Comment la matrice d'Eisenhower peut-elle améliorer votre gestion du temps

L'Eisenhower est un outil de gestion des tâches qui vous aide à améliorer votre productivité en vous apprenant à mieux prioriser . Cette technique vous aide à savoir quelles activités valent votre temps et vos efforts et celles qui ne le valent pas.

Et dans un monde où nous nous précipitons tous pour respecter nos horaires, il faut admettre que c'est une compétence qui mérite d'être améliorée.

Restez sur place car dans ce texte, vous découvrirez :

• Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower (explication détaillée accompagnée de plusieurs exemples - à la fois liés au travail et à tous les jours),
• Comment utiliser la matrice d'Eisenhower, et
• Comment penser en quadrants.

Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower ?

La matrice d'Eisenhower, également connue sous le nom de matrice Urgent-Important, est un outil qui vous aide à améliorer vos compétences en matière de priorisation des tâches. En incorporant la matrice d'Eisenhower dans votre vie quotidienne, vous apprenez à reconnaître vos plus grandes priorités et à différencier celles qui ont un impact à long terme de celles qui n'en ont pas.

La matrice d'Eisenhower est une alliée parfaite pour comprendre comment penser en quadrants, car elle « divise votre cerveau » et vous aide à faire la distinction entre :

• Important,
• Sans importance,
• Urgent, et
• Tâches non urgentes.

La matrice sert d'outil de priorisation plutôt que de planification. Vous ne verrez donc aucun calendrier ou délai ici.

Une brève histoire de la matrice d'Eisenhower

C'est Dwight D. Eisenhower qui a le premier développé et utilisé ladite méthode de gestion du temps et des tâches. Eisenhower était le 34e président des États-Unis à la recherche d'une méthode qui l'aiderait à hiérarchiser et à prendre des décisions difficiles concernant ses nombreuses tâches - à la fois en tant que général de l'armée américaine, commandant suprême de l'OTAN et plus tard président américain.

Ce n'est que plus tard que cette méthode a été popularisée grâce à Steven Covey, qui la présente dans son livre The 7 Habits of Highly Effective People .

Dans le livre, Covey a discuté de l'idée des quatre générations de gestion du temps, dont nous parlerons plus tard dans ce texte.

Les éléments de la matrice d'Eisenhower - expliqués

En tant qu'outil de gestion des tâches facile à utiliser, la matrice Eisenhower vous aide à hiérarchiser vos tâches en les plaçant dans les bons quadrants .

Cela peut être quelque chose d'urgent/important (quadrant "faites-le maintenant"), quelque chose d'insignifiant mais toujours urgent (quadrant "déléguez-le à quelqu'un d'autre"), etc.

Lorsque vous êtes en mesure de catégoriser vos tâches de cette manière, il devient beaucoup plus facile pour vous de les planifier et de les terminer.

Jetez un œil à la section suivante qui vous aidera à comprendre comment ces quadrants fonctionnent dans la pratique.

Quels sont les 4 quadrants temporels ?

Lorsque vous utilisez la matrice Eisenhower, vous triez les tâches de votre liste de tâches en 4 groupes. Ces groupes sont appelés quadrants car ils sont disposés dans une grille :

1. Quadrant numéro #1 — Tâches importantes/urgentes,
2. Quadrant numéro #2 — Tâches importantes/non urgentes,
3. Quadrant numéro 3 — Tâches sans importance/urgentes, et
4. Quadrant numéro 4 — Tâches sans importance/non urgentes.

Pour certains, le tri des tâches semble facile et peut-être évident dès le départ. Cependant, la plupart du temps, les gens confondent ces 4 quadrants ou ont du mal à distinguer où une tâche doit aller. De plus, les priorités seront différentes d'une personne à l'autre. Bien que la croissance de carrière puisse être cruciale pour certains, fonder une famille peut être plus important pour d'autres. Pour appliquer correctement les règles de la matrice d'Eisenhower et minimiser les risques d'erreurs, nous vous suggérons fortement de consulter la section suivante.

