Comment donner des affectations aux membres de l'équipe

Le projet a été divisé en jalons, buts et objectifs divisés en tâches, et il est maintenant temps de les attribuer. Mais lorsque vous ouvrez la plateforme de gestion de projet, vous êtes confronté au processus peu flatteur de formuler les tâches et de choisir à qui les attribuer.

Eh bien, dans cet article, nous vous proposons des conseils sur la façon de rendre ce premier moment confus un peu plus clair. Il existe des conseils pratiques, apprenant la différence entre l'attribution et la délégation de tâches, et des critères suggérés sur la façon de choisir la meilleure personne pour le poste.

Pour un aperçu plus précis, voici une table des matières :

Comment répartissez-vous les tâches des employés ?

Nous pensons normalement que l'attribution de tâches est un processus qui prend du temps et qui se concentre sur l'élimination des listes de tâches pour faire avancer le projet. Cependant, l'attribution des tâches devrait en fait être un processus davantage axé sur les employés qui nécessite un dévouement et des efforts supplémentaires, ce qui donne des résultats incroyables. Mais qu'entend-on par là ?

Des tâches correctement assignées font avancer vos employés, vos projets et l'ensemble de l'entreprise. Voici comment.

1. Ils renforcent la responsabilisation et la confiance entre les managers et les employés ;
2. Ils aident à enseigner de nouvelles compétences et à perfectionner les anciennes;
3. Ils permettent aux employés de se familiariser avec d'autres équipes et avenues de travail;
4. Il devient plus facile de faire des estimations de projet;
5. Fait d'excellentes bases pour les évaluations de performances, etc.

La liste pourrait s'allonger, mais nous nous arrêterons là pour l'instant.

Bien sûr, de tels avantages à long terme ne viennent pas sans un peu de sang et de sueur proverbiaux lors de la phase de planification. Jetons un coup d'œil aux idées générales sur l'attribution des tâches aux employés et aux étapes spécifiques que vous pouvez suivre.

La motivation vient de la connaissance de la situation dans son ensemble

Lorsque nous parlons de la vue d'ensemble de la gestion de projet, nous parlons de la tâche de chaque membre de l'équipe qui affecte leurs pairs sur toute la ligne. Étant donné que toutes les tâches sont généralement de petites pièces du puzzle, il est utile de rappeler aux employés la contribution de leur travail. Par example:

• Un brouillon de haute qualité peut constituer une excellente base pour la version finale, et il peut être terminé plus rapidement.
• Une présentation bien préparée peut économiser du temps sur les questions inutiles et les demandes supplémentaires par e-mail.

Il n'est pas surprenant que les gens travaillent mieux et soient plus productifs, quand ils savent que leur travail a un impact au niveau de l'entreprise.

Et donc, lorsque vous assignez des tâches, essayez de mettre l'accent sur la façon dont elles s'intègrent dans le tableau d'ensemble. Le simple fait de dire : " Vous faites X aidera avec Y et Z " et comment cela se reflète sur le projet dans son ensemble fera savoir à un employé que la tâche qui lui a été assignée est importante.

Encouragez vos employés à s'engager

Parler aux gens de la situation dans son ensemble et leur montrer ce qui est possible ne peut que les amener jusqu'ici. C'est suffisant pour déclencher l'étincelle initiale, mais pour qu'ils s'engagent pleinement dans la tâche, vous devez définir ce que cette tâche implique.

Ils doivent être capables d'imaginer comment s'y prendre, quelles compétences utiliser et comment atteindre le résultat souhaité. Plus les instructions sont claires, plus ils seront motivés à travailler.

En termes simples, donnez des instructions sur la façon dont la tâche doit être effectuée et assurez-vous qu'ils comprennent. Vous ne pouvez pas lire dans les pensées de l'autre, il est donc important que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

Demandez la transparence des tâches

L'une des meilleures pratiques qu'une entreprise peut employer est la transparence entre collègues.

