Comment faciliter la gestion du temps

Plus il y aura de conseils de gestion du temps, plus nous penserons que c'est tout ce qu'il y a à faire - des conseils rapides, faciles et exploitables. Il suffit de lire des guides, des livres d'auto-assistance et des blogs jusqu'à ce que nous en trouvions quelques-uns qui résonnent avec nous, et nous sommes prêts ! Malheureusement, la réalité est moins attrayante. La gestion du temps demande du dévouement, des efforts, de la cohérence et des sacrifices. C'est un travail difficile, déraciner les mauvaises habitudes. Mais pour cultiver de bonnes compétences, vous devrez approfondir les méthodes au-delà de l'apprentissage des tâches à effectuer et des horaires parfaits.

Aujourd'hui, nous examinons comment la gestion du temps concerne davantage la façon dont vous pensez et ressentez le temps, et comment utiliser ces idées pour des étapes spécifiques vers l'amélioration.

La vérité inconfortable sur la gestion du temps

Vous ne pouvez jamais vraiment gérer votre temps. Nous ne pouvons pas gagner plus de temps, l'économiser ou le voler à d'autres aspects de notre vie. Ce n'est pas un outil, ni une ressource qui peut être transformée en obéissance comme un cheval sauvage. Au lieu de cela, nous changeons nos priorités et nos horaires et prenons des décisions difficiles.

La seule chose que vous puissiez vraiment faire est de changer la façon dont vous le percevez et d'apprendre à vous gérer vous-même et votre énergie et à laisser le temps être juste cela. La gestion du temps devrait ressembler davantage à apprendre à gérer une rivière en apprenant à connaître votre bateau, les bonnes techniques d'aviron, à bien vous équilibrer et à vous préparer mentalement aux rapides occasionnels à venir ; plutôt que de penser comment vous pouvez ralentir la rivière ou modifier son cours.

Avec le peu de temps dont nous disposons tous, il est important d'apprendre à se concentrer sur les tâches qui comptent à long terme (dans la carrière et la vie) et à investir judicieusement son énergie.

Pourquoi la gestion du temps peut être difficile pour vous

Vous avez du mal à vous en tenir à votre to-do list ? Arrivez-vous à la fin de la journée et avez-vous l'impression que vous auriez pu faire plus ? Avez-vous essayé toutes les applications sous le soleil, et aucune d'entre elles ne dure plus d'une semaine sur votre téléphone avant d'abandonner ?

La bonne nouvelle est qu'il n'y a rien de mal avec vous. La mauvaise nouvelle est qu'il vous faudra un certain temps avant de vous améliorer. Et je suis sur le point de vous dire pourquoi.

À quel point êtes-vous bon en cuisine ?

Je me suis souvent demandé pourquoi mon partenaire était trop intimidé pour cuisiner selon le livre de cuisine. Il n'a qu'à suivre la recette : il a les mesures écrites, les outils, les ingrédients… il n'y a rien à faire. Mais une fois, alors qu'il préparait un repas, il m'a demandé à quoi la viande était censée ressembler quand elle était "juste", afin qu'il puisse jeter le reste des ingrédients.

Et ensuite ça m'a frappé.

Aucune quantité de détails dans la recette ou d'outils spécifiques ne peut lui donner confiance, en ce qui concerne les compétences et les connaissances de base. Pour moi, après des années d'expérience, la cuisine vient facilement : je sais de quels outils j'ai besoin sans arrière-pensée, je peux observer le temps de cuisson et les mesures basées sur une intuition. Pour cuisiner un repas réussi, vous devez savoir à quoi le plat est censé ressembler pendant le processus, quelle odeur il doit avoir, combien de temps chaque ingrédient doit cuire et quand y être mis.

Sans ces compétences et cette expérience préalable, mon partenaire était bloqué. Malgré le livre de recettes et les outils (dans notre cas, tous ces articles et vidéos sur la productivité).

La même idée peut s'appliquer à n'importe quoi : peinture, menuiserie, programmation, montage vidéo, etc. Chacune de ces activités nécessite des compétences sous-jacentes. Sans eux, aucune quantité d'outils ou de méthodes sophistiqués ne peut vous aider à vous améliorer.

