Comment les agences estiment le coût et le temps du projet pour maximiser les revenus de tous les projets clients

Apprendre à estimer le coût et le temps d'un projet pour votre agence est essentiel pour la croissance des revenus et la satisfaction des clients.

Il peut être difficile de chiffrer le temps et le coût d'un projet, en particulier lorsque l'on considère le profit de l'agence et la création de valeur pour vos clients. Alors, comment établir un équilibre entre les deux ?

Si votre agence a du mal à estimer le coût et la durée du projet, voici quelques points à prendre en compte, notamment des exemples de type de projet et d'agence :

Comment estimer le coût du projet

Estimer les coûts avant de démarrer un projet est vital pour plusieurs raisons :

• Vous pouvez comprendre les attentes des clients, y compris leur budget et leurs objectifs commerciaux.
• Le client peut décider s'il souhaite investir dans vos services au prix indiqué.
• Vous pouvez fournir une répartition du projet en tâches que les membres de l'équipe doivent accomplir.
• Vous pouvez définir votre approche et les ressources que vous devez utiliser.

Lorsque vous estimez le coût d'un projet, il est important de se rappeler que ces frais sont un calcul et non une garantie du prix final.

Vous pouvez estimer le coût du projet en décomposant le travail en tâches plus petites ou en jalons nécessaires pour terminer le projet. Réfléchissez à ce que ces tâches pourraient être et aux ressources nécessaires pour accomplir chaque tâche. Par example:

• Quels membres de l'équipe doivent être affectés au projet ?
• Quel logiciel est requis ?
• Le déplacement est-il obligatoire ?

De plus, vous devez tenir compte du temps nécessaire pour accomplir chaque tâche et de ce qu'il faudra pour réaliser un profit, pas seulement pour atteindre le seuil de rentabilité.

Voici quelques méthodes que vous pouvez utiliser pour estimer le temps et le coût…

1. Approche des ressources et du temps

Cette méthode est idéale pour les projets difficiles à mesurer en raison de leur taille importante ou pour lesquels les jalons peuvent changer en cours de route.

Il tient compte des estimations de temps et du nombre de ressources utilisées. L'avantage d'estimer le coût du projet à l'aide de cette approche est que le client continue de payer, même si le projet prend plus de temps que prévu.

Mais, le risque est que si le projet est terminé plus tôt que prévu, l'agence devra rembourser le client pour les ressources/temps non utilisés.

2. Prix fixe avec une approche tarifaire mixte

Estimez le coût du projet avec un prix fixe et un taux pondéré et vous facturerez aux clients des frais globaux, plutôt que d'utiliser des tarifs spécialisés pour les membres de votre équipe.

Cette méthode intègre généralement le coût moyen de toute l'équipe (en combinant les tarifs individuels et en les divisant par le nombre de membres de l'équipe).

Un prix fixe fonctionne bien lorsqu'il s'agit d'un projet simple avec moins d'étapes. Par exemple, la conception d'un flyer événementiel ou la création d'une landing page post-clic spécifique.

Cependant, cela peut être un risque pour l'agence, surtout si vous dépensez le budget avant l'achèvement ou si le projet prend plus de temps que prévu.

3. Approche d'élaboration du budget

Une approche d'élaboration du budget prend en compte différentes options qui peuvent être ajoutées ou rejetées au cours de l'étape d'élaboration en fonction du budget du client pour chaque partie du processus. Cette méthode fonctionne bien pour les projets créatifs à grande échelle qui impliquent de nombreux aspects, tels que la production vidéo.

Étant donné que la production vidéo peut être un projet de grande envergure, l'utilisation de cette approche permet à la fois à l'agence et au client d'envisager un budget de base en plus des augmentations ou des diminutions pour les éléments créatifs (tels que plusieurs emplacements de tournage, infographie, etc.).

Estimation des coûts et des délais par type de projet

Avant une estimation des coûts d'un projet, la première chose que vous devez considérer est le type de projet. Vous devez comprendre les objectifs de votre client pour établir le type de résultats qu'il recherche.

