Ping. Vous avez un nouveau message. Ne vous laissez pas distraire : vous êtes à mi-chemin d'une tâche dans un délai serré. Ping. Le FOMO fait la grève, c'est peut-être un message urgent. Vous arrêtez de travailler pour vérifier les messages. Rien n'a besoin d'action pour le moment, vous revenez donc à vos tâches. Ping. Ping. Plus de notifications. Cet e-mail promotionnel vous distrait à nouveau ! Vous souhaitez maintenant désactiver toutes les notifications, mais vous risquez de manquer quelque chose de critique...

Semble familier? Cela arrive tout le temps, que vous soyez au bureau ou que vous travailliez à domicile. Les technologies de collaboration modernes telles que le chat d'équipe et la visioconférence facilitent la collaboration en temps réel depuis n'importe où dans le monde, et le récent passage mondial au travail à distance n'a fait qu'accroître notre dépendance à leur égard.

C'est une bonne chose jusqu'à ce que vous soyez noyé dans les notifications non lues et les réunions vidéo. Surtout dans les équipes distribuées et distantes, la communication par défaut en temps réel oblige les gens à travailler des heures irrégulières pour collaborer, ce qui entraîne un mauvais équilibre entre vie professionnelle et vie privée et l'épuisement professionnel des employés.

La solution? Communication asynchrone .

Qu'est-ce que la communication asynchrone ?

La communication asynchrone (asynchrone) se produit lorsque votre équipe n'est pas tenue d'être en ligne ensemble, il n'y a donc aucune attente d'une réponse en temps réel. Envoyer un e-mail sans attendre une réponse immédiate, laisser un message dans un canal Flock pour tenir vos collègues informés et partager des notes vocales sont toutes des formes de communication asynchrone.

Avantages de la communication asynchrone

La communication asynchrone donne aux employés plus de contrôle sur leur temps, plus d'autonomie et moins de distractions afin qu'ils se concentrent sur un excellent travail. Il est idéal pour les équipes distantes, distribuées et au bureau. De l'amélioration de la productivité aux employés plus heureux, voici les principaux avantages de la communication asynchrone :

Les employés restent concentrés et productifs

La communication synchrone (en temps réel) nécessite une action immédiate : vous mettez en pause tout ce sur quoi vous travaillez pour répondre à un message, répondre à un appel ou assister à une réunion. Cela détruit immédiatement votre flux, ce qui rend presque impossible de faire un travail ciblé.

Gloria Mark, qui étudie la distraction numérique à l'Université de Californie à Irvine, explique que nous prenons environ 25 minutes pour revenir à la tâche initiale après une interruption . Ainsi, même pour des tâches régulières, être interrompu une demi-douzaine de fois par jour représente une perte de productivité importante.

Avec la communication asynchrone, vous contrôlez votre temps et votre concentration. Vous décidez quand vérifier votre boîte de réception, déclencher "Ne pas déranger" sur Flock, par exemple, ou réactiver les notifications d'autres applications. Cela signifie que vous et vos collègues pouvez travailler ensemble sans vous interrompre et prendre le temps de travailler de manière ciblée. Tous les messages reçoivent toujours une réponse, mais à un moment qui convient à chaque membre de l'équipe. Vous enregistrez les réunions pour les heures de chevauchement (ou des heures spécifiques chaque jour pour les équipes au bureau), afin que chacun reste concentré sur son travail.

Collaboration indépendante du fuseau horaire

La communication asynchrone garantit que les différences de fuseaux horaires ne gênent pas le travail. Dans un lieu de travail distant, vous ne pouvez pas simplement vous rendre au bureau de quelqu'un pour discuter d'une idée. Ainsi, lorsque le travail est coordonné sur plusieurs fuseaux horaires/horaires de travail flexibles, il est contre-productif d'attendre des réponses en temps réel ou de demander aux employés de participer à des réunions virtuelles en dehors de leurs heures de travail.

La communication asynchrone supprime les obstacles au partage des connaissances en permettant aux employés de s'enregistrer, de discuter d'idées et de partager leurs progrès à leur rythme. De plus, cela signifie que votre équipe peut économiser de précieuses heures de chevauchement pour les choses vraiment importantes : réunions d'équipe, 1: 1, cafés quotidiens, etc.

Des employés plus heureux et en meilleure santé

La communication asynchrone permet aux employés de répondre à leur propre rythme - il n'y a pas de FOMO impliqué, ce qui rend la collaboration à distance moins stressante. Le recours excessif à la communication en temps réel encourage également une culture « toujours active » au travail. Cette routine stressante rend l'épuisement professionnel presque inévitable.

La plupart des travailleurs à distance fixent en fait des heures de contact afin que leurs collègues sachent quand ils seront disponibles pour des conversations et des réunions en temps réel. Le résultat? Des équipes plus heureuses, en meilleure santé et plus productives.

Encourage une communication réfléchie

Communiquer de manière asynchrone par e-mail, tâches Asana ou même commentaires dans Google Docs permet de limiter les réponses instinctives et encourage la réflexion avant la réaction. Cela donne à votre équipe le temps de traiter toutes les informations dont elle a besoin, avant de composer des réponses réfléchies, rationnelles et plus perspicaces.

