Marketing par e-mail RGPD : tout ce que vous devez savoir

Publié: 2021-12-24

En 2018, les décideurs européens ont adopté une loi radicale sur la confidentialité des données appelée Règlement général sur la protection des données (RGPD) . À savoir, le RGPD vise à protéger les citoyens européens en réglementant la manière dont les entreprises traitent les données en ligne de leurs utilisateurs.

Le RGPD est étroitement lié au marketing par e-mail. En effet, cette forme de marketing repose sur la collecte de données personnelles. En comprenant ce que couvre le RGPD et en suivant quelques stratégies simples, vous pouvez plus facilement assurer la conformité et éviter les pénalités.

Ainsi, dans ce guide de blog, nous vous montrerons tout ce que vous devez savoir sur le marketing par e-mail GDPR . Allons-y!

Tout d'abord, qu'est-ce que le RGPD ?

Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, le GDPR est un nouvel ensemble de lois dans l'UE (Union européenne), qui protège la confidentialité numérique des utilisateurs et réglemente divers types de consentement en ligne . Le règlement n'existe pas depuis très longtemps - il est en fait entré en vigueur en mai 2018.

L'objectif principal du RGPD est de donner aux citoyens de l'UE plus de contrôle sur la manière dont leurs informations privées sont collectées, stockées et utilisées en ligne. Il attribue de nouvelles responsabilités aux sites Web qui collectent des données sur les visiteurs et les clients, comme l'obtention d'un consentement éclairé et la possibilité pour les utilisateurs de supprimer leurs données sur demande.

Ce qui est le plus important pour comprendre le GDPR, c'est qu'il s'applique à tout site Web qui collecte des données de citoyens de l'UE, quel que soit l'endroit où se trouve le propriétaire du site Web ou l'entreprise. Cela signifie que même si votre entreprise n'est pas située en Europe, le GDPR vous affectera presque certainement.

Comment le RGPD affectera-t-il le marketing par e-mail ?

En tant que spécialiste du marketing par e-mail, le marketing par e-mail dans le cadre du RGPD signifie essentiellement que vous devez recueillir un consentement librement donné, spécifique, éclairé et sans ambiguïté (article 32). Afin d'atteindre la conformité, vous devez adopter les nouvelles pratiques suivantes :

Nouvelles règles d'autorisation d'adhésion des clients
Systèmes de stockage des preuves de consentement
Une méthode par laquelle les clients peuvent demander la suppression de leurs données personnelles.

Comme indiqué sur le site Web officiel du GDPR, les données personnelles peuvent être n'importe quoi, d'un nom ou d'une photo à une adresse IP personnelle ou à des données médicales sensibles. Par conséquent, lorsque nous prenons en compte le grand nombre d'e-mails personnalisés que les spécialistes du marketing envoient chaque jour, il devient évident que le RGPD a un effet si important sur le marketing par e-mail.

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Que faire si vous ne vous conformez pas au RGPD ?

Le non-respect de cette réglementation s'accompagne d'une énorme sanction pécuniaire. Les entreprises pourraient faire face à des pénalités allant jusqu'à 20 millions d'euros (20 millions d'euros) ou 4% de leur chiffre d'affaires annuel mondial total de l'exercice précédent, selon le montant le plus élevé.

Comment pouvez-vous bénéficier de la conformité au RGPD ?

En étant conforme au RGPD, vous pouvez bénéficier de :

Marketing par e-mail propre . En respectant le RGPD, vous ne contacterez que les personnes qui veulent vraiment se connecter avec vous. Vos taux d'engagement par e-mail augmenteront et vous obtiendrez de meilleures conversions.
Bonne volonté des clients . En fait, en raison de la transparence de votre approche de marketing par e-mail, les clients auront tendance à rester fidèles à vous, tandis qu'un sentiment de confiance peut s'établir entre votre marque et vos clients.
Augmentation des revenus . Avec des conversions plus élevées et des performances de messagerie améliorées, vous êtes en mesure d'améliorer le retour sur investissement de votre marketing par e-mail. Et finalement construire une image de marque plus forte.

7 stratégies pour rendre vos e-mails et newsletters conformes au RGPD

Dans cette partie, nous aborderons quelques moyens pratiques pour vous assurer que tout ce qui concerne vos activités de marketing par e-mail peut suivre les directives du RGPD.