Par exemple, le projet est-il une activité ponctuelle, comme la rédaction d'un article de blog individuel, ou nécessite-t-il un travail continu, comme le développement d'une nouvelle stratégie de contenu ?

Voici quelques-uns des différents types de projets que vous pouvez proposer pour comprendre comment le coût d'un projet est calculé…

création de sites web

Un projet de conception Web peut aller d'une tâche à petite échelle comme la mise en œuvre d'une nouvelle navigation à une refonte complète complète. Pour estimer le coût du projet, vous pouvez utiliser l'une des approches énumérées ci-dessus.

Mais, en tenant compte du type de projet, vous souhaiterez peut-être utiliser une méthode de référence - en examinant les projets antérieurs achevés et en utilisant des projets similaires pour fournir une estimation du coût.

L'agence Vintage considère le type de site Web dont le client a besoin lors de l'estimation des coûts du projet.

L'agence note que différents types de sites Web ont des coûts et des délais variables. Par exemple, une page de destination post-clic peut être construite plus rapidement qu'un site Web complet. Ils suggèrent d'utiliser un outil comme Konigi, un calculateur gratuit pour estimer le coût et le temps d'un projet web :

La conception Web comprend généralement la planification, la conception de solutions, le développement frontal et principal, la mise en œuvre de contenu et les tests. Chaque étape peut être décomposée en tâches plus petites.

Vintage Agency suggère de surestimer le temps estimé pour un projet, en plus de prévoir une marge d'erreur.

Marketing de contenu

Comme la conception Web, les tâches de contenu varient un peu. Les vastes campagnes de marketing de contenu nécessitent du temps pour la planification stratégique globale, la recherche de mots clés, les idées de contenu, la rédaction, l'édition, la publication de contenu, la promotion et l'analyse des mesures.

Pour démontrer, l'agence de marketing de contenu, Jawfish Digital, estime les coûts du projet en suivant le temps passé sur chaque tâche. En suivant le temps passé sur chaque tâche pour les clients actuels, l'agence peut estimer plus précisément le temps et le coût des projets futurs :

Production vidéo

La production vidéo est souvent un projet de grande envergure. OC Creative estime les coûts en utilisant une approche d'élaboration de budget.

L'agence fournit un coût initial du projet, informant les clients que le prix final peut être supérieur ou inférieur en fonction du développement. Le coût global dépendra du script et du concept vidéo.

L'utilisation d'une approche de développement budgétaire permet aux clients d'augmenter ou de diminuer des coûts spécifiques de production, tout en permettant à l'agence d'utiliser leur créativité sans se soucier des contraintes budgétaires. Par exemple, lors des discussions avec les clients, des options créatives peuvent être ajoutées ou supprimées en fonction de la portée du projet, entraînant des modifications des coûts.

Publicités sur les réseaux sociaux

Lyfe Marketing utilise un modèle de tarification à frais fixes pour estimer le coût et le temps du projet pour les publicités sur les réseaux sociaux :

L'utilisation d'une approche à frais fixes offre de la transparence au client : il comprend exactement les services qu'il paie avec les mêmes frais facturés chaque mois.

Référencement/SEM

Dagmar Marketing estime le coût et le temps du projet en proposant des frais personnalisés pour chaque client :

L'agence reconnaît que le SEO/SEM peut couvrir un large éventail de tâches, y compris le développement de contenu, l'optimisation de la conversion et le conseil SEO. Fournir une fourchette de prix approximative permet aux clients de déterminer s'ils ont le budget pour leurs services.

Dagmar Marketing tarifie ses services en utilisant à la fois une tarification basée sur le coût et la valeur : les frais de configuration initiaux sont fixes, tandis que les coûts permanents, tels que les tâches requises pour atteindre les objectifs de la campagne, sont basés sur la valeur.

La tarification personnalisée permet à l'agence de tenir compte de la portée globale du projet et des besoins du client. Par exemple, le client 1 (une grande entreprise locale) peut ne nécessiter qu'une configuration initiale des services de référencement, tandis que le client 2 (une nouvelle petite entreprise locale) peut nécessiter une configuration en plus des services SEM sur une base mensuelle.

