Qu'est-ce qu'une analyse des écarts ? Comment en effectuer un pour votre entreprise ?

Publié: 2021-12-24

Où en êtes-vous du plan que vous aviez élaboré en début d'année ?

Avez-vous une idée de ce qui a bien fonctionné ou non ?

En fait, de nombreuses entreprises estiment qu'elles fonctionnent si bien et l'annoncent fièrement à leurs actionnaires. Cependant, rappelez-vous que c'est toujours beaucoup plus facile à dire qu'à faire.

Pour atteindre un état aussi bien orchestré, vous devez déterminer clairement les attentes que vous créez et les résultats réels que vous obtenez . Une méthode éprouvée pour vous aider à déterminer cela est une analyse des écarts.

Ce guide vous expliquera la définition exacte de l'analyse des écarts , les outils d'analyse des écarts courants et les étapes particulièrement nécessaires à effectuer pour votre entreprise .

Commençons dès maintenant !

Qu'est-ce qu'une analyse des écarts ?

Lorsque vous parlez d'analyse des écarts, pensez à une balançoire. Tu étais si familier avec ça quand tu étais enfant, n'est-ce pas ?

Un côté de la bascule est votre performance actuelle, et l'autre côté est vos objectifs futurs souhaités. Entre eux, il y a un fossé. Votre tâche consiste à examiner et à évaluer cette différence ou cet écart entre les performances actuelles et les objectifs futurs souhaités.

Ainsi, en général, l'analyse des écarts est définie comme le processus de comparaison de l'état réel avec un état ou un objectif idéal, qui met en évidence les lacunes et les opportunités d'amélioration. D'autres noms pour cela incluent l'évaluation des besoins, l'analyse des besoins et l'analyse des besoins.

Elle peut se résumer aux questions suivantes :

Où sommes-nous actuellement?
Où voulons-nous être?
Comment allons-nous combler le fossé?

En comparant l'état actuel avec l'état cible, les unités commerciales, les entreprises ou les équipes peuvent :

Détecter les faiblesses ou les limites auxquelles ils sont confrontés.
Déterminez ce dont ils ont besoin pour améliorer leurs performances ou leurs résultats.
Aider les gestionnaires et les investisseurs à prendre des décisions.
Évaluez les performances individuelles ou d'équipe en examinant certains attributs, tels que le niveau de performance, la productivité et la compétence des tâches.
Équilibrez l'allocation et l'intégration des ressources à partir du niveau d'allocation actuel plus près d'un niveau optimal, dans le cas de la fabrication ou de la production. Les ressources peuvent être de l'argent, du matériel, du temps ou des ressources en main-d'œuvre.

L'analyse des écarts peut être appliquée dans de nombreux domaines, tels que :

Ventes
Gestion des ressources humaines
Performance financière
Contrôle de qualité
Satisfaction des employés
compétences informatiques
Contrôle des coûts
Compétitivité du marché

Avantages et inconvénients de l'analyse des écarts

L'analyse des écarts est un outil fréquemment utilisé car il apporte un ensemble d'avantages aux entreprises et aux organisations. Ces avantages comprennent les éléments suivants :

S'assurer que les exigences du projet ont été satisfaites comme prévu.
Découvrir l'écart entre la perception et la réalité.
Fournir des informations sur les domaines nécessitant davantage d'améliorations, tels que les produits, l'efficacité, la rentabilité, la satisfaction client, les performances et l'avantage concurrentiel.
Déterminer les faiblesses et les lacunes qui doivent être corrigées.
Fournir les informations nécessaires aux gestionnaires et aux décideurs, ce qui contribue encore à améliorer les performances.
Allouer efficacement les ressources et l'énergie.

Bien que nécessaire et utile, l'analyse des lacunes n'est pas complètement parfaite. Certaines limites liées au processus d'analyse des écarts peuvent être :

Il faut du temps et même de l'argent pour effectuer une analyse des lacunes.
Le succès de l'analyse des lacunes dépend fortement de la persévérance et des connaissances des personnes impliquées dans le processus.
S'il n'est pas étudié suffisamment en profondeur, la véritable cause profonde du problème peut rester non résolue et diverses complexités sous-jacentes peuvent être omises.
Il y a de fortes chances que les résultats de l'analyse soient inexacts et obsolètes en raison de changements et de changements constants, en particulier dans les industries en évolution rapide ou les grandes organisations.

