Maîtrisez votre trésorerie en ajustant facilement les conversions de factures

Ceci est un article de blog invité par Jens Wessel de la société informatique Zendri.

Traiter des problèmes de finances et de facturation est la dernière chose dont vous voulez vous occuper dans votre travail quotidien. La facturation de vos annonceurs et éditeurs peut être un effort long et fastidieux, mais ce n'est pas obligatoire.

La bonne nouvelle : cela devient beaucoup plus facile. La bonne gestion des conversions de factures, associée à des outils vous aidant à maîtriser votre trésorerie, est la clé d'un processus de facturation simple et sans faille.

Pourquoi les conversions de facture sont-elles importantes ?

Les conversions de facture sont toutes les conversions pertinentes pour la facturation. Les conversions confirmées peuvent être examinées dans la section du rapport de conversion du tableau de bord HasOffers . Ils apparaîtront sur les factures des deux (annonceurs et éditeurs) tant qu'ils auront été approuvés.

Pour s'assurer que les conversions frauduleuses sont exclues des paiements, il est très important d'ajuster les conversions si nécessaire. Il existe deux manières d'ajuster les conversions :

• Approuvez après les avoir laissés en attente. Elles se transforment en conversions de factures une fois que l'annonceur a terminé l'enquête sur la validité de la conversion et les confirme comme approuvées.
• Approbation automatique par le système. Il s'agit d'une méthode plus conviviale pour les éditeurs, car ils voient les conversions dès qu'elles sont générées dans leurs rapports. L'approbation automatique nécessitera une enquête de la part de l'annonceur après l'approbation des conversions. Cela peut nécessiter de rejeter une conversion au cas où elle ne pourrait pas être classée comme valide.

Pour les périodes jeunes (c'est-à-dire les périodes qui viennent de s'achever), il est important d'ajuster les conversions le plus rapidement possible une fois la validité clarifiée. Habituellement, vous devez vous assurer de surveiller régulièrement les ajustements de conversion de facture pour les trois derniers mois. La plupart des modifications concernant les enquêtes sur les conversions de factures se produisent en vérifiant manuellement les conversions du mois précédent. Plus vous créez rapidement une facture pour une période spécifique, plus les ajustements devront être répercutés sur les futures factures pour la même période.

Que se passe-t-il si un réseau n'ajuste pas les conversions de factures ? Selon le type d'offres auxquelles un réseau est confronté, il peut être plus ou moins nécessaire d'ajuster les conversions de facture. S'il n'y a pas de délai de grâce pour les prospects sur une offre, il n'y a pas plus besoin de cela. Mais dans la plupart des cas, les annonceurs devront enquêter sur la validité d'une conversion. Cela nécessite également un ajustement des conversions de factures du côté du réseau.

Si les conversions de factures ne sont pas ajustées lorsqu'elles devraient l'être, cela peut entraîner un effort manuel plus important pour facturer les montants corrects. Une fois les ajustements signalés du côté de l'annonceur, les réseaux devront supprimer et regénérer manuellement les factures. En ajustant les conversions de factures au sein de HasOffers , le réseau s'assure d'avoir un reporting propre et une facturation sans faille en même temps.

Suivre les ajustements de conversion

Pour les réseaux, il peut s'agir d'une routine quotidienne pour modifier les conversions en statut ou en valeur. Dans HasOffers, il est facile de faire passer une conversion d'une conversion en attente à une conversion approuvée, approuvée à rejetée, mise à jour groupée ou téléchargement. Si vous n'avez pas encore facturé l'annonceur ou l'éditeur concerné, il ne devrait pas y avoir de problème.

Voici comment procéder si vous avez déjà facturé l'annonceur ou l'éditeur. L'ancienne méthode : Finance supprime la facture, met à jour le montant facturé ou payé et recrée le document. Heureusement, ce n'est plus un problème.

La nouvelle méthode : Billoid suit tous les changements avant et après la facturation automatique des clients. Il s'agit d'une manière optimisée de traiter vos données HasOffers. Une fois que vous avez identifié les changements, vous recevez des ajustements transparents pour la période respective. Ces ajustements peuvent être ajoutés à la facture suivante indiquant l'offre, le délai, les conversions et le paiement ou les revenus.

Ne payez que les versements couverts

Travailler en réseau ou en agence implique de coordonner en même temps les paiements des annonceurs et des éditeurs. Il est essentiel de s'assurer que les paiements de l'éditeur ne causeront pas de problèmes lorsque l'annonceur n'a pas encore payé. De nombreux responsables financiers des réseaux affiliés ont confirmé que cela peut prendre beaucoup de temps si vous essayez de rester pleinement opérationnel pour suivre manuellement la couverture des paiements des éditeurs.

Alors, comment pouvez-vous garder le contrôle de votre trésorerie ? Nous avons ajouté une fonctionnalité intéressante à notre produit Billoid appelé Cash Flow Management visant à résoudre ce problème concret. Cela signifie que les réseaux utilisant notre service ont la possibilité de décider s'ils souhaitent payer un éditeur uniquement pour les offres "couvertes" par les paiements des annonceurs ou payer également les offres "non couvertes".

Filtrer par statut couvert

Vous pouvez filtrer par statut couvert avant de créer les notes de crédit (factures affiliées) pour les éditeurs. Le filtre comprend les options de statut couvert « non couvert » et « couvert ». Une fois qu'une facture d'annonceur a été marquée comme payée, les revenus de l'éditeur associés deviendront automatiquement "couverts" afin qu'ils puissent être filtrés pour le paiement. Après avoir appliqué le filtre, vous verrez le montant non soldé couvert par les factures des annonceurs. Si vous facturez ces articles (offres), tous les articles « non couverts » pour la même période resteront dans le tableau comme non facturés, tandis que les articles « couverts » figureront dans le document de note de crédit.

Pour savoir combien d'articles ne sont pas couverts et ne seront pas facturés via le filtre, vous pouvez voir le nombre total d'articles qui existent pour la période.

Définissez votre statut couvert

Alors que la classification "couverte" pour les revenus de l'éditeur signifie une facture d'annonceur associée entièrement payée de l'autre côté, vous pouvez modifier cette définition dans les paramètres. Vous pouvez définir le pourcentage de la facture d'un annonceur qui doit être payé pour classer les revenus de l'éditeur comme "couverts".

Documentation

Une fois que vous avez créé des factures d'annonceur et des notes de crédit d'éditeur, elles apparaissent dans les listes de factures et de notes de crédit. Pour chaque document, vous pouvez voir les documents associés, y compris s'ils ont déjà payé et qui est le gestionnaire de compte responsable.

Dernières pensées

Le processus de facturation des réseaux peut prendre beaucoup de temps et nécessiter beaucoup de main-d'œuvre. Mais si vous êtes en mesure d'adopter le rythme de nombreuses parties de votre entreprise et de vous aligner avec les bons outils pour les problèmes de facturation et de financement, vous pouvez avoir un processus de facturation sans faille et sans tracas.

Assurez-vous d'avoir un processus clair de gestion des conversions de facture au cours de leurs cycles de facturation afin de minimiser les ajustements de conversion de facture sur les périodes futures. De plus, en ne payant aux éditeurs que les paiements déjà reçus de leurs annonceurs, vous pouvez réduire les risques de trésorerie.

Vous aimez cet article ? Inscrivez-vous pour recevoir nos e-mails de résumé de blog.