Systèmes téléphoniques de franchise : 10 fonctionnalités VoIP essentielles dont vous avez besoin

La marque d’une franchise réussie est une opération durable reposant sur une communication efficace. Pour réaliser les deux, vous avez besoin d’un système téléphonique puissant .

Mais ce n’est pas aussi simple que de choisir n’importe quel service téléphonique professionnel. Un partenariat avec le leader du service à la clientèle et de l'expertise du secteur en fera la solution idéale pour votre franchise.

C'est là qu'intervient la voix sur protocole Internet (VoIP). C'est bien plus qu'un numéro de téléphone professionnel. La VoIP est l'alternative moderne aux lignes téléphoniques traditionnelles qui coûtent jusqu'à 60 % moins cher .

Si vous êtes prêt à offrir une expérience client de premier ordre, le choix est facile.

Passons en revue les fonctionnalités téléphoniques VoIP essentielles sans lesquelles les franchiseurs et les franchisés ne peuvent pas fonctionner.

Gérer une franchise est difficile

En tant que propriétaire de franchise, vous devez toujours équilibrer un mélange de responsabilités.

En une minute, vous réfléchissez à des stratégies pour bâtir une réputation de marque solide comme le roc. Ensuite, vous négociez avec diligence avec les fournisseurs, organisez les livraisons et l'embauche. Et l'après-midi ? C'est à ce moment-là que vous vous adaptez aux tendances en constante évolution de votre marché local.

Votre plateforme de communication doit fonctionner aussi dur que vous. Que vous dirigiez des appels téléphoniques entrants pendant et après les heures de bureau ou que vous gériez des conférences téléphoniques avec des fournisseurs, un PBX hébergé ( Private Branch Exchange ) vous aide à être là pour votre équipe et vos clients.

Alors, lorsque vous envisagez un système téléphonique professionnel tout-en-un, quelles fonctionnalités sont les plus importantes ? En tant que leader de la VoIP professionnelle, Nextiva propose des fonctionnalités de système téléphonique qui aident les franchiseurs à réussir.

Caractéristiques du système téléphonique dont un opérateur de franchise a besoin

1. Gestion multi-sites

La gestion des fonctions de votre système téléphonique sur plusieurs sites de franchise ne doit pas nécessairement être une corvée. Et vous n’aurez pas besoin d’un assistant informatique pour le configurer !

Un PBX hébergé dans le cloud fournit un emplacement central pour gérer les paramètres de votre service téléphonique et l'identification de l'appelant. Le logiciel de téléphonie de bureau multi-sites garantit la cohérence du service client et des normes de marque.

2. Appels illimités dans tout le pays

Lorsqu'il s'agit de parler avec des employés potentiels, d'aider des clients ou de se synchroniser avec des partenaires, vous ne voulez pas vous soucier de compter les minutes. Profitez d'appels illimités vers n'importe quel numéro de téléphone aux États-Unis et au Canada.

3. Standards automatiques

La réponse vocale interactive ( SVI ), également connue sous le nom de standard automatique, permet aux propriétaires de franchise de répondre automatiquement aux appels, de présenter aux appelants un menu automatisé d'options, puis de les transférer à la bonne personne. C'est comme avoir une réceptionniste virtuelle.

Ces flux d’appels vous évitent d’avoir à embaucher du personnel dédié à répondre aux appels entrants (pendant et en dehors des heures de bureau). Cette fonctionnalité téléphonique peut également éviter plusieurs types de questions d'assistance client, telles que votre emplacement, les heures de vacances et les FAQ.

Étude de cas : Aqua-Tots a choisi Nextiva pour son support et son évolutivité primés

4. Renvoi d'appel

Il arrive parfois que vous souhaitiez recevoir un appel au milieu de la nuit concernant votre entreprise. Pour ceux-là, vous pouvez transférer les appels en dehors des heures d'ouverture vers votre téléphone portable tout en préservant votre confidentialité.

Un autre choix populaire pour une franchise commerciale consiste à transférer les appels en dehors des heures d'ouverture vers un service de réponse téléphonique ou un centre d'appels du service client.

Bien qu'apparemment simple, le transfert d'appel est une fonctionnalité téléphonique essentielle qui est particulièrement utile aux propriétaires d'entreprise qui sont toujours en déplacement ou qui ont différents sites.

5. Messagerie texte professionnelle

Les consommateurs apprécient la rapidité et la simplicité de la messagerie texte. Préparer le texte de votre entreprise est facile avec une plate-forme telle que Nextiva. De cette façon, vous pouvez envoyer des coupons, des offres spéciales et des enquêtes auprès des clients et être averti lorsque les clients arrivent pour récupérer leurs commandes.

Assurez-vous de terminer l'enregistrement 10DLC de vos numéros locaux pour garantir une messagerie texte fiable entre les opérateurs de téléphonie mobile. Notre guide explique tout ce que vous devez savoir.

6. Enregistrement des appels

Les propriétaires de franchise utilisent l'enregistrement des appels professionnels pour évaluer les appels entrants et offrir des opportunités de coaching à leur personnel. Il existe de nombreuses raisons d'écouter les appels, notamment les messages d'accueil pour les appels entrants, les informations sur les produits et les déclarations juridiques telles que les garanties de remboursement.

