Comment réussir la collaboration sur les réseaux sociaux : un guide d'entreprise

Publié: 2022-06-12

Tout d'abord : l'équipe

Construire et gérer une équipe de médias sociaux efficace peut être une perspective intimidante.

Pourquoi?

L'équipe doit être suffisamment grande pour gérer l'intégralité de l'identité des médias sociaux de votre entreprise, mais pas si grande qu'elle devienne inefficace.

La clé pour garder votre équipe sur la bonne voie est de maintenir une présence ciblée sur les réseaux sociaux. Bien sûr, vous pourriez créer un compte pour chaque lancement de filiale ou de produit, mais cela ne ferait que gonfler vos équipes, entraver la communication et augmenter les coûts.

Au lieu de cela, essayez d'adopter une approche centralisée pour organiser vos équipes de médias sociaux. L'équipe de votre siège social doit être la plaque tournante principale, responsable de la stratégie globale et de la messagerie.

Les équipes basées dans vos bureaux régionaux doivent suivre le plan de l'équipe centrale et l'adapter aux spécificités de leur région donnée, par exemple en exécutant des campagnes de vacances locales.

Cette approche améliorera le processus de collaboration sur les réseaux sociaux au sein de vos équipes et les aidera à maintenir la vitesse.

Pour vous montrer qu'il y a un avantage à centraliser votre flux de travail de gestion des médias sociaux, voici un exemple concret :

Reebok, une entreprise de chaussures et de vêtements de sport, a décidé de regrouper ses 200 pages Facebook , 100 chaînes YouTube et 30 comptes Twitter. Sur Facebook, par exemple, ils n'ont laissé que 3 pages actives.

Malgré ces réductions apparemment drastiques, la société a réussi à augmenter son nombre de followers sur Twitter de 17 % et a affirmé qu'elle était en mesure de se concentrer davantage sur l'engagement client, par opposition au marketing produit.

Morale de l'histoire? Une présence importante et trop complexe sur les réseaux sociaux ne porte pas toujours ses fruits. D'autre part, le maintien d'un plus petit nombre de profils de médias sociaux simplifiera le processus de collaboration sociale et aidera vos équipes à se concentrer sur ce qui compte le plus : votre public.

Faciliter la collaboration sur les réseaux sociaux avec les bons outils

La gestion de la présence de votre entreprise sur les réseaux sociaux est coûteuse et chronophage si vos équipes ne collaborent pas correctement.

La bonne nouvelle est que vous pouvez les aider à travailler plus efficacement (et à économiser des ressources !) en utilisant des outils conçus pour rationaliser le flux de travail de gestion des médias sociaux de votre entreprise.

Voici quelques-uns des meilleurs outils de collaboration que vos équipes trouveront utiles :

Slack - lorsqu'il s'agit d'une collaboration efficace entre les équipes et les services, une communication transparente est indispensable. Slack permet aux membres de votre équipe d'envoyer facilement des messages de groupe pour des projets plus importants ou de discuter dans des canaux spécifiques à une tâche.
Trello – Trello est un excellent outil pour obtenir une vue d'ensemble des projets en cours de votre équipe. Il est très visuel, entièrement personnalisable et offre une excellente option pour joindre des fichiers, ce qui vous permet de garder un œil sur toutes les tâches et tous les actifs en même temps.
Dropbox – si vos équipes ont besoin de stocker de grandes quantités d'images et de vidéos sur les réseaux sociaux, elles adoreront Dropbox. Cette application facile à utiliser permet aux utilisateurs de stocker gratuitement jusqu'à 2 Go de fichiers et est facilement accessible à tous les membres de l'équipe.

Des outils comme Slack, Trello et Dropbox vous aideront à réduire les inefficacités dans le flux de gestion de projet de votre équipe.

Mais qu'en est-il de votre collaboration sur les réseaux sociaux et des tâches spécifiquement liées à la gestion de votre présence sur les réseaux sociaux, telles que la publication de contenu ou la mesure des performances ? Comment vous assurez-vous que ces tâches sont accomplies efficacement au sein de votre équipe et à l'échelle mondiale ?

La réponse est de fournir à votre équipe le bon outil de marketing des médias sociaux qui vous permettra d'atteindre les objectifs suivants :

