Signatures électroniques des médecins bien faites (avec des exemples !)

Aujourd’hui, la plupart des médecins communiquent avec leurs patients par courrier électronique. Cependant, étant donné que la communication médecin-patient contient des informations sensibles, les professionnels du domaine médical doivent prendre des précautions supplémentaires pour garantir qu'elles restent sûres et privées afin d'inspirer la confiance des patients.

Une grande partie de l’établissement de cette confiance consiste à disposer d’une signature électronique d’un médecin professionnel qui indique instantanément de qui provient l’e-mail. Après tout, imaginez un médecin envoyant un e-mail avec seulement un nom, sans contexte ni coordonnées – cela rendrait beaucoup moins probable une réponse du destinataire.

La bonne nouvelle? Aujourd'hui, des solutions telles que Newoldstamp ont simplifié le processus de création de signatures électroniques attrayantes pour les médecins, en offrant un processus rationalisé et une variété de modèles qui vous aideront à créer une signature conforme et efficace à la HIPAA.

Dans ce guide, vous apprendrez tout ce que vous devez savoir pour mettre en place une signature électronique professionnelle pour les médecins. Mais d’abord, explorons pourquoi ils sont importants.

Quels sont les avantages des signatures email des médecins ?

Inclure une signature dans vos e-mails peut sembler un changement mineur, mais cela peut en réalité faire une énorme différence dans votre relation avec les patients. Examinons les avantages pour vous en tant que médecin ainsi que pour les patients.

Les avantages de l'utilisation des signatures email pour les médecins

Rationaliser la communication

La signature d'un médecin permet de réduire les allers-retours, en indiquant au patient comment il peut contacter et en définissant des attentes claires quant au moment où il peut s'attendre à une réponse. Les patients peuvent également joindre la bonne personne rapidement et efficacement, réduisant ainsi le temps nécessaire pour la joindre et minimisant les retards dans le processus.

Générer du trafic

En tant que médecin, vous devez avoir un plan pour développer votre pratique, ce qui implique d'obtenir plus de prospects et de présenter vos patients actuels à vos services médicaux. En reliant votre site Web et vos profils de réseaux sociaux, vous pouvez générer du trafic et augmenter votre audience, ce qui contribuera à garantir que vos patients disposent des dernières informations sur votre pratique.

Avantages des signatures électroniques pour les patients

Accès facile aux informations

Vos patients s’attendent à avoir accès aux services et aux informations dont ils ont besoin. C'est pourquoi les meilleurs exemples de signatures électroniques présentent une variété de détails, tels que des informations de contact, des moyens de prendre rendez-vous, des ressources pour les questions courantes et des instructions sur la marche à suivre en cas d'urgence.

Expérience améliorée

Lorsque vous explorez de bons exemples de signatures de médecins, vous remarquerez qu'elles ne constituent pas simplement un ensemble de détails sur une pratique, mais qu'elles ont un objectif clair. Un modèle efficace pour les signatures des médecins est conçu pour mettre l'accent sur les informations les plus importantes, anticipant les besoins des patients afin de rationaliser l'expérience avec le cabinet du médecin.

Création d'une signature email de médecin professionnel

Si vous n'avez jamais utilisé de signature spécialisée pour vos e-mails, vous vous demandez probablement quel est le meilleur format pour la conception d'une signature d'e-mail, ainsi que quels éléments vous devez utiliser.

Pour vous aider à démarrer, voici une liste des éléments clés que vous devez inclure.

Éléments à inclure dans une signature email d'un médecin

Lorsque vous décidez quelles informations mettre en évidence dans votre signature, les choix que vous faites dépendent de votre situation. En effet, les médecins généralistes et les médecins spécialistes peuvent avoir des besoins différents lorsqu'ils décident de ce qu'ils doivent inclure.

• Les médecins généralistes ont une routine avec les patients qui suit un certain modèle. Des éléments tels que des rappels pour les examens annuels et les vaccinations, ainsi que des ressources pour les références à des spécialistes pourraient améliorer l'expérience du patient.
• Les médecins généralistes pourraient également bénéficier d’une liste des heures de bureau afin que les patients sachent quand les contacter et quand ils peuvent éventuellement planifier leur visite.
• Les spécialistes n'ont peut-être pas besoin d'heures de bureau car ils fonctionnent sur rendez-vous. Mais ils pourraient insérer un lien vers la page de prise de rendez-vous de leur site Web ou fournir des détails sur les conditions spécifiques qu'ils traitent et comment obtenir de l'aide.

Cela étant dit, voici les éléments que vous devriez considérer pour valoriser votre marque personnelle en tant que médecin.

Détails essentiels

• Nom complet, titre du poste, qualifications médicales. Assurez-vous d'utiliser des titres appropriés (par exemple Dr, MD, DO) et des spécialisations médicales (par exemple cardiologue, pédiatre). Cela établit votre crédibilité et votre expertise.
• Lieu de travail . Incluez toujours le nom complet de l'hôpital pour indiquer clairement vos affiliations.
• Coordonnées. C'est toujours une bonne idée d'utiliser plusieurs moyens de vous joindre, ainsi que des conseils sur la manière de vous contacter dans différentes situations. Pensez à inclure :
  • Numéro de téléphone principal ;
  • Numéro de téléphone d'urgence ;
  • Adresse e-mail : indiquez votre adresse e-mail comme méthode principale pour les demandes de renseignements non urgentes ;
  • Numéro de télécopieur (facultatif) : À inclure uniquement s'il est toujours pertinent pour votre pratique.
• Logo du cabinet, photo professionnelle. L'ajout du logo du cabinet permet de créer une reconnaissance instantanée de la marque, et une photo professionnelle ajoute une touche personnelle tout en donnant un visage au nom.
• Certifications et qualifications médicales pertinentes. L’inclusion de certifications et de qualifications permet de rassurer les patients sur votre expertise. L’espace étant limité, ajoutez uniquement ceux qui sont directement pertinents.
• Avis de non-responsabilité par courrier électronique. Gérez les attentes avec une clause de non-responsabilité par courrier électronique afin que les patients ne s'attendent pas à ce que vous partagiez des conseils médicaux.

