégration et un guide de ressources . Faites en sorte que la première semaine ou les deux premières semaines des nouvelles recrues soient aussi fluides que possible avec un plan qui leur explique tout, qui ils rencontreront, les informations importantes et les ressources avec lesquelles ils devraient commencer à se familiariser. Chez monday.com, chaque nouvelle recrue dispose d'un tableau d'intégration spécial avec ce type de matériel.

• • Attribuez un « copain ». Affecter un collègue serviable qui n'est pas un responsable direct accomplit deux choses à la fois : le nouvel employé reçoit de l'aide pour les entrées et sorties liées au travail et autres et établit immédiatement une connexion avec son équipe. monday.com a également des amis désignés pour toutes les nouvelles recrues.

• • Incorporez-les tout de suite avec une tâche simple. L'un des principaux facteurs de stress que peuvent avoir les nouvelles recrues est le sentiment de ne pas savoir sur quoi travailler en plus de leurs lectures et des réunions d'introduction. En plus de leurs tâches administratives RH ou de configuration informatique, confiez-leur une tâche simple qui contribue à un objectif d'équipe afin qu'ils se sentent impliqués et renforcent leur confiance.

• • Organisez des sessions de formation virtuelles. Bien que les guides écrits et visuels comme les decks et les manuels aient leur place, assurez-vous d'inclure quelques sessions de formation en direct et enregistrées pour vos nouvelles recrues, en particulier lorsqu'il s'agit d'utiliser des outils et des logiciels spécifiques.

Le travail à distance peut poser un défi au leadership lorsqu'il s'agit de gérer des relations de travail qui ne sont plus en face à face. Les pannes de communication et les écarts d'horaire de travail peuvent causer de véritables maux de tête. Voici quelques recommandations :

• Gardez la communication ouverte. Faites savoir à vos coéquipiers ou signalez que vous êtes disponible pour des préoccupations et des conseils tout en définissant des attentes sur ce que vous pouvez offrir et quand les moments et les méthodes appropriés sont pour cela. Par exemple, les préoccupations concernant le développement professionnel pendant le travail à distance ne devraient pas être un chat Slack.

• Accroître la reconnaissance des employés. Avec moins ou pas de temps de bureau et des préoccupations concernant la surcharge des e-mails, la reconnaissance des employés peut être quelque chose qui est mis de côté pour certaines équipes distantes. Nous vous encourageons à trouver des façons créatives d'aborder cela, qu'il s'agisse de dédier une chaîne Slack aux célébrations et aux reconnaissances ou de créer une newsletter. Faire savoir aux employés qu'ils sont appréciés est très utile.

• Soyez un champion de l'équilibre travail-vie personnelle. Assurez-vous de faire savoir que l'équilibre travail-vie personnelle de votre équipe est compris et prioritaire. Vous pouvez montrer l'exemple lorsqu'il s'agit d'établir votre propre horaire et de vous adapter à ceux des autres.

• Évitez la microgestion. Bien gérer à distance nécessite une planification réfléchie et de la confiance. Pour avoir une image plus claire de ce sur quoi votre équipe travaille en un coup d'œil tout en pouvant laisser des commentaires et des questions, vous pouvez utiliser un modèle comme celui-ci de monday.com.

Nous pourrions laisser une triple menace aux stars d'Hollywood, mais nous pensons qu'il est préférable de le faire par des équipes intelligentes de conception et de création Web à distance. Pour démarrer rapidement de nouveaux projets, tirer le meilleur parti du travail existant de votre équipe et assurer la cohérence et la qualité, nous vous recommandons d'utiliser un Work OS.

Il va sans dire que les concepteurs et créateurs de sites Web travaillent rarement seuls, avec toute la recherche et le développement nécessaires à un projet. Un Work OS démocratise la puissance des logiciels afin que les organisations puissent facilement créer des applications et des outils de gestion du travail adaptés à leurs besoins au lieu d'être contraintes par les limites des outils de gestion de projet traditionnels. Voici quelques fonctionnalités de monday.com Work OS qui sont parfaites pour les équipes de conception Web distantes :

• Mises à jour en direct de l'état et de la chronologie : les plans de projet de projets de conception complexes incluront souvent d'autres sources professionnelles telles que des développeurs ou des chefs de produit. monday.com donne aux équipes la possibilité d'informer les parties prenantes ou les clients concernés de l'état de chaque tâche et de l'état d'avancement du projet pour aider à concrétiser les objectifs du projet.

• Des canaux distincts pour chaque itération ou projet : avec les membres de votre équipe de conception Web travaillant sur différentes parties d'un projet à partir de différents emplacements ou appareils, il est crucial de séparer un projet en canaux, soit par sujet, par dates d'itération ou par quelles tâches doivent être accomplies. . En ayant ces informations et ce plan dans une chronologie ou un calendrier accessible à tous, il y a moins de marge d'erreur et moins de temps perdu. Cela étant dit, vous pouvez gérer les actifs partagés avec quelque chose comme ce modèle de gestion des actifs numériques.
  

• Communication en temps réel et contextuelle : tout processus de conception Web sera façonné par le partage d'idées, de réflexions et de réflexions avec les autres. Qu'il s'agisse d'un client ou d'un membre de votre équipe, vous avez besoin d'un moyen plus organisé de partager des références et des idées afin d'obtenir des commentaires.

Sur la plateforme monday.com, vous et toute personne ayant accès à votre tableau de projet pouvez ajouter des photos, des vidéos, des effets sonores, des GIF et toute autre source d'inspiration à laquelle vous pouvez penser, directement sur la tâche sur laquelle vous travaillez. monday.com s'intègre également à vos outils existants pour mieux les conserver. Le modèle de planification créative avec Adobe Creative Cloud est un favori de l'équipe de conception, car vous pouvez aligner vos outils de conception et votre processus de travail en synchronisant Adobe CC avec vos tableaux tout en décrivant les projets, en suivant l'avancement et en téléchargeant vos fichiers ou ressources de manière transparente afin qu'ils soient toujours accessibles. .

• Plates-formes de communication à distance : bien que le partage de votre travail en ligne soit assez avancé, il existe certainement des réunions et des conversations qui fonctionnent mieux en personne ou, dans le cas d'une équipe à distance, lors d'un appel vidéo.

Les choix populaires incluent Zoom, Google Hangouts, et plus encore, avec lesquels monday.com propose des intégrations. Quel que soit votre choix, rendez-le standard pour tous les membres de l'équipe et assurez-vous de le synchroniser avec les calendriers de votre équipe.

Construire et gérer une équipe et des projets de conception Web performants est un processus qui implique une action avant-gardiste et proactive, ainsi que les bons outils pour rassembler tout le monde et tout.

En faisant le point sur vos objectifs et priorités actuels et futurs, vous pouvez ensuite prendre les décisions les plus éclairées lors du choix de vos outils de gestion de projet les plus essentiels, à savoir une plate-forme de création de site Web et quelque chose comme un système d'exploitation de travail.