Qu'est-ce que la numérotation directe à l'arrivée (DID) et comment ça marche ?

Besoin d'un numéro de téléphone direct pour un membre de votre équipe ? Ensuite, vous voulez un numéro de composition directe à l’arrivée, appelé DID.

Un DID permet aux appelants de joindre directement votre employé sans passer par un standard automatisé, une réceptionniste ou un centre d'appels. Cela diffère d'une extension téléphonique interne, qui ne fonctionne que pour ceux qui appellent depuis le système téléphonique de votre entreprise.

L'utilisation de numéros DID pour les membres clés de l'équipe améliore la connectivité et l'efficacité à mesure que votre entreprise se développe, que vous soyez une petite entreprise établissant des relations clients clés ou une entreprise renforçant les relations existantes ou préservant une image professionnelle intacte.

Dans cet article, nous examinons en profondeur la numérotation directe à l'arrivée, son fonctionnement et ses avantages pour les entreprises d'aujourd'hui.

Qu’est-ce que la numérotation directe à l’arrivée ?

La numérotation directe à l'arrivée (DID) est une fonctionnalité du système téléphonique qui permet aux appelants externes de composer directement un numéro de poste interne sans avoir à passer par un standard ou un opérateur. Il attribue à chaque utilisateur/extension d'une organisation un numéro de téléphone externe unique. Ainsi, les appelants externes peuvent appeler des personnes spécifiques directement plutôt que par l'intermédiaire d'un réceptionniste.

Pour vous aider à utiliser le DID, les fournisseurs de services téléphoniques connectent un bloc de numéros de téléphone au système téléphonique PBX (Private Branch Exchange) de votre entreprise.

Grâce à DID, les entreprises peuvent mettre en place des numéros virtuels qui contournent les principales lignes d'accueil et accèdent directement à un poste de bureau ou à un groupe de postes. Le DID peut être utilisé avec des numéros locaux, surtaxés ou gratuits.

D'autres noms courants pour DID sont les numéros à composition directe, la numérotation directe et les appels directs. Essentiellement, lorsque quelqu'un dit : « Contactez-moi à mon numéro direct », c'est à cela qu'il fait référence.

DID offre aux entreprises une commodité, un routage d'appels personnalisé et une image plus professionnelle.

Qu'est-ce qu'un numéro DID ?

Du point de vue d'un client, un numéro à composition directe ressemble à n'importe quel numéro de téléphone standard. Cependant, DID est un numéro de téléphone virtuel qui renvoie directement à une extension ou à un emplacement de votre entreprise. Considérez-le comme une ligne téléphonique de raccourci.

Ces numéros de téléphone à composition directe redirigent les appels entrants vers le système téléphonique d'une organisation. La fonction de relayer les appelants vers un utilisateur individuel rend ce numéro « direct ». Ce routage d'appel dédié est géré par le système téléphonique VoIP.

Contrairement à une ligne fixe (ou ligne POTS ), ces numéros sont directement acheminés via le système téléphonique de votre entreprise.

Comment fonctionne la numérotation directe à l'arrivée ?

Traditionnellement, le DID fonctionne de deux manières : via des lignes de réseau téléphonique public commuté ( PSTN ) ou par voix sur protocole Internet ( VoIP ) . Commençons par le PSTN.

1. Numérotation directe sur PSTN

Tout d'abord, un fournisseur de services téléphoniques connecte un ensemble de lignes principales au PBX hébergé du client. Ensuite, un fournisseur attribue un bloc de numéros de téléphone et les attribue au client comme numéros d'appel direct.

Lorsqu'un appel entrant atteint l'un des numéros à composition directe, il est transféré au PBX du client via la ligne principale. Lorsque l'appel arrive au PBX, le numéro composé et l'appelant sont fournis.

Enfin, le PBX achemine l'appel entrant directement vers l'un des postes téléphoniques de l'entreprise sans avoir besoin d'un opérateur ou d'un standard automatique .

Dans les anciens systèmes téléphoniques, la numérotation directe fonctionnait à l’aide de circuits analogiques. Cela signifiait que l'équipement du client devait fournir la signalisation basse tension pour que les téléphones du système fonctionnent.

Le bureau central (CO) de la compagnie de téléphone vérifierait si la ligne était opérationnelle et désactiverait le circuit s'il ne se terminait pas correctement.

Plus récemment, les services téléphoniques traditionnels proposent le DID via des circuits PRI (Primary Rate Interface) . Celles-ci nécessitent que vous disposiez de lignes principales adéquates louées auprès de la compagnie de téléphone.

2. Numérotation directe à l'arrivée sur VoIP

La VoIP est le moyen le plus moderne et le plus flexible d'utiliser des numéros virtuels directs à l'aide de la liaison SIP . SIP rend les connexions de lignes principales disponibles selon les besoins. Il ne s'agit pas de lignes physiques mais de liens virtuels sur le haut débit uniquement lorsque vous en avez besoin.

