Guide étape par étape de gestion des signatures d'e-mails

Les signatures électroniques sont l'un des canaux de marketing les plus rentables. Toute entreprise, une marque personnelle ou une grande organisation, peut en bénéficier en obtenant un trafic constant, en générant plus d'inscriptions ou en atteignant tout autre objectif stratégique.

Un marketing de signature électronique correctement configuré peut vous rapporter près de 350 fois plus de revenus que ce que vous y dépensez. Pas 350%, 350 fois (35000%). Voici quelques données supplémentaires pour prouver le point.

La chose la plus étonnante à propos de la gestion des signatures d'e-mails est qu'elle est beaucoup plus facile à mettre en œuvre et à utiliser que tout autre canal marketing (comme le PPC ou les publicités display).

Vous trouverez donc ici tous les trucs et astuces indispensables à la gestion des signatures d'e-mails.

Avant de commencer . Il existe des dizaines de générateurs de signatures d'e-mails qui couvrent certains de vos besoins. Mais aucun d'entre eux ne vous permet de créer de belles signatures ET de les gérer suffisamment avec ou sans les intégrations Google Workspace et Microsoft 365.

Nous avons donc créé une plate-forme professionnelle de gestion des signatures d'e-mails qui couvre une conception de premier ordre, une gestion transparente et un support client utile.

Que vous ayez ou non décidé d'utiliser Newoldstamp, parlons de chaque étape à franchir dans la gestion des signatures d'e-mails.

Étape 1. Créez une conception de signature électronique professionnelle

Vous pouvez, bien sûr, passer directement à l'étape suivante, car vous êtes venu ici pour GÉRER les signatures, pas pour les CRÉER. Mais écoutez-moi d'abord.

Il est vraiment difficile de modifier quelque chose de vieux plutôt que de créer une chose à partir de zéro. La signature électronique n'est pas différente.

Le plus grand défi est de créer un modèle de signature email facilement personnalisable et duplicable pour tous les employés de l'entreprise. Vous devez penser aux champs qui seront communs à chaque département, à la taille et à la forme d'un logo, aux images qui seront utilisées par tout le monde.

Ainsi, même la conception des signatures d'e-mails doit être basée sur votre stratégie. Tout d'abord, réfléchissez à la raison pour laquelle vous avez besoin de signatures électroniques. Quel objectif essayez-vous d'atteindre ? Par example:

• Je veux juste un point de notoriété de la marque dans les e-mails de mes employés.
• J'ai besoin d'avoir des signatures similaires dans toute l'entreprise.
• Je souhaite utiliser les signatures e-mail comme canal marketing.
• J'ai besoin de signatures parce que mes concurrents les utilisent.

Chaque raison est OK, même la dernière.

Mais chacune de ces raisons implique que vous devez comprendre quelle conception de signature vous convient le mieux.

Fondamentalement, si vous créez une conception de signature pour une petite équipe, vous pouvez faire preuve de créativité et créer une signature différente pour chaque membre de l'équipe. Il y a de fortes chances que vous n'ayez pas de politique de marque stricte. Mais vous pouvez tirer le meilleur parti de chaque signature si elle est faite sur mesure.

Par exemple, si Sarah est une spécialiste des relations publiques, elle souhaitera inclure une bannière liée au kit média. De plus, elle peut avoir plus de coordonnées que les autres membres de l'équipe, car elle parle souvent avec des partenaires par e-mail, téléphone, chat, etc.

Et si vous avez besoin d'une signature d'entreprise qui sera utilisée par des dizaines ou des centaines de personnes, essayez de rester simple.

Revenons à l'exemple de Sarah, imaginez maintenant qu'elle est à la tête de tout un service de relations publiques. Tout le monde dans ce département a besoin de sa signature pour faire la même chose. Comme il s'agit d'une grande entreprise professionnelle, les membres de l'équipe de Sarah utilisent un outil CRM pour gérer toutes les conversations en un seul endroit. Ainsi, ils n'ont pas besoin d'ajouter plusieurs adresses e-mail et numéros de téléphone.

Une autre chose qui mérite d'être mentionnée est de vous assurer que vos signatures ne sont pas trop fantaisistes si vous allez lancer des campagnes de bannières de signatures d'e-mails. La majeure partie de l'attention visuelle doit être portée sur la bannière, et non sur la mise en page de la signature.

Si vous utilisez des campagnes de bannières de signature d'e-mails, il est beaucoup plus important que les destinataires des e-mails soient informés d'une offre spéciale que de vérifier toutes les coordonnées de l'expéditeur. S'ils veulent faire ce dernier, ils trouveront de toute façon ce dont ils ont besoin.

Étape 2. Dupliquer les signatures pour tous les membres de l'équipe

Ainsi, vous vous êtes mis d'accord sur la conception de la signature pour chacune des divisions de l'entreprise (appelons-la une signature par défaut). Il est maintenant temps de décider comment vous allez créer des signatures pour tous vos collègues.

Pour une petite équipe de deux à dix personnes, vous pouvez simplement dupliquer la signature par défaut et modifier leurs noms et adresses e-mail.

Vous pouvez faire la même chose pour autant de signatures que vous le souhaitez, mais vous ne devriez vraiment pas .

Imaginez combien de temps il faudrait à Sarah pour dupliquer et modifier les coordonnées de chaque employé. Et si elle leur demande de le faire par eux-mêmes, elle devra vérifier si tout le monde prend cette tâche au sérieux.

Donc, il y a une très bonne solution de contournement pour Sarah.

Appliquer automatiquement le même formatage à plusieurs signatures

Il semble intuitif que vous puissiez appliquer automatiquement le même formatage à plusieurs signatures, n'est-ce pas ?