Ceci est réalisé en demandant à chacun de saisir ses tâches pour la journée dans une feuille de temps. Le but des feuilles de temps est d'avoir une idée précise de ce sur quoi chacun travaille à un moment donné.

Lorsque les gens savent qui travaille sur quelles tâches, il leur est plus facile de savoir si une personne est disponible ou occupée, où elle en est, etc.

Ainsi, lorsque vous donnez des missions aux employés, étiquetez-les avec des délais. Alternativement, vous pouvez demander aux employés des évaluations sur la durée du travail et utiliser ces délais.

Source : Feuille de temps de l'équipe Clockify

Les feuilles de temps sont un excellent moyen de garder un œil sur les tâches et les personnes qui les effectuent. Vous accédez à :

• voir qui lutte avec quoi (aide à évaluer les compétences des gens);
• qui brûle sa charge de travail et est disponible pour des tâches supplémentaires ;
• si vos estimations de temps doivent être corrigées ;
• identifier tout temps perdu.

Gardez un calendrier clair

Pendant que nous discutons des feuilles de temps et de la transparence des délais, il est important de mentionner que les heures que vous définissez pour l'achèvement des tâches doivent être claires.

Comme nous l'avons mentionné, le moyen le plus sûr d'assigner des délais est de consulter les employés. Ils évaluent mieux le temps qu'il leur faudra en raison de la difficulté des tâches, des délais globaux, des normes à respecter et des compétences requises pour les accomplir.

Lorsqu'ils ont leur mot à dire sur la durée d'une mission, les gens ont tendance à se sentir plus responsables de l'ensemble du processus. Ils feront de leur mieux pour finir dans les temps, puisqu'ils ont activement participé à la fixation du délai.

Définir des attentes très claires

L'attribution d'une tâche doit toujours inclure vos attentes (celles du superviseur). Par example:

• Un pitch de logo nécessite-t-il autant de brouillons que possible, ou seulement quelques pièces finies ?

Si vous demandez à un designer de faire des brouillons pour un pitch de logo, vous devez spécifier le type de qualité que vous recherchez. Expliquez si vous recherchez des croquis et des brouillons pour une réunion de remue-méninges, ou si vous voulez montrer des pièces propres et présentables.

En outre:

• Combien de pièces le designer doit-il faire ?
• Y a-t-il une palette de couleurs spécifique qu'ils doivent suivre ?
• Quelle est l'importance de la tâche ? Est-ce le jour où ils décident enfin d'un logo, ou est-ce encore au stade du brainstorming ? (décide de la qualité du travail lui-même)

En attribuant la tâche à l'aide des questions ci-dessus, vous aidez le concepteur à comprendre combien d'efforts précisément il doit investir. Ils deviennent plus motivés avec des instructions claires, car ils savent ce qu'on attend d'eux. Il n'y a aucune crainte que leur travail soit critiqué pour quelque chose qui n'a pas été communiqué au début. Et de votre côté, cela empêche le non-respect des délais ou des résultats médiocres.

Éviter de créer une dépendance en étant moins impliqué

Il n'est pas rare que les employés demandent à leurs superviseurs leur avis sur une certaine tâche ou sur leur performance.

Le problème survient lorsqu'un superviseur s'implique trop dans le processus. Quand ils ont l'impression que le projet pourrait s'effondrer s'ils ne surveillent pas chaque pièce mobile tout le temps. Et lorsque vous avez, disons, 20 personnes qui attendent l'approbation, les conseils ou la consultation de cette personne, le flux de travail se heurte à une impasse.

Et le temps d'attente est du temps perdu.

De plus, les gens perdent leur motivation, leur patience et deviennent frustrés, car ils pourraient faire autre chose.

Alors, apprenez à ne pas intervenir chaque fois que les gens appellent à votre aide. Affectez des personnes fiables qui peuvent résoudre des problèmes plus petits, pendant que vous gérez la situation dans son ensemble. Apprenez à dépenser votre propre énergie là où elle est le plus nécessaire.

