Comment introduire intelligemment un nouveau logiciel de collaboration dans votre équipe

Amener votre équipe à adopter ce nouvel outil n'est pas aussi simple que vous le pensez. En fait, les forcer à le faire pourrait plonger toute votre entreprise dans le chaos.

Des études montrent que l'apathie des employés, les cas de démission et l'hostilité envers les managers peuvent tous augmenter lorsque vous mettez en œuvre le changement dans le mauvais sens.

Les systèmes de collaboration d'entreprise sont importants pour un flux de travail plus cohérent. Vous devez donc savoir comment introduire de nouveaux logiciels dans votre équipe. Voici comment le faire correctement.

Invitez-les à évaluer le logiciel de collaboration

Il y a environ 65 ans, les chercheurs Lester Coch et John French Jr. ont fait une découverte surprenante dans une usine de vêtements.

Dans une étude visant à mesurer l'impact du changement organisationnel sur les employés, ils ont séparé les travailleurs en quatre groupes avec des niveaux similaires de cohésion et d'efficacité opérationnelle. Dans trois de ces quatre groupes, ils ont trouvé des différences majeures de comportement :

(Le groupe 2 n'a pas été inclus car il n'a eu aucun impact sur les résultats des tests)

• Groupe 1:

Ce groupe a été qualifié par les chercheurs de groupe « sans participation ». Les membres du premier groupe ont été convoqués dans une salle de réunion par des supérieurs hiérarchiques et leur ont dit que leur processus d'assemblage devait être amélioré.

Les responsables leur ont alors donné une méthode spécifique pour améliorer leur vitesse d'assemblage. Ils n'avaient pas leur mot à dire sur ce que ce processus impliquait. Ils ont reçu l'ordre de retourner à leurs postes et de le suivre.

• Groupes 3 & 4 :

Ces deux groupes étaient appelés groupes de « participation totale ». La direction leur a dit qu'il était nécessaire d'améliorer le flux de travail et leur a demandé de réfléchir à des idées pour y remédier.

Lorsque les opérateurs se sont mis d'accord sur les étapes pouvant être éliminées et les processus pouvant être rationalisés, les deux groupes ont été entièrement formés à la nouvelle méthode. Contrairement au groupe 1, ces travailleurs avaient leur mot à dire sur ce que la nouvelle méthode impliquait.

Ce qui s'est passé ensuite a stupéfié les expérimentateurs. Voici ce qu'ils ont écrit sur le premier groupe :

« La résistance s'est développée presque immédiatement après le changement. Des manifestations marquées d'agressivité contre la direction se sont produites, telles que conflit avec l'ingénieur des méthodes,… hostilité envers le superviseur, restriction délibérée de la production et manque de coopération avec le superviseur. Il y a eu 17 % d'abandons au cours des 40 premiers jours. Des griefs ont été déposés au sujet des taux à la pièce; mais lorsque le taux a été vérifié, il s'est avéré qu'il était un peu "lâche".

Par rapport à avant la mise en œuvre du nouveau processus, ces travailleurs fonctionnaient avec une efficacité d'environ 65 %. Et ils sont restés à ce niveau pendant 30 jours après le changement.

Les groupes 3 et 4 ont également connu une baisse d'efficacité au départ, même si elle était beaucoup moins drastique que celle observée dans le groupe 1. Cela n'a pas non plus duré très longtemps.

Une fois qu'ils se sont habitués au nouveau processus, les travailleurs des groupes de « participation totale » ne se sont pas contentés de revenir au niveau précédent d'efficacité de production, ils l'ont dépassé. Et ils l'ont fait sans aucune hostilité ou agressivité envers la direction.

La leçon ici? Impliquez votre équipe dans le processus d'adoption du nouvel outil. Par exemple, si vous souhaitez utiliser Instapage, permettez à toute votre équipe de l'essayer. Assurez-vous qu'ils peuvent utiliser la plate-forme pour créer facilement des pages ensemble à l'aide de notre nouvelle solution de collaboration :

Invitez leurs commentaires et tenez-en compte. S'ils vont l'utiliser, toutes les fonctionnalités du logiciel doivent fonctionner pour eux ainsi que pour vous.

Minimiser le changement social impliqué par l'adoption du nouveau logiciel d'entreprise

Quatre ans après que Coch et French ont mis les pieds dans cette usine de vêtements, Paul Lawrence et Harriet Ronken ont eu la chance d'observer une interaction révélatrice dans une usine électrique.

Dans ce cadre particulier, les équipes ingénieur/opérateur sont restées en contact permanent au quotidien. Il n'était pas rare qu'un ingénieur propose une amélioration de procédure à son opérateur, ou vice versa. Lorsqu'une partie ou un processus était jugé inefficace, l'équipe essayait de le réparer ensemble.

Le système a fonctionné dans la plupart des cas, mais il y en a eu un qui n'a pas fonctionné. Lorsqu'un ingénieur a approché un opérateur particulier avec lequel il ne travaillait pas régulièrement pour lui suggérer d'essayer une nouvelle pièce, les choses se sont déroulées un peu différemment que d'habitude.

Au lieu de le tester correctement, elle "n'a pas manipulé la pièce avec son soin habituel. Après avoir assemblé le produit, elle l'a testé et il n'a pas réussi l'inspection. Elle s'est tournée vers le nouvel ingénieur et, d'un air triomphant, a dit : "Ça ne marche pas."

Lorsque l'ingénieur lui a suggéré de tester plus de pièces, elle les a installées - encore une fois, sans enthousiasme - de ce que les chercheurs ont appelé "d'une manière inhabituellement brutale". Et encore une fois, ils n'ont pas fonctionné.

Apparemment à dessein, elle a saboté le nouveau design.