Bien qu'il existe certains inconvénients lors de la réalisation d'une analyse des lacunes, il est conseillé à votre entreprise d'essayer au moins une fois de voir et d'explorer différents aspects de ce processus.

Exemples d'analyse des écarts

Comme indiqué précédemment, l'analyse des écarts couvre de nombreux domaines d'activité. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples qui peuvent vous aider à comprendre la convivialité et l'applicabilité de ce processus.

Performance de ventes

Un gestionnaire ou un fabricant peut examiner ses produits et évaluer ceux qui fonctionnent bien et ceux qui ne le sont pas. Ce faisant, il ou elle peut évaluer si les produits sont appropriés et toute amélioration ou stratégie de vente nécessaire pour faire plus de profits et répondre aux demandes futures.

Évaluation de produit ou de service

Avant de lancer un produit ou un service sur le marché, les entreprises peuvent mettre en œuvre une analyse des écarts pour savoir si toutes les fonctions et fonctionnalités fonctionnent bien comme prévu.

Lancement de nouveau produit

Après un certain nombre de moments où une entreprise lance son nouveau produit ou service, elle peut effectuer une analyse des écarts pour déterminer pourquoi les ventes ne répondent pas aux attentes.

Gestion des achats

Un détaillant dropshipping, par exemple, constate que son magasin est fréquemment à court de fournitures, il peut alors effectuer une analyse des écarts pour en identifier la raison. Après en avoir créé un, il peut détecter la cause et trouver de meilleurs fournisseurs de dropshipping pour son entreprise.

Productivité

Lorsque votre équipe ne peut pas atteindre le niveau de productivité ciblé, votre leader doit savoir pourquoi et comment l'améliorer. C'est là qu'une analyse des écarts devient utile !

Évaluation individuelle

Un chef d'équipe d'une entreprise de commerce électronique peut demander à chaque membre d'effectuer une analyse des écarts sur lui-même et utiliser ces résultats non seulement pour trouver des moyens d'améliorer les performances de chacun, mais également pour en tirer les meilleures pratiques que chacun peut adopter.

Différents types d'analyse des écarts

Bien que le terme « analyse des écarts » soit assez clair et simple dans le processus consistant à déterminer où vous en êtes et à le comparer à l'endroit où vous voulez être, il existe quelques approches différentes qui doivent être envisagées, selon le contexte et le créneau. de votre analyse.

Il existe 4 types différents de « gap », qui sont tous assez faciles à comprendre :

Écart de performances

La différence entre les performances réelles et prévues. Par exemple, vous cherchez à développer votre entreprise via Instagram. Vous êtes actuellement à 1 000 abonnés et souhaitez augmenter ce nombre à 2 000 pendant un mois. Mais en réalité, votre page Instagram n'en attire que 500 de plus. Donc, vous devez cimenter la raison de cet écart de performance.

Écart produit/marché

L'écart entre les ventes actuelles et prévues. Elle est différente de l'étude de marché car elle est plus proactive. Cela signifie garder une longueur d'avance sur le marché, ainsi qu'éviter les changements soudains et inattendus pour influencer votre stratégie.

Écart de profit

Écart entre le bénéfice réel et le bénéfice attendu d'une entreprise. Les problèmes de prévision des bénéfices peuvent impliquer soit la planification des activités, soit l'exécution, voire les deux. De nombreux facteurs externes, tels que les tendances du marché, une concurrence agressive ou des implications politiques imprévues peuvent affecter les bénéfices.

Écart de main-d'œuvre

Lorsqu'il y a un décalage entre le nombre et la qualité requis de la main-d'œuvre et la force réelle de l'organisation, cela est considéré comme un écart de main-d'œuvre. Une telle analyse des écarts de main-d'œuvre fournit aux responsables des ressources humaines un aperçu clair des compétences de la main-d'œuvre et des ajustements des ressources humaines si nécessaire.

5 outils courants d'analyse des écarts

Si vous trouvez toujours difficile de faire une analyse des lacunes et que vous avez besoin d'un outil ou d'un cadre crédible à suivre, alors vous y êtes !

En fait, lors de l'exécution d'une analyse des écarts, il existe quelques outils et modèles que vous pouvez utiliser. Chaque outil peut être utilisé comme principe d'organisation pour découvrir les causes et recommander des changements. Et cette section vous aidera à comprendre les outils d'analyse des écarts les plus courants. Alors, suivez-nous !

