Gestion de contenu d'entreprise : contrôlez le chaos en 5 étapes simples !

La gestion du contenu des connaissances organise et gère votre contenu et est devenue beaucoup plus populaire au fil des ans. Imaginez les fichiers de votre entreprise dans un fouillis désorganisé, éparpillés ici et là. Ne t'inquiète pas; la gestion de contenu d'entreprise vient à la rescousse et transforme ce gâchis en un espace de travail organisé. Et grâce à ses fonctionnalités exceptionnelles, le marché de la gestion de contenu d'entreprise a doublé, passant de 31,66 milliards de dollars à 67,14 milliards de dollars depuis 2017.

Si votre organisation crée régulièrement du contenu à partager avec des clients, des employés, des partenaires, des chefs d'équipe et plus encore, vous devez vous assurer que tout est en place pour ne pas avoir à faire face à ce moment gênant de "Où ai-je mis ça ?" Alors, explorez avec nous les secrets de l'ECM dans cet article !

Qu'est-ce que la gestion de contenu d'entreprise (ECM) ?

La gestion de contenu d'entreprise, ou ECM, est un monde magique où toutes vos informations sous forme d'actifs numériques se rassemblent et trouvent leur juste place. C'est une stratégie que de nombreuses grandes organisations utilisent pour répondre à tous les souhaits liés au contenu, de la capture, l'enregistrement et le stockage à la récupération de contenu important.

Maintenant, je sais quelle est votre prochaine question, "Pourquoi devrait-on se soucier de la gestion de contenu d'entreprise ?" Eh bien, mon ami, permettez-moi de dissiper cette confusion à l'aide de quelques statistiques. Saviez-vous que même dans ce monde numérisé, les entreprises perdent 21 % de leur productivité en raison d'une mauvaise gestion de contenu ? N'est-ce pas comme jeter un temps précieux par la fenêtre ? Et pas seulement cela, les organisations passent également en moyenne 15 heures par semaine à rechercher des documents égarés ou perdus.

L'ECM comprend divers outils et processus nécessaires pour garantir que votre organisation suit le flux d'informations dans l'ensemble de l'entreprise et que rien d'essentiel ne soit perdu, en particulier la productivité.

La meilleure partie de l'utilisation d'un ECM est qu'il peut gérer efficacement les informations structurées et non structurées. Le document structuré fait référence aux données dans un format standardisé comme les feuilles de calcul, les contacts, les formulaires et les bases de données SQL. Alors que les données non structurées se présentent sous toutes les formes, formes et tailles et ne sont pas standardisées, comme les images, le multimédia, les notes de réunion et les présentations PowerPoint.

Sans ECM, vous risquez votre organisation dans une boucle de fichiers perdus, de délais manqués, de documents désorganisés et d'employés frustrés. Et les fonctionnalités d'ECM qui peuvent sauver votre organisation de ce chaos sont répertoriées dans la section suivante. Alors n'attendez pas; continuer à lire.

Pourquoi la gestion de contenu d'entreprise est-elle importante ?

Aujourd'hui, les données sont reines et détiennent le secret de la croissance et du succès. L'importance des données et du contenu ne peut être surestimée car elles fournissent les informations nécessaires pour guider la prise de décision et alimenter l'innovation.

Et avec l'essor des données, les cas de violation de données ont également augmenté. Il est donc nécessaire d'éviter que ces données ne deviennent chaotiques et ne fassent perdre aux entreprises leur avantage concurrentiel. Vous ne pouvez pas compter sur les e-mails et le stockage de données non sécurisé pour vos précieux contrats et fichiers.

Envisagez plutôt d'investir dans un logiciel ECM qui gère vos fichiers dans des dossiers flexibles afin que vous puissiez y accéder facilement et en toute sécurité. Alors, préparez-vous pour un voyage vous présentant les secrets des pouvoirs et des éléments clés de l'ECM.

Les éléments clés de la gestion de contenu d'entreprise

Un système de gestion de contenu d'entreprise peut être divisé en cinq composants de base. Lors de la préparation d'une stratégie ECM, vous devez avoir mis en place chaque composant pour vous assurer que rien n'est oublié et que tout fonctionne correctement. Imaginez votre entreprise comme un trésor d'informations précieuses. Mais, un trésor est inutile si vous ne pouvez pas le capturer, le gérer et finalement offrir ses avantages à ceux qui en ont le plus besoin. Alors, commençons ce voyage passionnant et explorons les éléments clés de l'ECM !