Comme l'écrit Jason Fried, fondateur et PDG de Basecamp, "la plupart des choses qui méritent d'être discutées en profondeur valent la peine d'être discutées en détail au fil du temps." Le chat d'équipe, en temps réel ou autre, n'est pas toujours le meilleur endroit pour ces conversations. La nature d'une ligne à la fois du chat peut rendre difficile la présentation complète d'une idée sans être interrompu par la réponse d'un collègue. Jason le dit le mieux : « Imaginez être dans une réunion où tout le monde ne parlait qu'une ligne à la fois, et les gens continuaient de vous interrompre pendant que vous essayiez de faire valoir votre point de vue. Arriverais-tu quelque part ? Et cela ne prendrait-il pas une éternité ?

Améliore la documentation et la transparence

Ce qui se passe dans une réunion reste presque toujours dans la réunion, à moins que quelqu'un ne prenne des notes. En revanche, la communication asynchrone est documentée par défaut. Lorsque vous laissez un commentaire sur une tâche Asana, l'enregistrement existe et peut être référencé des mois plus tard. En communiquant de manière asynchrone, les membres de l'équipe créent un enregistrement écrit facile à rechercher, à partager et à référencer à leur propre rythme. Toutes les communications dans Flock, par exemple, sont facilement consultables et les membres de l'équipe peuvent épingler des fichiers/messages clés pour référence ultérieure. Enfin, disposer d'une documentation à portée de main peut améliorer la transparence dans l'ensemble de l'organisation, en évitant les interruptions de communication et en facilitant la synchronisation de tout le monde.

Utilisation de Flock pour la communication asynchrone

Les nombreux avantages de la communication asynchrone utilisant Flock peuvent se résumer en un mot : accessibilité . Flock rassemble toute votre entreprise sous un même toit, offrant une vue directe sur les employés, les projets et les progrès de votre entreprise. Cela permet aux cadres supérieurs de surveiller de près le travail de chacun sans avoir à microgérer. Il permet également aux employés de collaborer de manière interfonctionnelle sans avoir besoin de se synchroniser toutes les cinq minutes.

Avec quelques ajustements à la façon dont votre entreprise utilise Flock au quotidien, vos employés peuvent combiner le meilleur de la communication en temps réel et asynchrone pour faire leur travail, de n'importe où.

Définissez les bonnes attentes

Donnez à votre équipe de l'espace pour respirer et donner le meilleur d'elle-même. Les mises à jour peuvent circuler de manière asynchrone - créez un canal Flock privé pour les mises à jour de statut asynchrones - et vous serez averti instantanément, il n'est donc pas nécessaire de respirer dans leur cou. Définissez les bonnes attentes en matière de communication, en limitant les événements en temps réel tels que les séances de brainstorming, les réunions, les entretiens individuels et les assemblées publiques d'entreprise à quelques heures par jour et en optant par défaut pour la communication asynchrone pour le reste. Pour les équipes distribuées, cela signifie réserver des heures de chevauchement pour les choses importantes. Le reste de leur journée de travail peut être consacré à un travail ciblé, sans la pression de travailler des heures irrégulières.

Par défaut à la surcommunication

Flock facilite la communication, mais ce n'est pas une raison pour être paresseux. Communiquer de manière asynchrone signifie que les suivis prennent des heures plutôt que des minutes. Fournir autant d'informations dès le départ que possible signifie moins de suivis, et les destinataires obtiennent tout ce dont ils ont besoin lorsqu'ils se rendent au travail et lisent votre message. Par défaut, optez pour la surcommunication et assurez-vous que vos messages asynchrones sont clairs et détaillés avec des délais inclus, le cas échéant.

Suivre le travail avec des tâches partagées

Utilisez les tâches partagées de Flock lors des réunions pour attribuer des actions à votre équipe, définir des dates d'échéance et suivre les progrès. Tous les membres de la chaîne sont avertis lorsqu'une tâche partagée est mise à jour ou marquée comme terminée, afin que tout le monde reste synchronisé sans une autre réunion de « mises à jour ». Le robot de tâches partagées de Flock envoie même des rappels aux destinataires le jour où la tâche est due, ce qui rend impossible de manquer une échéance.

Utilisez des notes vocales pour des explications détaillées

Les messages texte sont formidables, mais parfois parler à haute voix fonctionne mieux, non seulement pour gagner du temps, mais aussi pour transmettre l'intention. Les notes vocales sont parfaites lorsque vous souhaitez partager une explication détaillée ou laisser un commentaire sans paraître brusque. Appuyez simplement sur un bouton pour partager ce que vous pensez, et les destinataires peuvent l'écouter à leur rythme. Cela pourrait également vous aider à supprimer quelques-unes de ces réunions ad hoc « J'ai une petite question » de vos journées.

Définissez des rappels pour tout

Avec les interactions asynchrones, les suivis s'accompagnent de l'attente que les destinataires répondent à leur propre rythme. Parfois, les choses passent entre les mailles du filet et une conversation se perd. Évitez cela en configurant des rappels pour les tâches et les suivis, directement dans Flock Channels ou dans votre espace personnel.