Ces liens virtuels sont configurés en interne et les numéros sont liés à vos extensions par un logiciel. Vous pouvez le faire vous-même ou demander à votre fournisseur VoIP de le faire pour vous.

Le DID sur VoIP est hautement évolutif. Par exemple, si vous décidez de lancer le mois prochain une campagne de vente qui nécessite la création de 20 nouvelles lignes principales, vous pouvez facilement le faire vous-même.

Il n'est pas nécessaire de contacter votre compagnie de téléphone, d'attendre qu'elle attribue un bloc de numéros, puis d'envoyer un technicien pour connecter physiquement les lignes principales à votre PBX professionnel.

3. DID pour la télécopie

La façon la plus simple d'utiliser le DID comme service de télécopie consiste à connecter votre ligne de numérotation directe à un télécopieur. Cela semble simple, non ? Cependant, vous passeriez à côté des moyens les plus utiles et les plus puissants d'acheminer les appels de télécopie avec DID.

Une pratique courante consiste à attribuer un bloc de numéros à composition directe à un ordinateur qui exécute un serveur de fax. Cela permet d'associer plusieurs numéros de fax pour votre entreprise à une machine particulière ou même à plusieurs appareils.

Tout comme chaque membre de l’équipe de votre entreprise dispose d’une adresse e-mail, vous pouvez lui attribuer un numéro de fax. Lorsqu'un fax arrive pour une personne en particulier, il peut être acheminé vers l'imprimante située dans sa zone de travail ou même vers son ordinateur et son imprimante.

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Types de DID

Le principal avantage de DID est qu'il permet un accès externe direct aux employés et aux services sur une seule ligne téléphonique partagée. Les entreprises peuvent attribuer des numéros en fonction de leurs besoins de communication et de leurs flux de travail.

Voici quelques types courants de numéros DID parmi lesquels choisir :

• Numéros DID individuels : chaque employé se voit attribuer son propre numéro de téléphone externe unique qui lui est directement adressé. Cela permet aux appelants extérieurs de joindre des employés spécifiques sans passer par un standard.
• Numéros DID du service : un service ou un groupe de travail entier partage un seul numéro DID. Le numéro fait sonner un groupe de téléphones dans ce service afin que les appels puissent être facilement traités par plusieurs personnes.
• Numéros DID basés sur l'emplacement : un numéro DID spécifique est attribué à chaque bureau ou succursale d'une entreprise. Les appels vers ce numéro sonnent uniquement sur ce site.
• Numéros DID gratuits : également appelés numéros 800, ils permettent aux appelants externes de joindre gratuitement les employés/services. Le numéro 800 est acheminé vers des extensions internes.
• Numéros DID virtuels : les numéros ne sont pas liés à une ligne téléphonique physique mais sont hébergés virtuellement. Les appels sont acheminés vers les téléphones de bureau, les softphones ou les téléphones mobiles spécifiés par l'entreprise.
• Numéros DID du standard automatique : les appelants entendent un menu d'options de numérotation pour différentes personnes/services lorsqu'ils appellent ce type de numéro DID, acheminant les appels sans opérateur humain.

Avantages de l'utilisation du DID

DID offre de nombreux avantages par rapport aux systèmes téléphoniques traditionnels. La possibilité de joindre directement les employés est extrêmement utile pour la plupart des entreprises modernes. Voici quelques avantages notables :

Coûts et efficacité opérationnelle

Avec DID, vous pouvez réduire le nombre de lignes principales nécessaires pour connecter votre entreprise. Avec un système VoIP, vous pouvez même transférer les DID vers différents continents, économisant ainsi les coûts longue distance.

La VoIP facilite les connexions directes sur le réseau téléphonique et, virtuellement, vous n'aurez pas besoin d'acheter tous les nouveaux téléphones ou matériels.

Meilleure flexibilité et mobilité

Avec DID, vous avez plus de contrôle sur où et quand vous recevez des appels. Une main-d'œuvre mobile exige une solution flexible. La combinaison de la puissance de la VoIP, du DID et du SIP avec les téléphones mobiles, le courrier électronique et les SMS équivaut à un système de télécommunications plus robuste pour votre entreprise.

Vous pouvez également transférer automatiquement les appels vers différents numéros à des heures données. C'est idéal pour une assistance en dehors des heures d'ouverture pour différents fuseaux horaires, en particulier pour les équipes mondiales.

Expérience client améliorée

Les clients peuvent joindre les employés quand ils en ont besoin sans obstacles. Cela peut être une expérience remarquable du point de vue du client.

Les gens préfèrent généralement appeler des numéros de téléphone locaux. Une entreprise opérant à New York peut facilement créer un numéro de téléphone à Miami ou à Londres pour les clients de ce marché.

