7 meilleurs logiciels de gestion d'événements gratuits

Un logiciel de gestion d'événements permet aux utilisateurs de planifier, d'exécuter et de générer des rapports sur les événements.

Imaginez ceci : vous êtes un planificateur d'événements qui doit organiser un événement d'entreprise pour les employés hybrides d'une organisation et vous assurer que tout se déroule sans heurts, de la pré-planification à la post-planification. Tout en jonglant avec toutes ces tâches, vous vous retrouvez aux prises avec un budget inadéquat, des inscriptions désordonnées et un public peu engageant ? La gestion d'événements nécessite une planification et une exécution minutieuses, ce qui peut parfois être assez écrasant. C'est là qu'un outil de gestion d'événements peut vous aider.

Un logiciel de gestion d'événements aide les organisateurs d'événements à planifier, exécuter et gérer des événements en ligne, en personne et hybrides. Il propose des outils qui aident les utilisateurs à gérer l'inscription des participants, la coordination, le marketing d'événements et la gestion de l'espace des sites. Mais, si vous ne souhaitez pas investir au départ avant de comprendre les fonctionnalités du logiciel, pourquoi ne pas envisager un outil gratuit pour vos besoins en gestion d'événements ? Cela vous donnera la liberté de comprendre le fonctionnement du système et de passer à une version payante une fois que vous saurez comment il s'aligne sur vos objectifs commerciaux.

Cet article met en évidence, par ordre alphabétique, les sept meilleurs logiciels de gestion d'événements gratuits basés sur des critiques de logiciels vérifiées. En savoir plus.

1. Airmeet : mode de prévisualisation des fonctionnalités pour les événements en ligne

Airmeet est une plateforme de gestion d'événements en ligne pour les sommets virtuels, les conférences, les rencontres et les ateliers de réseautage. Avec ce logiciel, les professionnels de l'événementiel peuvent créer un événement en ligne et le visualiser en mode aperçu sans réellement démarrer l'événement. Vous pouvez soit utiliser le tableau de bord de la communauté, soit le tableau de bord des événements pour entrer en mode aperçu. L'outil vous permet également de mettre en pause et de personnaliser les paramètres des événements en direct dans ce mode.

• Profils des participants à l'événement : apprenez-en plus sur les participants et initiez des conversations significatives en cliquant sur leur photo d'affichage dans le salon social, qui est la zone d'accueil pour les participants en ligne.Le profil de chaque participant comprend sa présentation, ses intérêts et des liens vers ses comptes de médias sociaux.

• Rappels de session : ajoutez un événement en ligne à vos favoris et définissez des rappels et des confirmations en ligne pour vos sessions à venir.En tant qu'organisateur d'événements, vous pouvez également personnaliser vos e-mails à l'aide de polices, d'images et de GIF et définir l'heure de livraison des rappels.

• Analyse d'événements : mesurez l'engagement de vos événements virtuels à l'aide des rapports d'analyse d'événements, disponibles sur votre tableau de bord.Certains des rapports proposés par l'outil qui peuvent vous aider à obtenir des informations sur les événements incluent le rapport principal, le rapport de questions-réponses et les rapports de discussion et de salon.

Options d'assistance client : téléphone, e-mail et chat

2. Bookwhen : Offre 50 espaces de réservation par mois gratuitement

Bookwhen est une plateforme de réservation et de planification basée sur le cloud qui peut être utilisée pour gérer les réservations d'événements. Le logiciel vous permet de personnaliser vos formulaires de réservation d'événements, d'accepter des paiements via un fournisseur de paiement et de configurer des rappels par e-mail. La version gratuite du logiciel vous donne accès à 50 espaces de réservation par mois, en fonction du nombre de participants par réservation.

• 1 page de réservation : permettez à vos participants de réserver, de transférer ou d'annuler des réservations d'événements via la page de planification.Le système propose 1 page de réservation avec une URL unique dans sa version gratuite. Vous pouvez répertorier plusieurs événements sur la même page de réservation.

• Événements gratuits : Annoncez de petits événements gratuits avec le plan gratuit de Bookwhen qui prend en charge jusqu'à 50 espaces de réservation par mois.Le plan gratuit, cependant, ne vous permet pas d'accepter des paiements pour vos événements.