1. Capturer

La première étape vers l'organisation de vos fichiers et documents consiste à les capturer et à les intégrer à votre nouveau système de gestion de contenu d'entreprise. C'est le processus de conversion des documents papier tels que pdf, documents Word en format électronique ou importation de fichiers électroniques déjà disponibles qui doivent être stockés dans un ECM.

Cela peut inclure des documents tels que des contrats, des propositions, des factures, des bons de commande, des rapports et des dossiers d'employés.

La numérisation et le stockage de tous ces fichiers importants dans un emplacement centralisé peuvent rationaliser les processus organisationnels et rendre le contenu de l'entreprise encore plus facile d'accès.

2. Gérer

Le composant suivant après la capture du contenu est de le gérer. ECM est un conservateur de contenu qui classe les informations dans un format facilement accessible. Vous devez vérifier l'interface de l'outil ECM que vous utiliserez pour ses fonctionnalités collaboratives, faciles d'accès et de recherche. Un système de gestion de contenu d'entreprise agit comme un assistant personnel qui organise toutes les données structurées et non structurées dans un format logique.

3. Magasin

Spring, vos données ne sont tout simplement pas suffisantes. Il est important de stocker vos données en toute sécurité. Le système de gestion de contenu d'entreprise agit comme un référentiel central, garantissant que tous vos fichiers sont en sécurité et protégés contre les accès non autorisés, les pertes et les dommages. Il devrait également fournir une sauvegarde des données et des informations fréquemment modifiées. L'édition doit être simplifiée afin que les utilisateurs puissent modifier le document et la feuille de calcul sans tracas.

4. Préserver

Un système ECM protège l'authenticité et l'intégrité de votre contenu dans le temps. Le composant de préservation gère le contenu fréquemment modifié à l'aide de la gestion des enregistrements. Il applique des politiques de rétention, économise de l'espace pour les fichiers qui nécessitent un accès régulier, archive les documents qui ne sont pas nécessaires et gère l'historique des versions pour la sécurité des données.

Les fichiers conservés peuvent également être utilisés, mais c'est un excellent moyen de séparer les documents fréquemment modifiés et les moins consultés.

5. Livrer

Le dernier élément de la gestion de contenu d'entreprise consiste à fournir le contenu et les informations à la personne qui en a le plus besoin. Il peut s'agir de n'importe qui, d'un membre de l'équipe à un client, mais cet élément garantit que l'information tombe entre de bonnes mains. Il améliore la collaboration et la productivité en livrant les fichiers en interne et en externe.

Nous terminons donc ici notre discussion sur les éléments clés de la gestion de contenu d'entreprise. J'espère que vous avez maintenant compris les différents composants et leurs fonctionnalités. Et il est maintenant temps de comprendre en profondeur les avantages de l'ECM. Dans la section suivante, nous parlerons en détail des différents avantages offerts par la gestion de contenu d'entreprise. Alors rejoignez-nous.

Avantages de la gestion de contenu d'entreprise

Si vous pensez, « Pourquoi est-il important d'investir du temps et de l'argent dans des systèmes de gestion de contenu d'entreprise ? » Ensuite, cette section résoudra toutes vos questions. La gestion de contenu d'entreprise (ECM) est un endroit où les risques de sécurité et le chaos disparaissent et où les documents trouvent leur place. Alors approfondissons ses avantages et apprenons-en plus.

1. Organise les documents

Nous avons tous été confrontés à cette situation délicate de ne pas pouvoir trouver ce document important lorsque nous en avons le plus besoin. Mais avec la gestion de contenu d'entreprise, vous n'avez pas à vous soucier de tels cas car elle crée facilement une structure facilement navigable pour rechercher et stocker des documents. C'est comme attribuer une maison à tous les documents, aider tous les précieux éléments de contenu à rester en toute sécurité au même endroit. Il garantit qu'il n'y a pas de doublons, d'erreurs ou de perte de documents.

2. Réduire les risques de sécurité

Un ECM assure la sécurité du document en n'autorisant que l'accès autorisé et la protection par mot de passe. Si vous avez des nuits blanches remplies d'inquiétudes concernant les violations de données, alors ne vous inquiétez pas, car la gestion de contenu d'entreprise est là pour vous aider. Il stocke les fichiers dans un référentiel sécurisé et aide à résoudre les problèmes liés à la sécurité et à la conformité, tout en offrant un accès facile aux personnes autorisées.