La différence entre les tâches URGENT et IMPORTANT

« J'ai deux sortes de problèmes : l'urgent et l'important. L'urgent n'est pas important, et l'important n'est jamais urgent. – Dwight D. Eisenhower

Une fois que vous aurez appris à faire la distinction entre les tâches urgentes et importantes, l'utilisation de la matrice dans la pratique viendra naturellement.

Tâches urgentes

Les tâches urgentes doivent être traitées dans les plus brefs délais. Ils sont sensibles au facteur temps et parfois stressants, car ils ont besoin de notre attention immédiate.

Pensez à étudier pour un examen que vous avez oublié ou à essayer d'emmener un ami blessé à l'hôpital.

Tâches importantes

Les tâches importantes, en revanche , vous permettent de prendre du recul, d'analyser votre situation et de planifier votre prochain déménagement. Ils ne sont pas sensibles au temps, il n'y a donc aucune pression lors de l'exécution de telles tâches.

Les tâches importantes sont celles qui concernent vos objectifs de vie, vos valeurs fondamentales, etc. Fonder une famille, par exemple, planifier un voyage ou une routine d'entraînement pour être en meilleure santé.

Combien de fois avez-vous entendu dire que quelqu'un ne peut pas faire son travail parce qu'il n'arrête pas d'« éteindre de petits feux » ? Si nous nous concentrons uniquement sur les tâches urgentes, nous ne verrons pas plus loin que demain.

Comment savoir ce qui est urgent et ce qui est important pour moi ?

Il n'y a pas de formule universelle que nous puissions tous suivre. Pour savoir quelles tâches sont importantes et lesquelles sont urgentes pour vous, nous vous conseillons de faire une liste .

Vous pouvez trouver de nombreux modèles de listes de tâches sur notre page Clockify, dont l'un devrait être parfait pour vous. Les modèles de liste de tâches Clockify vous aident à :

• Notez vos valeurs fondamentales, vos idéaux et vos objectifs de vie, et
• Pensez aux jalons que vous devez atteindre en vous concentrant soigneusement sur ce qui compte.

Les listes de tâches peuvent constituer une solution parfaite pour reconnaître et vous rappeler ce pour quoi vous travaillez - argent, sécurité, carrière, subvenir aux besoins de la famille. Après avoir créé une liste détaillée (ou des listes) des tâches à accomplir, vous aurez une meilleure compréhension de ces tâches - leur importance et leur urgence.

Comment placer les tâches dans les 4 quadrants

Maintenant que nous avons expliqué la distinction urgente et importante, voyons comment elles s'appliquent aux tâches et aux activités. Nous utiliserons des exemples courants et quotidiens.

Quadrant #1 : « Faire » – Tâches importantes et urgentes

Ce sont les tâches qui ont un délai strict et très court et qui pourraient avoir des conséquences si elles ne sont pas traitées immédiatement. Par exemple, un test de mathématiques est une tâche urgente pour un élève, et la plupart des autres choses y seront secondaires.

Exemples de tâches importantes et urgentes :

• Tâches avec un délai très court — Terminer un projet client, éteindre un petit incendie, un éclatement de tuyau,
• Obligations de dernière minute — Quelque chose que vous avez remis à plus tard et maintenant vous êtes pressé de le terminer (respecter votre délai, par exemple), ou
• Tâches que vous ne pouvez pas reporter — Obligations familiales ou professionnelles, visiteurs inopinés.

Quadrant #2 : « Décider » – Tâches importantes mais pas urgentes

Le deuxième quadrant concerne les éléments qui n'ont pas de limite de temps proche, mais qui nécessitent une planification future car ils vous apportent des avantages à long terme. Pensez à des décisions comme vouloir perdre du poids, lire plus, s'inscrire à un cours, etc. Elles sont importantes pour votre bien-être, mais pas critiques, elles sont donc généralement mises de côté au profit de tâches urgentes.

