Le document que chaque entreprise de services DOIT avoir pour embaucher de nouveaux membres d'équipe

Cet article sur l'embauche et la gestion dans une entreprise de services est rédigé par Sharon DeLay, une consultante en ressources humaines dont l'entreprise dessert des entreprises dans tout l'est des États-Unis.

Sharon Delay

Embaucher et gérer des employés est l'une des choses les plus difficiles qu'un propriétaire d'entreprise de services puisse faire. Que donneriez-vous pour un simple document qui fait tout ce qui suit ?

• Fournit des conseils sur les rôles et les responsabilités du poste
• Vous permet d'effectuer une analyse pour déterminer le statut d'exemption d'un poste
• Présente le cadre autour duquel la rémunération est établie
• Établit les questions d'entrevue pour pourvoir le poste
• Établit le cheminement de carrière de la personne qui occupe le poste
• Décrit les principales attentes, y compris l'environnement de travail et la structure hiérarchique, du poste
• Sert de document d'évaluation des performances de base
• Décrit les informations nécessaires pour les décisions d'adaptation et de congé
• Sert de baromètre du moment où il est temps de séparer un employé peu performant de votre entreprise

La description de poste

Voici la description du poste . Ce document très décrié et souvent ignoré joue un rôle essentiel dans l'embauche, la gestion et la séparation des membres de l'équipe. Cela devrait être la pierre angulaire de toute relation employeur-employé bien avant votre première embauche.

Nous entendons souvent des industries qui sont considérées comme « à roulement élevé » dire que l'élaboration d'une description de poste est une perte de temps. Lorsque vous comprendrez les multiples utilisations de la description de poste, vous comprendrez pourquoi il s'agit d'un outil essentiel pour l'embauche et la promotion des membres de l'équipe.

Avant votre première embauche

Effectuer une analyse approfondie de ce que vous avez besoin d'un poste pour votre entreprise est essentiel. Commencez par vous demander POURQUOI vous avez besoin de ce nouveau poste. Vous cherchez un leader comme vous ? Ou quelqu'un pour faire partie de votre équipe sur le terrain? N'oubliez pas qu'il peut y avoir des services qui peuvent effectuer une partie du travail de manière plus rentable et plus efficace (tenue de livres, répondeurs téléphoniques, RH, etc.), en passant des contrats plutôt qu'en embauchant.

Questions à poser lors de la rédaction d'une description de poste

• Quels outils et ressources sont nécessaires pour faire ce travail? Le travail s'effectue-t-il principalement sur ordinateur? La personne utilisera-t-elle d'autres outils nécessitant une formation spécifique ? Le poste devra-t-il être capable de répondre au téléphone et de parler avec les clients
• Quel niveau d'éducation ou de certification est requis et souhaité pour faire ce travail ? Très peu de postes exigent en fait un diplôme, alors faites très attention à ce dont vous avez besoin et à ce que vous désirez.
• Quelle responsabilité de supervision ce poste a-t-il et pour combien de postes ? Le poste doit-il obtenir votre approbation pour toutes les décisions, ou le poste a-t-il un pouvoir décisionnel important ?
• Quelles sont les conditions physiques et environnementales ? Le poste nécessite-t-il de rester assis toute la journée ? Le poste dans un entrepôt nécessite-t-il beaucoup de marche ? Y a-t-il beaucoup de mouvements répétitifs ? Évaluer objectivement toutes les considérations physiques et environnementales du travail.
• Quelle est la rémunération du poste ? Une recherche salariale basée sur les rôles et responsabilités, ainsi que sur les intitulés de postes possibles, vous aidera à comprendre l'impact financier du poste.
• Comment allez-vous évaluer et mesurer si la personne occupant le poste fait le travail selon vos attentes ? Enregistrez ces informations.

Même si vous pensez maîtriser les responsabilités dans votre entreprise, cela reste une bonne analyse à réaliser. Il garantit que vous disposez d'une description de poste complète et mise à jour pour vous aider à répondre aux changements d'exonération des heures supplémentaires prévus en 2019.

