4 informations sur le dark data mining pour les propriétaires de petites entreprises
Publié: 2022-05-07Imaginez que vous invitez des centaines d'invités à une fête chez vous. Chaque invité qui entre place une information sur lui-même dans une boîte juste à l'intérieur de votre porte d'entrée.
Voulez-vous regarder à l'intérieur de cette boîte ?
La grande majorité des gens diraient « oui ».
Et pourtant, les propriétaires de petites entreprises disent résolument "Non", chaque jour qu'ils n'explorent pas et n'analysent pas leurs données obscures.
Pour les propriétaires de petites entreprises, cette boîte métaphorique près de la porte est une corne d'abondance de données en attente de fournir des informations exploitables et rentables sur leur entreprise.
Que sont les dark data des petites entreprises ?
Gartner a initialement inventé le terme et définit les données obscures comme « les actifs informationnels que les organisations collectent, traitent et stockent au cours d'activités commerciales régulières, mais ne les utilisent généralement pas à d'autres fins ».
Maintenant, imaginez si vous laissez cette boîte près de votre porte d'entrée et qu'un voisin curieux regarde à travers votre fenêtre avant pour jeter un coup d'œil à l'intérieur. Ou pire, un voleur s'introduit chez vous et vole votre box. Vous n'avez jamais eu l'occasion de découvrir ce qu'il y avait à l'intérieur.
Pour le personnel de gestion des documents de votre petite entreprise, cette boîte est pleine de passifs potentiels.
En fonction de la taille de votre entreprise, de la durée de stockage des informations et de la quantité de données collectées, une « boîte » de données peut devenir une pile de boîtes qui vous empêche d'atteindre votre front. porte.
La pile de boîtes est un problème car vous êtes légalement responsable de toutes les données que vous collectez, que vous les utilisiez ou non.
Selon une étude du Ponemon Institute en 2017, chaque enregistrement contenant des informations sensibles ou confidentielles qui est volé représente une perte de revenus de 141 $ pour votre entreprise, et 58 enregistrements sont volés par seconde dans le monde. Cela peut s'additionner si les pirates prennent plus d'un enregistrement (ce qu'ils feront).
De plus, l'ignorance de l'existence des données ou la négligence d'utiliser vos données ne sont pas des excuses acceptables lorsque les auditeurs enquêtent sur votre historique de gestion des données après une violation ou une plainte. En fin de compte, c'est votre travail de vous assurer que les informations sont traitées, stockées et éliminées correctement. Si vous ne le faites pas, vous en subirez les conséquences. Quelles conséquences demandez-vous?
- Les États-Unis : bien que les États-Unis n'aient pas de loi dédiée à la protection des données selon Lexology, les conséquences d'une mauvaise gestion de vos données dépendent d'une pléthore de lois étatiques et fédérales qui prévoient à la fois "des sanctions pécuniaires, des obligations positives... et des injonctions interdisant de futures violations". .“
- L'Union européenne : en mai 2018, le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE entrera en vigueur, ce qui, contrairement à ses origines, modifiera la manière dont les entreprises américaines traitent leurs données. Les amendes pour violation du RGPD peuvent réduire les revenus de votre entreprise de plusieurs millions d'euros en fonction de l'infraction.
4 idées d'exploration de données sombres
Les quatre conseils ci-dessous vous aideront à tirer parti de vos données et à vous protéger des amendes et des pertes de revenus. Dans notre voyage à travers la gestion des données sombres, nous aborderons :
- Exploitation minière : répondez à vos craintes en matière de données et développez un guide simple pour mettre en lumière et commencer à utiliser vos données. En outre, les principales fonctionnalités du logiciel d'exploration de données sombres à rechercher dans votre processus de sélection d'outils.
- Gestion : identification des différents types de données sombres et des emplois et/ou certifications que vous pouvez embaucher/former pour commencer à utiliser vos données sombres.
- Sécurité : comment aborder la sécurité de vos données sombres dans un monde où le piratage est important, et les fonctionnalités clés dont vous avez besoin dans vos outils de sécurité et de gouvernance des données sombres.
- Communication : une fois que vous avez mis en lumière vos données sombres et formulé des idées, il est temps de montrer votre travail à ceux qui comptent le plus : vos parties prenantes.
1. Conseil minier : n'ayez pas peur du noir (données)
Le nom « dark data » est intimidant. Après tout, de mauvaises choses sortent de l'obscurité - boogeymen, vampires - vous voyez l'image. Mais une énorme quantité de données non structurées ne doit pas être effrayante.
Il est temps de faire la lumière sur vos données obscures.
