Salutations par e-mail à utiliser au travail et restez professionnel !

Publié: 2023-10-06

La différence entre le mot juste et le mot presque juste est la différence entre la foudre et un éclair.
Mark Twain

En parlant des bons mots, avez-vous déjà pensé aux salutations par courrier électronique ? Les salutations par courrier électronique au travail sont de simples salutations qui peuvent sembler infimes, mais elles peuvent donner le ton de votre message global.

Un « Regards chaleureux » peut montrer votre attention, tandis qu'un « Salut ! » cela peut paraître trop décontracté. L’histoire des salutations par courrier électronique remonte aux lettres manuscrites, et leur rôle continue de se développer à mesure que nous entrons dans une nouvelle ère technologique. En 1976, la reine Elizabeth a envoyé un courrier électronique contenant un message de salutation officiel : « Un message de Sa Majesté la Reine ».

Maintenant, quelle est la prochaine étape dans cette phase en constante évolution ? Comment cela influence-t-il votre image professionnelle ? Un message d'accueil bien pensé peut-il augmenter les chances d'ouverture de votre e-mail ? Eh bien, nous allons répondre à toutes ces questions dans ce blog. Nous dévoilerons également certaines des meilleures salutations par courrier électronique à utiliser au travail, en fonction de votre type de courrier électronique. Alors continuez à lire pour ne pas manquer l’occasion d’améliorer votre communication sur le lieu de travail !

Savez-vous pourquoi les salutations par e-mail sont essentielles ?

Que ressentirez-vous si vous entrez dans une salle de réunion et que tout le monde commence à parler sans saluer ? Gênant, non ? Cette même gêne est gérée par une personne qui reçoit un e-mail sans message d'accueil approprié.

Voyons maintenant pourquoi les salutations par courrier électronique sont si cruciales. Voici trois raisons captivantes pour lesquelles vous devriez y prêter attention :

1. Crée les premières impressions

Lorsque vous rencontrez quelqu'un pour la première fois, votre façon de le saluer donne le ton de la conversation. La même chose s'applique au courrier électronique. Les salutations par e-mail sont comme une poignée de main numérique ou un premier sourire qui donne une première impression positive.

Imaginez que vous recevez deux e-mails de candidats. L’un commence par « Salut », tandis que l’autre dit : « Je veux le travail ». Qu'est-ce qui vous donne une meilleure impression du professionnalisme et de la courtoisie du candidat ? Bien sûr, le premier.

Saviez-vous? Selon une étude, 47 % des destinataires d'e-mails ouvrent l'e-mail en fonction de la ligne d'objet et du nom de l'expéditeur. Votre message d'accueil est la première étape pour ouvrir votre e-mail.

2. Donne le ton

Les salutations par e-mail reflètent également le ton avec lequel vous souhaitez transmettre votre message. Tout d'abord, décidez à qui vous allez envoyer cet e-mail. S'agira-t-il d'un e-mail amical adressé à un collègue, d'un message formel adressé à un client potentiel ou d'une note informelle adressée à un ami ? Ensuite, ajustez vos salutations en conséquence pour donner le ton à votre e-mail.

Par exemple, si vous envoyez un e-mail à votre responsable, commencer par un joyeux « Bonjour » donne un ton positif à votre message. D’un autre côté, s’adresser à un nouveau client avec un « Cher » respectueux reflète le professionnalisme.

3. Construit une marque personnelle

Quand on pense à Elon Musk, on pense à sa communication directe et précise. Maintenant, réfléchissez, à quoi ressemblera son e-mail ? Il s'agira généralement d'une courte salutation d'un mot suivie du message. Cette approche consistant à être net et compact est son style de signature.

De même, vos salutations par e-mail peuvent également conduire au développement de votre marque. Saluer les autres de manière cohérente peut devenir votre style unique , le rendant mémorable pour les personnes du monde numérique.

Saviez-vous que le premier e-mail a été envoyé par Ray Tomlinson à lui-même en 1971 ? Il n’y avait pas de salutation ou de signature officielle. C'était un simple message de test : « QWERTYUIOP ». L’étiquette des e-mails a évolué depuis ! Alors pourquoi ne pas changer notre approche également ?