C'est peut-être la raison pour laquelle chaque minuterie Pomodoro de l'App Store, chaque liste de tâches basée sur un navigateur ou chaque journal à puces ne vous aide pas à suivre votre temps et à rester productif.

Examinons d'abord les compétences que vous devez développer, avant de rechercher des outils et des guides de gestion du temps pour vous aider avec les détails.

La gestion du temps nécessite trois qualités essentielles pour fonctionner

Maîtriser vos compétences en gestion nécessite un changement dans la compréhension du temps. Pour y parvenir, Erich C. Dierdorff conseille de travailler sur trois choses :

1. Conscience du temps - réaliser qu'il est limité, garder une vision réaliste du temps;
2. Arrangement - gérer votre emploi du temps, planifier et prioriser pour faire le meilleur usage du temps ;
3. Adaptation - observer et analyser votre utilisation du temps pour une amélioration supplémentaire et apprendre à vous adapter aux changements de votre emploi du temps.

Dans une recherche, Dierdorff a observé 1200 participants et comment ils ont géré ces trois compétences lors d'un test de 30 minutes. Il a remarqué que l'organisation leur était beaucoup plus facile que la sensibilisation et l'adaptation - ce qui signifie que les gens réussissaient mieux à organiser leurs horaires, mais la gestion des quarts de travail, des annulations, des prolongations excessives et de toute perturbation des délais était moins bien gérée.

De cela, Dierdorff a conclu que la prise de conscience et l'adaptation sont beaucoup plus difficiles à maîtriser. Cela pourrait expliquer pourquoi nous luttons toujours contre la procrastination et le maintien de saines habitudes, même lorsque nos plans semblent infaillibles.

Tout comme ses participants, vous aussi pourriez être meilleur dans seulement un ou deux tiers de ces compétences. Voyons comment chacun d'eux peut être pratiqué jusqu'à ce que vous atteigniez un équilibre sain entre les trois.

Comment améliorer la conscience du temps

Votre attitude générale vis-à-vis du temps doit changer, car même avec la meilleure organisation, vous pouvez vous sentir stressé de vouloir être plus productif ou de craindre de déraper.

Pratiquez la prise de conscience en jouant

La recherche de Dierdorff a permis aux participants de se produire dans une microsimulation qui a duré une demi-heure. De la même manière, vous pouvez tester votre gestion du temps, votre organisation et vos priorités sans aucun outil sophistiqué, à la maison.

Jeux vidéo!

Il existe de nombreux jeux vidéo qui reposent sur la gestion du temps et des ressources, avec autant ou aussi peu d'histoire et de fioritures que vous le souhaitez. Ces jeux fournissent leurs propres microsimulations, où vous devez jongler avec les ressources, le temps, les tâches, les employés et les événements aléatoires qui apparaissent. Les objectifs sont généralement soit de gagner suffisamment d'argent pour maintenir votre boutique/restaurant/entreprise à flot, soit d'obtenir les meilleurs résultats possibles pour chaque jour et de réussir.

Les jeux de gestion du temps sont le moyen le plus simple, mais le plus amusant, d'avoir un aperçu de la façon dont vous gérez le temps et des aspects du travail auxquels vous accordez la priorité. Assurez-vous simplement de faire attention à votre style de jeu, sinon vous ne ferez que jouer à des jeux vidéo, au lieu de le traiter comme une opportunité d'apprentissage.

Changez votre attitude envers le temps avec un mantra

En recherchant les perceptions du temps des entrepreneurs prospères dans mes recherches, j'en ai rencontré une de Rosie Guagliardo, de Inner Brilliance Coaching . Elle a dit ça:

« Il est important de connaître vos priorités et d'aligner vos activités sur elles, mais vous pouvez toujours vous sentir stressé. Puisque vous ne pouvez pas changer le temps dont vous disposez, changez ce que vous en pensez. Si vous pensez que vous n'avez pas assez de temps, vous vous sentirez stressé. Dites-vous "J'ai tout le temps du monde". Vous vous sentirez plus calme, plus présent et ouvert à des solutions nouvelles et différentes, vous permettant d'en faire plus.

Cela va droit au cœur du changement de votre conscience de l'heure et de ce que vous devriez ressentir à ce sujet. Il y a des milliers de dictons sur le temps, et l'un d'eux est sûrement en résonance avec vous. C'est une action si petite, mais importante - votre choix de citation en dira long sur vos plus grandes insécurités, préoccupations ou espoirs concernant le temps.