• Intégration de site Web (iframe ou API) : intégrez votre page de planification/réservation à votre site Web à l'aide de l'interface de programmation d'application (API) ou des options de fonctionnalité iframe.Grâce à l'intégration de l'API, vous pouvez afficher vos événements, lieux, billets et laissez-passer sur votre page de planification.

Options d'assistance client : e-mail, base de connaissances et chat

3. Eventcreate : permet aux participants de payer pour des événements

Eventcreate est une plate-forme de création de sites Web et d'inscription en ligne qui permet aux entreprises de créer des sites Web d'événements personnalisables et de surveiller les inscriptions aux événements. Le logiciel comprend également un tableau de bord de gestion des événements qui vous permet de suivre et de gérer les participants en temps réel. De plus, cela permet à vos participants de payer les frais de l'événement en ligne et hors ligne. Le statut de paiement de vos événements est accessible via le tableau de bord des événements.

• Modèles de sites Web : faites votre choix parmi une variété de modèles de sites Web et d'invitations pour créer votre propre site Web d'événement.Le logiciel propose également des blocs de contenu prédéfinis, tels que des formulaires de contact, des cartes et des listes de participants à l'événement qui peuvent être ajoutés au site Web de votre événement.

• Inscriptions et RSVP : recueillez les inscriptions ou les RSVP, ou vendez des billets d'événement en ligne.Le système vous permet de collecter des informations importantes sur les participants, y compris leurs noms et coordonnées via un formulaire d'inscription à l'événement en ligne. Le plan gratuit prend en charge jusqu'à 100 participants par événement.

• Application d'enregistrement iOS : scannez les billets et enregistrez les participants à l'aide de l'application mobile du logiciel pour les utilisateurs iOS.L'application mobile native vous permet, à vous et à votre équipe, de confirmer plus facilement les inscriptions aux événements.

Options d'assistance client : e-mail, base de connaissances et chat

4. Eventee : Fournit un menu personnalisé pour des détails supplémentaires sur l'événement

Eventee est un outil en ligne pour organiser des événements virtuels, en personne ou hybrides. Le logiciel offre un espace spécial, appelé menu personnalisé dans l'outil lui-même, qui vous permet de télécharger du contenu supplémentaire, tel que des détails sur les participants/parrainages et des recommandations. Vous pouvez ajouter du texte, des images, des liens URL et même des fichiers PDF à votre menu. Eventee propose un menu personnalisé pour les utilisateurs dans son plan gratuit.

• Applications Web et mobiles : participez à des événements virtuels, demandez aux conférenciers, regardez des vidéos et connectez-vous avec les participants à l'aide de vos ordinateurs.Le logiciel propose également une application mobile qui offre à vos participants un accès au programme de votre événement même sans connexion Internet. Il vous permet également d'évaluer votre événement, de collecter des données sur l'événement, de vous connecter avec les participants et d'interagir avec les organisateurs de l'événement et les conférenciers.

• Page d'accueil de l'événement : créez une page d'accueil gratuite pour chacun de vos événements et permettez aux participants d'accéder aux informations de votre événement à partir de toutes les plateformes Eventee.Vous pouvez également prévisualiser votre page d'accueil en utilisant le mode de prévisualisation privée avant de la rendre publique, partager l'accès à votre page d'accueil, ajouter des vidéos de promotion d'événements et gérer les informations sur les conférenciers via la page d'accueil de votre événement.

• Questions et sondages en direct : interagissez avec votre public virtuel à l'aide de questions en direct et d'options de sondage.La plateforme permet à vos participants de poser des questions aux intervenants en temps réel et facilite le vote pour les questions les plus intéressantes. En tant qu'organisateur d'événements, vous pouvez également solliciter l'avis des participants et partager les résultats en direct.

Options d'assistance client : téléphone, e-mail et chat

5. Eventleaf : gère l'inscription des groupes aux événements virtuels

Eventleaf est une plateforme de gestion d'événements qui peut être utilisée par les organisateurs pour créer, promouvoir et gérer des événements en ligne, tels que des réunions d'affaires, des conférences, des collectes de fonds et des salons professionnels. Le logiciel permet aux participants en ligne de s'inscrire ensemble dans un groupe et de désigner un participant comme responsable désigné pour l'événement. Le gestionnaire d'inscription peut administrer l'inscription à l'événement au nom du groupe et ajouter/supprimer des membres supplémentaires du groupe.

