Comment créer une campagne de numérotation prédictive

Le temps, c'est de l'argent.

Cela n'est nulle part plus vrai que lorsque vous gérez un centre d'appels sortants ou une campagne de télémarketing. Lorsque vous avez des clients au bout du fil, chaque seconde compte.

C'est là qu'interviennent les campagnes de numérotation prédictive. Les numérotations prédictives raccourcissent le délai entre les appels répondus, permettant à votre équipe de se connecter avec vos clients et d'atteindre de nouveaux prospects beaucoup plus rapidement.

De plus, les numéroteurs prédictifs ont un certain nombre de fonctions utiles, de la génération de prospects et de la collecte de fonds au service client et au recouvrement de créances. Lisez la suite pendant que nous expliquons comment mettre en place une campagne de numérotation prédictive qui réussit.

Qu'est-ce qu'un logiciel de numérotation prédictive ?

Le logiciel de numérotation prédictive vous permet de passer des appels sortants en masse à partir d'une liste de numéros de téléphone. Le logiciel passe des appels vers plusieurs numéros simultanément, et lorsqu'une personne décroche, elle est connectée à un agent en direct.

Les numéroteurs prédictifs font gagner du temps à votre équipe car la numérotation se fait rapidement et les agents n'ont pas à écouter les messages vocaux des appels auxquels il n'a pas été répondu.

Les numéroteurs prédictifs s'appuient sur vos statistiques d'appels et sur des algorithmes alimentés par l'IA pour prévoir la disponibilité de vos agents et ajuster la fréquence de numérotation en temps réel. Ainsi, par exemple, si un centre d'appels est débordé et qu'il n'y a personne de disponible pour prendre un appel, le numéroteur prédictif ralentira temporairement la fréquence. Si, d'autre part, moins de clients répondent que prévu, le numéroteur augmentera la fréquence de numérotation.

Comment fonctionnent les numéroteurs prédictifs ?

Les numéroteurs prédictifs (vous l'avez deviné) prédisent quand vos agents seront disponibles, calibrent la fréquence de numérotation et composent plusieurs numéros simultanément. C'est la principale différence entre les numéroteurs prédictifs et les autres systèmes de numérotation automatisés, tels qu'un numéroteur automatique, qui compose les numéros de manière séquentielle.

Ce processus automagique est ce qui rend les composeurs prédictifs si efficaces. Le logiciel de numérotation prédictive élimine cet écart entre le moment où un agent raccroche et le moment où le prochain appel est prêt.

L'objectif est de maximiser la productivité de vos agents, en leur permettant de passer plus de temps à parler avec les prospects et les clients, au lieu d'attendre que quelqu'un décroche.

Types de campagnes de numérotation prédictive

Les numéroteurs prédictifs peuvent être utiles pour un certain nombre de campagnes d'appels sortants. Par exemple:

Appels au service client

Un logiciel de numérotation prédictive peut aider votre équipe à contacter les clients de manière proactive. Cela peut être utile si vous devez leur rappeler une panne de service, fixer un rendez-vous de service ou promouvoir une vente à venir.

Campagnes de financement

En tirant parti du logiciel de numérotation prédictive, votre équipe peut atteindre plus de donateurs potentiels, ce qui vous permet d'atteindre vos objectifs de collecte de fonds plus rapidement et plus efficacement. Les numéroteurs prédictifs peuvent être configurés pour fonctionner avec n'importe quelle taille de centre d'appels, donc si vous n'avez que quelques agents dédiés à la collecte de fonds, le logiciel peut fonctionner pour tirer le meilleur parti de leur temps disponible.

Sondages téléphoniques

Que vous effectuiez des études de marché, que vous travailliez pour un parti politique ou que vous essayiez simplement d'évaluer le degré de satisfaction de vos clients, les sondages sont un cas d'utilisation courant des logiciels de numérotation prédictive. Dans toutes ces situations, vous essayez d'atteindre le plus grand nombre de personnes possible. Il est logique de maximiser la productivité de votre agent avec une campagne de numérotation prédictive.