Réflexion

Le brainstorming est un outil de réflexion divergente permettant de générer des idées sur un sujet donné dans un laps de temps limité. Il est généralement mené dans le cadre d'une session ou d'un atelier pour stimuler la pensée critique et créative et pour générer des solutions utiles et innovantes à un problème.

Son objectif n'est pas forcément qualitatif, mais quantitatif, et repose sur le principe que « deux têtes valent souvent mieux qu'une ».

Ainsi, une série de réunions ou de discussions peut être organisée pour l'équipe d'analyse commerciale afin de réfléchir à des idées sur les problèmes qui existent dans le processus commercial et sur la manière de les résoudre.

Fondamentalement, le brainstorming n'est pas si compliqué. En quelques mots, voici comment fonctionne le brainstorming :

Rassemblez un groupe de personnes pour aborder un problème, un défi ou une opportunité.
Demandez aux membres de générer autant d'idées que possible - même lorsqu'elles peuvent être "hors du mur".
Passez en revue les idées, sélectionnez les plus intéressantes, puis dirigez la discussion sur la manière de combiner, d'améliorer et de mettre en œuvre les idées.

Analyse comparative

L'analyse comparative est le processus par lequel vous mesurez la performance des projets, produits ou services de votre entreprise avec les meilleures pratiques de l'industrie ou d'autres entreprises, et utilisez ces informations pour conduire d'éventuelles améliorations.

Pour vous aider à comprendre cette technique, nous prendrons l'exemple d'un créateur de boutique e-commerce nouvellement créé. Le responsable de ce site souhaite utiliser l'analyse comparative comme moyen d'effectuer l'analyse des écarts pour son entreprise. Ainsi, il peut implémenter cela par ces procédures suivantes :

Confirmer les objectifs : savoir où il en est et où il veut être, sur la base des standards de benchmarking.
Identifier des partenaires de benchmarking : il peut comparer avec les meilleurs constructeurs de boutiques en ligne de ces derniers temps, tels que Shopify, Wix, WooCommerce, etc.
Collecter des données : Les données nécessaires à l'analyse doivent inclure les ressources internes et externes sur les partenaires de benchmarking.
Analyser les données
Identifier les opportunités : rechercher des moyens de réduire l'écart entre les mesures actuelles et souhaitées.
Mettre en œuvre les activités recommandées pour combler le fossé .

N'oubliez pas que si l'objectif de l'analyse comparative est de définir des mesures de qualité et de fiabilité appropriées, l'analyse des écarts se basera sur les résultats de l'analyse comparative pour mesurer l'écart auquel vous êtes confronté en ce moment.

Analyse SWOT

Une analyse SWOT se concentre sur les forces et les faiblesses de l'environnement interne et sur les opportunités et les menaces de l'environnement externe. Décrire le problème en ces termes peut indiquer la voie vers une solution en vous montrant comment éviter les menaces potentielles, tout en tirant parti des points forts pour exploiter de précieuses opportunités.

Voyons comment utiliser SWOT pour effectuer une analyse des écarts :

Indiquez pourquoi SWOT est effectué (généralement lorsque votre état actuel rencontre des problèmes) et quel résultat est attendu de cette activité
Dressez la liste de tous les membres des équipes ou des services concernés et invitez-les
Créez une matrice 2 x 2 et étiquetez chacune des sections comme ci-dessous

Posez aux membres les questions suivantes sur leur objectif (état souhaité)

Énumérez les caractéristiques internes positives et exceptionnelles qui aideront à atteindre l'objectif (Forces)
Lister les processus/domaines qui diminuent les chances de succès dans l'atteinte de l'objectif (Faiblesses)
Lister les situations ou conditions externes qui rendent l'objectif plus réalisable (Opportunités)
Lister les facteurs qui pourraient présenter un risque pour le succès de la cible souhaitée (Menaces)

Analysez les facteurs ci-dessus et évaluez comment vous pouvez utiliser les points forts pour exploiter les opportunités tout en évitant les menaces.

Cette technique vous aidera également à réaliser où et comment vous vous démarquez de vos concurrents dans l'industrie.

Analyse PILON

Une analyse PESTLE est un outil ou un cadre utilisé par les spécialistes du marketing et les analystes pour surveiller et mettre en évidence les facteurs macro-environnementaux (externes) qui ont un effet sur une organisation, qui est une extension du modèle PEST.

Semblable à SWOT, l'analyse PESTLE vous aide à identifier les menaces et les opportunités en examinant les 6 facteurs externes suivants de votre environnement commercial :

Politique
Économique
sociologique
Technologique
Juridique
Environnement

Cette analyse élimine les lacunes en identifiant les problèmes actuels, en soulignant les opportunités de changement à venir et en minimisant les risques sur le marché.

