L'importance d'un workflow d'approbation de transaction (et comment en créer un)

Qu'est-ce qu'un workflow d'approbation ?

Un workflow d'approbation est un processus formel qui détaille l'approche d'une organisation pour approuver des documents ou des données. Dans un contexte de vente, c'est la façon dont votre équipe gère les approbations de divers documents tout au long du cycle de vente. Il garantit que les personnes appropriées sont en mesure de visualiser et d'approuver efficacement les documents de vente nécessaires afin que les commerciaux puissent se concentrer davantage sur l'établissement de relations et moins sur la recherche d'approbations internes. Bien exécuté, un processus de workflow d'approbation bien huilé vous permettra de conclure des affaires plus rapidement et vous aidera à créer une dynamique de vente.

Types de workflows d'approbation

Les approbations sont nécessaires tout au long du processus de vente, mais les approbations générales de documents sont rarement efficaces. Avec le bon logiciel d'approbation des documents de vente, vous pouvez déléguer les rôles et les autorisations afin que les réviseurs ne reçoivent que les documents qui nécessitent leur approbation, afin qu'ils puissent éviter de perdre du temps sur de petits détails.

• Gestion des leads. Un flux de travail d'approbation de gestion des prospects permet aux chefs d'équipe de vérifier et d'approuver les prospects afin que les commerciaux passent moins de temps et d'énergie à rechercher des prospects non qualifiés.

• Note. Obtenir des devis précis pour les prospects ne devrait pas être difficile. Avec un flux de travail d'approbation des devis, les commerciaux peuvent déléguer les autorisations d'approbation aux chefs d'équipe, aux équipes de produits ou aux opérations pour s'assurer que la tarification est exacte et conforme aux besoins de l'entreprise.

• Valeur documentaire. Il y a des moments où les transactions inférieures à une certaine taille n'ont même pas besoin d'approbation. Un processus d'approbation de la valeur des documents donne aux réviseurs la possibilité de choisir les documents qu'ils souhaitent réviser en fonction de la valeur afin que les équipes puissent passer moins de temps sur les approbations.

• Remise. Les remises sur les prix peuvent aider à conclure l'affaire, mais chaque remise a un coût pour votre entreprise. Un flux de travail d'approbation des remises permet aux commerciaux de demander des approbations de remises en fonction de la valeur afin que vous puissiez éviter les erreurs de remise qui rongent votre profit.

• Termes et conditions. Les termes de l'accord préparent le terrain pour vos projets et contrats, ils doivent donc être solides. Avec un flux de travail d'approbation des termes et conditions, les chefs d'équipe peuvent s'assurer qu'il n'y a pas d'ajustements ou d'erreurs de dernière minute avant qu'ils ne soient envoyés au client.

Obstacles courants au flux de travail d'approbation

Sans processus formel, les équipes commerciales sont confrontées à un certain nombre d'obstacles au flux de travail d'approbation qui peuvent mettre les transactions en péril :

Goulots d'étranglement

Un processus de workflow d'approbation mal conçu crée des goulots d'étranglement géants pour les commerciaux qui attendent l'approbation des documents. De nombreux documents peuvent être envoyés sans approbation, mais sans processus d'approbation formel, les représentants sont bloqués en attendant l'approbation de tous les documents avant de pouvoir aller de l'avant. Cela ralentit l'arrêt de leurs transactions et impose une charge supplémentaire au réviseur, qui peut même ne pas avoir accès au document s'il n'est pas devant son ordinateur.

Erreurs et omissions

Aussi fastidieux que puissent être les workflows d'approbation de documents, ils sont nécessaires. Sans eux, les matériaux peuvent sortir avec des erreurs de prix, de remises, de termes et conditions, de livrables et d'autres erreurs de proposition commerciale coûteuses. Un processus d'approbation est nécessaire pour s'assurer que tous les documents sont exacts et à jour avant d'être envoyés aux prospects ou clients.

Désorganisation

L'absence d'un processus d'approbation entraîne un manque d'organisation. Sans étapes claires décrivant comment les documents sont diffusés, examinés et approuvés en interne, il existe un plus grand potentiel de documents retardés, oubliés ou incorrects. Ce n'est pas une bonne idée de perdre une affaire parce que la demande d'approbation a été enterrée dans la boîte de réception d'un responsable.

Manque de transparence

Une piste d'audit peut vous aider à comprendre où les approbations sont bloquées et qui est responsable de quoi tout au long du pipeline. Mais sans un processus d'approbation formel et les bons outils de proposition, il y a un grave manque de transparence qui vous empêche d'obtenir les informations dont vous avez besoin.