Plus d'exemples de tâches importantes et non urgentes :

• Objectifs commerciaux à court ou à long terme - création d'un budget d'entreprise, création d'une prévision des ventes, planification d'une nouvelle campagne marketing, etc.
• Objectifs de carrière - obtenir une promotion, s'orienter vers un nouveau cheminement de carrière, acquérir de nouvelles compétences, planifier de démarrer une entreprise, etc.
• Objectifs personnels — améliorer les relations, fonder une famille, se divertir, manger sainement, etc.

Gardez à l'esprit que reporter des tâches importantes à chaque fois que quelque chose d'urgent survient risque de les rendre urgentes à long terme.

Par exemple, si une personne retarde de manger sainement pendant des années parce que d'autres facteurs l'en empêchent, des complications de santé comme l'obésité ou le diabète en feront soudainement une priorité urgente. Ou, si vous ne créez pas de plan financier pour l'année suivante, vous pourriez subir de graves conséquences telles que l'accumulation de dettes, des dépenses excessives, pas d'argent pour les urgences, etc.

Quadrant #3 : « Déléguer » – Tâches urgentes mais pas importantes

Ces tâches sont limitées dans le temps, mais étant donné qu'elles ne vous concernent pas, vous pouvez les déléguer à d'autres. Par exemple, demander à un collègue de créer une présentation PowerPoint ou de prendre des notes pour vous lors d'une réunion parce que vous avez un travail urgent.

Autres exemples de tâches urgentes et sans importance (également appelées interruptions ou distractions) :

• Problèmes liés au travail - organiser des réunions, répondre à des e-mails, planifier certains rendez-vous et
• Obligations ménagères — faire les courses, tâches ménagères, payer les factures, etc.

Quadrant #4 : "Éliminer" - Tâches sans importance et non urgentes

Le dernier quadrant contient des éléments et des activités qui ne sont en aucune façon importants ou urgents. Ils ont très peu ou pas d'avantages à long terme pour votre carrière, votre vie ou votre santé. Quelques exemples pourraient être la navigation sur les chaînes l'après-midi, les commérages au travail, la navigation inconsidérée sur Internet, etc.

Quelques exemples de tâches sans importance et non urgentes :

• Perte de temps — Vérifier (passer du temps sur) les médias sociaux, les courriels ou les réunions sans importance, etc.
• Activités agréables uniquement - Bien que le repos soit important, trop d'activités amusantes peuvent avoir un effet contraire. Certains d'entre eux doivent être éliminés pour laisser place à des activités importantes. Ces activités comprennent de longues pauses de travail, des jeux, la navigation sur les réseaux sociaux, etc.

Important à noter - les activités du quatrième quadrant sont considérées comme des interruptions qui semblent urgentes mais qui n'ont aucun moyen de contribuer à notre vie quotidienne ou à notre avenir.

Comment peser vos priorités dans la matrice

Il peut sembler difficile de faire la distinction entre les tâches importantes et sans importance ou les tâches urgentes et non urgentes, cependant, la section suivante vous aidera à hiérarchiser et à peser vos tâches à accomplir.

Jetez un œil à la feuille de triche de la matrice de gestion du temps ci-dessous. Cela peut vous aider à identifier les tâches que vous devez prioriser et celles que vous devez déléguer ou même éliminer de votre liste de tâches.

Gardez à l'esprit que vous seul pouvez savoir quelles tâches sont importantes pour vous et lesquelles ne le sont pas. Demande toi:

« Que dois-je faire tout de suite ? ”

« Qu'est-ce qui est inutile et doit être éliminé ? »

« Quelles tâches dois-je accomplir et lesquelles peut-on accomplir pour moi ? »

De cette façon, vous pouvez déterminez facilement vos priorités en regroupant vos tâches selon leur difficulté ou leur urgence et en éliminant les distractions une fois pour toutes.

