Comment fonctionnent les différents types de logiciels de suivi du temps

En fonction de vos besoins professionnels et personnels, vous utilisez peut-être un logiciel de feuille de temps pour suivre vos heures de travail et un simple outil de pointage pour les tâches non professionnelles. Ou, vous trouvez un chronomètre automatique plus adapté à toutes les activités. Quoi qu'il en soit, pouvez-vous faire la différence entre les différents types de logiciels de suivi du temps ? Et, quel est le but de chaque outil ? Cet article vous apportera des réponses à ces questions, qui vous aideront à choisir le meilleur logiciel de suivi du temps pour vous.

Nous vous guiderons à travers tous les détails concernant :

• logiciel de chronométrage
• logiciel de feuille de temps
• logiciel d'enregistrement du temps
• logiciel d'horodateur, et
• un chronomètre automatique.

Logiciel de chronométrage

Qu'est-ce qu'un logiciel de chronométrage ?

Un logiciel de chronométrage vous aide à garder une trace de vos heures de travail. Vous pouvez choisir entre deux méthodes d'utilisation d'un logiciel de chronométrage :

1. vous pouvez entrer manuellement vos heures ,
2. saisissez vos heures de travail en remplissant une feuille de temps (logiciel de feuille de temps), ou
3. vous pouvez utiliser une minuterie - une méthode connue sous le nom d'enregistrement du temps.

D'une certaine manière, le logiciel de chronométrage est un terme générique pour enregistrer vos heures manuellement, et pour une feuille de temps et un logiciel d'enregistrement du temps, méthodes que nous expliquerons plus tard.

Qui peut utiliser un logiciel de chronométrage et dans quels cas ?

• Les entreprises qui s'occupent des allocations de projets. Lorsqu'il pense aux allocations de projet, un chef de projet doit s'assurer qu'il y a suffisamment de ressources pour terminer un projet pendant une période définie. Par conséquent, le suivi du temps peut aider la direction et l'équipe à déterminer si la répartition est effectuée correctement et si les employés consacrent autant de temps que nécessaire à un projet particulier.     
• Toute personne travaillant pour plusieurs clients en même temps . Disons que vous êtes un avocat qui représente cinq clients. Vous devrez rencontrer vos clients ou avoir des appels fréquents avec eux, effectuer des recherches juridiques et de cas pour chaque client et vous occuper de nombreuses autres tâches. À la fin de la semaine, vous ne vous souviendrez probablement pas de ce que vous avez fait mardi. Donc, vous devriez commencer à utiliser un logiciel de chronométrage pour entrer chaque activité et sa durée. Ces détails seront inestimables pour la facturation et la facturation. Les mêmes règles s'appliquent aux comptables, aux indépendants de tout type et à toute personne travaillant sur des projets horaires.
• Des équipes à distance. Lorsque vous faites du télétravail, vous devrez avoir une preuve de vos missions terminées et du temps dont vous avez eu besoin pour les terminer. Dans certaines entreprises, il s'agit d'une exigence obligatoire. Même quand ce n'est pas le cas, le suivi de vos heures de travail vous aidera à en savoir plus sur votre productivité, ce qui nous amène au point suivant.
• Toute personne désireuse d'améliorer sa productivité . Vous ne pourrez pas améliorer votre productivité si vous ne déterminez pas la cause du problème. Ainsi, commencez à noter toutes vos tâches quotidiennes et vous verrez bientôt si vous passez trop de temps sur une activité. Si c'est le cas, vous devriez repenser vos habitudes de travail.

Qu'est-ce que les gens trouvent utile dans un logiciel de chronométrage ?

« C'est devenu un outil tellement important dans mon entreprise. J'ai plusieurs clients pour lesquels je dois suivre des tâches spécifiques, et non seulement je peux suivre ces entrées de temps facilement, mais je peux regarder en arrière et voir si je gagne en efficacité sur ces tâches. » Elisabeth K.

“Clockify est simple à utiliser et précis. Avant Clockify, je sous-estimais le temps qu'il faudrait pour terminer un projet et le sous-facturer. Avec Clockify, je suis en mesure de suivre avec précision mon temps et de facturer en conséquence. Clockify m'a fait gagner du temps et de l'argent, ainsi qu'à notre entreprise !