Éléments supplémentaires à prendre en compte dans les signatures des médecins

• Heures de travail. Informe le patient de votre disponibilité et lui fait gagner du temps en lui indiquant quand vous joindre.
• Icônes de réseaux sociaux (facultatif). Si vous souhaitez renforcer votre présence en ligne, l'ajout de liens vers vos profils de réseaux sociaux peut vous aider à augmenter le nombre de followers et à développer un autre canal pour tenir les patients informés.
• Site Internet (optionnel). Si vous disposez d'un site Web contenant des ressources utiles, des informations supplémentaires ou une prise de rendez-vous, l'ajout de liens peut être utile mais pas strictement nécessaire.
• Bouton d'appel à l'action. L'ajout d'un CTA (par exemple, « Planifier un rendez-vous ») est pratique pour prendre rapidement un rendez-vous tout en faisant gagner du temps au personnel du cabinet du médecin. Pour gagner de la place, vous pouvez également utiliser des icônes cliquables et des liens pour les rendez-vous.
• Bannières. Attirez l’attention sur les informations les plus importantes, comme les vaccins contre la grippe saisonnière ou les nouveaux services.

Meilleures pratiques pour les signatures électroniques des médecins

Lorsque vous voyez un bon exemple de signature de médecin, il suit généralement un modèle basé sur des concepts éprouvés de conception de signature électronique. Voici les meilleures pratiques que vous devriez considérer :

• Clarté et concision. Bien qu'il n'y ait aucune limite au nombre de détails que vous pouvez inclure, un bon exemple de signature d'un médecin doit être clair, facile à lire et exempt d'informations inutiles.
• Convivialité mobile. 46 % de toutes les ouvertures d'e-mails se produisent désormais sur mobile, ce qui signifie que votre signature doit présenter un design réactif. La bonne nouvelle est que les signatures email réactives sont faciles à configurer à l’aide d’une solution complète de signature email comme Newoldstamp.
• Cohérence de la marque. Il est essentiel d'avoir des éléments de marque cohérents tels que des logos et des couleurs. Utiliser les mêmes que sur votre site Web ou vos profils de réseaux sociaux garantit la confiance et la familiarité.
• Conformité HIPAA. Pour garantir le respect des règles de messagerie HIPAA, vous devez éviter d'utiliser les noms des patients, les détails des rendez-vous ou toute autre information sensible.
• Mettez à jour régulièrement. L’objectif principal des signatures électroniques est de fournir des informations précises et pertinentes, alors assurez-vous de les mettre à jour au moins une fois par trimestre. Il est également crucial d'être informé immédiatement en cas de changement dans les informations d'identification médicale ou les coordonnées.

Newoldstamp : La solution adaptée aux médecins pour créer des signatures électroniques professionnelles

Newoldstamp est une solution adaptée aux médecins qui offre une gamme de fonctionnalités et un processus de conception de signature intuitif avec lequel tout le monde peut se lancer.

Voici à quoi vous pouvez vous attendre lorsque vous choisissez Newoldstamp comme solution de signature électronique :

• Modèles de signatures. Gagnez du temps avec des modèles professionnels prédéfinis que vous pouvez rapidement remplir avec les détails du cabinet de votre médecin.
• Options de personnalisation. Prenez le contrôle de la signature de votre médecin en ajoutant vos propres designs, images, logos et autres détails pour créer une signature qui reflète votre pratique privée.
• Mises à jour sans effort. Concentrez-vous sur les soins aux patients, sans gérer votre signature électronique. Newoldstamp est conçu pour faciliter les modifications, garantissant que vos coordonnées et vos affiliations sont toujours à jour.
• Intégration transparente. Maintenez un flux de travail fluide sans avoir besoin d’apprendre un nouveau logiciel. Newoldstamp s'intègre à Google Workspace, Microsoft 365 et Exchange et fonctionne sur tous les principaux clients de messagerie comme Outlook, Gmail, Apple Mail, Thunderbird, etc.
• Analyses intégrées. Obtenez des informations précieuses sur la façon dont les patients interagissent avec votre signature électronique. Vous pouvez ensuite utiliser ces données pour améliorer la communication, offrir une meilleure expérience aux patients et prendre davantage de rendez-vous dans le processus.

L'utilisation d'un générateur de signature électronique gratuit vous permettra d'ajouter les détails essentiels à votre signature électronique. Si vous souhaitez inclure des éléments HTML plus avancés tels que des bannières, vous pouvez opter pour les forfaits de création de signature payants dotés de fonctionnalités de messagerie professionnelle plus avancées.

Exemples de signatures électroniques de médecins

Vous recherchez un exemple de signature électronique de médecin que vous pourriez adapter vous-même ? Découvrez ci-dessous la grande variété de modèles de signature de médecins pour les professionnels de la santé disponibles chez Newoldstamp.

Conclusion

Prêt à faire des signatures électroniques des médecins une partie intégrante de votre communication et de votre marketing par courrier électronique ? Découvrez ensuite à quel point il peut être simple de créer une signature personnalisée pour le cabinet de votre médecin.

Commencez dès aujourd’hui votre essai Newoldstamp de 7 jours et créez votre première signature !