1. Publiez votre propre politique de confidentialité

Les entreprises engagées dans le marketing par e-mail publient une politique de confidentialité clairement énoncée, qui identifie les données collectées et divulgue comment ces données seront utilisées.

Votre politique de confidentialité doit être accessible sur votre site, mais lorsque vous gérez une newsletter par e-mail, vous devez mettre votre politique à la disposition des abonnés potentiels et existants. Les utilisateurs qui se sont déjà inscrits devraient voir un lien vers votre politique de confidentialité quelque part qui est clairement visible dans la newsletter. Lorsque les utilisateurs reçoivent votre formulaire d'inscription, ils doivent voir un lien vers votre politique sur le formulaire.

Rendre votre politique de confidentialité accessible fait partie de la pratique de la transparence dans la collecte de données, et c'est un élément clé de la conformité au RGPD.

2. Obtenez vos formulaires d'inscription correctement

Le processus d'obtention du consentement des utilisateurs doit être simple avec une action d'acceptation claire.

Une tentative visant à faire en sorte que votre formulaire accepte automatiquement les utilisateurs est contraire aux règles. Par exemple, si une case à cocher sur votre formulaire indique qu'une personne donne son consentement, vous ne pouvez pas présélectionner cette case à cocher, la sélection par défaut étant "Oui, je donne mon consentement". c'est plutôt l'utilisateur qui doit agir pour donner son consentement.

De plus, la déclaration de consentement doit être claire, précise et granulaire ; c'est-à-dire qu'une autorisation distincte doit être donnée pour chaque utilisation prévue des données collectées, y compris lorsque vous obtenez la reconnaissance de votre propre politique de confidentialité ou de vos conditions générales.

Si vous regroupez une demande d'autorisation avec celle d'une autre, elle est considérée comme trompeuse et enfreint le RGPD. Il est préférable d'utiliser plusieurs cases à cocher si nécessaire.

Une autre chose que vous devez décider lors de l'obtention du consentement est d'utiliser un opt-in simple ou double . Le mécanisme d'opt-in unique pour la gestion des abonnements par e-mail fait référence à un formulaire qui affiche les détails du consentement, un endroit pour entrer une adresse e-mail avec un bouton d'envoi. L'opt-in simple est conforme au RGPD, mais en fait, de nombreuses entreprises choisissent d'utiliser un double opt-in.

Un double opt-in commence par le même type de formulaire trouvé dans la méthode d'opt-in simple. Cependant, après l'inscription, l'utilisateur recevra un e-mail de votre système, qui l'oblige à cliquer sur un lien comme acte final requis pour donner l'autorisation. Un double opt-in vous aide à garantir la conformité au RGPD, car il créera un enregistrement plus complet de la preuve que l'utilisateur a donné son autorisation.

3. Conservez des enregistrements de consentement

GDPR vous oblige à stocker un enregistrement du consentement de l'utilisateur, y compris :

L'identité de l'utilisateur qui a donné son consentement
La date de consentement
Une déclaration détaillée concernant ce à quoi l'utilisateur a consenti
Une description complète de ce qui a été dit à l'utilisateur au moment où le consentement a été donné

En outre, les enregistrements de consentement stockés doivent inclure des informations sur les méthodes utilisées pour obtenir le consentement, si un utilisateur qui a donné l'autorisation l'a retiré par la suite, ainsi qu'une déclaration sur les conditions légales qui étaient applicables lorsqu'il a donné son consentement.

Si vous ne stockez pas ces enregistrements, le consentement que vous obtenez de vos utilisateurs sera considéré comme invalide.

4. Respectez les consignes de contenu

Les règles établies par le règlement visent en partie à garantir que le contenu de votre e-mail est honnête et ne vise pas à induire les utilisateurs en erreur. À cette fin, il y a des exigences relatives au contenu de votre newsletter.

Votre newsletter doit :

Identifier l'expéditeur
Indiquez l'adresse physique de votre entreprise
Soyez direct en indiquant la nature de votre message, en divulguant le but de votre communication et en indiquant s'il s'agit d'un contenu promotionnel
Inclure un lien de désinscription clairement visible
Exclure les déclarations fausses ou trompeuses dans le contenu de votre newsletter

Un autre aspect essentiel des directives de contenu GDPR est que votre newsletter ne doit contenir que le type de contenu pour lequel l'utilisateur a donné son consentement . Par exemple, si vous avez demandé et reçu l'autorisation d'envoyer des e-mails aux utilisateurs concernant vos nouveaux produits/services, mais que vous leur avez envoyé un e-mail promotionnel avec des offres d'un tiers, il s'agirait d'une violation.