Par exemple, les conditions politiques et économiques instables dans le pays du fournisseur l'empêchent de vous transporter suffisamment de matériel comme prévu. Cela pourrait devenir la raison pour laquelle vous ne pouvez pas atteindre les ventes ciblées.

Cadre McKinsey 7S

Le dernier outil que nous recommandons est le cadre McKinsey 7S, qui analyse la conception organisationnelle d'une entreprise en examinant 7 éléments internes clés : structure, systèmes, stratégie, personnel, compétences, style et valeurs partagées.

Vous pouvez utiliser le framework McKinsey 7S lorsqu'une partie particulière de l'entreprise ne répond pas à vos attentes. L'analyse examine les caractéristiques de l'entreprise en termes de chacun de ces aspects et examine où se situent les lacunes.

Une fois qu'il est clair que la cause des lacunes est un manque de compétences, par exemple, ou une structure adéquate, vous pouvez aborder le problème de manière ciblée.

Le framework McKinsey 7S peut vous aider dans l'un des objectifs ci-dessous :

Déterminer les lacunes qui peuvent apparaître dans l'entreprise
Identifier les domaines à optimiser pour promouvoir la performance de l'entreprise
Aligner les départements et les processus lors d'une fusion ou d'une acquisition
Examinez les résultats des futurs changements possibles au sein de votre entreprise.

Les 7 éléments sont divisés en 2 groupes : les éléments durs (qui sont relativement faciles à identifier, et la direction peut les influencer directement) et les éléments souples (qui peuvent être plus difficiles à décrire, moins tangibles et plus influencés par la culture de l'entreprise).

Éléments durs :

Stratégie : votre plan d'action pour construire et maintenir un avantage concurrentiel sur vos concurrents.
Structure : comment votre entreprise est organisée, et comment les équipes et les départements sont structurés.
Systèmes : méthodes de fonctionnement formelles et informelles, procédures et flux de communication que les employés utilisent pour faire leur travail (par exemple, les systèmes informatiques).

Éléments souples :

Personnel : les employés et leurs compétences.
Compétences : les compétences de l'organisation et des employés.
Style : styles de leadership et de gestion.
Valeurs partagées : valeurs fondamentales de l'organisation, comme en témoignent sa culture d'entreprise et son éthique générale de travail.

Alors, comment pouvez-vous appliquer ce cadre à votre analyse des écarts ? Voici la réponse :

Rassembler autour d'une équipe pertinente et compétente
Vérifier si tous les éléments sont correctement alignés les uns avec les autres (identifier les lacunes et les lacunes dans la relation entre les éléments)
Définir l'état où ces éléments seraient alignés de manière optimale
Proposer un plan d'action précis et réaliste pour réaligner les éléments
Mettez en œuvre les changements et révisez régulièrement les 7S, pour aller de l'avant.

En bref, vous trouverez ci-dessus les 5 outils les plus fréquemment utilisés pour aider à effectuer une analyse approfondie des lacunes. Vous pouvez utiliser un ou plusieurs des cinq outils pour obtenir les meilleurs résultats.

Le processus d'analyse des écarts en 4 étapes

Dans les grandes organisations, le processus d'analyse des écarts relève généralement de la responsabilité des analystes commerciaux, des chefs de projet ou des équipes d'amélioration des processus. Mais avec un guide bien conçu et peu de formation, n'importe qui peut suivre le processus.

Ainsi, les 4 étapes de base pour effectuer un processus d'analyse des écarts sont expliquées ci-dessous :

Analyser l'état actuel

Tout d'abord, vous devez choisir le domaine de votre entreprise sur lequel vous souhaitez vous concentrer et commencer par votre état actuel.

Qu'il s'agisse de la qualité des produits, des finances ou des activités de marketing, choisissez un problème spécifique que vous devez approfondir. Par exemple, s'il s'agit de marketing, un domaine particulier serait le marketing par e-mail.

Ou bien, votre entreprise souhaite disposer du service client le plus performant de votre secteur, mais votre équipe signale que de nombreux clients terminent leurs appels par frustration. Vous devriez vous demander : Y a-t-il un problème avec vos produits ou services ? Votre équipe d'assistance a-t-elle besoin de plus de cours de formation sur la gestion des clients difficiles et en colère ?