Nous ressentons la même chose chez Newoldstamp. Donc, il y a une fonctionnalité comme ça.

Vous pouvez définir n'importe quelle signature que vous avez comme signature principale. Après cela, toutes les signatures que vous ajouterez à un service actuel auront le même format.

Il en va de même pour plusieurs départements. Chacun peut avoir une signature principale, afin que les ventes et le marketing n'aient pas à se disputer sur la façon dont ils aiment leurs signatures :)

CSV-télécharger tous les contacts

Vous pouvez automatiser encore plus votre processus de création de signature.

Par exemple, il existe une fonctionnalité CSV sur la plate-forme de signature Newoldstamp où vous téléchargez un modèle de feuille de calcul et y insérez les coordonnées des membres de votre équipe.

Ensuite, téléchargez simplement votre fichier et toutes les signatures seront automatiquement ajoutées au département spécifique.

Et maintenant, vous pourriez penser, mais puis-je l'automatiser encore plus, pour ne pas avoir à faire toute cette routine de téléchargement-téléchargement ?

Oui, vous pouvez. Avec des intégrations de signature électronique.

Mais c'est une toute autre étape à discuter.

Étape 3. Distribuez les signatures à tous les employés

Avant d'aborder les intégrations, voyons quelles options vous avez pour envoyer des signatures à vos coéquipiers.

Envoyer les signatures "à la main"

Chaque signature que vous avez dans votre gestionnaire de signatures peut être envoyée à son futur propriétaire. Cliquez simplement sur le bouton "Partager" et envoyez-le.

Envoi de signatures en masse

L'envoi de chaque signature individuellement peut prendre un certain temps, selon la taille de votre entreprise. Au lieu de cela, vous pouvez sélectionner toutes les signatures d'un seul service et les envoyer en un clic.

Ou invitez les gens à créer leurs propres signatures.

Vous pouvez utiliser une fonction de générateur de signature personnalisée où vos collègues pourront modifier uniquement les éléments que vous leur autorisez. Comme leur nom et leur poste.

Ou utilisez des intégrations. Ce sont les moyens les plus pratiques de gérer de nombreuses signatures. Mais cela peut aussi fonctionner pour une petite équipe.

Déployer des signatures sur Google Workspace (G Suite)

Si votre entreprise possède un compte Google Workspace, vous pouvez installer automatiquement toutes les signatures sur les comptes des employés.

Notez que seul un administrateur Google Workspace peut effectuer l'intégration initiale.

Voici une instruction complète sur la façon d'intégrer Newoldstamp à G Suite (Google Workspace).

Après avoir connecté le compte, vous pouvez cliquer sur le bouton Déployer sur G Suite.

L'application Newoldstamp vous demandera de vérifier les adresses e-mail extraites des signatures pour vous assurer qu'elles ont toutes des comptes dans Google Workspace.

Ensuite, toutes vos signatures seront déployées sur les comptes Gmail correspondants.

Voici une instruction complète sur Comment installer automatiquement des signatures sur Google Workspace.

Installer des signatures sur Exchange ou Microsoft 365

Pour Exchange et Microsoft 365, le processus d'installation des signatures de courrier électronique est quelque peu différent.

Après avoir configuré l'intégration avec Active Directory, vous pourrez appliquer des attributs utilisateur qui serviront de variables pour les informations de contact de vos coéquipiers.

Vous pouvez ajouter ces variables à la signature principale dans Newoldstamp.

Une fois cela fait, vous pourrez déployer des signatures et les attributs de l'utilisateur seront automatiquement définis sur les données de contact de chaque utilisateur (nom, fonction, adresse e-mail, etc.).

Si vous ne savez pas comment configurer correctement l'intégration, passons à un appel rapide. Je vais vous faire visiter et vous aider à lancer le bal.

Étape 4. Assurez-vous que les signatures sont installées

Non seulement vous devez configurer les signatures, mais vous devez également vous assurer que les personnes les ont installées.

Vérifiez l'identifiant à chaque signature pour savoir s'il a été installé.

Notez que dans la plupart des cas (à l'exception d'Outlook, Exchange, Microsoft 365, etc.), la modification des liens, des bannières et des images dans une signature ne nécessite pas de la réinstaller. Ainsi, vous pouvez toujours mettre à jour certaines choses et tous vos coéquipiers n'auront rien à faire.

Étape 5. Utilisez les signatures électroniques comme canal marketing

Avec la possibilité de mettre à jour les signatures d'e-mails en déplacement, vous pouvez commencer à lancer des campagnes de marketing par signature d'e-mails.

Il existe une fonctionnalité complète de campagnes de bannières de signature d'e-mail dans Newoldstamp qui vous permet de promouvoir n'importe quel contenu via des pieds de page d'e-mail.

Bouton ou bannière : découvrez comment exécuter des campagnes de marketing par signature électronique

Avec les campagnes de bannières, vous pourrez programmer autant de mises à jour de bannières que vous le souhaitez. Vous pouvez également utiliser différentes bannières pour différents départements.

Par exemple, lorsqu'une équipe marketing fait la promotion de son nouveau contenu, les ventes peuvent annoncer les offres spéciales de l'entreprise.

Conclusion

Il n'y a rien de sorcier dans la gestion des signatures d'e-mails. L'important est cependant de les vérifier de temps en temps et de mettre à jour les détails importants.

En fait, près de 70 % des utilisateurs de signatures les mettent à jour moins de deux fois par an. Ce qui signifie que toutes ces personnes perdent la possibilité d'utiliser l'un des canaux marketing les plus riches en retour sur investissement.

Vous voulez vous démarquer de vos concurrents ?