Maintenant que nous avons exploré les avantages des salutations par e-mail au travail, n'aimeriez-vous pas savoir comment démarrer efficacement vos e-mails ? Dans notre prochaine section, nous découvrirons les 10 meilleures façons de commencer les e-mails. Ces conseils vous aideront à rédiger des introductions engageantes qui retiendront l’attention de vos lecteurs dès le premier mot. Alors restez avec nous !

10 meilleures façons de démarrer des e-mails

Imaginez entrer dans une pièce remplie de personnes ayant des personnalités et des préférences uniques. Comment les salueriez-vous ? Démarrer un e-mail, c’est un peu comme ça. L'ouverture donne le ton de votre message et établit une connexion. Pour vous engager efficacement, vous devez adapter votre message d'accueil. Explorons les 10 meilleures façons de démarrer des e-mails, chacune avec charme et objectif.

1. Bonjour,

Commencer un e-mail par un « Salut » amical est comme une simple poignée de main à travers l’écran, établissant instantanément une connexion étroite. Vous pouvez commencer votre e-mail par un « Bonjour » si vous écrivez à un collègue ou à une personne avec qui vous pouvez parler de manière informelle .

La chose à retenir ici est de toujours vérifier l’orthographe du nom pour éviter toute situation délicate. Pensez à écrire à une collègue nommée Sana de cette manière :

« Salut Sana,

J'espère que vous avez passé un week-end fantastique !

2. Bonjour,

« Bonjour » est un autre type de salutation flexible qui maintient un équilibre entre le formel et le amical . Les entreprises initiales utilisent principalement cet e-mail de bienvenue pour leurs contrats. C'est comme hocher poliment la tête lorsque vous entrez dans une pièce. Pensez à écrire à un client potentiel nommé John :

"Bonjour John,

J'espère que cet e-mail vous trouve bien.

Ici, vous faites preuve de professionnalisme tout en gardant une touche personnelle. En parlant de statistiques, saviez-vous que 73 % des personnes préfèrent les e-mails pour la communication professionnelle ? Cela rend votre message d’accueil encore plus crucial pour donner une première impression positive.

3. Cher client,

Ce message d'accueil est principalement réservé aux emails formels ou officiels . Il comporte un sentiment de formalité et est utilisé lorsque vous vous adressez à quelqu'un de manière professionnelle. Par exemple, si vous postulez à un emploi :

"Cher responsable de recrutement,

J'écris pour exprimer mon intérêt pour le poste chez .

« Cher » exprime le respect et le professionnalisme. Cependant, ce n’est pas aussi personnel que les deux options précédentes. Lorsque vous utilisez « Cher », utilisez le titre et le nom pertinents. Saviez-vous qu'un employé de bureau moyen reçoit 121 e-mails par jour ? Cela fait beaucoup de moments « Cher » !

4. Bonjour,

Avez-vous déjà fait signe à votre ami de l’autre côté de la rue ? « Bonjour » fait la même chose. Il s'agit d'un e-mail de bienvenue informel et convivial, adapté aux conversations informelles ou à la reconnexion avec d'anciens collègues.

Bien que ce ne soit peut-être pas un excellent choix pour les e-mails formels et professionnels, il est détendu et possède le pouvoir de raviver les connexions et d'établir des conversations sans effort. Pensez à contacter un ancien collègue comme ceci :

"Salut,

Cela fait des lustres que nous ne nous sommes pas rattrapés ! »

5. Salutations,

« Salutations » est une forme de salutation plus ancienne qui est un peu plus formelle que « Salut » ou « Bonjour » , mais qui apporte toujours un ton accueillant. Par exemple, vous écrivez à un nouveau voisin de cette façon :

"Salutations,

Nous sommes ravis de vous avoir comme voisin ! »

Cette salutation ajoute une touche de convivialité tout en conservant un niveau de formalité. Il convient à diverses situations, de l’accueil d’un nouvel allié à l’initiation d’une conversation avec un partenaire commercial en herbe.

6. Bonjour/après-midi/soir,

Commencer un e-mail par un message d’accueil poli basé sur l’heure de la journée peut donner un ton amical. « Bonjour » est parfait pour le début de la journée, « bon après-midi » pour midi et « bonsoir » pour les heures ultérieures.

C'est un moyen simple mais efficace de reconnaître l'emploi du temps du destinataire et de lui montrer du respect . Ce type de message d'accueil par courrier électronique est parfait pour les collègues, les contacts ou toute personne avec qui vous partagez une connexion raisonnablement amicale.