Comment créer un processus de workflow d'approbation efficace

Un processus de workflow d'approbation peut être aussi simple ou aussi complexe que vous le souhaitez. Mais quelle que soit votre approche, chaque flux de travail d'approbation doit remplir deux objectifs : maintenir l'exactitude de tous les documents de vente et garantir que tous les documents sont examinés et approuvés efficacement pour éviter d'entraver le processus de vente.

1. Créer les documents de vente

En utilisant tout ce que nous vous avons appris sur la façon de rédiger une proposition commerciale, de créer la proposition ou d'autres documents de vente pour construire votre processus d'approbation.

2. Établir les responsabilités

Identifiez la personne (ou les personnes) qui approuvent les documents et les aspects dont ils sont responsables. Identifiez ce qui est attendu de chaque partie prenante avant que le document puisse passer à l'étape suivante du processus de vente.

3. Définir les autorisations

Définissez le niveau d'autorité que chaque utilisateur doit avoir. En désignant des utilisateurs comme visualiseurs, éditeurs ou administrateurs, vous pouvez contrôler qui peut modifier, rejeter ou approuver des documents et vous assurer que les bons membres de l'équipe ont la visibilité et l'accès dont ils ont besoin.

4. Créez une chronologie

Identifiez les échéances pertinentes associées aux documents de vente. Cela vous aidera à définir des attentes et à maintenir vos flux de travail en mouvement afin d'éviter les arriérés pour les commerciaux et les responsables.

5. Configurez des alertes et des notifications

Les alertes et notifications automatisées peuvent vous aider à suivre l'état de vos documents de vente tout au long du pipeline de vente. Choisissez quand les alertes sont envoyées (c'est-à-dire les approbations, les rejets, les demandes de mise à jour, les mises à jour de statut, etc.) et à qui.

6. Documenter et communiquer

Avec les bons outils, comme Proposify, vous pouvez afficher l'historique des documents et des utilisateurs à chaque étape du processus d'approbation. Cela peut vous aider à identifier et à résoudre les problèmes afin d'accélérer votre flux de travail.

Avantages des workflows d'approbation rationalisés

Avec un processus d'approbation rationalisé, votre équipe sera bien équipée pour produire des documents de vente cohérents et précis sans s'attarder sur les petits détails ou prendre des raccourcis pour conclure l'affaire.

Cohérence

Plus besoin de se demander où envoyer les documents pour approbation ou de les faire circuler dans plusieurs services jusqu'à ce qu'ils soient signés. Un processus d'approbation formel signifie que le flux de travail des ventes est le même à chaque fois. De plus, vous pouvez définir des seuils pour les ajustements afin de vous assurer que les documents ne diffèrent pas de manière significative entre les clients.

Précision

Avec des rôles et des responsabilités définis, tous les décideurs essentiels voient et approuvent les documents avant qu'ils ne soient envoyés. Cela garantit que plusieurs parties prenantes peuvent vérifier l'exactitude des informations, ce qui laisse beaucoup moins de place aux erreurs ou aux omissions.

Efficacité

Des flux de travail d'approbation simplifiés facilitent l'approbation en garantissant que les décideurs peuvent examiner et approuver efficacement les documents pertinents. Au lieu d'exiger l'approbation de tous les documents, les responsables peuvent choisir ce qu'ils doivent approuver afin de pouvoir se concentrer uniquement sur les détails importants.

Et grâce aux notifications, aux alertes et à l'accessibilité mobile, les réviseurs ont le pouvoir d'accéder instantanément aux documents et de les approuver en déplacement. Plus besoin d'attendre que les responsables retournent à leur bureau ou d'espérer que le document n'est pas bloqué dans leur backlog.

Transparence

Dites adieu à la boîte noire dans votre processus de vente. Avec des flux de travail d'approbation rationalisés, vous aurez un aperçu de l'ensemble du pipeline afin que vous puissiez déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Des détails d'approbation complexes peuvent vous aider à tenir les équipes responsables et à réduire les obstacles afin que votre processus de vente se déroule sans heurts.

Conclusion

Les approbations sont une partie nécessaire de tout cycle de vente efficace, mais elles peuvent vraiment ralentir le processus. Le bon logiciel de proposition vous permettra de rationaliser votre processus de workflow d'approbation afin de réduire les goulots d'étranglement tout en maintenant la cohérence et en augmentant la transparence en cours de route. De plus, l'augmentation de l'efficacité peut vous aider à réduire le temps de votre proposition afin que vous puissiez vous concentrer sur l'établissement de relations avec vos clients.