Les appels enregistrés aident les franchises à présenter les véritables préoccupations des clients et un service client exceptionnel. C'est exactement l'approche utilisée par le coach en franchise Kieran Scott pour augmenter les ventes de Buzz Franchise Brands .

7. Connectivité du téléphone logiciel

Les softphones permettent aux employés de passer et de recevoir des appels téléphoniques et des SMS à l'aide de leur téléphone mobile, ordinateur ou tablette. Ces applications fournissent des fonctionnalités d'appels vocaux, de messagerie texte, de discussion en équipe et de vidéoconférence via n'importe quelle connexion Internet.

Un softphone est une alternative économique aux lignes téléphoniques traditionnelles et aux téléphones IP.

8. Transcription de la messagerie vocale

La conversion de vos messages vocaux en e-mails ou en SMS fait gagner du temps aux propriétaires de franchise. Plus besoin de composer un numéro, de mémoriser des codes PIN ou de les lire un par un.

Les messages vocaux transcrits permettent aux responsables de voir qui appelle et de le rappeler ou de le transférer à un collègue de confiance. Ces transcriptions de messages vocaux sont incroyablement précises pour leur conversion en temps réel de la voix en texte, grâce à la puissance de l'IA.

9. Administration évolutive

Si vous disposez actuellement d'un emplacement mais que vous prévoyez d'en ajouter d'autres, choisissez un système téléphonique évolutif et simplifiez la configuration de vos nouveaux emplacements.

De cette façon, vous pouvez utiliser un numéro gratuit unique dans tous les emplacements et acheminer les appels vers le directeur général de chaque emplacement – ​​ou configurer un numéro virtuel pour chaque emplacement dans n'importe quel indicatif régional.

10. Intégration CRM

Plus besoin de chercher un numéro de téléphone important sur un Post-It perdu. Avec votre logiciel CRM, vous pouvez pointer et cliquer pour appeler n'importe lequel de vos contacts.

Grâce à la technologie CTI , vous pouvez joindre n'importe qui à la demande sans avoir recours à plus de matériel que votre téléphone mobile ou votre ordinateur de bureau.

Avantages de franchise d'un système téléphonique VoIP

• Coûts réduits : les systèmes VoIP coûtent moins cher que les téléphones traditionnels, tant en termes de configuration initiale que de dépenses courantes. Dans un modèle de franchise de petite entreprise, où les économies de coûts peuvent grandement affecter votre stratégie d’expansion future, il s’agit d’un facteur important.
• Flexibilité : les systèmes VoIP s'adaptent à vos besoins croissants en tant que franchise. Que vous ayez des projets d'expansion rapides ou plus équilibrés, ce type de système téléphonique est prêt à croître ou à diminuer lorsque vous l'êtes. De plus, la VoIP vous offre la possibilité d'acheminer facilement les appels entrants vers votre équipe ou de les diriger vers des messages automatisés.
• Gestion facile des emplacements : les propriétaires de franchise ont souvent du mal à maintenir une communication cohérente entre les différents emplacements et au siège social. Si vous avez du mal à maintenir les voies de communication ouvertes avec vos franchisés, cela est souvent perçu comme un signal d'alarme . La VoIP simplifie la gestion multi-sites et vous permet de conserver une voix de marque cohérente. Avec tous les bons outils, vous pouvez standardiser votre système téléphonique sur l’ensemble de votre réseau de sites et faciliter la communication.
• Coûts informatiques rationalisés : les systèmes VoIP ne nécessitent pas d'infrastructure ni de support informatique coûteux, libérant ainsi les propriétaires de franchise des coûts associés aux réseaux de systèmes téléphoniques traditionnels.
• Intégration simple : la mise en œuvre d'une nouvelle technologie peut être compliquée et prendre du temps. C’est la raison pour laquelle de nombreux propriétaires de franchises opposés à la technologie hésitent à faire le changement. Cependant, avec une intégration simple, la configuration d'un système VoIP est une expérience agréable. Et avec un partenaire tel que Nextiva, qui connaît vos défis uniques, vous êtes entre de bonnes mains.
• Ouvrez vos portes plus rapidement : la configuration rapide de la VoIP signifie que vous pouvez ouvrir des sites plus rapidement et accélérer votre chemin vers la rentabilité en facilitant les plans d'expansion rapide.

Étude de cas : la franchise Nothing Bundt Cakes a nommé Nextiva son fournisseur de téléphone de franchise préféré

Le meilleur système téléphonique pour une franchise

Choisir un système téléphonique VoIP est une décision judicieuse pour les propriétaires de franchise qui souhaitent rationaliser leurs opérations, réduire leurs coûts et fournir un service client de classe mondiale.

Si vous êtes un propriétaire de franchise occupé qui cherche à faire évoluer rapidement ses opérations, les systèmes VoIP basés sur le cloud offrent un type de flexibilité, d'évolutivité et de rentabilité difficile à égaler.

L'intégration d'une technologie de pointe au sein d'une franchise est souvent une tâche compliquée pour les propriétaires, mais ce n'est pas obligatoire. Nextiva est une option conviviale qui facilite l’adoption de la VoIP.

Lorsque vous choisissez Nextiva, vous gagnez un partenaire qui comprend les besoins uniques de votre entreprise de franchise et souhaite vous voir grandir.

Êtes-vous prêt à faire passer votre franchise au niveau supérieur ? Découvrez ce que le système VoIP de Nextiva peut faire pour vous et votre équipe.

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