Par exemple, la présentation d'un argumentaire pour des investisseurs potentiels ne cesse d'être repoussée parce qu'une personne a besoin que vous vérifiiez l'e-mail d'un client qu'elle souhaite envoyer, une autre veut votre signature sur un formulaire et la troisième veut poser des questions sur les commentaires des employés à venir. .

Pour ne pas être surmené et perdre votre temps à faire des tâches subalternes, voici par où commencer :

Comment atténuer le risque d'être trop impliqué lors de l'affectation

• Rappelez-vous que vous faites correspondre les tâches aux personnes

Ce qui signifie qu'en associant les bonnes personnes aux bonnes tâches, votre implication sera minime. Prenez le temps de bien choisir qui fait quoi. Quel est l'intérêt d'attribuer des tâches si elles ne peuvent être réalisées sans vous ?

• Avoir une échelle de 10 points pour juger de l'importance des items

Quelle est l'importance de certains aspects de votre rôle de leadership ? Êtes-vous absolument nécessaire à chaque réunion ou lors de chaque appel ? Quelles tâches nécessitent votre approbation et lesquelles peuvent être approuvées par une personne sous votre responsabilité ?

Classez ces éléments sur une échelle de 0 à 10, en fonction de leur importance pour vous et le projet. Les tâches prioritaires doivent retenir toute votre attention. Et ce qui peut être délégué, devrait l'être.

• Analysez votre emploi du temps

Votre énergie et votre temps sont nécessaires à une échelle beaucoup plus large. La meilleure façon de repérer si vous perdez du temps à être trop impliqué est de regarder votre emploi du temps. Identifiez le temps que vous avez consacré aux éléments de faible priorité et évaluez les problèmes qui auraient pu être résolus sans vous.

• Tenir compte des priorités et des délais

N'intervenez qu'en cas d'absolue nécessité. Vous êtes responsable de ce que les choses soient faites à temps, par les personnes les plus qualifiées pour les tâches assignées. Déterminez quelles sont vos priorités pour chaque projet et ne vous préoccupez que de ces questions, à moins qu'il y ait un risque de dépassement d'un délai.

• Dresser une liste de personnes fiables

Si vous connaissez suffisamment bien vos employés (ou les membres de votre équipe), vous devriez être en mesure de distinguer ceux qui sont plus fiables et prêts à assumer un peu plus de responsabilités.
Écrivez les raisons pour lesquelles ils pourraient aider en s'impliquant sur des éléments de faible priorité à votre place. Le moment venu, rassemblez-les et présentez-leur l'idée, en gardant à l'esprit que cette solution permet de faire avancer le projet. Lorsque l'autorité est déléguée à plusieurs personnes, il y a moins de risques de retard dans le flux de travail.

Cela relève également du domaine de la délégation de tâches , que nous aborderons plus tard.

Comment décidez-vous quelles tâches attribuer à quels employés ?

1. Attribuer en fonction de la priorité

Naturellement, certaines tâches seront plus importantes que d'autres. Lorsque vous décomposez un projet en tâches, prenez le temps d'évaluer leur niveau de priorité.

Les tâches hautement prioritaires doivent être les premières sur votre liste à allouer. Que ce soit parce qu'ils sont sensibles au facteur temps ou qu'ils nécessitent plus d'efforts et de dévouement.

Les tâches de faible priorité peuvent être attribuées en tant que remplisseurs à la première personne disponible.

2. Attribuer en fonction de la disponibilité des employés

Un autre facteur à prendre en compte lors de l'attribution des tâches est de savoir qui est disponible pour le moment.

Au fur et à mesure que le projet avance, de nouvelles tâches seront ajoutées. Vous devrez attribuer de nouveaux travaux, mais il y a de fortes chances que vous ne puissiez pas toujours choisir qui vous voulez. Surtout si une échéance approche, la personne avec la plus petite charge de travail devrait être votre premier choix.

Surcharger une personne déjà occupée simplement parce qu'elle est plus compétente ou parce que vous lui faites le plus confiance, la met à rude épreuve. C'est une cause de frustration, de moins bons résultats et de baisse de productivité.