Si vous souhaitez envoyer plusieurs types de contenu de courrier électronique, vous devrez obtenir un consentement spécifique à chaque utilisation prévue. Cela ne signifie pas la gestion d'un ensemble de différents formulaires opt-in - vous pouvez simplement ajouter plusieurs cases à cocher à un formulaire, en étiquetant les cases à cocher pour informer vos utilisateurs de l'intention derrière chaque type de contenu.

Si vous vous conformez à ces directives, vous pouvez apporter plus de valeur à votre newsletter par e-mail et éviter les violations du RGPD.

5. Ne comptez pas sur un tiers pour la conformité

Même si votre marketing par e-mail est géré par un service de marketing par e-mail tiers, vous êtes toujours le propriétaire des données. En tant que tel, la responsabilité de la conformité légale pour la gestion de ces données utilisateur vous incombe.

Dans le cas où vous confiez la gestion de votre marketing par e-mail à un tiers, qu'il s'agisse d'une application ou d'un service commercial, le tiers aura également des obligations légales, notamment de s'assurer que tous ses clients respectent les normes réglementaires. Mais ils ne seront pas seuls sur la sellette si des violations du RGPD sont découvertes.

La plupart des plateformes de gestion d'email marketing exigent que leurs utilisateurs aient publié une politique de confidentialité complète. C'est tout ce qu'ils font pour faciliter le respect des règles du RGPD.

Pour cette raison, il est essentiel de noter que, si vous faites appel à un tiers pour gérer vos activités de marketing par e-mail, votre entreprise - en tant que propriétaire des données collectées - est l'entité principalement responsable du respect des directives du RGPD.

6. Facilitez la désinscription

Il est nécessaire que vous permettiez aux utilisateurs de révoquer facilement l'autorisation. Vous devrez fournir un lien de désabonnement dans votre e-mail, et il doit être visible et facilement accessible.

Lorsqu'un utilisateur retire son consentement, vous disposez de 30 jours pour honorer cette demande. S'il reçoit toujours une newsletter après s'être désabonné, peu importe si cela fait 30 jours ou 1 jour - cet utilisateur ne sera pas satisfait.

Si vous répondez bien à chaque demande de désinscription dès qu'elle est faite, vous pouvez en fait éviter de vous aliéner les utilisateurs, maintenir une relation saine avec eux et montrer que vous les respectez toujours.

7. Limiter les données personnelles collectées

Les spécialistes du marketing par e-mail peuvent être coupables de collecter plus d'informations auprès d'un individu qu'ils n'en ont besoin. Le RGPD encourage un niveau de conscience qui favorise une culture où les marqueurs d'e-mails ne sélectionnent que les informations pertinentes pour leurs besoins.

Cela dit, les entreprises devraient prendre l'habitude de supprimer toutes les données personnelles superflues de leurs systèmes CRM (Customer Relationship Management) pour se concentrer sur des données agrégées non identifiées pour produire des campagnes d'email marketing génériques, et ainsi réduire les risques d'amendes ou d'exploitation. perte de réputation.

La ligne du bas

La confidentialité des utilisateurs est extrêmement importante, en particulier lorsqu'il s'agit de gagner leur confiance. GDPR essaie d'empêcher toute utilisation abusive des données personnelles, mais la réglementation n'est pas si mauvaise. Au lieu d'acheter des listes de diffusion louches, vous vous adresserez en fait à des personnes qui souhaitent recevoir vos offres. Cela augmentera l'engagement et donnera à votre marque la crédibilité qu'elle mérite. Le RGPD a un impact significatif sur vos efforts de marketing par e-mail dans le bon sens.

Bien que vous deviez apporter quelques petits ajustements à la manière dont vous gérez vos campagnes de marketing par e-mail, le RGPD est en fait une réglementation positive. Cela peut ouvrir des portes à la transparence et empêcher les entreprises d'avoir un avantage concurrentiel injuste sur les autres entreprises du secteur.