Événements marketing

Semblable à d'autres types de projets mentionnés dans cet article, le marketing événementiel peut prendre des mois de planification, allant de petits événements locaux à des événements nationaux. On The Avenue Marketing estime le temps et les coûts en demandant initialement aux clients quel est leur budget :

Les événements peuvent être coûteux. Non seulement il faut tenir compte du marketing, mais aussi des frais d'hébergement, de l'assurance, du personnel, des déplacements, du matériel, de la restauration, etc. C'est avant que les frais d'agence ne soient calculés.

La stratégie événementielle, le développement de concepts, la recherche et la production d'événements prennent du temps et tous les événements ne seront pas identiques.

Make Events utilise également des devis personnalisés pour les clients potentiels. Cependant, l'agence décompose ses prix en quatre éléments : création et pré-planification, gestion d'événements sur site, services d'événements externes et frais de gestion :

L'utilisation d'une approche de devis personnalisé prend en compte la taille de l'événement, le personnel, les éléments externes, y compris les déplacements et la nourriture, ainsi que l'assurance et l'approvisionnement. Avec ce niveau de transparence, les clients peuvent mieux comprendre où leur argent est alloué.

Publicité par e-mail

Le marketing par e-mail ne se limite pas à l'envoi de messages. Au lieu de cela, cela peut également inclure l'envoi de newsletters, la création d'entonnoirs de messagerie et le développement de prospects. Ces tâches sont souvent tarifées sur une base mensuelle, à moins que la configuration initiale ne soit la seule tâche requise.

Se référant à nouveau à Lyfe Marketing, ils utilisent un modèle de prix fixe pour les publicités sur les réseaux sociaux, mais aussi les services de marketing par e-mail :

L'agence note que leurs frais sont basés sur le nombre d'e-mails envoyés et de campagnes gérées, plutôt que sur des frais spécifiques pour tout. Cette approche permet à Lyfe Marketing d'adapter ses tarifs aux besoins du client ; ceux qui nécessitent moins d'e-mails et de campagnes paieront des frais moins élevés.

Google Ads ou publicités Facebook

La configuration des publicités Google ou Facebook est généralement une tâche ponctuelle, à moins que le client n'ait besoin d'une gestion continue des publicités. Pour la configuration et la gestion, nous nous tournons vers les offres d'Everest Agency à titre d'exemple ici :

L'agence utilise une méthode de tarification horaire pour estimer le coût de mise en place des publicités. Cette approche leur permet de facturer au client le temps total nécessaire à la mise en place des annonces. De plus, l'agence fait probablement appel à des experts internes pour configurer les annonces. Par conséquent, ils peuvent estimer le coût en utilisant le taux horaire du membre de l'équipe plus le profit.

Création d'un ebook

Le développement d'un ebook est normalement facturé comme un projet individuel, distinct des autres services. Cependant, Big Ideas Machine utilise une approche de tarification basée sur le crédit pour facturer ses clients :

En utilisant un modèle de tarification basé sur le crédit, l'agence travaille sur une approche basée sur les résultats plutôt que sur le temps, de sorte que les clients ont l'impression de payer pour la valeur plutôt que pour le travail :

Estimez le coût et le temps du projet avec plus de précision

Estimer les coûts et le temps d'un projet est un défi, mais être franc avec vos clients sur le fonctionnement de votre tarification renforce la transparence et la confiance.

Votre structure de prix dépendra du type de projet et de l'ampleur du projet global. Les erreurs dans vos estimations peuvent être coûteuses, alors calculez vos projections avec précision et assurez-vous de tenir compte des coûts cachés, tels que les employés supplémentaires ou les ressources tierces qui peuvent être nécessaires.

Comprenez exactement quels sont les objectifs de votre client, car dépasser les attentes des clients pour réaliser un projet réussi et rentable est la clé de la croissance de l'agence.

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