Alan Dayley, directeur de recherche chez Gartner, déclare : « Quels que soient les types de données sombres que votre organisation collecte ou la manière dont elles sont stockées, la clé pour garder les données hors du noir est de vous assurer que vous disposez d'un moyen de les traduire d'un d'une forme à l'autre et de l'ingérer facilement dans la plateforme d'analyse que vous utilisez. »
Vos données ne sont pas structurées et semblent inaccessibles maintenant, mais avec quelques ajustements à votre structure d'information, vous pourriez découvrir une multitude de nouvelles possibilités pour votre entreprise.
« En utilisant de nouvelles technologies autour de l'informatique décisionnelle et des outils informatiques, les entreprises peuvent joindre des ensembles de données structurées et non structurées pour fournir des résultats de grande valeur. Lorsque cela est fait correctement, les avantages l'emportent facilement sur les coûts liés à l'extraction de données sombres », déclarent les rédacteurs de Datumize.
Comment commencez-vous à vous attaquer à votre monstre de données sombres ?
- Commencer petit. Choisissez un point douloureux sur lequel vous souhaitez en savoir plus au sein de votre entreprise, puis engagez-vous à extraire et à évaluer ces données.
- Auditez toutes vos sources de données (traditionnelles et non traditionnelles).
- Identifiez les sources de données qui fournissent les meilleures informations pour trouver une solution à votre problème.
- Auditez vos outils et techniques d'analyse de données. Ceux-ci n'ont pas besoin d'être fantaisistes; ils peuvent même être gratuits.
- Utilisez vos nouvelles informations pour affiner le point douloureux que vous avez identifié en un problème plus petit, ou même résoudre le problème entièrement.
Point clé : Ne laissez pas l'ampleur des données vous empêcher de commencer à les utiliser pour votre entreprise. L'entreprise qui dévoile les secrets de ses données obscures obtiendra un avantage stratégique sur les entreprises qui sont encore dans l'obscurité.
Pour vous lancer dans le processus d'utilisation plus rapide de vos données sombres, recherchez un logiciel d'exploration de données doté de ces fonctionnalités :
N'oubliez pas cependant que, tout comme vous ne pouvez pas extraire l'eau d'une pierre, vous ne pouvez pas rendre les données des déchets précieuses simplement parce que vous les sortez de l'obscurité. Soyez pointilleux dans vos interprétations de données.
2. Conseil de gestion : vous ne pouvez pas gérer seul les données sombres
Il y a trop de données sombres à gérer correctement sans aide.
Harvard Business Review a estimé en 2012 que "Walmart collecte plus de 2,5 pétaoctets de données toutes les heures à partir des transactions de ses clients".
Pour mettre cela en perspective, "un pétaoctet est un quadrillion d'octets, soit l'équivalent d'environ 20 millions de classeurs de texte".
Cela fait beaucoup de boîtes de données, et c'était il y a six ans.
Prowess vous éclaire un peu plus sur ce qui pourrait être inclus dans votre dark data box :
Les données non structurées ou brutes comprennent le texte brut, les SMS, les e-mails (tels que les e-mails organisationnels internes), les vidéos (telles que les séquences de surveillance), les fichiers audio (tels que les enregistrements du centre d'appels), les fichiers image, les données de l'Internet des objets (IoT) capteurs et données géographiques (géolocalisation). Les données sombres peuvent également inclure des données structurées, en supposant que les données ne sont pas analysées.
La quantité de données que vous collectez en tant que petite entreprise est nettement inférieure à Walmart, mais vous êtes toujours responsable de vous assurer que vos données sont conformes à toutes les lois et réglementations pertinentes.
"Gartner prédit que d'ici 2021, plus de 80 % des organisations ne parviendront pas à développer une politique de sécurité des données consolidée à travers les silos, ce qui entraînera une non-conformité potentielle, des failles de sécurité et des responsabilités financières."
Vous ne voulez pas perdre d'argent à cause d'amendes que vous pouvez éviter, alors comment allez-vous gérer vos données obscures ?
Intégrez la gestion des données sombres dans votre infrastructure de gestion des enregistrements en formant votre équipe et en embauchant les bonnes personnes.
Gérer correctement vos données obscures signifie favoriser une équipe qui est d'abord préparée et éduquée sur les données obscures, puis les armer d'outils pour transformer vos données en soumission. Par exemple, envisagez d'embaucher un gestionnaire de documents (RM) ou de former l'un de vos employés actuels pour faire le travail. Les gestionnaires de documents connaissent les lois fédérales et étatiques qui régissent les informations stockées et savent que le risque d'erreur réglementaire augmente avec la quantité de données collectées.
Ensuite, donnez-leur le bon logiciel de gestion de documents pour garder une trace de toutes vos données.
Avec un RM stellaire ou un directeur de la conformité (CCO), il est possible de mettre en œuvre efficacement des protocoles de gestion des risques malgré le flux constant de données entrantes.
