6 étapes infaillibles pour évaluer le bon logiciel pour votre entreprise

Tout ce qu'un propriétaire d'entreprise doit savoir avant de prendre une décision d'achat

Alors que les entreprises se tournent vers des solutions de travail à domicile plus durables et à long terme, des outils comme Flock sont devenus de plus en plus essentiels pour garder les employés connectés tout en répondant aux exigences quotidiennes de l'entreprise.

Nous avons récemment vu un nombre impressionnant d'entreprises nous contacter pour obtenir de l'aide avec leurs communications internes. Pour beaucoup, c'est encore un territoire inexploré. Choisir le bon outil de collaboration d'entreprise reste une préoccupation majeure pour les grandes organisations qui cherchent à résoudre rapidement les problèmes et à minimiser les perturbations.

Mais cela nécessite également que le leadership adopte une toute nouvelle perspective pour gérer les équipes à distance, en particulier pour les entreprises en croissance avec des équipes interfonctionnelles. Des organisations comme Twitter et Shopify ont mené la charge dans la transition permanente vers le travail à distance, tandis que d'autres géants comme Google, Microsoft, Morgan Stanley, JPMorgan, Capital One, Zillow, Slack, Amazon, PayPal et Salesforce ont également étendu leur travail à partir de- capacités à domicile.

Ainsi, la question à un million de dollars en ce moment est : comment les organisations évaluent-elles les logiciels pour favoriser une collaboration efficace dans l'ensemble de leur organisation ? À quoi ressemble le processus d'évaluation des logiciels d'entreprise ? Il s'agit d'un défi récurrent que nous avons identifié avec nos clients tout au long de leur parcours pour trouver le bon logiciel pour leur entreprise. Nous voulions donc aborder ce problème dans son ensemble, étape par étape, pour toute autre personne naviguant dans ce processus.

Étape 1. Définissez vos objectifs et vos attentes

Votre objectif est-il d'améliorer la communication interne ou d'améliorer la gestion de projet ? Définissez exactement ce que vous cherchez à accomplir et le problème que vous cherchez à résoudre.

Yuliya Pavlova, COO de la célèbre chaîne de cafés Tasty Coffee en Russie, nous a fait part de son processus : « L'utilisation de programmes gratuits s'accompagnait de quelques restrictions : nombre d'utilisateurs, absence d'application mobile, impossibilité de transférer des fichiers, etc. De plus, ces applications de communication n'étaient utilisées que par le personnel de bureau. Pour nous, cela n'a pas fonctionné, car la majeure partie de notre entreprise est composée d'employés de la production. Au fil du temps, nous avons ouvert deux cafés supplémentaires et une boutique en ligne, la nécessité d'unifier tous nos efforts de communication est donc devenue encore plus critique.

Tasty Coffee Team, Russie

Pavlova dit qu'ils examinaient également quelques facteurs importants lors de l'adoption d'un nouvel outil pour toutes leurs parties prenantes :

Commodité et simplicité de l'interface utilisateur
Interface et fonctionnalités intuitives
Bon support instantané

Ensuite, une fois que vous avez identifié vos points douloureux, approfondissez et continuez à poser les questions difficiles jusqu'à ce que vous ayez épuisé toutes vos options :

Notre outil existant offre-t-il déjà cette fonction ou s'agit-il simplement d'un complément ?
Quelle valeur cherchez-vous vraiment à conduire ?
Quels outils peuvent mieux résoudre ce problème que ceux que nous utilisons ?

Étape 2. Entrez dans les détails de vos processus organisationnels

Les processus organisationnels de chaque entreprise peuvent sembler désordonnés lorsqu'on essaie de les intégrer à un nouveau logiciel. Une façon de résoudre ce problème consiste à maintenir une liste détaillée des priorités avec toutes vos exigences et non négociables, et à la faire vérifier par un expert de votre équipe.

Si vous voulez vraiment faire remonter les données jusqu'à chez vous, vous pouvez hiérarchiser vos besoins à l'aide d'un système de points comme le modèle de score RICE, et les noter en conséquence. En fin de compte, votre choix sera basé sur un certain nombre de facteurs, mais les données de soutien seront les plus utiles lorsque vous présenterez vos options à un décideur ou à une équipe d'approvisionnement.

Après avoir évalué et mis en œuvre de nombreux outils, Gaurang Sinha, responsable de GTM chez Flock, trouve utile de changer de perspective. "Tenez les parties prenantes internes au courant", dit-il. "Il est important de se rappeler que même si vous êtes un acheteur dans ce processus, vous vendez simultanément en interne à vos chefs d'équipe, y compris votre directeur financier, ce qui justifie en fin de compte le coût par rapport à votre opportunité de revenus. Comme ils restent impliqués dans le processus, cela vous aidera à obtenir des approbations et un financement plus rapidement que si vous deviez terminer le processus et les essayer de le vendre en interne dans une seule présentation énorme.

Étape 3. Maîtrisez votre recherche

La recherche de solutions peut donner l'impression de descendre dans un terrier de lapin, mais vous pouvez toujours l'emporter en adoptant une approche plus intelligente.

Google intelligemment. À première vue, Google peut submerger de résultats. Comment passer au crible les liens optimisés par le référencement par rapport à un contenu utile et authentique ? L'expert SEO interne de Flock, Rohit Chavane , recommande un moyen simple de naviguer sur le terrain de recherche en recherchant des éléments de base tels que des URL de confiance, des extraits et des aperçus de contenu. Vous saurez si vous devez modifier votre requête de recherche en fonction des résultats.