Le garder à l'esprit ou le répéter tous les jours est lié à graver le mantra dans votre conscience.

Obtenir des commentaires externes

Il va sans dire que nous avons tendance à être trop subjectifs à propos de notre propre travail. Notre auto-évaluation sera toujours défectueuse d'une manière ou d'une autre, que nous nous jugeons trop durement ou trop doucement.

En fonction de votre emploi, si vous êtes étudiant, indépendant ou manager, vos sources de feedback seront différentes. Généralement ce sont :

• Collègues (pairs dont vous appréciez l'opinion);
• Gestionnaires ou chefs d'équipe ;
• Amis et famille;

Vous devez partager vos idées et vos objectifs avec la personne qui donne les commentaires et lui faire savoir de quel type de commentaires vous avez besoin. Il y a aussi la possibilité de créer une sorte de modèle que vous pouvez leur donner. Plus vous partagez d'informations, plus il sera facile pour la personne de donner des observations précises et exploitables.

Passez du temps à vous introspecter

Une chose que j'ai faite et que j'ai personnellement trouvée la plus bénéfique a été de créer une représentation visuelle de ma conscience du temps. De cette façon, j'ai pu identifier ce qui n'allait pas dans mes perceptions et ce qui m'empêchait de devenir plus productif. Voici comment je l'ai fait :

• J'ai d'abord identifié le plus gros problème

La pollution visuelle était ma procrastination – je voulais que le travail soit fait, mais je ne pouvais pas physiquement m'y résoudre.

• J'ai écrit les modèles de comportement

Habituellement, il cherchait la musique appropriée sur laquelle se concentrer (et ensuite se distraire), se souvenant que j'avais besoin d'appeler un ami pour quelque chose d'important, une corvée spécifique, etc.

• J'ai noté les sentiments qui accompagnaient le comportement

Comme pour toute procrastination, le sentiment était généralement de culpabilité, la peur du retard et le sentiment d'incompétence. Même si j'en étais conscient, je les notais toujours à côté de chaque comportement. De cette façon, je voyais ce qui me causait le plus de détresse et je pouvais penser à une solution possible.

• Je n'arrêtais pas de demander "pourquoi"

En plus des sentiments, j'ai aussi essayé de répondre à la question "pourquoi". Pourquoi ai-je choisi de perdre du temps à choisir de la musique ? Pourquoi ai-je ressenti le besoin d'appeler cet ami maintenant ? Pourquoi n'ai-je pas pu faire la corvée en une demi-heure, une fois la tâche terminée ?

• j'ai analysé la grille

Cette activité fonctionne de la même manière que la journalisation - vous mettez les luttes sur papier et les explorez dans les moindres détails, car la visualisation vous donne une perspective différente du problème. En fin de compte, j'ai réalisé que toutes mes distractions étaient l'évitement d'écrire un article de qualité inférieure et la peur de ne pas être à la hauteur des attentes. Parce que si je ne commence pas à écrire un article, ça ne peut pas être mauvais, non ?

C'était quelque chose que je pensais être la cause profonde, mais je n'en étais jamais sûr. Obtenir ce genre de fermeture s'est également avéré être très bon pour ma santé mentale. L'activité m'a forcé à examiner tout ce que je faisais ou ressentais, et d'une certaine manière, j'ai agi comme mon propre coach de productivité.

Comment améliorer l'arrangement

Améliorer l'organisation signifie apprendre à mieux planifier et prioriser, afin que les fondations sur lesquelles repose votre gestion du temps restent solides et inébranlables. Après tout, c'est la manière la plus concrète de reprendre le contrôle de son temps.

Essayez de réinventer la liste de tâches

Peter Bregman de Bregman Partners a expliqué comment :

"Pour beaucoup d'entre nous, notre liste de choses à faire est devenue plus une liste de culpabilité : un inventaire de tout ce que nous voulons faire, prévoyons de faire, devrions vraiment faire, mais n'y parvenons jamais. C'est plus comme une liste de je ne vais jamais y arriver.