Jenifer T.

"Comme mon patron nous a recommandé d'utiliser un outil de chronométrage pendant 1 à 2 semaines pour nous aider à comprendre comment nous utilisons notre temps, j'ai le sentiment d'avoir obtenu de nombreux avantages. Une concentration accrue, me sentir plus organisé lorsque je travaille sur différentes tâches et être capable de planifier ma journée plus efficacement ne sont que quelques-uns, mais je pense que plus j'utiliserai cet outil, plus il deviendra utile/utile. Mes collègues ont utilisé une feuille de calcul Excel configurée avec des macros pour suivre leur temps, mais j'ai pensé que l'interface utilisateur de Clockify était beaucoup plus esthétique et amusante à utiliser.

Un devis d'un utilisateur de Clockify

Logiciel de feuille de temps

Qu'est-ce qu'un logiciel de feuille de temps ?

Un logiciel de feuilles de temps est une alternative aux feuilles de temps papier, qui permettent de garder une trace du temps passé sur diverses tâches en remplissant les entrées de temps (carnets de temps). Par rapport aux feuilles de temps papier traditionnelles, la gestion de vos entrées de temps avec un logiciel est plus précise et prend moins de temps.

Les employés sont responsables de soumettre leurs feuilles de temps. Ensuite, c'est aux gestionnaires d'approuver ou de rejeter les feuilles de temps.

Qui peut utiliser un logiciel de feuille de temps et dans quels cas ?

• Indépendants . Si vous êtes un pigiste, il est probable que vous travailliez pour plusieurs clients et sur divers projets. Dans ce cas, vous devrez savoir exactement combien d'heures par semaine/mois vous avez consacrées à chaque tâche et projet afin de pouvoir facturer vos clients. Au lieu d'écrire vos missions quotidiennes sur une feuille de papier, optez pour un logiciel de feuille de temps. De cette façon, vous pourrez noter toutes les tâches et vos heures de travail facturables. Ensuite, vous pouvez simplement filtrer vos tâches par client particulier, exporter votre feuille de temps hebdomadaire au format PDF et l'envoyer à votre client.

• Entrepreneurs du gouvernement. Si vous travaillez dans une entreprise qui fournit des services au gouvernement, le contrôle de vos heures de travail sera obligatoire. C'est un autre cas où une feuille de temps est utile.
• Gestionnaires . Si vous êtes un chef d'équipe ou un responsable, la collecte de données sur les feuilles de temps des employés sera utile pour les estimations de projet. En examinant les feuilles de temps de l'équipe, vous aurez une idée claire de l'avancement du projet et s'il sera terminé à temps.
• Personnel RH. Les feuilles de temps sont un moyen pratique de suivre l'assiduité des employés et de calculer les heures supplémentaires afin que chacun soit payé pour ses heures travaillées.

Qu'est-ce que les gens trouvent utile dans un logiciel de feuille de temps ?

"Notre journal a eu un énorme succès en utilisant Clockify pour gérer nos projets et nos feuilles de temps. Nos employés sont payés équitablement pour leur travail sur chaque projet et nous pouvons personnaliser leur salaire, ce qui le rend plus juste pour les employés. »

Shelby S.

"J'adore le fait que toutes les feuilles de temps soient désormais numérisées, plus besoin de feuilles de temps papier. Plus facile de collecter les feuilles de temps et de les verrouiller. »

Carly B.

« Je dois garder une trace de mon temps facturable, qui lorsque vous facturez au 1/4 d'heure, cela a le potentiel d'être beaucoup d'entrées en une journée. Avant Clockify, j'écrivais à la main toutes mes entrées dans un cahier qui prenait à la fois beaucoup de temps et souvent oublié, me laissant essayer frénétiquement de me rappeler ce que j'avais fait des semaines plus tôt. Vraiment, Clockify a été ma grâce salvatrice.

Nicole S.

"En tant que développeur, je déteste les feuilles de temps. Mais, la facilité d'utilisation pour enregistrer votre temps est incroyable et vous avez de vrais chiffres que vous pouvez ajuster pour compléter les minutes manquantes.

Parvez S.

Logiciel d'enregistrement du temps

Qu'est-ce qu'un logiciel d'enregistrement du temps ?