Au cours de ce processus, vous devez vous concentrer sur QUOI au lieu de QUAND. La planification devient plus facile une fois que vous connaissez vos priorités.

Maintenant que nous savons que la matrice de gestion du temps est en réalité un outil pour mieux comprendre vos activités, passons à son utilisation réelle.

Comment fonctionne la matrice d'Eisenhower ? (+ exemples)

La meilleure façon de comprendre le fonctionnement de la matrice est de regarder un exemple quotidien.

Par exemple, Julie est chef de projet dans une entreprise de taille moyenne. Elle gère une lourde charge de travail chaque jour, a une famille et essaie de vivre et de manger sainement en plus de tout cela. Cela semble beaucoup, mais en appliquant la matrice, elle sait où sont ses priorités et comment contourner les changements apportés à ses plans.

Pour commencer, disons que l'emploi du temps de Julie ressemble à ceci :

En soi, cela semble assez bien planifié. Cependant, Julie sait qu'il y a des chances que l'horaire change, donc chaque matin, elle se le rappelle pour éviter de stresser.

Comme prévu, à la fin de la journée, l'emploi du temps de Julie s'est avéré un peu différent. Elle a dû apporter plusieurs ajustements à ses tâches en appliquant la matrice de gestion du temps à ses tâches :

• Ceux en orange ont été remis à plus tard,
• Ceux en vert étaient délégués, et
• Ceux en rouge ont été éliminés de l'horaire.

Voici à quoi ressemble le calendrier ajusté :

Comment Julie a-t-elle appliqué la matrice d'Eisenhower à son horaire de travail ?

Voici comment Julie a appliqué la matrice de gestion du temps pour prioriser ses tâches et activités liées au travail :

• 8h00 – 9h00 changements dans l'horaire : Elle n'a pas réussi à accéder aux e-mails le matin, car la réunion de stand-up a révélé des problèmes dans le service QA. Le brainstorming d'une solution était plus important que les e-mails, alors elle les a étiquetés comme quelque chose à rattraper demain.
• 12h00 – 14h05 changement d'horaire : Le client qu'elle devait rencontrer à midi est arrivé une demi-heure plus tôt. Comme elle savait que la sortie scolaire de son fils était assez éloignée, elle a appelé le professeur plus tard dans la journée. Ne voulant pas faire attendre sa cliente, elle a déplacé le rendez-vous à 11h30, et l'appel téléphonique à son retour plus tard.
• 14h20 – 16h00 changement d'horaire : Vers 16h00, les tâches liées au projet nécessitent une attention immédiate. Cependant, son fils était malade depuis un certain temps, elle devait donc l'emmener pour un contrôle. Elle a délégué la tâche de diriger la réunion à son collègue le plus digne de confiance. Elle pourrait demander un récapitulatif le lendemain.

Comment Julie a-t-elle appliqué la matrice d'Eisenhower à son emploi du temps quotidien ?

En plus de devoir faire face à des changements dans son horaire de travail, elle a également dû faire une planification et des ajustements personnels :

• 17h00 – 17h20 changement d'horaire : Comme Julie et son fils devaient attendre un peu plus longtemps pour le contrôle, elle a demandé à son mari de faire les courses car ils risquaient de ne pas venir.
• 17h30 – 18h30 changements d'horaire : Julie a décidé de reprogrammer son entraînement pour discuter en vidéo avec une partie du personnel qui restait après le travail. Les aider à finir pour qu'ils puissent rentrer chez eux était plus important et urgent que son exercice d'aujourd'hui.
• 21h30 – 22h00 changements d'horaire : A 21h30, Julie est épuisée par toutes les activités et tâches qu'elle a dû accomplir dans la journée. Sachant que le sommeil lui ferait beaucoup mieux que la télévision à ce moment-là, elle a décidé de ne pas regarder l'émission et d'aller se coucher immédiatement.