Sites de comparaison de logiciels. Ce sont de bons endroits pour vérifier les avis et obtenir une image réaliste de la façon dont l'outil se comparerait à ses concurrents. Des sites Web comme G2Crowd et Capterra le font très bien. Vous pouvez même comparer et contraster les spécifications des logiciels avec les avis des utilisateurs.

Bouche à oreille. Demandez à vos collègues ou à votre équipe des recommandations et utilisez-les comme point de départ. Tentez votre chance et même crowdsourcez des idées en les diffusant sur les réseaux sociaux. Heck, identifiez un influenceur pour obtenir des réponses ! Vous seriez surpris de la volonté des gens de donner leur avis.

Vous souvenez-vous de cette liste d'exigences que vous mainteniez? Ajoutez une section pour et contre et gardez une trace des fonctionnalités qui correspondent à vos besoins. Vous remarquerez peut-être une tendance. Ensuite, affinez vos principales préférences.

Étape 4. Essayez-le avant de l'acheter

Testez le logiciel vous-même. Mieux encore, invitez les membres de votre équipe et vos collègues à l'essayer avec vous. Résolvez les problèmes avec votre équipe afin d'être mieux préparé avec les questions clés lorsque vous aurez cette discussion avec le vendeur.

Équipe Internet POA, Kenya

Marundu Muturi, responsable de l'amélioration des affaires chez POA Internet (prononcé Poh-Ah ; se traduit par "Bon" en argot swahili), nous a donné un excellent aperçu de la façon dont ce processus a fonctionné pour eux. En tant que l'une des sociétés Internet à large bande à la croissance la plus rapide du Kenya desservant les communautés mal desservies, POA cherchait une alternative à Whatsapp pour améliorer leur communication, leur équilibre travail-vie personnelle et l'accès à l'information (depuis n'importe quel appareil). Outre les fonctionnalités et les prix, un facteur clé était la qualité et la rapidité du support client pour les aider à accélérer ces améliorations.

"Nous avions besoin d'aide pour être aussi rapides que possible pour nous permettre de fonctionner avec Flock", a-t-il déclaré. Certains des autres outils de communication qu'ils ont testés avaient un support très lent, ce qui n'allait pas fonctionner pour eux, en particulier lors de la transition vers un nouvel environnement de travail à domicile.

Des points comme ceux-ci sont essentiels pour toute entreprise qui adopte un nouveau logiciel d'entreprise, alors ne vous reposez pas avant d'avoir testé.

Étape 5. L'appel de démonstration

Une fois que vous avez réussi à discuter avec un expert, vous voudrez aller de l'avant et réserver une démonstration en direct. Pour rendre l'expérience de démonstration plus efficace pour votre entreprise, faites participer votre responsable informatique ou un cadre supérieur et préparez une série de questions et de préoccupations.

Commencez par présenter votre entreprise et votre rôle, puis passez à votre cas d'utilisation spécifique ou à vos points faibles lors de l'appel. C'est le moment de poser toutes les bonnes et mauvaises questions en ce qui concerne les besoins spécifiques de votre entreprise.

"Chaque vendeur a une peur mortelle d'une chose : l'air mort. Poser des questions est un excellent moyen d'obtenir plus [que moins] lors de l'appel de démonstration. »
—Gaurang Sinha, responsable du GTM chez Flock

Une conversation avec un fournisseur de solutions vous donnera un aperçu de ce qui fonctionne pour votre entreprise et de ce qui ne fonctionne pas. Et même si cela ne fonctionne pas pour vous, vous aurez cet apprentissage pour passer à une autre démo qui peut s'avérer inestimable.

Étape 6. Le Big P : Tarification

Le dernier, mais non le moindre, est l'évaluation des prix. « Est-ce que cela rentre dans mon budget ? » est sûrement l'une des questions les plus évidentes que vous vous poserez dans votre processus de prise de décision. Mais certaines questions tout aussi importantes que vous devriez vous poser sont :

Obtenez-vous la vraie valeur pour ce que vous payez?
Cet outil résout-il tous les points douloureux ?
Si non, quels autres outils sont disponibles dans votre budget ?
Pouvez-vous piloter l'outil pendant quelques semaines avant de vous engager sur le long terme ?

Si, après vos recherches, vous avez encore du mal à trouver un outil qui résout chaque problème, déterminez quelles priorités ne sont pas négociables et optez pour celle qui les résout en premier.

Une bonne règle d'or consiste à obtenir le terrain avec un petit sous-ensemble de votre organisation pour voir si le logiciel correspond vraiment à la facture à grande échelle. Si vous constatez qu'il existe des besoins contradictoires au sein de votre organisation, optez pour l'outil qui convient le mieux à votre cœur de métier.

N'oubliez pas que vous vous efforcez d'offrir à vos employés la meilleure expérience de travail à domicile possible, alors impliquez-les tôt dans ce processus et sollicitez leurs commentaires. Un effort collaboratif d'évaluation est la meilleure façon, la plus efficace, de s'y prendre.

---

Besoin d'aide pour évaluer les outils de votre entreprise ? Cliquez sur "Chat en direct" à droite de cet article pour nous contacter. Nous avons hâte de parler avec vous!