Lorsque ce nouvel ingénieur est parti, l'opératrice s'est tournée vers l'ingénieur avec qui elle travaillait régulièrement et lui a dit que les idées du nouvel ingénieur n'étaient tout simplement «pas bonnes».

C'est alors que les chercheurs ont réalisé qu'il y avait à la fois un aspect technique et social à changer. Dans ce cas, la modification technique était l'ajustement de la conception de travail de l'opérateur. Le changement social était l'ingénieur inconnu mettant en œuvre ce changement.

Dans votre cas, le changement technique est la mise en place du nouvel outil de collaboration. Mais quelles ramifications sociales ce changement aura-t-il ? Comme dans, comment l'outil changera-t-il la façon dont votre équipe fonctionne ?

Qui mettra en œuvre le changement ? Va-t-il restructurer la chaîne de commandement? Changera-t-il les rôles du personnel ? Cela mettra-t-il en contact des membres inconnus de l'équipe ?

Lisa Quast, coach de carrière et ancienne dirigeante du Fortune 500, ajoute à l'expérience des plats à emporter avec des mots de sa propre expérience :

"Si les individus d'un département respectent hautement leur manager parce que le manager a construit la confiance sur une période de temps, l'équipe acceptera plus facilement tout changement. Si le manager est nouveau et n'a pas encore gagné la confiance de ses employés, alors la méfiance peut se manifester par une résistance au changement.

"Nouveau" ne signifie pas nécessairement "nouveau dans l'entreprise". Dans l'exemple de l'opérateur/ingénieur, « nouveau » signifiait simplement quelqu'un avec qui l'opérateur n'avait pas l'habitude de travailler. Cette confiance et cette familiarité avec le responsable de la mise en œuvre du changement sont cruciales, tout comme les autres implications sociales du changement.

Si possible, demandez à un cadre supérieur de votre entreprise d'initier l'adoption de votre nouveau logiciel de collaboration. Et avant de le faire, assurez-vous d'avoir prévu l'impact de ce changement.

Faites de votre mieux pour minimiser la résistance en gardant les équipes intactes et les mêmes rôles. Sinon, vous pourriez vous retrouver avec tout un département d'opérateurs têtus et auto-saboteurs.

Exprimer clairement la raison du changement

« Si le personnel ne comprend pas la nécessité du changement, vous pouvez vous attendre à de la résistance », explique Tobin Rick, expert en gestion du changement. "Surtout de la part de ceux qui croient fermement que la façon actuelle de faire les choses fonctionne bien... et le fait depuis vingt ans !"

Dans une étude conjointe menée par MIT Sloan Management Review et Capgemini Consulting, 63 % des managers ont indiqué que le changement technologique prenait trop de temps à mettre en œuvre dans leur entreprise, et l'une des principales raisons était une communication peu claire sur les avantages du nouvel outil.

N'oubliez pas de revenir à l'une des clés du succès dans l'usine électrique. L'ingénieur familier a expliqué pourquoi le changement devait être effectué avant de demander à son opérateur de le faire.

L'ingénieur inconnu a simplement « fait signe », sans explication, qu'il voulait que l'opérateur teste une nouvelle pièce. Et elle a résisté. Il en sera de même pour votre personnel si vous n'avez pas d'explication pour eux.

Pourquoi maintenant? Pourquoi avez-vous adopté ce nouvel outil de collaboration d'entreprise ? Quel est le problème avec l'ancienne méthode?

Assurez-vous d'avoir des réponses préparées car ils vont sans aucun doute demander "pourquoi?"

Attendez le bon moment pour présenter le nouveau logiciel de collaboration

Le changement n'est pas facile, et c'est particulièrement vrai lorsqu'il survient d'un seul coup.

Si votre organisation a subi des changements majeurs en peu de temps, pensez à attendre avant de mettre en place l'adoption de votre nouvel outil. Ne pas le faire, selon Quast, peut également susciter l'opposition :

"Comme le dit le vieil adage, 'Le timing est tout.' Entailler trop de changement sur les employés sur une courte période de temps peut provoquer une résistance.

Si vous avez embauché ou licencié quelqu'un récemment, ou si vous avez restructuré des rôles ou des processus dans votre organisation, donnez à vos employés un peu de temps pour s'adapter avant de leur apporter un nouveau changement.

Découvrez les tenants et les aboutissants du nouvel outil de collaboration avant votre équipe

Une fois que vous avez décidé (avec l'aide de votre équipe, espérons-le) quel logiciel de collaboration vous allez utiliser, découvrez les fonctionnalités les plus précieuses pour votre équipe. Vous voulez être prêt pour toutes les questions qu'ils pourraient avoir à l'avenir.

Avant de commencer à les former sur chaque fonctionnalité, demandez-leur comment ils aimeraient apprendre le nouvel outil. Les membres de votre personnel férus de technologie trouveront probablement qu'un cours intensif est une perte de temps, tandis que d'autres pourraient avoir besoin d'un soutien supplémentaire.

Évaluez le niveau de compréhension de votre équipe avant de commencer à les former afin de personnaliser le processus d'apprentissage spécifiquement pour chaque membre.

Adoptez avec succès votre nouvel outil de collaboration

Avant de mettre en œuvre tout changement dans votre organisation, assurez-vous d'avoir pris en compte les implications, à la fois techniques et sociales, sur vos employés et leurs rôles. Cela est vrai si vous évaluez les outils de page de destination aujourd'hui. là-bas sur le marché ainsi.

Pour permettre à votre équipe de travailler plus rapidement et plus facilement sur les mêmes pages de destination post-clic, inscrivez-vous dès aujourd'hui pour une démo Instapage Enterprise.