Un logiciel d'enregistrement du temps vous permet de suivre les heures que vous passez sur diverses activités à l'aide d'une minuterie. La règle est simple, vous devez démarrer un chronomètre lorsque vous commencez à travailler sur une tâche et l'arrêter lorsque vous avez terminé.

Qui peut utiliser un logiciel de saisie des temps et dans quels cas ?

• Les équipes à la recherche d'un moyen de suivre leurs projets . L'enregistrement de vos heures et de celles de votre équipe garantit que chacun fait sa part du projet. En outre, cela vous donne une meilleure compréhension de vos heures de travail globales et si quelqu'un est débordé de travail.
• Les équipes et les individus qui sont généralement en déplacement . Voir un logiciel d'enregistrement du temps sur votre écran vous aidera à vous rappeler de démarrer votre minuterie au début et de l'arrêter à la fin de la journée, peu importe à quel point vous êtes occupé.
• Toute personne qui souhaite enregistrer ses activités non professionnelles. Outre vos affectations de travail, vous pouvez conserver une trace de vos activités quotidiennes personnelles, comme la course, les études et d'autres activités de loisirs. Par exemple, si vous vous préparez pour un examen, vous pouvez enregistrer vos heures d'étude. De plus, vous pouvez ajouter le nom de votre université comme nom du client et ajouter le nom du cours comme nom de votre projet. Cette routine vous motivera à mieux vous préparer à un examen.

Qu'est-ce que les gens trouvent utile dans un logiciel d'enregistrement du temps ?

"C'est un excellent logiciel pour contrôler vos actions. Combien de temps vous avez travaillé, vous pouvez garder une trace. Et souvent, je restais plus longtemps au bureau simplement parce que je ne me souvenais plus depuis combien de temps j'y étais. Mais maintenant, je quitte le bureau au bon moment pour avoir du « temps pour moi ». Dans l'ensemble, c'est super jusqu'à présent. J'avais suggéré quelques points qui sont certainement de mon utilité. L'utilisation de Clockify a amélioré la qualité de mon temps.

Vishal S.

"L'application de bureau qui se trouve dans ma barre des tâches facilite incroyablement l'enregistrement du temps, puis joint des rapports PDF aux factures. Cela m'a fait gagner beaucoup de temps. Je peux simplement me concentrer sur l'exécution du travail maintenant et l'envoi des factures plutôt que d'avoir à détailler et à enregistrer manuellement mon temps. »

David J .

"Clockify fait exactement ce que vous attendez d'un logiciel pour capturer facilement des enregistrements de temps sur les activités. Il a également un taux élevé d'incorporation de nouvelles fonctionnalités. Nous utilisons Clockify pour l'enregistrement du temps d'une grande équipe de support et bien que, pour l'instant, cela nécessite un processus manuel pour intégrer les tâches, il est très utile de connaître l'évolution de l'activité.

Gonzalo M.

Logiciel de pointage

Qu'est-ce qu'un logiciel de pointage ?

L'époque des cartes perforées est révolue. De nos jours, les employés utilisent un logiciel de pointage pour entrer et sortir. Ainsi, les outils de pointage vous aident à la fois à enregistrer vos heures de travail et votre présence.

En général, divers outils de pointage offrent des types distincts de pointage d'entrée et de sortie :

1. Les employés peuvent utiliser un système de pointage à l'arrivée et au départ . Dans ce cas, les managers/employeurs doivent créer un projet pour chaque employé, placer la tablette/téléphone portable à l'entrée/sortie, afin que les travailleurs puissent facilement enregistrer leurs présences et leurs heures de travail.
2. Poinçonnage biométrique des empreintes digitales . Il s'agit d'une méthode qui nécessite l'installation d'un lecteur d'empreintes digitales sur les ordinateurs portables de bureau, les ordinateurs de bureau ou les tablettes. Ensuite, les employés doivent simplement entrer et sortir en utilisant leurs empreintes digitales.
3. Un système de suivi du temps par GPS . Une fois que tous les employés se sont connectés à leurs comptes de pointeuse, ils doivent activer le suivi de localisation GPS pour commencer à surveiller leur temps.

En ce qui concerne le suivi biométrique du temps, certains employés pensent que cela affecte leur vie privée. En fait, des États comme l'Illinois, le Texas et Washington ont décidé de réglementer cette question. Ainsi, ils ont des lois sur la confidentialité des informations biométriques (BIPA) pour contrôler la façon dont les horloges biométriques peuvent être utilisées. En parlant de confidentialité et de sécurité, ce sont les raisons pour lesquelles certaines entreprises choisissent uniquement des logiciels de suivi du temps auto-hébergés, car ce type de logiciel peut être hébergé sur leurs propres serveurs, ce qui garantit un nouveau niveau de sécurité.

Outre les options mentionnées ci-dessus, certaines applications d'horloge incluent les règles de temps comme l'une de leurs fonctionnalités, une option qui ne permet pas de pointer avant une heure définie. De plus, certains outils de pointage couvrent la planification des quarts de travail et la demande de congés.

Qui peut utiliser un logiciel de pointeuse et dans quels cas ?

• Suivi du temps de chantier . Lorsque vous travaillez dans l'industrie de la construction, le suivi du temps garantit que les employés seront payés avec précision. Voici pourquoi : dans cette industrie, chaque travailleur effectue une partie particulière du travail, mais les heures de tous les employés sont calculées ensemble. Celles-ci sont appelées heures-homme ou heures-travail. Il est essentiel d'obtenir un nombre précis d'heures de travail, car ces heures montrent combien de temps a été consacré à un projet. Ainsi, afin d'éviter les erreurs de calcul, les travailleurs doivent entrer et sortir. Ensuite, les entrepreneurs en construction auront une meilleure compréhension du projet et du temps qu'il faudra pour terminer le projet. De cette façon, il n'y aura aucun risque de sous-payer ou de surpayer les travailleurs, de sorte que les employés recevront le montant correct pour le travail fini.
• Employés travaillant par quarts . De nombreux outils de pointage vous permettent de gérer facilement les quarts de travail des employés. Ainsi, si une employée n'est pas en mesure de travailler demain matin parce qu'elle emmène son fils à un rendez-vous chez le médecin, elle peut reprendre l'équipe de l'après-midi. Ceci est également utile pour empêcher les travailleurs de faire des heures supplémentaires en attribuant le quart de travail à quelqu'un d'autre.
• Personnel et managers RH . Étant donné qu'il existe diverses applications d'horloge qui proposent de demander des congés payés (PTO), cette fonctionnalité est pratique à la fois pour les travailleurs qui demandent des vacances et pour le personnel/responsables des RH qui sont chargés d'approuver les demandes de congés.

Qu'est-ce que les gens trouvent utile dans un logiciel de pointage ?

« Notre entreprise est passée du suivi des heures sur un bloc-notes à cet incroyable programme. Quelle énorme différence cela a fait! C'est gratuit ET cela nous permet de pointer pour des heures/jours spécifiques au lieu de la minuterie traditionnelle . ”

Gabrielle W

"L'interface est très conviviale et j'aime bien ses fonctionnalités telles que l'horloge d'entrée et de sortie. Nommer les horodatages m'aide également beaucoup à arrêter et à démarrer de nouveaux chronomètres pour indiquer quand chaque partie a été terminée. »

Luc K.

"C'est très simple. Horloge d'arrivée, horloge de sortie - c'est tout ! Pas de fonctionnalités superflues qui ne sont pas nécessaires pour mon flux de travail, et super convivial.

Un devis d'un utilisateur de Clockify

« Mon équipe entre et sort à chaque travail et je suis facilement en mesure de suivre les heures entre chaque personne, heures par semaine, par client, par année. Sera extrêmement utile pendant la saison des impôts.

Samantha W.

Suivi automatique du temps

Qu'est-ce qu'un chronomètre automatique ?

Le principal avantage d'un suivi automatique du temps par rapport aux autres options de suivi du temps est que vous n'avez pas besoin de gérer les minuteries ou de saisir manuellement l'heure. Au lieu de cela, vos heures de travail sont enregistrées automatiquement.