Comme on peut le voir sur l'exemple de Julie, la matrice de gestion du temps est là pour nous apprendre à faire plus facilement des appels concernant nos horaires. Elle n'a pas trop réfléchi aux tâches ou aux conséquences de ses actions parce qu'elle en était pleinement consciente à l'avance. La matrice d'Eisenhower lui a permis d'apporter les changements nécessaires à son emploi du temps quotidien en douceur et avec le moins de stress possible.

Qu'est-ce qui différencie la matrice d'Eisenhower des autres techniques ?

Comme mentionné ci-dessus, cette méthode n'a rien à voir avec l'apprentissage de nouvelles compétences astucieuses, et tout à voir avec l'amélioration de votre état d'esprit.

La matrice d'Eisenhower vous aidera à :

• Mieux comprendre vos objectifs,
• Identifiez les activités qui vous font perdre du temps, et surtout
• Apprenez à prioriser votre travail et vos tâches quotidiennes.

De cette façon, vous pouvez planifier et planifier mieux pour l'avenir.

Après l'avoir utilisée pendant un certain temps, cette technique de gestion du temps insufflera une transformation positive. Vous remarquerez à quel point il est plus facile de planifier votre travail et à quel point vous êtes devenu meilleur pour gérer les petites crises et les échéances inévitables.

Comment utiliser la matrice d'Eisenhower selon Steven Covey ?

Plus tôt dans ce texte, nous avons mentionné comment Steven Covey a présenté au public la matrice d'Eisenhower en écrivant à ce sujet dans son livre. Dans ledit livre, il a discuté de l'idée des quatre générations de gestion du temps, et si nous les examinons toutes les quatre, nous voyons qu'elles sont en fait des instructions sur la façon d'utiliser correctement la matrice.

Génération 1 : Listes de contrôle et notes

La première génération représente la première étape de votre planification de la gestion du temps et des tâches. Nous devons mettre toutes les tâches sur papier pour pouvoir les réaliser mais aussi avoir des bilans réguliers par la suite. De plus, nous devons tout organiser en fonction du temps et de l'énergie que ces tâches nécessitent.

Génération 2 : Calendriers et emploi du temps

Dans la deuxième génération, toutes les activités de la liste précédente doivent être écrites dans un calendrier ou autrement programmées. C'est une façon d'essayer de planifier l'avenir au mieux de nos capacités.

Si vous n'êtes pas un grand fan de la planification de vos tâches en les mettant par écrit, vous pouvez opter pour une application qui stockera toutes vos activités à venir. Clockify, par exemple, vous permet de planifier vos tâches et activités en utilisant une technique de blocage du temps - un moyen simple mais efficace de hiérarchiser votre charge de travail. Regroupez simplement vos tâches quotidiennes en blocs, et ce n'est que lorsque vous avez terminé un bloc que vous pouvez passer au suivant. De cette façon, vous n'oublierez pas ou ne manquerez pas de terminer vos tâches.

Gardez à l'esprit que vous seul savez à quel point vos tâches ou activités peuvent être importantes ou urgentes. Par conséquent, vous créerez des blocs en fonction de l'importance/l'urgence de vos tâches à accomplir en suivant les principes et les conseils que nous avons mentionnés plus haut dans le texte.

Génération 3 : Plans hebdomadaires

La troisième génération est là pour affiner le calendrier des activités. Vous devez planifier votre semaine, les objectifs et les objectifs que vous souhaitez atteindre, et commencer à réfléchir plus sérieusement à votre emploi du temps quotidien au cours de cette semaine.

Génération 4 : Relations et résultats

Alors que les trois premières générations concernaient la gestion des activités et du temps, la quatrième est ce qui donne vraiment tout son sens à l'ensemble du processus.

Avec un calendrier complet et une liste d'activités, vous pouvez commencer à analyser lesquelles de ces tâches sont importantes ou non, urgentes ou non urgentes. Cela vous aidera à déterminer quels éléments de votre liste doivent absolument être traités immédiatement et lesquels peuvent être repoussés d'un jour si des questions plus urgentes surgissent.