Et comme nous l'avons mentionné, si vous avez une feuille de temps avec un aperçu de toutes les tâches et des employés qui y travaillent, il sera beaucoup plus facile de repérer qui est libre et qui ne l'est pas.

3. Attribuer en fonction du niveau de compétence des employés

Les tâches prioritaires devraient être attribuées aux employés ayant plus d'expérience dans un domaine ou une compétence donnée. Cependant, vous devriez aussi parfois confier ces tâches à d'autres employés, pour les aider à grandir et à devenir tout aussi fiables. Donner aux gens des tâches stimulantes qui peuvent améliorer leur expérience est essentiel à la productivité et au moral.

Sans oublier que vous avez plusieurs employés hautement qualifiés.

Les tâches à faible priorité peuvent être attribuées à n'importe qui, quel que soit son niveau d'expérience. C'est une bonne occasion de s'entraîner, d'acquérir de nouvelles compétences ou de se débarrasser de tâches plus petites pour faire de la place à des tâches plus importantes.

4. Attribuer en fonction des préférences

Dernier point, mais non le moindre, la préférence peut également jouer un rôle important dans la manière dont vous attribuez les tâches.

Il est certain que certains employés préféreront certaines tâches à d'autres. Il pourrait donc être bon d'attribuer des tâches lors d'une réunion avec l'équipe. Pendant que vous discutez des priorités, des délais et de la disponibilité, demandez-leur sur quelles tâches ils aimeraient travailler.

Si quelqu'un montre de l'intérêt pour un type de travail spécifique, il devrait (avec une certaine considération) être autorisé à le prendre. Après tout, les gens sont plus productifs lorsqu'ils sont affectés à quelque chose qu'ils trouvent nouveau ou passionnant.

Remarque : Appliquez cette règle avec prudence. Laisser les gens faire uniquement les tâches qu'ils veulent peut retarder leur croissance de carrière. Sortir de nos zones de confort et faire occasionnellement des tâches que nous n'aimons pas, c'est ainsi que nous nous développons et apprenons. N'oubliez donc pas de documenter les devoirs au fur et à mesure que vous les distribuez, afin de repérer ces problèmes potentiels dès le début.

Attribuer vs déléguer des tâches

Bien que des mots sémantiquement similaires, la délégation et l'attribution en termes de tâches soient deux choses différentes.

Lorsque vous attribuez des tâches , vous attribuez des tâches sans donner aux employés beaucoup d'autorité, de défi ou de marge de progression. Cela inclut que vous gardiez toutes les responsabilités - écrire les tâches, respecter les délais, fournir des ressources, des outils, etc. Ce sont généralement des tâches récurrentes qui peuvent devenir répétitives.

Lorsque vous déléguez des tâches , vous laissez une partie de cette responsabilité s'échapper de vos doigts. Vous ne pensez qu'aux objectifs, tout en laissant les employés déterminer les détails et les moyens d'y parvenir.

Cependant, cela ne signifie pas que la délégation est bonne et que l'allocation est mauvaise.

L'attribution des tâches a sa place. C'est tout aussi important, car de nombreuses tâches se résument à des processus répétés qui sont toujours vitaux pour l'avancement du projet. La délégation de tâches est juste une bonne occasion pour les employés d'apprendre, de se remettre en question et d'évaluer leurs compétences et leurs performances.

Quand devez-vous répartir les tâches ?

Artem Albul, consultant en gestion et BizDev, a partagé son concept sur l'attribution des tâches, qu'il a qualifié d'"algorithme". Il a souligné à quel point ces critères ne sont utiles que lorsque vous souhaitez que les employés effectuent les tâches en fonction de vos directives et instructions (attribution).