Points importants à retenir :

Utilisez le message d'accueil correct correspondant à l'heure de la journée.
Assurez l’exactitude lors de l’estimation du fuseau horaire ou du calendrier du destinataire.

7. À qui de droit,

Cette salutation formelle est souvent utilisée lorsque vous ne connaissez pas le nom du destinataire. Cela peut être pratique lorsque vous écrivez à un contact inconnu ou dans un contexte général, comme une demande d'emploi ou une lettre de motivation . Par exemple, le site Web de l'entreprise ne répertorie pas le nom du responsable du recrutement si vous postulez à un emploi. Dans ce cas, « À qui de droit » est un choix approprié.

Points importants à retenir :

Ne l'utilisez pas souvent ; essayez de trouver le nom du destinataire dans la mesure du possible.
Parfois, « Cher responsable du recrutement » peut être une alternative plus personnalisée.

8. Tous/Tout le monde,

Lorsque vous souhaitez vous adresser collectivement à un groupe de personnes, « Tous » ou « Tout le monde » est un choix concis et inclusif. Il est couramment utilisé dans les e-mails d'équipe, les annonces ou pour s'adresser à un large public .

Par exemple, si vous envoyez une mise à jour à l’échelle de l’entreprise concernant une nouvelle politique. Vous commencez par « Tous » pour vous assurer que chacun se sent impliqué et informé. N'oubliez pas de ne l'utiliser que lorsque le contenu de l'e-mail s'applique à toutes les personnes concernées.

9. À,

La personnalisation compte ! Commencer un e-mail avec le nom du destinataire attire son attention et lui permet de se sentir valorisé. C'est une manière aimable et amicale d'entamer une conversation. C'est particulièrement important pour les conversations en tête-à-tête et fonctionne bien avec les e-mails professionnels et personnels.

Utiliser correctement le nom du destinataire montre que vous avez pris le temps de vous adresser personnellement à lui, ce qui contribue à établir des liens. De plus, une étude du groupe Aberdeen montre que les e-mails personnalisés peuvent augmenter les taux de clics de 14 % et les connexions de 10 %.

10. J'espère que cet e-mail vous trouvera bien,

Il s'agit d'une touche polie pour commencer votre e-mail tout en exprimant votre inquiétude quant au bien-être de la personne . C'est un outil polyvalent, adapté à différentes situations et qui transmet de l'empathie.

Supposons que vous effectuiez le suivi d'un client après un projet. Vous commencez par « J'espère que cet e-mail vous trouvera bien » pour montrer que vous vous souciez de leur état actuel. Cela permettra de conserver un ton amical reflétant votre véritable souhait du bien-être de votre client.

Points importants à retenir :

C'est une façon courtoise de commencer un e-mail, mais n'en abusez pas.
Assurer la sincérité ; ne l'utilisez pas comme une simple formalité.

En conclusion, commencer correctement vos e-mails personnels ou professionnels peut faire toute la différence pour établir des liens solides. Chaque approche répond à un objectif particulier, depuis la prise en compte de l'heure de la journée jusqu'à l'adresse nominative des destinataires. Ainsi, la prochaine fois que vous rédigerez un e-mail, réfléchissez au message que vous souhaitez partager et choisissez judicieusement votre message de bienvenue. Maintenant, dans les sections à venir, explorons différentes salutations par courrier électronique réservées à différentes fins. Préparez-vous et faites défiler vers le bas pour en savoir plus !

Salutations par e-mail froid (formel)

Les e-mails froids sont envoyés à des personnes que vous n'avez jamais rencontrées, comme des clients, des partenaires ou des prospects . C'est comme une poignée de main virtuelle avec eux. Lorsque vous interagissez avec des gens pour la première fois, votre approche doit être polie et professionnelle . Vous ne devez pas leur paraître trop familier tout en conservant une certaine gentillesse. Les e-mails froids sont généralement formels, alors évitez d'être trop décontracté et d'utiliser des salutations comme « Hé » ou « Bonjour » dans les e-mails froids, car ils pourraient être considérés comme non professionnels. Voici quelques salutations par courrier électronique froid qui maintiennent le bon équilibre :