Point clé : Complétez vos équipes de gestion des documents et de conformité avec des membres qui comprennent les réglementations et savent comment gérer vos données obscures. Ces experts en réglementation peuvent empêcher les amendes de s'accumuler et aider à faire la lumière sur la façon de structurer vos données sombres en éléments gérables.
Recherchez des personnes possédant ces titres ou certifications :
3. Conseil de sécurité : vos données obscures mettent votre entreprise en danger
Selon les recherches d'IBM, plus de 80 % des données sont des données sombres et ne sont donc pas utilisées.
Les données identifiées sont déjà surveillées et protégées (nous l'espérons).
Pensez aux risques de cybersécurité que présentent vos données obscures. La mentalité « loin des yeux, loin du cœur » signifie que les données sur lesquelles vous ne vous concentrez pas ne sont pas sécurisées, et donc plus ouvertes aux pirates... cela signifie plus d'argent dans les poches des voleurs de données.
Mika Javanainen de M-Files déclare : « Les données obscures sous la forme de contenu confidentiel non sécurisé et non protégé peuvent également créer des risques de sécurité, qui peuvent entraîner une responsabilité juridique et financière si elles sont consultées par inadvertance par des personnes non autorisées.
Considérez la quantité d'informations précieuses que votre entreprise pourrait stocker sur les clients ou les transactions commerciales qui tombent dans le vide des données obscures. Les pirates savent qu'il est là et ils savent que vous ne regardez pas.
Cueillettes faciles.
Point clé : trouvez une solution de gouvernance des données capable de structurer vos données et une solution de sécurité des données pour identifier les cibles potentielles des pirates. Ce n'est qu'en combinant parfaitement les deux que les petites entreprises peuvent éviter les amendes pour non-conformité et protéger les données de leur entreprise.
Recherchez des solutions logicielles de gouvernance et de sécurité des données qui offrent ces fonctionnalités :
4. Conseil de communication : Dites à vos parties prenantes ce que vous trouvez
Vous avez identifié vos données sombres et vous apprenez de grandes choses sur vos utilisateurs.
Super! Mais maintenant quoi ?
Vous devez maintenant présenter ces données aux parties prenantes concernées d'une manière compréhensible et exploitable. Cela signifie rendre les données « faciles » à comprendre et à utiliser. Par exemple, lesquels d'entre eux sont les plus compréhensibles par vos parties prenantes ?
Pourquoi devriez-vous utiliser la visualisation de données via Dundas
- Votre équipe marketing— Incluez toute personne qui travaille sur la stratégie marketing, de votre CMO à l'équipe des médias sociaux. Les informations issues de vos données sombres peuvent les aider à cibler leurs campagnes.
- Votre équipe financière - Un gestionnaire des risques financiers peut vous dire combien vous risquez de perdre si vous êtes piraté, ce qui vous aide à formuler un «plan B» dans le cadre d'une «évaluation des données» et peut ajouter vos données à votre bilan. . Les membres de l'équipe des finances peuvent également vous aider à déterminer combien il en coûtera pour stocker vos données et vous aider à budgétiser toute nouvelle stratégie que vous formulerez à partir de vos stratégies d'exploration de données sombres.
- Votre équipe de sécurité de l'information - Vous voulez que votre équipe informatique sache exactement la quantité de données dont vous disposez actuellement afin qu'elle puisse maintenir la sécurité de vos données.
Point clé : commencez à utiliser vos données sombres pour éclairer certaines de vos décisions commerciales. Utilisez un outil de visualisation de données pour communiquer ce que les données disent à votre équipe. Rendez vos données sombres accessibles aux membres clés de vos équipes marketing et commerciales en vous assurant de disposer des fonctionnalités de visualisation de données suivantes :
Le temps de créer votre stratégie d'exploration et de gestion de données sombres était hier
Selon le rapport Data Age 2025 d'IDC, « d'ici 2025, la sphère de données mondiale atteindra 163 zettaoctets (soit un billion de gigaoctets). C'est dix fois les 16,1 ZB de données générées en 2016. »
Même si votre petite entreprise ne représente qu'une fraction de ces données, il reste encore beaucoup d'informations à stocker et à éliminer correctement. En tant que propriétaire d'entreprise digne de confiance, vous devez intégrer la gouvernance des données dans la structure et les transactions de votre équipe.
Considérez les informations qui vous manquent en ne regardant pas de plus près vos données sombres. Pouvez-vous vraiment vous permettre d'ignorer cette information, surtout en sachant que vos concurrents y jettent déjà un coup d'œil ?
La seule question maintenant est de savoir comment allez-vous rattraper et vaincre la concurrence en utilisant vos données sombres ?
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