Rédaction de la description de poste

Une fois que vous avez répondu à ces questions et répondu objectivement, vous avez le cadre d'une description de poste. Vous avez également effectué une analyse qui vous aidera à déterminer ce qui suit :

• Statut d'exemption du poste, ou si vous devrez payer ou non des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 heures au cours d'une semaine de travail.
• Principales responsabilités du poste dans tout cycle de travail (quotidien, hebdomadaire, etc.)
• Quels outils supplémentaires vous devrez acheter et assurer le niveau de compétence dont les candidats potentiels ont besoin.
• Les capacités physiques et d'endurance requises par le poste. Par exemple, si le poste travaille dans des espaces confinés pendant une grande partie de la journée et qu'un candidat révèle qu'il est claustrophobe, vous ne pourrez peut-être pas l'accommoder.
• Un salaire compétitif pour le poste qui vous aidera à attirer les talents de qualité dont vous avez besoin.
• Comment vous évaluerez la performance de la personne qui accepte le poste.

Embauche et entretien

Une description de poste bien définie, lorsqu'elle est résumée, devient une offre d'emploi attrayante, ainsi que la base pour développer votre processus d'entretien et vos questions.

Par exemple, si le poste exige qu'un candidat soit assez souvent au téléphone, vous savez maintenant que l'entretien initial doit se dérouler par téléphone pour évaluer la présence téléphonique du candidat. Si le poste gère des produits chimiques dans le cadre normal du travail, vous pouvez développer une évaluation à utiliser pendant le processus d'entretien dans lequel vous "interrogez" les candidats sur les produits de nettoyage appropriés à utiliser pour certains travaux et sur la manière de les manipuler en toute sécurité. Vous pouvez également développer des questions d'entretien situationnel basées sur des situations réelles que vous avez vécues dans le cadre de votre travail.

Avoir une description de poste complète et détaillée à examiner lors de l'entretien vous permet également, à vous et au candidat, de discuter du poste et d'attester de sa capacité à le faire tel que présenté.

Après avoir embauché un nouveau membre de l'équipe

Une description de poste détaillée devient un excellent guide de formation et un outil d'évaluation des performances.

L'aperçu des responsabilités du poste d'un point de vue quotidien, hebdomadaire, mensuel, trimestriel et annuel signifie que vous avez identifié l'ordre dans lequel la personne doit apprendre les tâches. Développez maintenant une liste de contrôle de formation pour renforcer ces tâches de formation et l'ordre d'exécution. Cela peut souvent réduire le temps nécessaire pour qu'un employé soit performant et génère des revenus pour votre entreprise.

Évaluations des performances

De plus, à vos points d'évaluation prédéterminés, vous pouvez facilement noter avec une coche ou un signe moins à côté de chaque responsabilité si le nouvel employé a accompli les tâches. Pour les tâches qui doivent encore être apprises ou améliorées, développez et joignez une feuille d'objectifs et utilisez-la comme base pour toute discussion ultérieure sur les performances. Vous venez de terminer une évaluation des performances et une documentation en une seule étape facile !

La maîtrise de toutes les responsabilités d'une description de poste fournit une indication du moment où il est temps d'obtenir une promotion ou d'élargir les fonctions. Cela alimente le développement de carrière de vos employés. Les opportunités de développement de carrière augmentent l'engagement et réduisent le roulement.

Quand les choses ne marchent pas

Vous découvrirez peut-être que votre nouvel employé ne remplit tout simplement pas certaines de ses principales responsabilités. Quels que soient les objectifs que vous vous êtes fixés ou la formation supplémentaire que vous avez fournie (comme indiqué dans vos documents d'examen ci-dessus), il est peut-être temps de vous séparer de l'employé.

Un examen de la description de poste et de tout document d'évaluation des performances et d'établissement d'objectifs vous aidera à déterminer s'il est temps de vous séparer.

Votre investissement dans la réalisation d'une analyse de poste approfondie, la rédaction d'un document écrit, sa révision avec le nouveau stagiaire, puis l'utilisation de la description de poste comme outil d'évaluation des performances, crée une trace écrite qui devrait vous aider grandement. combattre une réclamation pour résiliation injustifiée, si une plainte devait être déposée contre vous.

Lorsqu'une promotion est en cours

Une grande partie de la même pensée derrière l'embauche de quelqu'un de nouveau et la promotion de quelqu'un à un nouveau poste s'applique également. Investir plus de temps dans l'élaboration d'une description de poste à l'avance vous permet d'économiser du temps et des efforts tout au long de la durée du poste en ce qui concerne la formation, le développement, la documentation et les récompenses.

Si un membre de l'équipe satisfait et dépasse les critères énoncés dans la description de poste d'origine, il est peut-être temps d'envisager de le promouvoir au sein de votre entreprise.