Préparez votre équipe à distance au succès : créez une politique de travail à distance efficace

Une fois que vous avez envisagé un modèle de travail à distance pour votre entreprise et que vous avez commencé à embaucher des rockstars à distance, vous devez définir des directives sur la manière dont elles peuvent travailler ensemble pour atteindre les objectifs commerciaux.

Vos employés à distance auront des questions auxquelles tout le monde dans l'équipe ne connaît pas immédiatement les réponses. Quand dois-je être en ligne ? Puis-je utiliser mon propre appareil ? Suis-je rémunéré pour les heures supplémentaires ?

Une politique globale de travail à distance répond à ces questions pour les nouveaux employés et agit comme un outil de calcul prêt pour l'ensemble de l'entreprise. Il définit les règles d'engagement et aide à établir les bonnes attentes, tant pour l'employeur que pour les employés.

Voici six éléments à aborder dans la politique de travail à distance de votre entreprise :

• Spécifiez les heures de travail avec des chevauchements de fuseaux horaires
• Prévoyez une collaboration asynchrone
• Ajouter des directives pour la sécurité des informations
• Définir des attentes claires en matière de rémunération et d'avantages sociaux
• Établir un code de conduite pour l'organisation
• Répondre aux exigences de conformité et réglementaires

Spécifiez les heures de travail avec des chevauchements de fuseaux horaires

Quantité et spécificité sont les deux dynamiques en jeu ici. Combien d'heures pensez-vous que votre employé distant travaillera chaque jour ? Plus important encore, quelles heures attendez-vous qu'ils travaillent ?

Selon les besoins de l'entreprise, vous pouvez définir un horaire strict ou laisser les employés décider eux-mêmes du nombre d'heures de travail. Certaines entreprises distantes vont même jusqu'à ignorer le nombre d'heures travaillées au profit de la mesure des résultats.

Amin Yazdani d'AY Technologies considère la deuxième question comme plus difficile : « Quand dois-je être disponible ? Est-ce mon propre fuseau horaire, ou est-ce un fuseau horaire central pour l'entreprise ou un mélange de ceux-ci ? »

_{Source : Pixabay}

La disponibilité à des heures précises peut être un problème pour les équipes réparties dans le monde entier, et la collaboration en temps réel peut être un défi. Encore plus si les membres de votre équipe sont séparés par un décalage horaire de plus de 12 heures. Par exemple, dans une équipe avec des membres à New York et à Shanghai, certains d'entre eux iront se coucher juste au moment où les autres commenceront leur journée !

Alex Turnbull de GrooveHQ a une solution simple à ce défi. Trouvez au moins un moment précis chaque jour où tous les membres de l'équipe peuvent collaborer en temps réel.

La politique de travail à distance de votre entreprise doit spécifier les heures auxquelles les employés distants sont censés travailler. Les groupes fonctionnels peuvent avoir leurs propres cadences, mais vous devez soit mettre tout le monde en ligne en même temps pendant quelques heures chaque jour (parfois un défi même dans les équipes travaillant à partir du même bureau !) ou assurer des transferts fluides entre les employés à des moments différents zones.

Précisez clairement les horaires de travail de votre équipe distante. S'ils sont répartis sur plusieurs fuseaux horaires, assurez-vous qu'il y a un certain chevauchement dans leurs heures de travail.

Prévoyez une collaboration asynchrone

Dans les équipes distantes réparties sur un trop grand nombre de fuseaux horaires, la collaboration en temps réel est évidemment un luxe. Bien que la création d'horaires avec des chevauchements de fuseaux horaires soit utile, ce n'est pas toujours possible. La solution? Concentrez-vous sur la collaboration asynchrone (asynchrone) au sein de l'équipe grâce à la planification et à la communication.

Étant donné que l'attente de dépendances en raison de différences de fuseau horaire peut être frustrante, votre politique de travail à distance doit définir des attentes claires sur la gestion des tâches et les suivis asynchrones. Cela implique d'établir des règles de base pour la disponibilité et la non-disponibilité et de respecter le temps de chaque membre de l'équipe.

De plus, votre politique de travail à distance doit spécifier les outils utilisés pour la collaboration en temps réel et asynchrone - chat d'équipe, vidéoconférence, gestion de projet, suivi des problèmes, etc.

Jordan Wan, fondateur et PDG de CloserIQ, souligne l'importance d'une plateforme de chat d'équipe dédiée :

« C'est l'un des outils les plus efficaces pour le travail à distance. Des outils comme celui-ci rendent le travail d'équipe possible même lorsque certains membres se trouvent à l'autre bout du monde.

_{Source : Troupeau}

Chez Trello et AY Technologies, la visioconférence joue un rôle important dans la communication en tête-à-tête. Amin Yazdani cite le manque relatif d'interactions en face à face comme raison pour laquelle les appels vidéo sont plus préférables que le chat ou le courrier électronique dans ces situations.