Voici comment Albul a décomposé l'algorithme :

Source : Artem Albul, TWA Consulting

Comme nous pouvons le voir, l'attribution des tâches, bien que la plus "contrôlante" des deux, donne également des instructions détaillées et demande une confirmation de la clarté des tâches. Cela revient en grande partie au fait que tout le monde est sur la même longueur d'onde, ce qui laisse peu ou pas de place à une mauvaise interprétation (mais aussi à une liberté de création).

Comment répartir les tâches ?

Avec tout ce que nous avons mentionné dans la section précédente, voici à quoi pourrait ressembler votre répartition des tâches, étape par étape.

• Décomposez votre projet

Détaillez les buts, les objectifs et certaines tâches individuelles (pas toutes, veillez à ne pas commencer la microgestion). Placer les échéances les plus importantes.

• Prioriser les tâches et les trier

Il est important de savoir quelles tâches doivent être exécutées plus rapidement/mieux, afin d'allouer correctement vos ressources et votre main-d'œuvre dès le départ.

• Faire une liste des équipes et des membres de l'équipe

Affectez des chefs d'équipe (si vous n'en avez pas) et, alternativement, demandez leur avis sur les compétences individuelles des employés, pour une décision plus éclairée sur qui obtient quoi.

• Planifier une réunion

Organisez une réunion avec les chefs d'équipe et passez en revue les points ci-dessus. Attribuez des tâches en fonction de la disponibilité, de l'intérêt et des compétences de chaque équipe nécessaires pour faire avancer le projet avec succès.

• En tant que chefs d'équipe - attribuez des tâches plus loin dans le pipeline
• Suivre l'achèvement des tâches et apporter les modifications nécessaires en cours de route

Qu'il s'agisse de repousser les délais, de réaffecter des tâches ou de déplacer des ressources. C'est parfaitement bien et attendu, tant que cela ne se produit pas sur toutes les tâches que vous avez assignées. Ensuite, c'est un indicateur de mauvaise pré-planification.

• Offrir des commentaires et écrire des performances

N'oubliez pas de suivre les progrès et de prendre des notes sur les détails importants qui pourraient aider le prochain processus d'attribution/délégation des tâches. C'est aussi une information utile pour les employés sur ce qu'ils doivent améliorer.

L'attribution des tâches est un peu plus compliquée que nous ne le souhaitons. Mais ce type de recherche et de préparation approfondies rendra les projets plus fluides. Les employés seront également plus satisfaits de leur travail et il y aura moins d'obstacles à l'approche des échéances.

Quand faut-il déléguer des tâches ?

La délégation est une excellente pratique de confiance tant pour l'employeur/superviseur que pour l'employé. L'employeur apprend à céder une partie de son contrôle sur le processus, tandis que l'employé apprend à assumer davantage la responsabilité de son travail.

Cela vous permet de vous concentrer sur les aspects généraux de votre travail, puisque vous vous occupez moins des tâches qui ne sont pas prioritaires pour vous. Vous gagnez du temps et de l'énergie, tout en aidant les autres à progresser dans leur carrière.

Comment déléguez-vous efficacement des tâches en tant que leader ?

Comme nous l'avons mentionné, la délégation implique une plus grande indépendance des employés. Certains composants supplémentaires rendent ce type d'affectation de tâches plus attrayant que l'attribution, avec de grandes opportunités de croissance.

Concentrez-vous sur la délégation des objectifs plutôt que sur les tâches réelles

Lorsque vous déléguez, vous vous concentrez sur l'objectif qui doit être atteint. Vous ne devriez pas donner aux employés une instruction de « coloriage par numéros » sur la façon d'accomplir une tâche.

Communiquez clairement ce que le résultat final devrait être et quelles sont vos attentes (ou celles des supérieurs hiérarchiques). Laissez les moyens d'atteindre cet objectif final aux employés eux-mêmes. Parce que la façon dont vous résolvez une tâche peut être complètement différente de la façon dont ils le feront. Et c'est parfaitement bien, tant que le résultat est celui que vous recherchez.