• Site Web d'événement : créez un site Web d'inscription à un événement à l'aide du créateur de site Web d'événement du logiciel.Vous pouvez ajouter un ordre du jour à ce site Web, y compris la date, l'heure, le titre, la description et les détails du conférencier, qui peuvent inclure leur nom, leur photo et une courte biographie. Sélectionnez une langue pour votre page de destination et prévisualisez votre conception au fur et à mesure que vous remplissez les détails pertinents.

  

• Inscription à un événement : autorisez les participants à s'inscrire eux-mêmes à un événement et à accéder aux informations sur l'événement en ligne.Vous pouvez utiliser cette fonction pour organiser les options d'inscription aux événements, telles que les frais d'inscription, les ateliers et les forfaits alimentaires. De plus, vous pouvez limiter les inscriptions à ceux qui sont invités à l'aide de mots de passe d'événement et d'autres options.

• Intégration Lobbytrack : Intégrez le logiciel de gestion des visiteurs Lobbytrack qui vous aide à ajouter des visiteurs à votre liste.Chaque fois que vous planifiez un événement dans Eventleaf, qu'il s'agisse d'une conférence ou d'une réunion, les détails des participants sont automatiquement stockés dans Lobbytrack. Vous pouvez utiliser les données de ces visiteurs pour planifier des réunions de suivi, réserver des espaces et organiser des événements spéciaux pour les visiteurs.

Options d'assistance client : téléphone, e-mail et chat

6. Odoo : Propose la gestion du budget événementiel

Odoo est une suite d'outils de gestion d'entreprise, tels que la comptabilité, l'inventaire et la gestion de projet, qui peuvent vous aider à rationaliser vos processus commerciaux. Le logiciel propose également un module de gestion d'événements dédié qui permet aux professionnels de l'événementiel de gérer des événements en ligne et sur site. Vous pouvez utiliser l'application de gestion d'événements d'Odoo pour gérer le budget de votre événement en administrant l'allocation des ressources et les achats automatisés pour votre événement.

• Éditeur par glisser-déposer : créez des pages de destination, des biographies de conférenciers, des agendas et des appels à l'action à l'aide de l'éditeur par glisser-déposer du logiciel.Le logiciel comporte des blocs de construction de contenu prédéfinis qui peuvent être glissés et déposés pour structurer votre page d'événement.

• Gestion des participants : créez un groupe de participants et définissez la capacité minimale/maximale de participants pour votre événement.Vous pouvez également utiliser les capacités de gestion des participants du logiciel pour personnaliser les badges d'entrée et analyser les profils des participants.

• Marketing par e-mail : planifiez des communications automatiques avec les participants et envoyez-leur des e-mails, y compris des e-mails d'introduction et de confirmation.Il peut s'agir d'enregistrer la date, de savoir avant de partir, de vous remercier d'avoir participé et d'envoyer des e-mails de confirmation d'inscription.

Options d'assistance client : téléphone, e-mail et chat

7. Timely : propose un plugin de calendrier gratuit pour WordPress

Timely est un logiciel événementiel en ligne qui propose des outils pour vous aider à gérer efficacement les événements et les lieux. Le logiciel propose un plugin de calendrier d'événements tout-en-un gratuit pour WordPress qui permet aux utilisateurs de créer, gérer et partager facilement des événements. En tant que planificateur d'événements, vous pouvez utiliser Timely pour personnaliser la vue de votre calendrier en utilisant différentes polices et thèmes. Vous pouvez également attribuer un code couleur à vos événements, configurer différents fuseaux horaires pour votre calendrier et même ajouter des événements de filtrage pour rechercher des événements spécifiques par catégories, organisateurs, lieux et balises.

• Billetterie événementielle : vendez des billets et gérez vos ventes de billets en ligne.Vous pouvez également créer différents types de billets, tels que des entrées générales, VIP et des créneaux horaires pour votre événement, et les afficher sur la page de votre événement.