Équipez votre équipe d'une solution intégrée - l'utilisation d'un seul outil de gestion des médias sociaux améliorera considérablement la vitesse du flux de travail dans votre entreprise. En effet, disposer de tous les outils au même endroit et pouvoir y accéder facilement, sans avoir à basculer entre les applications et les plates-formes, est un gain de temps considérable.
Assurez-vous que tous les membres de l'équipe peuvent accéder à l'outil instantanément - de nombreuses équipes ont du mal à utiliser efficacement les outils fournis en raison des multiples identifiants et mots de passe qu'elles utilisent. Pour éviter ce problème et permettre à chaque membre de l'équipe d'accéder rapidement à l'outil, proposez-leur une solution accessible avec un seul identifiant et un seul mot de passe. En d'autres termes, visez un logiciel doté d'une fonction d'authentification unique .
Vérifiez que vos équipes travaillent ensemble de manière transparente - pour s'assurer que toutes les tâches sont terminées à temps et que les objectifs sont atteints, il est essentiel que toutes vos équipes travaillent main dans la main en utilisant le même logiciel. Avoir un accès partagé à un calendrier éditorial , des tableaux de bord de données et des rapports de performance est essentiel pour collaborer efficacement entre les équipes et les départements du monde entier.
Créez des flux de travail optimisés et adaptés aux besoins de votre entreprise . Un autre ingrédient important d'un travail d'équipe réussi est de connaître l'étendue exacte de ses responsabilités. Pouvoir attribuer des rôles et des responsabilités clairs au sein de vos équipes améliorera la façon dont elles organisent et hiérarchisent leurs tâches.
Accélérez la communication entre les équipes et les départements - bien que Slack soit idéal pour les discussions de projet plus larges, vos équipes doivent également être en mesure de communiquer au sein de l'outil de gestion des médias sociaux qu'elles utilisent. Pourquoi? L'échange de messages directement dans l'espace de tâches accélérera la boucle de rétroaction et la rendra plus précise.

Avoir une solution qui vous permet d'atteindre ces cinq objectifs aidera vos équipes à travailler ensemble plus facilement et plus rapidement. En conséquence, vous serez en mesure d'atteindre avec succès vos objectifs de marketing sur les réseaux sociaux.

Voyons maintenant quelques processus que vous pouvez introduire pour améliorer encore le processus de collaboration sur les réseaux sociaux dans votre organisation.

Entrer dans le flux : votre processus de collaboration efficace

Vous avez l'équipe, vous avez les outils.

Il est maintenant temps de proposer un plan de flux de travail efficace pour les médias sociaux. Cela ne se réunira pas comme par magie, bien sûr; il reste encore du travail à faire. Mais à ce stade, vous avez tout ce dont vous avez besoin pour mettre en place un processus de collaboration optimisé.

Accédez à votre tout nouvel outil de collaboration sur les réseaux sociaux, car il y a trois choses que vous voudrez établir pour que votre équipe ou vos équipes travaillent ensemble efficacement :

Configurez les processus de votre équipe pour faciliter la collaboration.

Vous voudrez commencer à attribuer des rôles, des responsabilités, des autorisations à votre équipe et à développer des workflows d'approbation.

Cet exercice aidera tous les membres de l'équipe à comprendre l'étendue exacte de leurs responsabilités. En conséquence, les barrières de communication entre les équipes et les bureaux diminueront et le flux de travail se déroulera de manière transparente.

La spécification des rôles et des responsabilités est également un moyen éprouvé de garantir la réputation de votre marque. Il vous permet de vous assurer que toutes les tâches sont effectuées uniquement par les membres autorisés de l'équipe et qu'aucun message ou message n'est envoyé sans l'approbation de la bonne personne.

Étant donné que la structure de chaque entreprise est unique, il est important que vous mettiez en place une structure d'approbation personnalisée adaptée aux besoins de votre entreprise, et qui puisse être facilement ajustée ou mise à l'échelle. Le développement d'un flux de travail personnalisé est un excellent moyen de faciliter la collaboration entre les équipes et les bureaux, même s'ils sont à des milliers de kilomètres l'un de l'autre.

Créez des tableaux de bord personnalisés pour suivre en un coup d'œil les KPI de votre entreprise.

Des tableaux de bord partageables permettront à toute votre équipe de rester facilement au courant des données et de comprendre ce qu'elle doit faire pour atteindre ses objectifs.

En utilisant des tableaux de bord partagés, votre équipe pourra obtenir un aperçu des performances de votre entreprise sur les réseaux sociaux , comprendre où vous en êtes et prendre des décisions plus rapides et plus éclairées sur la façon d'avancer ensemble.

Automatisez vos rapports pour tenir facilement tout le monde informé.

L'un des prémisses d'une communication efficace entre les équipes est d'avoir accès aux mêmes données et informations.

Pour vous assurer que toutes vos équipes et bureaux sont sur la même longueur d'onde, tenez-les informés avec des rapports automatisés . De cette façon, vous serez en mesure d'accélérer le flux d'informations et de vous assurer que tout le monde peut accéder à une vue d'ensemble identique des KPI, ce qui est essentiel pour faire avancer les projets avec succès.

En même temps, les rapports vous aideront à avoir une vue d'ensemble des activités marketing de vos équipes et à suivre leur progression. Et grâce à l'automatisation, vous pouvez recevoir des rapports régulièrement sans avoir à y penser - une chose à rayer de votre liste de tâches bien remplie.