3. Facilitez la recherche de contenu

Avec la simplicité et l'efficacité de la gestion de contenu d'entreprise, personne ne peut vous empêcher d'être productif. Il dispose de puissantes fonctionnalités de recherche qui vous permettent d'accéder à des fichiers et des documents en saisissant des mots-clés ou des phrases. C'est comme avoir un assistant personnel intelligent et rapide. Comme tous les membres de votre équipe savent que le contenu dont ils ont besoin est stocké en toute sécurité, il leur est plus facile de localiser les fichiers, les feuilles de calcul, les rapports et les documents nécessaires pour effectuer les tâches quotidiennes.

4. Augmenter l'efficacité

Dans ce monde en évolution rapide, ECM est votre compagnon qui vous fait gagner du temps. Il peut automatiser le travail et les processus en réduisant les tâches manuelles. Il assure également une collaboration transparente en leur fournissant les informations dont ils ont besoin pour accomplir la tâche. La gestion de contenu d'entreprise réduit le besoin de tâches répétées telles que la recréation de fichiers perdus, améliorant ainsi la productivité et l'efficacité globales.

Alors que nous discutons plus en détail de ce sujet étonnant qu'est la gestion de contenu d'entreprise, une question se pose : « Comment mettre en œuvre ce système dans l'organisation ? » Eh bien, il est nécessaire de répondre à cette question avant de terminer notre discussion, alors préparez-vous, car la section suivante vous apportera des informations vraiment intéressantes. Après avoir lu la partie suivante, vous implémenterez facilement un ECM dans votre organisation. Alors sans plus tarder, commençons.

Comment mettre en place un système de gestion de contenu d'entreprise ?

Si vous rêvez d'un monde où trouver des fichiers n'est qu'une question de quelques minutes, alors n'ayez crainte ; Suivez simplement ce guide étape par étape et mettez en œuvre la magie d'un système de gestion de contenu d'entreprise dans votre organisation. Ici, nous allons parcourir les six étapes cruciales pour la mise en œuvre d'un ECM.

1. Auditez le processus de gestion de contenu existant dans votre organisation

Avant de mettre en place un nouveau système de gestion de contenu, il est important d'auditer l'existant. Examinez attentivement le système actuel et comprenez comment il fonctionne et comment les documents sont stockés, partagés et dérivés. Ensuite, analysez les inconvénients ou l'absence de fonctionnalités dans le processus actuel qui ont un impact négatif sur la productivité.

Posez-vous des questions telles que « Est-ce que j'utilise un système obsolète ? » ou "Ce système est-il suffisamment sécurisé ?" En accédant au processus actuel, vous apprendrez les défis que vous devez surmonter dans ce voyage. Rassemblez également la liste de tous les documents tels que les PDF, les rapports, les contrats, les feuilles de calcul et les informations sur l'emplacement dans lequel ils sont actuellement stockés. Cela vous aidera à garder une longueur d'avance et à connaître toutes les informations qui doivent être capturées.

2. Rassemblez les membres clés de l'équipe

Un bon système de gestion de contenu d'entreprise offre la collaboration et favorise le travail d'équipe. Prévoyez à l'avance à qui vous souhaitez donner accès aux fichiers. Vous pouvez également affecter un chef d'équipe ou un chef de service à chaque équipe et prendre son aide pour mettre en œuvre le système ECM. Chaque membre apporte des compétences et des processus de réflexion uniques à la table. Il fait prospérer la diversité et l'innovation afin que vous puissiez atteindre vos objectifs organisationnels.

3. Définissez vos buts et objectifs

Avant d'entreprendre ce voyage, précisez clairement votre destination. Assurez-vous d'avoir bien défini les attentes et les objectifs que vous souhaitez atteindre à l'aide de la gestion de contenu d'entreprise. Vous souhaitez réduire les risques de sécurité ? Réduire le gaspillage de papier ? Vous voulez augmenter la collaboration et l'efficacité des employés ? Posez ces questions et décidez de votre objectif. Vous pouvez également écrire vos objectifs en tant qu'étoile guide tout au long du voyage.

4. Rechercher et choisir une plateforme ECM

Il existe différentes plates-formes ECM disponibles. Vous devez définir vos objectifs et décider de votre budget, puis choisir les plates-formes qui répondent parfaitement à vos besoins. Pour cela, vous devrez effectuer des recherches approfondies, passer en revue des critiques et comparer différentes plates-formes. Tenez compte de facteurs tels que la facilité d'accès, la personnalisation et les options de sécurité. Vous pouvez également prendre des suggestions de vos équipes et les laisser participer activement au choix du meilleur logiciel ECM pour votre entreprise.