Et il fait un très bon point. La plupart du temps, nous écrivons une liste de tâches à accomplir, sans tenir compte du temps ou de l'énergie qu'elles prendront. Et à la fin de la journée de travail, nous sommes coincés à regretter de ne pas avoir fait tout ce que nous avons mis sur notre plateau.

Dans le même article pour Harvard Business Review , Bregman propose qu'au lieu d'une vague liste de choses à faire, nous adoptions moins de points à puces, mais avec des temps de travail plus stricts. Le meilleur moyen d'y parvenir est d'utiliser des plages horaires, où vous déterminez une durée fixe pour chaque tâche, avec une mise en garde : vous commencez et terminez la tâche à la minute exacte que vous avez définie.

Un exemple de timeboxing dans Clockify

Lorsque vos horaires de travail sont flexibles, vous risquez de glisser dans une journée de travail de 12 heures. Avoir un cadre strict vous aidera à accomplir plus tout au long de la journée et à terminer à temps.

Comment améliorer l'adaptation

Comme mentionné précédemment, l'adaptation est l'art subtil d'être suffisamment flexible pour sauver votre emploi du temps de tout ce que la vie peut lui infliger. Urgences, réunions imprévues, rendez-vous oubliés, délais non respectés… vous l'appelez.

Cependant, au lieu d'apprendre à gérer le stress ou à mieux planifier (ce que nous avons fait), pourquoi ne pas montrer ce que signifie réellement améliorer l'adaptabilité ?

Reconnaissez que vous aurez de mauvais jours, mais n'en abusez pas

Assez souvent, j'ai rencontré diverses vidéos et articles YouTube sur le fait de vous permettre de vivre de mauvais jours, lorsque la gestion du temps ne vous convient tout simplement pas. Et même si c'est vrai, je me suis souvent senti coupable si deux ou trois jours de ce genre s'alignaient. De plus, ces ressources semblent un peu scénarisées, d'une certaine manière, et je ne peux pas vraiment m'identifier à l'auteur.

C'était, jusqu'à ce que je tombe sur une vidéo de Matt D'Avella, dont la chaîne YouTube de productivité compte des millions de téléspectateurs. Ses vidéos se concentrent sur la productivité, l'amélioration de soi et l'évitement de la culture de l'épuisement professionnel. Pour une vidéo intitulée Comment je reste productif toute la journée , étonnamment, il ne l'a pas fait. Voir le montage de lui traversant la journée aux prises avec certaines tâches, échouant à certains endroits et réussissant à d'autres, pour finalement mettre fin à des tâches plus importantes était – rafraîchissant.

Voir D'Avella faire face au désagrément de ne pas terminer certaines tâches importantes, seulement pour faire la paix avec cela, l'ignorer et aller au gymnase à la fin de la journée, le rendait étrangement réconfortant. Cela m'a montré que nous avons besoin d'une quantité égale de compréhension, de lâcher prise et de la confiance que nous pouvons terminer ces tâches la prochaine fois, pour être réellement adaptables.

Parce que plus vous vous inquiétez de votre emploi du temps, du temps que vous avez perdu ou de ce qui n'a pas fonctionné, plus vous devenez rigide.

Ne planifiez pas chaque jour en détail

Forbes a publié un article sur les mythes de la gestion du temps il n'y a pas si longtemps, et le conseil d'une personne interrogée m'est resté :

« » Planifiez votre journée » était autrefois le mantra de la gestion du temps. Cependant, si vous ne faites que planifier votre journée, les objectifs à long terme ne se rapprochent jamais. Vous terminez la journée avec des tâches supplémentaires qui sont ajoutées à la liste du lendemain jusqu'à ce que vous les abandonniez finalement. Il peut s'agir de tâches sans importance, mais le plus souvent, ce sont des tâches à plus long terme. Prévoyez du temps dans votre semaine pour des objectifs stratégiques à plus long terme.

Jim Vaselopulos, Rafti Advisors, Inc .

Si vous vous concentrez trop sur chaque jour, vous courez le risque de devenir myope. Quels que soient vos objectifs à long terme, tous tombent à l'eau. Cela ouvre un tout nouveau problème de faire des tâches quotidiennes sans autre raison que de « respecter le délai ».