Respecté,
Bonjour ,
À qui cela peut concerner,
Bonne journée,
Salutations,
Permettez-moi de me présenter,
Je tends la main parce que…

Salutations informelles par courrier électronique

Les e-mails informels sont parfaits pour les personnes que vous connaissez étroitement, comme votre famille, vos amis ou vos collègues . Ces e-mails, c'est comme discuter avec eux autour d'une tasse de thé. Le meilleur, c'est que vous n'avez pas besoin d'être formel et que vous pouvez être vous-même en ajoutant une touche de personnalité et de chaleur . N'hésitez pas à utiliser des phrases amicales comme « Salut ! », « Salut » et oubliez le « Bonjour » ennuyeux. N'oubliez pas d'éviter d'être trop désinvolte ou inapproprié dans vos salutations. Ces salutations informelles par e-mail aideront :

Salut ,
Hé ,
Salut,
Hé ,
Quoi de neuf, ?
Yo !
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien.
J'espère que vous passez une bonne semaine,

Salutations par e-mail pour les équipes (plusieurs personnes)

Les e-mails d'équipe sont le ciment virtuel qui permet de rassembler les équipes pendant les projets, les événements et les réunions. Ces e-mails sont envoyés à un groupe de votre organisation, c'est-à-dire vos collègues ou membres de votre équipe. La seule chose que vous devez garder à l'esprit lorsque vous rédigez ces messages de bienvenue par courrier électronique est de rester formel et de faire en sorte que chacun se sente impliqué . Donnez le bon ton à l'ensemble de votre message en commençant par un simple « Bonjour à tous » ou utilisez l'un de ces messages de salutation par e-mail pour trouver l'équilibre parfait pour les conversations de groupe :

Bonjour l'équipe,
Salut tout le monde,
Bonne journée à tous,
Chers collègues,
Salutations à l'équipe,
Salut l'équipe,
Salut les membres de l'équipe,
Bonjour à tous,
Salut les gens,
À mes collègues membres de l'équipe,
Chers tous,

Salutations par e-mail de suivi

Des e-mails de suivi sont envoyés après le premier contact pour garantir que la discussion importante n'est pas en attente. C'est comme un léger coup de pouce pour rappeler à quelqu'un ou obtenir des mises à jour sur un processus. Ces e-mails sont généralement envoyés à des clients, des employeurs ou même des collègues avec lesquels vous avez déjà établi des communications. Il est donc nécessaire de maintenir un niveau de professionnalisme et de convivialité. Jetons donc un coup d'œil à quelques courriers électroniques de suivi au travail :

Je viens juste de m'enregistrer,
J'espère que ça te va bien,
Suivi rapide,
Doux rappel,
Vérifier les progrès,
Toucher la base,
Suite à notre conversation,
Comme nous en avons discuté précédemment,
Je reviens vers vous concernant,
Voici quelques informations supplémentaires sur…

Messages d'accueil par e-mail pour les réponses

Répondre aux e-mails reprend le flux de la conversation qui a été brièvement interrompue. Ces emails sont généralement envoyés à des collègues, clients ou autres relations avec lesquels vous partagez une relation professionnelle ou amicale.

Contrairement aux e-mails froids, ces e-mails véhiculent un sentiment de continuité et de reconnaissance de la conversation en cours, permettant au destinataire de se sentir valorisé.

Utilisez des salutations polies et respectueuses pour maintenir la courtoisie. Voici quelques salutations par courrier électronique pour les réponses qui peuvent vous aider à choisir le ton parfait pour vos messages.

Bonjour à nouveau ,
Merci pour votre aide, .
Je suis content d'avoir de tes nouvelles!
Merci de revenir vers moi!
J'apprécie vos efforts,
Merci de m'avoir mis à jour !
Merci de rester en contact!

Ainsi, vous avez maintenant une bonne idée du type de salutations pour différents types d’e-mails. Passons maintenant à notre section suivante et apprenons les tactiques permettant de choisir le bon e-mail de message d'accueil pour le travail. Préparez-vous et faites défiler vers le bas !

Comment choisir le message d'accueil par e-mail qui vous convient ?

Choisir le bon message d'accueil par e-mail, c'est comme confectionner une robe : elle doit être parfaitement ajustée. Dans notre parcours vers une communication efficace, nous sommes sur le point d'explorer l'importance d'identifier votre destinataire, de comprendre le but de votre e-mail et d'autres facteurs qui vous aident à décider des meilleures salutations par e-mail pour votre message.