Gardez les objectifs stimulants

Lorsque les objectifs que vous déléguez sont trop faciles, il y a de fortes chances que la personne tergiverse ou ait l'impression que vous ne lui faites pas assez confiance. Et s'ils sont trop difficiles, ils deviennent frustrés, anxieux et commencent à paniquer.

C'est une bonne idée de connaître le niveau de compétence d'un employé, afin de pouvoir évaluer le niveau de défi et de responsabilité qu'il peut assumer. Pour qu'ils soient les plus productifs et obtiennent d'excellents résultats, ils doivent entrer dans "l'état de Flow".

Source : Expérience optimale, M. Csikszentmihalyi

Encouragez la discussion et la rétroaction

Laissez les employés exprimer leurs opinions sur le sujet.

Ils doivent poser des questions sur la tâche, les objectifs ou l'impact global que leur travail aura sur les étapes ultérieures ou sur le flux de travail des autres. Cela signifie qu'ils sont intéressés par la tâche et qu'ils s'impliquent.

Et s'ils ne posent pas de questions eux-mêmes, vous pouvez toujours les inciter à être proactifs.

• Y a-t-il quelque chose que vous aimeriez que je précise?
• Avez-vous déjà des idées sur la façon d'aborder la tâche?
• Le temps que nous avons convenu vous suffit-il ?
• Aurez-vous besoin d'autres ressources, outils ou support ?
• Voyez-vous des problèmes ou des risques ?

Des questions comme celles-ci les aident à se sentir valorisés, leurs efforts reconnus et leur font savoir que vous vous souciez de la tâche et de la qualité de leur performance. Faites juste attention à ne pas en faire trop, ou vous commencerez à ressembler à un micromanager.

Donnez libre cours aux employés, mais offrez un soutien

En parlant de microgestion, la délégation signifie que vous laissez les gens résoudre les problèmes par eux-mêmes. Il ne devrait y avoir aucune raison pour qu'un responsable intervienne et contrôle ou supervise une étape du processus, à moins que cela ne soit absolument nécessaire.

Cependant, ce que vous devez faire, c'est leur faire savoir que vous êtes disponible pour tout conseil s'ils se sentent coincés. Ce n'est pas parce que les employés obtiennent l'autorité sur une certaine tâche et sont laissés à eux-mêmes que le projet doit souffrir jusqu'à ce qu'ils se relèvent.

De temps en temps, demandez-leur s'ils ont besoin de quelque chose de vous et assurez-vous qu'ils savent que vous êtes là pour tout type de soutien, de consultation ou de médiation. Une autre bonne pratique consiste à leur offrir également des opportunités d'apprentissage supplémentaires - telles que des formations, des conférences, des cours, etc.

Déléguer des objectifs qui font avancer les gens

Choisissez des missions qui renforcent les compétences et utilisent toutes leurs expériences, au lieu de quelque chose qui doit simplement être fait. Par example:

• Tâches qui exigent qu'ils perfectionnent leurs compétences en communication d'équipe ;
• Apprendre à allouer des tâches plus petites ;
• Superviser le travail des autres et effectuer le contrôle de la qualité ;
• Apprendre à travailler avec un nouvel outil;
• Tenir une réunion (ou plus), etc.

Découvrez les compétences que vos employés souhaitent ou doivent développer, puis planifiez vos délégations en conséquence. Vous voulez qu'ils accomplissent la tâche tout en ayant appris quelque chose de nouveau en même temps.

Comment choisir à qui déléguer

Paul Beesley, directeur principal et consultant chez Beyond Theory , a proposé une liste de contrôle astucieuse lorsque vous choisissez un employé à qui déléguer. Il vise à simplifier et à accélérer le processus.

Pour mener à bien la tâche déléguée, l'employé que vous avez choisi doit :

S - la compétence pour effectuer et terminer une tâche

T - le temps nécessaire pour terminer la tâche et, si nécessaire, apprendre la compétence requise

A – l'autorité pour gérer tout ce qui concerne la tâche

R – le niveau de responsabilité nécessaire

R - la reconnaissance pour avoir réussi la tâche

Cette liste est un ensemble de critères importants qui doivent être pris en compte lorsque vous déterminez qui affecter à une tâche spécifique. Cependant, selon votre créneau, le type de service, la taille de l'entreprise et le projet en cours, les critères sont susceptibles de changer. Et il doit répondre à vos besoins, et non l'inverse.