5 erreurs de collaboration sur les réseaux sociaux les plus courantes (et comment les éviter)

1. Erreur : créer trop ou trop peu de contenu

Obtenir juste la bonne quantité de contenu peut être une entreprise délicate - vous ne voulez pas affamer votre public, mais vous ne voulez pas non plus l'inonder de contenu.

Comment l'éviter : qu'il s'agisse de délais non respectés, de mauvais choix d'heures de publication ou de pénurie de contenu, des erreurs de publication se produisent lorsque votre équipe ne travaille pas de manière synchronisée.

Évitez cette erreur courante en utilisant un calendrier éditorial robuste auquel toute votre équipe peut accéder. Vous serez en mesure de respecter votre calendrier de publication afin que la bonne quantité de contenu soit toujours diffusée à votre public à tout moment.

2. Erreur : perdre de la vitesse en attendant les approbations

Nous sommes tous passés par là - vous voulez vous assurer que tout ce que vous publiez est conforme aux normes, ce qui signifie revérifier chaque publication. Mais votre file d'attente peut s'accumuler rapidement, puis des membres de l'équipe attendent des approbations et des modifications.

Comment l'éviter : Utilisez une solution qui vous permet de gérer votre contenu en déplacement pour réduire les retards et les communications manquées qui peuvent survenir entre des équipes travaillant à partir de différents endroits dans le monde. Grâce aux approbations mobiles pratiques , vous pouvez donner le feu vert et ajouter des commentaires internes sur les publications où que vous soyez afin que votre équipe ne soit pas laissée en attente.

3. Erreur : Publier au mauvais moment

Publier au mauvais moment peut limiter votre portée et entraîner des erreurs embarrassantes qui peuvent nuire à la réputation et à la crédibilité de votre marque.

Comment l'éviter : qu'il s'agisse de changements de fuseau horaire ou simplement de délais de publication peu clairs, une meilleure communication d'équipe vous aidera à éviter ce faux pas majeur. Plongez dans vos analyses pour voir quand vos audiences sont les plus actives sur les réseaux sociaux et partagez avec votre équipe pour augmenter votre portée et votre engagement.

Mieux encore, automatisez le processus avec des recommandations précises sur les meilleurs horaires de publication adaptés à chacune de vos pages, afin de ne plus jamais manquer ce prime time.

4. Erreur : Laisser les questions et commentaires de vos clients sans réponse

C'est l'un des moyens les plus rapides de perdre des clients. Si votre marque est distante et peu communicative, les problèmes mineurs et les frustrations que vos clients pourraient avoir s'accumuleront. Puis, avant que vous ne vous en rendiez compte, les clients auront confié leur entreprise à l'un de vos concurrents. La gestion individuelle de vos comptes de médias sociaux est le moyen le plus simple de commettre cette erreur.

Comment l'éviter : Surtout avec les grandes équipes de médias sociaux, il est important que vous utilisiez un outil de gestion de communauté qui rassemble votre équipe et tous vos canaux de médias sociaux sur une seule plateforme.

Cela vous aidera à éviter de nombreux pièges que vous pourriez rencontrer lorsque plusieurs personnes gèrent les réseaux sociaux individuellement sur plusieurs canaux. Des modèles de réponses pour vos questions fréquemment posées peuvent vous aider à gagner encore plus de temps et à maintenir la cohérence de votre ton et de vos réponses.

5. Erreur : Se laisser prendre dans une crise des médias sociaux

Il y a toutes sortes de raisons pour lesquelles les marques s'impliquent dans les crises des médias sociaux. Parfois, il s'agit d'une mauvaise réponse à la question d'un client, d'une campagne publicitaire mal avisée ou de quelque chose d'aussi imprévisible qu'une erreur technique.

Quelle qu'en soit la raison, les tempêtes de feu sur les réseaux sociaux autour d'une erreur peuvent causer de réels dommages à votre entreprise si elles ne sont pas gérées correctement.

Comment l'éviter : Gardez un doigt sur le pouls de vos audiences sur les réseaux sociaux et suivez le sentiment dans les conversations autour de votre marque qu'ils ont. Il est également important que votre équipe ait accès à ces informations, afin de pouvoir coordonner les réponses ensemble. Cela vous aidera non seulement à faire face aux crises si elles surviennent, mais vous aidera également à les éviter en premier lieu.

Les plats à emporter

Un processus de collaboration efficace sur les réseaux sociaux est indispensable pour toute entreprise, mais surtout pour les marques d'entreprise dont les équipes doivent travailler ensemble au-delà des frontières.

Même si cela peut sembler une tâche ardue, développer un plan de collaboration optimisé se fait facilement avec les bons outils. S'assurer que chaque membre de l'équipe connaît les tâches dont il est responsable, peut accéder à des tableaux de bord avec des points de données clés et reste à jour avec des rapports réguliers - quelle que soit la région du monde dans laquelle il est basé - améliorera grandement votre flux de travail et vous aider à atteindre vos objectifs de marketing sur les réseaux sociaux.