L'avenir des cabinets d'avocats est distant : comment le logiciel rendra-t-il cela possible ?
Publié: 2022-05-07Laissé poussiéreux et vacant, le bureau d'angle convoité sera une relique du passé alors que les avocats (et leurs clients) continueront d'adopter le travail à distance et la technologie qui le rend possible.
Le bureau d'angle avec vue est un symbole traditionnel de statut et de prestige au sein des cabinets d'avocats. La pandémie, cependant, a déplacé de nombreux avocats et professionnels du droit de leurs bureaux et cabines d'angle vers leurs tables de salle à manger ou leurs bureaux à domicile. Et certains avocats pensent que cela restera ainsi.
« Les avocats peuvent passer plus de temps à travailler « sur » le domaine du droit au lieu de « dedans » et plus de temps avec leur famille et leurs proches. »
— Rick DeMedeiros, fondateur de DeMedeiros Injury Law à Atlanta
DeMedeiros et d'autres pensent qu'à l'avenir, les avocats choisiront de travailler à distance et s'appuieront sur la technologie pour rendre cela possible.
L'une des principales différences entre les cabinets d'avocats du futur et les cabinets d'avocats du passé est la façon dont ils utilisent (et même adoptent) l'utilisation de la technologie et des logiciels pour les aider à faire leur travail plus efficacement et en toute sécurité.
Voici trois façons dont le logiciel changera l'avenir des cabinets d'avocats et aidera votre cabinet à fonctionner à distance.
Le logiciel élargit les offres virtuelles de votre entreprise
" Les futurs cabinets d'avocats auront une offre virtuelle beaucoup plus large. Les clients s'attendront à ce que leurs avocats tirent parti de la technologie pour des raisons d'efficacité et de commodité. "
— Jeffrey McAvoy, avocat principal chez Conduct Law
Pendant la pandémie, votre travail s'est déroulé à distance. Vous avez offert des services virtuels aux clients. et des avocats tels que McAvoy pensent que de nombreux clients aimeront que cela continue. Cela donnera naissance à des cabinets d'avocats virtuels.
Les offres virtuelles peuvent inclure :
- Rencontres avocat-client via un logiciel de visioconférence
- Utilisation d'une plateforme logicielle de gestion de cabinet d'avocats offrant une fonctionnalité de messagerie
- Une gestion des documents plus efficace avec un logiciel de gestion des dossiers juridiques
- Automatisation des tâches récurrentes telles que les factures
En offrant des services virtuels et en utilisant la technologie pour le rendre possible, le secteur juridique sera également en mesure de répondre aux clients plus rapidement qu'auparavant, ce qui peut améliorer l'expérience client.
Le logiciel aide à organiser les documents
" C'est incroyable de voir combien de cabinets d'avocats stockent encore les données de leurs clients dans des tiroirs et des dossiers de Manille. Lorsque la pandémie a frappé, elle a forcé de nombreux cabinets d'avocats plus anciens et plus établis à suivre un cours intensif sur la communication en ligne et le partage de données. "
— Michael A. Cibik, fondateur et associé directeur des cabinets d'avocats de Cibik & Cataldo
La façon dont un cabinet d'avocats gère ses documents détermine la façon dont il gère ses dossiers : Un cabinet d'avocats n'est rien sans documentation. Pour assurer le bon fonctionnement de votre cabinet d'avocats, vous devez vous assurer que les documents de votre cabinet sont bien organisés et en sécurité.
Pendant la pandémie, de nombreux cabinets d'avocats ont abandonné leurs classeurs pour un stockage basé sur le cloud, ce qui a facilité l'accès aux documents pour les employés distants, et ils conserveront probablement ces outils.
Les logiciels de gestion de documents juridiques et les plates-formes logicielles de gestion de dossiers juridiques permettent aux utilisateurs de télécharger et d'organiser des documents avec des balises.
Ces plates-formes offrent également généralement des contrôles d'accès pour protéger les informations confidentielles et des outils de collaboration pour permettre aux employés distants de continuer à travailler ensemble tout en étant séparés.
Le logiciel introduit de nouveaux types de données qui peuvent être utilisées dans les cas
" Le travail à distance étant désormais un élément permanent pour de nombreuses entreprises, les équipes juridiques et les DSI doivent réfléchir à la manière d'extraire des informations stockées électroniquement à partir d'emplacements qu'ils n'avaient pas auparavant, en particulier pour l'e-discovery en cas de litige. "
— Scott McVeigh, directeur de l'industrie chez Onna
La nouvelle dépendance du secteur juridique à l'égard de la technologie pourrait également élargir les types de données que les dirigeants des cabinets d'avocats gèrent, protègent et utilisent dans les affaires juridiques. Au fur et à mesure que vous introduisez une nouvelle technologie dans votre pratique, soyez simplement conscient de la façon dont cela pourrait changer (et même compliquer) les choses.
Par exemple, McVeigh souligne que tout en utilisant Zoom a permis aux cabinets d'avocats de fonctionner et de collaborer, "d'innombrables conversations critiques et des quantités importantes d'informations sensibles ont été générées dans les murs de Zoom, créant des problèmes de conformité, de risque et juridiques".
Les données Zoom, par exemple, sont non structurées et multiformes, ce qui signifie qu'elles peuvent provenir de l'un des nombreux outils de Zoom. Cela signifie également que les données Zoom peuvent être difficiles à gérer et à analyser.
Les cabinets d'avocats du futur auront probablement une politique établie sur la façon d'utiliser les plateformes de vidéoconférence et répondront à des questions telles que :
- Quels types de réunions faut-il enregistrer ?
- Où les enregistrements doivent-ils être stockés ?
- Pendant combien de temps les enregistrements doivent-ils être stockés ?
- Qui devrait avoir accès aux réunions enregistrées avec les clients ?
Les cabinets d'avocats du futur investiront probablement dans un logiciel de découverte électronique qui peut aider les cabinets d'avocats à stocker des données, telles que les données Zoom, sur un système basé sur le cloud.
L'avenir des cabinets d'avocats repose sur les logiciels
Les cabinets d'avocats du futur adoptent les logiciels et s'intéressent davantage au numérique. Bien que les futurs cabinets d'avocats soient conscients des avantages des logiciels, ils en comprennent également les risques.
Le passage au numérique peut rendre votre pratique plus vulnérable aux cyberattaques, mais il existe des pratiques exemplaires et des plateformes que vous pouvez utiliser pour assurer la sécurité de votre entreprise.
Et les attaques de rançongiciels contre les cabinets d'avocats sont peut-être plus courantes que vous ne le pensez. Selon l'enquête Legal Management Survey* de Capterra en 2021, un cabinet d'avocats de petite et moyenne taille sur trois (33 %) a connu un incident de ransomware au cours des 12 derniers mois seulement.
Méthodologie
L'enquête sur la gestion juridique 2021 de Capterra a été menée en mai 2021 auprès de 401 professionnels du droit (dont 240 avocats) pour en savoir plus sur l'automatisation, la sécurité et d'autres pratiques des cabinets d'avocats. Les répondants ont été présélectionnés pour un emploi à temps plein dans des cabinets d'avocats de petite taille (1 à 14 avocats) et de taille moyenne (15 à 49 avocats). L'enquête excluait les praticiens seuls sans employés.
Remarque : Les applications sélectionnées dans cet article sont des exemples pour montrer une fonctionnalité dans son contexte et ne sont pas destinées à être des recommandations ou des recommandations. Ils ont été obtenus à partir de sources considérées comme fiables au moment de la publication.