Vous ne saurez pas exactement jusqu'à ce que vous creusez, ce qui signifie parler avec les personnes impliquées, collecter des données et découvrir des améliorations. Vous pouvez collecter des informations quantitatives, telles que le nombre d'appels négatifs reçus chaque semaine, ou des informations qualitatives, telles que les commentaires des clients ou les commentaires de vos représentants de l'assistance sur les appels en cours.

Ce qui est le plus crucial à cette étape est de comprendre la racine du problème, qui est beaucoup plus facile à identifier une fois que vous avez exposé tous les faits contributifs possibles. En fait, votre processus d'analyse des écarts devrait évaluer tout ce que vous avez fait récemment pour vous aider à obtenir une « vue d'ensemble ».

Formaliser l'état futur idéal

Une fois que vous avez compris la situation dans son ensemble et compris comment votre équipe ou votre entreprise fonctionne actuellement, vous devez être idéaliste. Réfléchissez à l'endroit où vous aimeriez être !

Ne vous inquiétez pas comment vous y arriverez. C'est la tâche de l'étape suivante. En ce moment, vous avez juste besoin de rêver grand, car le ciel est la limite ! Mais n'oubliez pas de dessiner votre état futur idéal dans un objectif SMART, qui est spécifique, mesurable, atteignable, pertinent et limité dans le temps.

Prenons le cas précédent du service client comme exemple. Dans ce scénario, vos performances actuelles sont évidemment insuffisantes ou doivent être modifiées. Mais au lieu d'ignorer ou de coller un pansement sur la situation, imaginer l'image idéale vous aiderait beaucoup.

Un bon outil d'analyse des écarts, comme nous l'avons indiqué dans la section ci-dessus, deviendrait votre allié. Il peut s'agir d'un tableau de brainstorming ou simplement d'une carte mentale pour stimuler la créativité de votre équipe. Ensuite, vous pouvez définir un objectif SMART pour votre équipe de support client, comme des avis positifs ou des appels qui devraient augmenter de 30 % le mois prochain.

Identifier et documenter les lacunes existantes

Compléter les deux premières étapes seulement ne vous apportera pas d'excellents résultats. Les assembler peut révéler ce qui manque entre votre performance réelle et votre potentiel.

Une analyse des lacunes pourrait soulever la question suivante : qu'est-ce qui nous empêche d'atteindre notre état futur idéal ?

Dans notre exemple, les facteurs qui affectent la productivité de l'équipe de support client peuvent inclure le niveau médiocre des employés, l'absence d'incitations pour les meilleurs ou le manque de dynamique d'équipe.

Une fois que vous avez identifié vos lacunes existantes (c'est là que les outils utiles que nous recommandons ci-dessus fonctionnent à nouveau !), vous pouvez savoir exactement ce qui vous empêche d'atteindre vos objectifs !

Concevoir et mettre en œuvre un plan pour combler le fossé

Une fois que vous avez répertorié les écarts possibles, il est temps pour vous de mettre en œuvre un plan pour combler l'écart et de convaincre les autres membres de votre équipe de coopérer. Les changements que vous apporterez peuvent également affecter d'autres départements et équipes, il est donc essentiel d'élaborer un plan.

Établissez une stratégie claire et des objectifs réalisables pour vous aider à concrétiser vos objectifs et à embarquer tout le monde.

Par exemple, lorsque vous faites une présentation à vos gestionnaires ou cadres, ayez un calendrier ou un calendrier détaillé pour le plan. Vous pouvez également créer une action plus globale pour promouvoir les performances de votre équipe, comme proposer des formations, offrir des incitations adéquates aux meilleurs et organiser des activités de plein air pour encourager l'esprit d'équipe.

Après tout, la façon dont vous comblerez l'écart dépendra beaucoup des priorités de votre organisation et de votre équipe. Alors, travaillez ensemble pour trouver ce qui fonctionne le mieux !

conclusion

En effectuant une analyse des écarts , vous pouvez vous forcer à jeter un regard honnête sur l'état de votre entreprise aujourd'hui, ainsi qu'à identifier les facteurs spécifiques qui vous empêchent d'atteindre vos objectifs commerciaux.

Ce guide vous a aidé à tout couvrir sur l'analyse des écarts, y compris la définition, les avantages, les limites, les 4 types courants, les 5 outils fréquemment utilisés et enfin, le processus d'analyse des écarts en 4 étapes . Donc, j'espère qu'après l'avoir lu, vous pourrez mieux développer votre entreprise et la rendre plus compétitive sur le marché !