Pour vous aider à démarrer, voici quelques options logicielles à considérer :

• Bit.ai
• En plein air
• Hyland
• M-Files
• SharePoint
• Newgen
• Créer une stratégie et la mettre en œuvre

Une fois que vous avez choisi le meilleur outil ECM, l'étape suivante consiste à créer une stratégie pour sa mise en œuvre réussie. Créez une feuille de route pour allouer les ressources, créez un calendrier et un plan de communication. Cette feuille de route aidera votre équipe à relier différents points et finalement atteindre l'objectif. Faites en sorte que toutes les parties prenantes soient impliquées et mettez en place le nouveau système et processus le plus rapidement possible. Et comme dernière étape, inscrivez-vous, capturez, stockez, enregistrez et organisez votre contenu.

Maintenant que vous avez la feuille de route pour réussir, il est temps de commencer cette aventure. Restez à l'écoute pour la section suivante, où nous explorerons pourquoi vous devriez utiliser Bit.ai comme système de gestion de contenu d'entreprise.

Bit.ai en tant que système de gestion de contenu d'entreprise (ECM)

Bit.ai est une plateforme tout-en-un de gestion des connaissances et de collaboration documentaire conçue pour le lieu de travail moderne. La plateforme de Bit aide les équipes à créer, collaborer, partager, suivre et gérer les connaissances en un seul endroit. Plongeons-nous dans les fonctionnalités fascinantes de Bit.ai et comprenons pourquoi c'est le gagnant des systèmes de gestion de contenu.

1. Superbes modèles

Bit vous permet de créer rapidement, facilement et de manière amusante tout type de document. Comment? Avec la vaste galerie de modèles de Bit, vous pouvez choisir parmi plus de 70 modèles conçus par des professionnels pour créer rapidement des documents. Il ne vous reste plus qu'à renseigner votre contenu personnalisé, et l'ensemble de votre document sera prêt à être partagé rapidement !

Vous n'avez pas à perdre votre temps à essayer de corriger le formatage de vos documents car Bit formatera automatiquement l'intégralité de votre document. Choisissez parmi une collection de thèmes de mise en page et de couleurs qui transformeront l'apparence de l'ensemble de votre document en un seul clic.

2. Espaces de travail intelligents

L'une des principales caractéristiques de Bit est qu'il vous permet de créer plusieurs espaces de travail, documents et dossiers pour stocker et gérer efficacement et organiser tout ce que vous avez. Cela signifie qu'en utilisant Bit, vous pouvez créer plusieurs espaces de travail autour de votre travail, de vos employés, de vos clients, de vos services, etc.

Une chose à noter à propos des espaces de travail Bit est que vous pouvez décider qui y a accès. Vous pouvez ajouter ou inviter d'autres collaborateurs et leur fournir un accès en lecture seule, un accès aux commentaires uniquement ou même une autorisation complète pour la modification.

3. Bibliothèque de contenu

Les espaces de travail de Bit ont chacun une bibliothèque de contenu où vous pouvez ajouter divers actifs numériques ou multimédias. La bibliothèque de contenu est connectée à vos documents Bit afin que vous puissiez rapidement collaborer, rechercher, insérer et créer vos documents interactifs.

La bibliothèque de contenu de Bit est un endroit intelligent pour vous et votre équipe pour partager des ressources sur tout type de contenu numérique comme des images, des fichiers, des PDF, Google Docs, des fichiers Dropbox, des SlideShares, des vidéos YouTube, des liens Web visuels, des présentations et d'autres types de médias , et plus.

4. Collaboration en temps réel

Avec Bit, vous et votre équipe pouvez collaborer et travailler simultanément sur le même document en temps réel. Vous pouvez apporter des modifications, modifier en temps réel, mettre en surbrillance des sections, laisser des commentaires, @mentionner des personnes, etc.

Vous pouvez même inviter vos collègues ou responsables et leur fournir un accès en édition pour recevoir des commentaires ou des commentaires. Selon les documents que vous partagez, vous pouvez accorder un accès en lecture seule, en commentaire uniquement ou en modification aux espaces de travail dont ils font partie.

5. Intégration Rich Media / Documents interactifs

Avec Bit, vous pouvez créer des documents interactifs sur le lieu de travail et leur donner vie à l'aide de plus de 100 intégrations multimédia enrichies. Bit vous permet d'ajouter des images, des PDF, des fichiers cloud, des cartes, des présentations, des graphiques, des vidéos, des GIF - essentiellement tout type de média enrichi - à vos documents et de les transformer automatiquement en cartes visuelles interactives et en intégrations riches qui y vivent ! Cela rendra tous vos documents liés au travail et le partage des connaissances beaucoup plus complets et engageants !