Définissez des attentes claires sur la gestion des tâches et les suivis de manière asynchrone. Spécifiez les outils utilisés pour la collaboration en temps réel et asynchrone.

Ajouter des directives pour la sécurité des informations

Parce qu'une équipe distante travaille à la fois à partir de réseaux privés et publics (domiciles, cafés, espaces de co-working, etc.), protéger les systèmes d'information de l'entreprise contre les accès non autorisés est toujours un défi. Pour résoudre ce problème, créez des directives de sécurité des informations et ajoutez-les à votre politique de travail à distance.

_{Source : Pexels}

GitHub a une politique BYOD (apportez votre propre appareil) mais insiste sur une sécurité et des garanties spécifiques telles que des mots de passe sécurisés et des pare-feu toujours activés. D'autre part, LiquidSpace et SitePen fournissent des appareils sécurisés à leurs employés distants. Quelle que soit la voie que vous choisissez, les détailler dans votre politique de travail à distance permet de garantir que tout le monde sait quoi faire.

Créez des directives de sécurité des informations qui impliquent de fournir du matériel sécurisé à tous les employés distants ou insistez pour que des protections spécifiques soient appliquées sur les appareils appartenant aux employés.

Définir des attentes claires en matière de rémunération et d'avantages sociaux

Les grandes entreprises qui proposent des options de travail à distance telles que PwC, USDA, Xerox et Sodexo affirment qu'il ne devrait pas y avoir de différence majeure de salaire ou d'avantages entre un poste au bureau et son homologue distant.

Mais vous avez une certaine flexibilité dans la définition des échelles salariales pour votre équipe distante. Par exemple, vous pouvez tenir compte de la localisation géographique de votre employé distant. Le coût de la vie à New York ou LA est évidemment plus élevé que, disons, Richmond (Indiana) ou Harlingen (Texas).

Voici quelques facteurs à considérer :

• Rémunération des heures de travail obligatoires
• Politique des heures supplémentaires
• Avantages sociaux
• Passif de l'entreprise
• Politique de remboursement des factures internet, fournitures informatiques, espace de co-working, etc.

Remote.co a quelques suggestions intéressantes sur les avantages dont les employés distants ont besoin, y compris les congés payés et les retraites d'entreprise. Des avantages sociaux attrayants aident grandement les entreprises à conserver des employés qualifiés à distance.

Les responsabilités liées aux blessures liées au travail peuvent s'appliquer aux entreprises si des employés distants sont blessés à leur bureau à domicile. En Pennsylvanie, les tribunaux ont confirmé le droit d'un employé à distance à une indemnisation pour les blessures subies en travaillant à domicile. Consultez votre équipe juridique pour connaître l'étendue de votre responsabilité lors de la création d'une entreprise à distance.

Définissez des attentes claires en matière de rémunération et d'avantages pour les employés distants. Pour attirer et retenir les meilleurs talents, vous devrez peut-être faire un effort supplémentaire pour offrir des avantages adaptés aux besoins des employés distants.

Établir un code de conduite pour l'organisation

Les différences de contextes culturels et de sensibilités sont souvent une force pour les équipes distantes. Cependant, ils peuvent également entraîner des malentendus et des conflits, en particulier lorsque la majeure partie de leur communication est asynchrone. L'établissement d'un code de conduite pour les communications internes et externes peut prévenir tout faux pas dommageable pouvant survenir en raison de la « distance virtuelle ».

Par exemple, le code de conduite d'Infosys couvre tout, du comportement et des relations sur le lieu de travail à la résolution des conflits d'intérêts. Workable.com a un modèle plus simple qui pourrait être parfait pour vous.

Établissez un code de conduite pour l'organisation (y compris les employés à distance) afin d'éviter tout malentendu culturel.

Répondre aux exigences de conformité et réglementaires

Le travail à distance peut ne pas être explicitement couvert par vos lois locales sur l'emploi, vous devrez donc consulter un expert juridique au sujet des réglementations de conformité. Il y a aussi la question de l'évolution des lois liées à la communication en ligne, comme le RGPD de l'Union européenne. Le télétravail étant au cœur du travail à distance, les dispositions de ces lois peuvent s'appliquer à votre entreprise.

Travaillez avec votre équipe juridique pour créer un document qui permet à vos employés distants de savoir ce qu'ils doivent garder à l'esprit lors de la création, de l'utilisation et du partage de données entre eux et/ou en dehors de l'entreprise.

Vérifiez les lois locales pour garantir la conformité lors de l'élaboration de votre politique de travail à distance. Les lois sur les données en ligne et la confidentialité comme le récent RGPD de l'UE sont très pertinentes pour le travail à distance.

Adaptez votre approche du travail à distance

Votre politique de travail à distance doit être adaptée aux besoins uniques de votre entreprise. Aborder ces points concernant les heures de travail, les outils de collaboration, les directives de sécurité, la rémunération et les avantages, le code de conduite et les exigences de conformité est un excellent moyen de commencer à faire exactement cela !