• Jusqu'à 100 événements : créez et gérez jusqu'à 100 événements avec votre forfait Timely gratuit.En tant qu'utilisateur de Timely, vous pouvez promouvoir vos événements gratuits et activer l'inscription à des événements en ligne sur votre site Web, quel que soit votre type d'événement, en ligne, physique ou mixte.

• Tableau de bord multilingue et interface publique : modifiez la langue de l'affichage public du tableau de bord et du calendrier pour répondre aux exigences de l'audience mondiale.Certaines des options linguistiques ici incluent l'anglais, le français, l'espagnol, le portugais, l'allemand, l'italien et le néerlandais.

Options d'assistance client : téléphone, e-mail et chat

Comment choisir le meilleur logiciel gratuit de gestion d'événements pour votre entreprise ?

Voici quelques considérations courantes à prendre en compte lors de l'évaluation de solutions de gestion d'événements gratuites adaptées à vos besoins.

• Évaluer les fonctionnalités de gestion des participants : lors de l'évaluation des solutions de gestion d'événements potentielles et de leurs versions gratuites, assurez-vous que le logiciel vous permet d'ajouter, de modifier, de supprimer et de suivre facilement les participants.Certains outils proposent également des rappels d'événements dans leur plan gratuit qui vous aident à communiquer avec les participants et à leur rappeler l'événement à venir. Vous pouvez également envisager de générer des rapports sur la participation, qui peuvent être utilisés pour suivre la participation aux événements au fil du temps.

• Évaluez les capacités de billetterie : la billetterie en ligne est une fonctionnalité indispensable pour un gestionnaire d'événements.Avant de finaliser un outil de gestion d'événements pour votre entreprise, assurez-vous que le système propose une billetterie sécurisée pour faciliter la vente de billets via des canaux en ligne et hors ligne. Il devrait également vous offrir la possibilité de créer plusieurs types de billets pour le même événement, ce qui vous aidera à offrir une expérience différente à vos sponsors, exposants et participants.

• Considérez la fonctionnalité d'analyse d'événements : l'analyse d'événements est une fonctionnalité importante du logiciel de gestion d'événements qui permet aux organisateurs d'événements d'analyser les données d'événements et d'améliorer les choses à l'avenir.Avant de finaliser le meilleur logiciel de gestion d'événements, assurez-vous qu'il propose des mesures de base, telles que le score net du promoteur (NPS), l'engagement des conférenciers, les taux de réponse et les sujets les plus performants pour vous aider à analyser l'efficacité de vos événements.

Quel est le coût de la mise à niveau d'un logiciel de gestion d'événements gratuit vers un logiciel payant ?

Si vous souhaitez intensifier vos efforts de gestion d'événements et avez besoin de fonctionnalités supplémentaires, vérifiez le coût que vous encourriez lors de la mise à niveau à partir du plan gratuit. La plupart des produits sur le marché sont tarifés sur une base mensuelle et peuvent être divisés en trois niveaux de tarification communs en fonction de leur prix de départ.

Fourchettes de prix* :

• 4 $ - 32 $

• 33 $ - 88 $

• 88 $+

* Les prix inclus concernent l'offre d'entrée de gamme/la moins chère trouvée sur les sites Web des fournisseurs le 13 février 2023. Ces plages correspondent aux 25e, 75e et 100e centiles des informations sur les prix recueillies sur les sites Web des fournisseurs d'échantillons de produits.

Coûts cachés associés aux logiciels de gestion d'événements

La liste de prix ci-dessus résume les prix des plans de base de la plupart des produits. Un produit d'entreprise ou premium dont le prix est plus élevé peut inclure des fonctionnalités supplémentaires, telles que la gestion des badges, la gamification et la gestion des bénévoles. Si vous envisagez le plan gratuit, il peut également inclure des frais cachés, tels que les coûts de formation et de mise en œuvre, les coûts de personnalisation, les frais supplémentaires et les coûts d'intégration et d'évolutivité. Avant de faire un choix, renseignez-vous auprès du fournisseur de logiciels sur ces frais cachés afin d'assurer une transparence totale des prix.

Questions courantes à poser lors de la recherche d'un logiciel de gestion d'événements gratuit

Il est important de poser aux fournisseurs la bonne série de questions pour déterminer si l'application événementielle convient ou non à votre entreprise. Certaines questions courantes que vous pouvez considérer pour cela sont: