Note de débit vs note de crédit - Quelle est la différence ?

Dans le monde interentreprises (B2B) , les valeurs des commandes et des transactions peuvent être importantes. Lorsqu'ils changent de façon inattendue, des problèmes financiers peuvent survenir rapidement.

De tels cas peuvent compliquer les opérations de traitement des factures, ce qui peut à son tour avoir une influence négative sur le processus de commande à l'encaissement (O2C).

Heureusement, une entreprise peut faire certaines choses pour atténuer l'impact, y compris les notes de débit et les notes de crédit .

Examinons ces options ainsi que leurs similitudes et leurs différences.

Qu'est-ce qu'une note de débit ?

Les notes de débit (ou notes de débit ) sont des documents permettant à la fois d'informer les entreprises d'un crédit dû et d'en demander le remboursement.

Les notes de débit formalisent les demandes de retour des achats à crédit. Elles sont émises par les acheteurs aux vendeurs via les mêmes canaux que les factures.

Outre le montant de la dette due, une note de débit énumère également d'autres détails pertinents à la transaction. Ceux-ci incluent les détails de l'article, les dates, les raisons de l'émission, etc.

Une note de débit est-elle une facture ou un crédit ?

Une note de débit n'est ni une facture ni une forme de crédit. Il s'agit d'une notification et d'un enregistrement d'un titre de créance.

Qu'est-ce qu'un avoir ?

Les notes de crédit (ou notes de crédit ) sont des documents délivrés en tant que reçus de factures ou de commandes erronées ou modifiées.

Ils sont délivrés par le fournisseur au client et peuvent couvrir tout ou partie de la valeur d'une facture.

Sans eux, la comptabilité et les dossiers de crédit seraient difficiles à gérer. La suppression des anciennes factures et la création de nouvelles confondraient l'enchaînement des numéros de facture et les pistes d'audit.

Un avoir est-il un remboursement ?

Une note de crédit est similaire mais pas identique à un remboursement . Le premier est un retour différé d'une valeur de crédit spécifique à un acheteur, tandis que le second est un remboursement direct à celui-ci.

Les notes de crédit obtiennent presque le même résultat que les remboursements par des moyens différents. Presque , car même si un remboursement monétaire et des biens et services futurs peuvent représenter la même valeur de crédit , ils ne sont toujours pas la même chose .

Peut-être, par exemple, qu'une entreprise a moins besoin de certains biens ou services lorsqu'elle rembourse une note de crédit.

Les notes de crédit supposent également une relation continue entre le fournisseur et l'acheteur. Les remboursements non.

Les notes de crédit et le crédit en magasin sont-ils la même chose ?

Les notes de crédit et le crédit en magasin sont similaires, mais encore une fois, ils ne sont pas identiques.

La définition de « note de crédit » est utilisée en B2B pour décrire les documents utilisés pour aider à équilibrer les livres comptables.

Le crédit magasin est un terme générique principalement utilisé dans les contextes B2C. Il couvre les bons offerts en cadeau, dans le cadre de programmes de fidélité ou en échange de produits retournés.

Note de débit vs note de crédit : les principales similitudes

1. Objet : notification

Les notes de débit et de crédit sont utilisées comme forme de notification.

Le destinataire des deux types de billets peut (ou non) être au courant d'un problème - ou d'un changement dans - une commande ou une transaction.

Ou ils pourraient ne pas être pleinement conscients de ses détails. En d'autres termes, chaque type de note donne des précisions sur le montant négatif (ou positif) dû.

2. Objet : documents comptables

Les notes de débit et les notes de crédit sont deux documents essentiels pour les enregistrements comptables. Sans eux, les pistes d'audit manqueraient d'informations cruciales.

3. Motifs de délivrance

Il existe plusieurs raisons principales pour lesquelles des notes de débit et de crédit doivent être émises.

Les commandes peuvent être erronées, endommagées ou simplement ne pas arriver comme décrit ou à temps. Ils peuvent différer en volume, taille, forme, qualité ou calendrier. Les acheteurs pourraient les rejeter ou les vendeurs pourraient se rendre compte de leur erreur.