6. Fonctionnalité de recherche intelligente

Les organisations peuvent avoir beaucoup d'informations et de données à gérer, et il est parfois difficile de trouver une information parmi tous les documents. Mais la fonctionnalité de recherche intelligente robuste de Bit vous permet de rechercher dans les dossiers, les documents et le contenu des espaces de travail à l'aide de la recherche de texte enrichi, des titres et des descriptions, et il apparaîtra rapidement devant vous.

Une autre fonctionnalité intéressante de Bit est qu'il vous permet d'épingler des documents importants qui doivent être fréquemment consultés dans un espace de travail. Cela le rend facilement et rapidement accessible à tous.

7. Suivi des documents

Avec Bit, vous pouvez partager vos documents avec d'autres personnes en dehors du monde via un lien traçable. Cette fonctionnalité de suivi des documents vous permet d'obtenir des analyses en direct et des informations détaillées sur les documents partagés, tels que qui les a consultés, combien de temps ils y ont passé, à quelle fréquence ils les ont consultés, etc. C'est un excellent moyen de savoir comment les gens interagissent ou interagissent avec vos papiers. Choisissez parmi des options telles que la capture de prospects, la protection par mot de passe, l'expiration du lien, etc.

8. Gérer les autorisations et l'accès aux informations

Bit vous permet de gérer les autorisations et l'accès aux informations en fonction des besoins uniques de votre organisation. Chaque espace de travail vous permet de définir des niveaux d'autorisation et d'accès pour vos collaborateurs et invités. Vous pouvez attribuer un accès complet, un éditeur, des commentaires ou un accès en lecture seule à vos utilisateurs, et les invités peuvent recevoir des commentaires ou un accès en lecture seule. Seuls les collaborateurs et les invités qui ont été ajoutés à un espace de travail peuvent accéder aux documents de cet espace de travail.

Vous pouvez également définir des rôles généraux pour chaque personne ajoutée à votre organisation, comme propriétaire, gestionnaire, membre ou invité. Chaque rôle a différents niveaux d'accès pour inviter des utilisateurs, modifier les paramètres d'abonnement, etc.

Lorsque vous partagez vos documents Bit avec le monde extérieur, vous pouvez ajouter un mot de passe personnalisé, activer l'expiration du lien ou désactiver votre lien partageable à tout moment.

9. Esthétique simple et minimale

La partie intéressante de Bit est que malgré ses fonctionnalités intéressantes et utiles, il possède une interface simple et conviviale. Cela signifie que même si vous êtes nouveau dans le domaine de la technologie et que vous ne connaissez rien au codage, vous pouvez facilement démarrer avec la plate-forme Bit.

L'esthétique de conception minimale de Bit et son excellente expérience utilisateur rendent le flux entre les documents et les espaces de travail numériques propre et rapide ! Il fournit simplement une approche systématique et professionnelle de l'ensemble du processus !

Dans l'ensemble, Bit est l'outil rêvé pour toute votre entreprise car il rend la gestion de contenu et la rationalisation du processus de travail beaucoup plus faciles et plus interactives ! Alors qu'est-ce que tu attends? Faites-vous une faveur et obtenez Bit dès maintenant !

Et maintenant, préparez-vous pour la conclusion, où vous serez inspiré pour passer à l'action et découvrir le véritable pouvoir d'éliminer le chaos dans votre entreprise. Restez à l'écoute!

Emballer

Félicitations, héros du contenu ! Nous avons couvert ce voyage long mais intéressant sur la gestion de contenu d'entreprise, dévoilant ses secrets, son importance, ses avantages, ses composants et ses étapes de mise en œuvre. Maintenant, avec toutes les connaissances accumulées, il est temps de tester la puissance de l'organisation et l'efficacité de vos documents.

Maintenant, utilisez le super-héros de la gestion de contenu - Bit.ai ! Laissez-le être votre partenaire de confiance dans la lutte contre le chaos, en veillant à ce que vos documents soient sécurisés et que la collaboration soit transparente. Rappelez-vous, avec Bit.ai ; vous ne vous contentez pas de gérer du contenu ; vous apportez une vague de productivité ! Alors, n'attendez pas et agissez dès aujourd'hui.

Lectures supplémentaires :

Qu'est-ce que la distribution de contenu et tout ce que vous devez savoir !

Qu'est-ce que le marketing viral et quels sont les avantages et les inconvénients ? (Exemples)

Social Media Marketing 101 : Le guide ultime du succès !

Des micro-influenceurs pour gagner des clients et développer votre entreprise !

Réutiliser le contenu : qu'est-ce que c'est et comment le faire ?