Erreurs courantes de délégation de tâches à éviter

Cela dit, il y a des erreurs courantes que font les gestionnaires et les employeurs, parfois sans même s'en rendre compte.

1. Être trop vague concernant les délais (en utilisant : dès que possible, quand vous y arriverez, j'en ai besoin pour hier). Cela crée une pression inutile.
2. Être indisponible pour des questions et des préoccupations. Bien que vous ne devriez pas microgérer, vous devriez toujours être présent pour apporter de l'aide si un employé se sent coincé. Les ignorer ou les remettre à quelqu'un d'autre pourrait susciter la méfiance. Cependant, si vous êtes généralement débordé de travail, fixez des heures de consultation chaque jour ou chaque semaine.
3. Avoir des instructions peu claires. Spécifier le temps imparti pour l'achèvement des tâches et les attentes devrait être le strict minimum lors de la délégation de tâches.
4. Ne pas fournir de commentaires. Aucun retour n'est pire qu'un mauvais retour. Les employés doivent également savoir quand ils font du bon travail. Dans une entreprise pour laquelle j'ai travaillé, le mantra était : « Si personne ne se plaint de votre travail, cela signifie que vous vous débrouillez bien ». Et bien que cela ressemble à une logique sonore, cela a en fait causé beaucoup de frustration. Nous étions laissés sans direction, et simplement « flottant » d'une tâche à l'autre, sans jamais savoir si l'une d'entre elles avait un impact positif sur nos performances.
5. Ne pas écouter les employés. Tenez compte de ce qu'ils pensent d'une tâche ou d'un objectif. Laissez-les vous faire part de leurs commentaires et s'il y a des problèmes potentiels dès le départ.
6. Affecter d'autres personnes à la même tâche. Si vous remarquez qu'une personne se débat, le premier réflexe devrait être de lui demander comment elle va et si elle a besoin d'aide. Certains gestionnaires ont tendance à affecter d'autres employés pour les aider sans consultation, ce qui laisse un goût amer. L'employé se sentira encore plus incompétent et sera moins susceptible d'assumer une tâche similaire à l'avenir.
7. En supposant que les gens sauront ce que vous voulez dire. C'est l'un des plus gros problèmes. Lorsque vous formulez une tâche, soyez aussi clair que possible sur les objectifs et les attentes. Souvent, les managers pensent que ces choses sont sous-entendues, mais la vérité est que personne ne lit dans les pensées. Pour éviter que les informations soient mal interprétées ou mal comprises, communiquez clairement et directement.

Il pourrait y avoir plus d'erreurs, en particulier pour chaque domaine et industrie différents. Si possible, identifiez les plus courantes, faites soit par vous, soit par vos pairs. Notez tous les cas où certaines tâches n'étaient pas à la hauteur et voyez ce que vous auriez pu changer dans votre processus d'affectation pour y remédier. Il n'y avait peut-être pas assez de temps ou de ressources, vous n'étiez pas clair ou l'employé n'était pas prêt à assumer une telle responsabilité. Utilisez la même procédure dans toutes les futures délégations de tâches. C'est le seul moyen d'apprendre et d'accélérer le processus.

De conclure

L'attribution des tâches doit être un processus très prudent et réfléchi. Il ne s'agit pas seulement d'atteindre des jalons dans le temps. Il s'agit d'aider les employés à acquérir de nouvelles compétences, à se sentir plus satisfaits de leur poste dans l'entreprise, à renforcer la confiance entre vous et eux et, en fin de compte, à vous recentrer sur la vue d'ensemble.

En suivant les conseils que nous avons recueillis, vous serez sur la bonne voie pour apporter des changements efficaces et sains à long terme à votre entreprise.