Quels sont les avantages et les inconvénients de la matrice de gestion du temps ?

Comme pour toute technique de gestion du temps, la matrice d'Eisenhower présente à la fois des avantages et des inconvénients. Il est préférable de tenir compte des deux avant de décider de l'utiliser ou non. Après tout, vous avez besoin d'une méthode qui vous convient parfaitement.

Avantages de la matrice d'Eisenhower

Lisez la suite pour mieux comprendre les avantages que la méthode Eisenhower de hiérarchisation peut vous offrir (si vous choisissez de la mettre en œuvre) :

• Il vous fait considérer l'importance de vos tâches,
• Cela aide à réévaluer ce qui est urgent et ce qui ne l'est pas,
• Il enseigne une meilleure conscience de soi et vous aide à pratiquer l'auto-analyse, et
• Cela vous aide à mieux prendre des décisions en une fraction de seconde.

Inconvénients de la matrice d'Eisenhower

En revanche, cette méthode de gestion des tâches et du temps peut ne pas convenir à tout le monde. Par conséquent, voici quelques inconvénients à utiliser la méthode Eisenhower :

• Il trie les tâches uniquement en fonction de l'urgence et de l'importance, et il ne tient pas compte des ressources, de la complexité ou du niveau d'effort requis par une tâche,
• Il laisse derrière lui des tâches courtes et urgentes (même si le fait de cocher la liste contribue à la productivité et à la montée en puissance),
• Cela peut être complexe et prendre du temps pour certains, et
• Cela peut sembler écrasant lorsque trop de tâches sont présentes, donc les limiter à 5 par pièce fonctionnera mieux.

Conseils supplémentaires pour tous ceux qui souhaitent essayer la matrice d'Eisenhower

Important à noter - pour ceux qui ne sont toujours pas sûrs, il existe un moyen de savoir si la matrice d'Eisenhower est le bon choix pour vous, et nous vous fournissons quelques indications :

• Essayez-le pendant une semaine,
• Faites une liste de vos tâches pour la semaine,
• Triez-les à l'intérieur de la grille à quatre quadrants,
• Utilisez un compteur de temps pour suivre vos progrès tout au long de la semaine, et
• Prenez des notes sur ce que certaines situations vous ont fait ressentir.

À la fin de l'essai, jetez un œil aux données que vous avez accumulées.

Enfin, posez-vous des questions :

Êtes-vous devenu plus productif ?

Était-il plus facile de prendre des décisions ?

Les choses que vous considériez comme urgentes étaient-elles réellement urgentes ? Ou ont-ils simplement perdu votre temps?

Récapitulation : Prioriser signifie que vous pouvez l'avoir, mais pas tout à la fois

D'une certaine manière, essayer de gérer le temps est devenu une chose du passé. De plus en plus de coachs et d'experts en productivité conseillent d'apprendre à gérer ses priorités et ses ressources. Nous ne pouvons pas gagner plus de temps, mais nous pouvons l'utiliser plus intelligemment. Ainsi, au lieu d'essayer d'entasser autant de tâches que possible en une journée, essayez de donner la priorité à celles qui comptent - celles qui contribuent à votre amélioration personnelle et à votre progression.

La matrice de gestion du temps d'Eisenhower est un excellent enseignant à cet égard. Et bien que cela ne fonctionne pas pour tout le monde, c'est un excellent tremplin vers la recherche d'une technique plus personnalisée et mieux adaptée.

️ Avez-vous déjà essayé la matrice d'Eisenhower ? Pensez-vous que prioriser est la clé pour tout avoir ? Partagez vos histoires avec nous à [email protected], et nous vous présenterons peut-être dans l'un de nos futurs articles. Et, si vous avez aimé cet article de blog, partagez-le avec quelqu'un d'autre que vous savez qu'il trouvera utile.