1. Identifiez votre destinataire

Identifier votre destinataire, c'est comme remplir la colonne d'adresse dans une enveloppe. Pour envoyer l’enveloppe au bon endroit, vous devez la recevoir parfaitement.

Est-ce votre patron, un collègue ou un membre de votre famille ? Chaque situation exige une approche différente lors de la rédaction des salutations. Il devrait s'agir d'une salutation formelle si vous envoyez un e-mail froid à un inconnu.

S'il s'agit d'un collègue, vous devez utiliser des salutations informelles. Par exemple, un « Cher M. Jake » formel convient si c'est votre patron, mais si c'est votre ami, alors « Hé, Sam ! » est plus approprié. Cependant, vous devez toujours faire preuve de professionnalisme dans tous les cas.

2. Objectif de votre e-mail

Après avoir identifié votre destinataire, vous devez connaître le but de votre e-mail. Partagez-vous des nouvelles importantes, demandez-vous de l’aide ou simplement rattrapez-vous votre retard ? Le but donnera le ton de vos salutations.

Si vous partagez des nouvelles passionnantes avec un collègue, un « Bonjour » amical suivi de son nom fonctionnera. Mais un « Cher » plus formel pourrait convenir si vous répondez à une plainte d'un client.

3. Moment où vous en êtes dans votre conversation

Les e-mails sont comme des conversations en cours, et votre position dans cette conversation est importante. Vous venez tout juste de commencer, de poursuivre un e-mail précédent ou de terminer quelque chose ?

Quel est le contexte de votre conversation ? S'il s'agit de votre premier e-mail d'une série, un simple « Bonjour » est approprié. Mais si vous êtes constamment en contact avec quelqu'un, pensez à « Bonjour » ou même à son nom – cela permet de garder les choses concises et amicales.

Par exemple, si vous n'avez jamais parlé à quelqu'un et que vous envoyez un e-mail froid, une salutation formelle est essentielle. Cependant, si vous répondez à un e-mail, vous pouvez passer directement au sujet dont vous discutez et ignorer complètement les salutations formelles.

4. Considérations supplémentaires

Maintenant, ajoutons quelques conseils supplémentaires pour un message d'accueil parfait.

Quel est le ton de votre email ?

Pour un ton léger, vous pouvez commencer par un « Salut ! » décontracté. Cependant, si votre message est plus formel, optez pour « Bien ».

Connaissez-vous les normes culturelles ?

Utiliser le nom du destinataire dans le message de bienvenue est une pratique courante au Japon, comme « Tanaka-san ». Ici, « Tanaka » est le nom du destinataire et « San » inclut tous les « M. », « Mme » et « Mademoiselle ». Ainsi, connaître les pratiques culturelles peut ajouter une touche personnelle.

Votre signature email correspond-elle au ton ?

Assurez-vous que votre signature électronique correspond au message d'accueil choisi. Si vous optez pour le formel, une signature professionnelle est la clé. S'il s'agit d'un e-mail informel, vous pouvez ajouter une signature amicale, comme « Meilleurs vœux » ou « Bravo ».

Quel est le meilleur moment pour envoyer un e-mail ?

Si vous envoyez un e-mail à quelqu'un qui habite à proximité et que vous savez que cet e-mail lui parviendra au même moment de la journée où vous l'écrivez, vous pouvez utiliser des salutations telles que « bonjour » ou « bon après-midi ».

Hé, nous n'avons pas encore fini ! Dans notre prochaine section, nous terminerons notre discussion avec quelques conseils et stratégies précieux. Alors restez avec nous jusqu'à ce que vous deveniez un expert dans la rédaction de salutations par courrier électronique pour le travail.

Conclusion

Nous avons maintenant atteint la fin de notre blog et avons discuté de divers éléments des salutations par courrier électronique pour vous faire comprendre qu'ils sont plus importants que vous ne le pensez. Mais il y a encore un autre chemin qui vous attend où vous irez et mettrez en pratique ces idées.

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Lectures complémentaires :

Comment rédiger un e-mail de rappel en douceur ? (Étapes et exemples)

Comment rédiger un e-mail professionnel parfait ? (Processus et conseils)

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