En attribuant différents numéros à différentes campagnes marketing, vous pouvez suivre avec précision les performances de chaque campagne, trouver des domaines à améliorer et améliorer encore davantage l'expérience client.

Productivité

Acheminer les appels directement vers la personne, sans avoir recours à un réceptionniste ou à un menu téléphonique, permet de gagner du temps. Le suivi devient plus facile pour les clients lorsque leur agent dispose d’un numéro unique.

Cela favorise également une meilleure communication. Les employés contactent les membres de l'équipe via une extension dédiée, même s'ils se trouvent dans des bâtiments, des villes ou même des pays différents.

Vous pouvez même demander à votre ligne directe de transférer automatiquement les appels entrants vers votre téléphone mobile ou d'autres numéros temporaires sans que le client connaisse ces numéros privés.

Différentes applications du DID

Les DID ont de nombreuses utilisations au-delà des systèmes téléphoniques professionnels de base.

Exemples de la façon dont les entreprises utilisent les DID :

• Les équipes commerciales utilisent souvent des DID dédiés pour les campagnes de génération de leads afin de suivre les performances de numéros et de promotions spécifiques.
• Les services client peuvent configurer des DID pour les questions de facturation, l'assistance technique ou les demandes de renseignements générales et faire en sorte que les appels soient acheminés plus efficacement.
• Les équipes marketing utilisent des DID uniques et temporaires pour certaines campagnes ou événements publicitaires. L’utilisation d’un DID spécifique leur permet d’évaluer les taux de réponse.
• Les organisations possédant plusieurs sites peuvent configurer un DID pour chaque site afin de permettre des transferts transparents entre les succursales.
• Les agences gouvernementales peuvent utiliser les DID pour diriger plus efficacement les appels vers les services ou le personnel appropriés.

Inconvénients des numéros de téléphone DID

Il existe des cas où un numéro DID peut ne pas être la bonne option pour votre entreprise.

Par exemple, si vous avez récemment connu un roulement de personnel et que des numéros directs sont attribués à d'anciens employés. La disponibilité limitée des employés peut également avoir un impact sur votre décision de choisir DID.

C'est à votre entreprise de déterminer l'importance de permettre aux clients et aux fournisseurs de contacter directement les services.

Voici quelques limitations courantes du DID et des moyens de les atténuer :

1. Acheminement des appels limité

Lorsque vous utilisez un DID de base, les appels sont directement acheminés vers le poste attribué, offrant un contrôle limité sur le flux d'appels. Cela peut s’avérer inefficace pour gérer des volumes d’appels élevés ou diriger les appelants vers des services spécifiques. Utilisez des réceptionnistes virtuels, des menus IVR ou une file d'attente d'appels pour une distribution efficace des appels.

2. Problèmes de sécurité

Les DID peuvent être vulnérables à un accès non autorisé si des mesures de sécurité appropriées ne sont pas en place. Protégez les DID avec des mots de passe forts, une authentification multifacteur et un masquage des appels.

3. Informations sur les appels manquants

Les DID de base manquent souvent de fonctionnalités détaillées de suivi des appels, ce qui rend difficile l'analyse des données d'appel et l'optimisation du traitement des appels. Choisissez des fournisseurs avec suivi des appels et intégrez-les à votre CRM pour une analyse complète des données.

4. Coûts élevés

Selon les modèles d'utilisation et les fonctionnalités choisies, les DID peuvent être plus chers que les lignes téléphoniques traditionnelles. Négociez des remises sur volume, utilisez les options de paiement à l'utilisation ou explorez des solutions VoIP alternatives.

Comment puis-je obtenir un numéro DID ?

Offrez à vos clients et fournisseurs un moyen de joindre les personnes et les services de votre entreprise avec un numéro de téléphone à composition directe à l'arrivée. DID permet aux appelants entrants d’ignorer l’ arborescence téléphonique et de contourner les files d’attente d’appels.

La première étape consiste à obtenir un ou plusieurs numéros de téléphone professionnels . Il est probable que vous ayez déjà des numéros de téléphone professionnels.

Vous pouvez les transférer via une méthode appelée portage . Ensuite, vous les attribueriez à chaque utilisateur de votre système téléphonique. Cela peut être fait sans effort à partir du tableau de bord administratif.

L'ajout des fonctionnalités de numérotation directe dont votre équipe a besoin est simple lorsque vous faites appel à un fournisseur VoIP expérimenté, comme Nextiva . Nous vous aiderons à déterminer le nombre de numéros directs dont vous aurez besoin et quelle sera la solution la plus rentable pour votre entreprise.

Une fois votre service DID configuré, les appelants entrants pourront joindre vos équipes avec peu de friction. Dans un monde où un excellent service client constitue un avantage concurrentiel, les numéros directs ne sont qu’un autre moyen d’offrir des expériences personnalisées.

FAQ sur la numérotation directe à l'arrivée