Réservez un jour par semaine où vous réviserez les objectifs à long terme et modifierez ou adapterez votre emploi du temps quotidien en fonction de la manière dont ces tâches s'alignent sur eux. Vous constaterez qu'il est plus facile de s'adapter aux changements inattendus. Connaître vos objectifs à long terme vous aidera à faire des choix plus éclairés sur la façon de vous adapter.

Un bon système de soutien va un long chemin

L'une des raisons pour lesquelles votre gestion du temps en souffre est le manque de soutien. Certaines personnes aiment avoir des gens autour d'eux qui travaillent vers le même objectif. Un peu comme suivre un cours de langue et voir les mêmes personnes deux fois par semaine en classe, faire l'effort d'atteindre le même niveau de langue.

Mais comment ça marche quand il s'agit de gestion du temps ?

Nous examinerons certaines choses que vous pouvez faire pour rendre votre environnement plus « convivial pour les apprenants », tout en essayant de cultiver un état d'esprit et une relation avec le temps plus sains.

Soutien parmi votre famille et vos amis

Télécharger une application de gestion du temps au quotidien, par exemple. Il y en a quelques-uns parmi lesquels choisir dans les magasins d'applications, et ils consolident l'emploi du temps de chaque membre de la famille avec les activités et obligations plus importantes que vous avez ensemble.

De plus, pour ceux qui ont des enfants, il existe des applications et des exercices pour enseigner la gestion du temps aux enfants. C'est une occasion unique de revenir vous-même à l'essentiel et de réévaluer ce que vous savez.

Soutien entre vos collègues

Si vous faites partie d'une équipe ou d'un département et que vos relations avec les collègues/coéquipiers sont généralement bonnes, vous pouvez toujours vous tourner vers eux pour obtenir de l'aide. Le simple fait de partager vos défis, de demander des conseils ou de revérifier une méthode que vous souhaitez mettre en œuvre ira déjà loin.

Pour aller plus loin, vous pouvez organiser un petit groupe avec un objectif commun. Le soutien de ceux qui connaissent l'entreprise et le travail aussi bien que vous est excellent pour la validation et la compréhension.

Assistance en ligne

L'application de formation et de suivi des habitudes Habitica peut être utilisée comme un exemple où la communauté en ligne sert d'excellent système de soutien. L'application elle-même contient un forum robuste, où les utilisateurs peuvent se rassembler autour d'objectifs et d'expériences partagés et rechercher des commentaires, des opinions et des conseils.

De même, les sites Web basés sur des forums et les forums de discussion comme Reddit , par exemple, proposent de nombreux fils de discussion et sujets de discussion gratuits. Ce type de support peut également être le meilleur, vu que vous disposez d'un pool de connaissances de centaines, voire de milliers, de personnes à travers le monde. Vous êtes obligé de rencontrer de nouvelles techniques, méthodes et pistes de réflexion.

babillard r/productivité sur reddit.com

Fiez-vous à la persévérance, pas à la motivation

Enfin, l'un des conseils les meilleurs et les plus souvent ignorés est de ne pas compter sur la motivation pour travailler, mais sur la pure persévérance.

Il n'est pas surprenant que nous repoussions souvent la notion de « commencer obstinément une tâche même si nous n'en avons pas envie ». C'est désagréable, nous préférons faire autre chose, et nous n'avons aucune idée si le résultat en vaudra la chandelle. En prime, nous nous sentirons mal tout le temps, n'est-ce pas ?

Eh bien, aussi gênant que cela puisse être, nous devons parfois nous éduquer et faire respecter la discipline. D'une part, il peut devenir un disque stable après un certain temps.

D'un autre côté, comme l'artiste et coach de productivité Katy Arrington l'a partagé avec nous, parfois nous avons juste besoin du bon objectif pour gérer notre procrastination. Pas pour nous en vouloir par manque de discipline, mais pour trouver des objectifs réels et tangibles qui nous sortiront de l'ornière quand nous en aurons le plus besoin.

De conclure

Maîtriser la gestion du temps est un travail difficile et épuisant. Mais cela peut être facilité si vous vous mettez dans le bon état d'esprit et commencez à regarder le temps différemment. C'est une constante, pas une ressource que vous devez apprendre à utiliser. Apprendre à développer une attitude saine envers les horaires, le temps passé, le temps perdu et ce qui est important pour vous dans la vie augmente considérablement vos chances de vous en tenir à de bonnes habitudes de gestion du temps.