Les commandes B2B peuvent être complexes et susceptibles d'être modifiées après l'émission correcte d'une facture . Si la valeur de la commande est diminuée, le service des comptes fournisseurs émettra une note de crédit. Si la commande augmente, il émettra une note de débit.

Les erreurs de facturation ne sont pas rares. Ils peuvent aller d'une surcharge accidentelle à l'oubli d'ajouter des remises proposées par une équipe de vente. Les notes de débit et de crédit aident à corriger chaque paiement et écriture comptable incorrects causés par ces erreurs.

4. Flexibilité d'émission

Les notes de débit et de crédit peuvent être envoyées avant ou après la réception des factures par l'acheteur.

Si une facture n'a pas encore été émise, un avoir lui est ajouté qui soustraira son coût total. S'il a déjà été émis, l'avoir sera joint à la prochaine facture.

5. Canaux d'émission

Les notes de débit et les notes de crédit doivent être envoyées par les mêmes canaux que les factures ordinaires, c'est-à-dire les services comptables.

6. Mise en forme des notes

Les formats des notes de débit et de crédit sont similaires aux factures. Ils comprennent:

• Noms, adresses, coordonnées bancaires et coordonnées des sociétés émettrices et destinataires
• Date d'émission du billet
• Un numéro de série ou d'identification ou un code spécifique au billet
• Détails des biens ou services pertinents pour la note - y compris le volume, le numéro de commande, la date de la commande, les tarifs des articles, le coût total, etc.

Note de débit vs note de crédit : les principales différences

1. L'émetteur du billet

Les notes de crédit sont émises par les fournisseurs, tandis que les notes de débit sont émises par les acheteurs ou les vendeurs.

2. Comptes créditeurs vs comptes débiteurs

Une note de débit reflète les comptes débiteurs d'un acheteur . Il est enregistré dans le carnet de retour d'achat. Une note de crédit reflète les comptes créditeurs de l'acheteur. Il est enregistré dans le livre de retour des ventes.

3. Accusé de réception vs demande

Une note de crédit signifie la reconnaissance de crédit due par l'émetteur.

Une note de débit représente une demande de crédit au vendeur. Dans certains cas, cela peut être contesté.

Notes de crédit et de débit vs relance

La relance fait partie du traitement des factures et des recouvrements B2B. Il couvre les notifications et les communications concernant la récupération des factures impayées.

Comme une note de débit, c'est un rappel d'un paiement impayé. Et comme un avoir, il est émis par le vendeur.

Cependant, il est lié à une ou plusieurs factures existantes, et non à des modifications de factures existantes.

Comment réduire l'émission de notes de débit et de notes de crédit

Les notes de débit et de crédit font partie intégrante des relations et des paiements B2B. Ils sont avant tout un moyen de tenir une comptabilité claire.

Cependant, dans certains cas, le besoin persistant d'émettre des notes de débit ou de crédit peut être le symptôme d'un recouvrement plus large ou d'un problème de trésorerie pour les fournisseurs ou leurs vendeurs.

L'amélioration des processus de recouvrement B2B ou l'utilisation ou la fourniture de financement B2B sont des options qui peuvent potentiellement y remédier.

Conclusion

Les notes de débit et les notes de crédit sont des documents utilisés pour la comptabilité des entreprises.

Une note de débit est une notification et une demande de paiement d'une dette. Une note de crédit est émise pour corriger des erreurs ou des modifications apportées à une facture ou à une commande existante.

L'émission des deux types de billets permet de tenir des registres comptables et de fournir des éclaircissements sur le montant négatif ou positif dû.

Ils présentent des similitudes, telles que leur objectif et les raisons de leur émission, mais ils présentent également des différences essentielles, telles que la partie qui les émet et s'ils ont un impact sur les comptes créditeurs ou débiteurs de l'acheteur ou du vendeur.

Les notes de débit et de crédit font partie intégrante du processus de facturation. Cependant, si une entreprise a des problèmes de trésorerie, elle devrait réfléchir à des moyens d'optimiser ses processus internes, tels que la fourniture d'options de financement B2B aux clients. Cela offre une alternative pratique aux transactions purement en espèces.