Les outils de suivi automatique du temps peuvent être :

1. Entièrement automatisé . Ces trackers de temps utilisent généralement l'intelligence artificielle (IA) pour reconnaître les tâches et les transformer en entrées de temps. Ensuite, les travailleurs n'ont qu'à approuver ces saisies de temps. En outre, les trackers de temps automatiques qui s'appuient sur l'IA apprennent comment les utilisateurs passent leur temps et quelles sont leurs tâches quotidiennes courantes. Ainsi, les compteurs de temps automatiques deviennent plus intelligents au fil du temps et fournissent aux utilisateurs des entrées de temps plus précises.
2. Partiellement automatisé . Par exemple, ces compteurs de temps offrent un chronométrage automatique uniquement lorsque vous utilisez des systèmes d'exploitation particuliers, tels que Mac OS. Dans ce cas, les employés doivent d'abord activer un suivi automatique. Ensuite, un suivi du temps enregistrera toute application ou onglet de navigateur actif en tant qu'entrées de temps.

Qui peut utiliser un chronomètre automatique et dans quels cas ?

• Des équipes et des individus qui alternent souvent entre clients et projets. Par exemple, les consultants traitent généralement plusieurs clients pendant une journée. Certaines de leurs activités ne durent que 15 minutes (un appel rapide avec un client), mais sont aussi importantes que ces tâches d'une heure. Par conséquent, il est essentiel que les employés enregistrent chaque mission, en particulier les jours où ils changent constamment de vitesse. Profitant d'un suivi automatique du temps, ces travailleurs peuvent se concentrer sur ce qui est crucial : leur travail. En même temps, toutes les tâches seront ajoutées en tant qu'entrées de temps.
• Toute personne souhaitant avoir un bilan approfondi de la journée. Certains trackers de temps automatiques, comme Clockify, vous montrent un calendrier de productivité - un aperçu de votre journée et du temps que vous avez passé sur chaque application. Ainsi, cette chronologie est votre propre outil de suivi de la productivité et un excellent moyen d'en savoir plus sur vos distractions. Si vous remarquez que vous naviguez sur les réseaux sociaux depuis 20 minutes, ce sera votre réveil. Être conscient de ces distractions vous empêchera de répéter ce comportement demain.

• Toute personne novice dans le suivi du temps. Certains outils de suivi automatique du temps proposent des extensions de navigateur, qui sont très utiles pour les débutants en matière de suivi du temps. Voici pourquoi : le minuteur démarre dès que vous ouvrez une fenêtre de navigateur et s'arrête lorsque vous fermez votre navigateur. Ainsi, vous n'avez pas à vous soucier de l'enregistrement de vos heures, un compteur de temps le fera pour vous.

Qu'est-ce que les gens trouvent utile dans un chronomètre automatique ?

"Il est facile à utiliser pour notre équipe, et c'est formidable qu'il soit disponible dans le navigateur Web et en tant qu'extension Chrome afin que vous puissiez commencer à l'utiliser automatiquement."

Un devis d'un utilisateur de Clockify

"En tant qu'administrateur, il me faut très peu de temps pour le faire fonctionner et former les nouveaux membres de l'équipe, ce qui est fantastique. Plus important encore, il est facile pour les membres de l'équipe de suivre leur temps, et l'extension Chrome signifie qu'ils n'ont même pas besoin d'ouvrir un nouvel onglet pour démarrer/terminer une session de suivi.

André K.

"Le service dispose d'un tracker Mac, où vous pouvez pratiquement tout faire, de la définition de nouveaux projets à l'ajout de nouveaux clients, en passant par la création de balises pour une meilleure taxonomie. Sur le site Web, je peux voir les rapports de temps par client, projet, etc. L'application Mac détecte également si je ne travaille pas et me demande si elle doit conserver ou supprimer cette heure. C'est parfait pour moi pour travailler en freelance, même sur le niveau gratuit.

Rodrigo E.

Conclusion

Avec autant d'applications de suivi du temps sur le marché, il est probable que vous ne sachiez pas comment chaque logiciel fonctionne. Mais, une chose est certaine, chaque outil de suivi du temps a son propre objectif unique. Par exemple, si vous êtes un employeur à la recherche d'un moyen de suivre l'assiduité des employés, envisagez d'utiliser un logiciel de pointage. Ou, si vous êtes un avocat représentant plusieurs clients, optez pour un logiciel de feuille de temps pour consigner toutes vos heures facturables. En fin de compte, le suivi du temps avec un logiciel est facile et vous fournit des données précises, quel que soit le type que vous choisissez.