Génération de leads

Votre entreprise fait-elle de la télévente ou du télémarketing ? Utilisez la numérotation prédictive pour augmenter les ventes et faire passer ces prospects dans l'entonnoir. Vous pouvez connecter le logiciel de numérotation prédictive à votre CRM pour composer automatiquement les prospects et les connecter avec vos agents disponibles.

Encaissement des paiements

Les centres d'appels sont souvent utilisés pour recouvrer les impayés des clients. Plus votre liste de clients est grande, plus le logiciel de numérotation prédictive devient infiniment plus utile. Passez de la numérotation manuelle à la numérotation prédictive, et vous pourrez atteindre beaucoup plus de personnes et faire payer ces factures.

Comment choisir un logiciel de numérotation prédictive

Que devez-vous rechercher dans un composeur prédictif ? Au-delà des bases de la numérotation prédictive, voici quelques fonctionnalités bonus que nous recommandons :

• Dépôt de message vocal : cela laisse un message préenregistré dans le répondeur d'une personne. Ils seront informés d'un nouveau message vocal, mais leur téléphone ne sonnera pas réellement.
• Diffusion vocale : cette fonctionnalité de numérotation prédictive envoie des messages urgents à un grand nombre de personnes simultanément. Cela peut être utile pour les mises à jour de service ou d'autres informations urgentes.
• Identification de l'appelant de présence locale : en faisant correspondre votre numéro sortant à l'indicatif régional d'une personne, elle sera plus susceptible de décrocher.
• Prise en compte du fuseau horaire : cette fonctionnalité optimise les taux de connexion en retardant les heures d'appel aux heures auxquelles les personnes sont les plus susceptibles de répondre.
• Intégration CRM : connectez votre numéroteur prédictif à votre CRM pour améliorer encore la productivité des agents. Ils peuvent générer des prospects de manière transparente et leurs KPI seront enregistrés en un clin d'œil.

Comment mettre en place une campagne de numérotation prédictive

Prêt à booster la productivité de vos agents et votre taux de contact ? Suivez ce guide en 7 étapes pour configurer votre campagne de numérotation prédictive.

1. Choisissez un objectif pour votre campagne.

Comme pour toute campagne, le succès commence toujours par un objectif clair. Alors, qu'attendez-vous de votre campagne de numérotation prédictive ? Votre objectif est-il de planifier des rendez-vous de service ? Effectuer une étude de marché auprès de votre public cible ? Transformer les prospects en clients ?

Concentrez-vous sur votre objectif. Et n'oubliez pas que les bons objectifs sont des objectifs SMART : spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et opportuns.

2. Parcourez votre liste d'appels.

Vous voulez vraiment booster l'efficacité dont vous pouvez profiter d'une campagne de numérotation prédictive ? Nettoyez d'abord votre liste. Débarrassez-vous des coordonnées anciennes, obsolètes ou incomplètes. Vous pouvez également envisager de segmenter votre liste en fonction de différents scores d'opinion des clients, de l'emplacement ou d'autres marqueurs démographiques. Une fois que tout est nettoyé, vous pouvez l'importer dans le logiciel de numérotation prédictive.

3. Utilisez des numéros sortants locaux.

À quand remonte la dernière fois que vous avez répondu à un appel d'un indicatif régional que vous n'avez pas reconnu ? Nous l'avons pensé. Vos clients ressentent la même chose. Augmentez vos chances que les gens décrochent en utilisant des numéros sortants qui correspondent à leur indicatif régional. Conseil de pro : évitez que vos numéros sortants soient signalés comme spam. Cela peut se produire lorsque vous effectuez trop d'appels à partir du même numéro. Alors, achetez plusieurs numéros locaux pour les indicatifs régionaux où vous avez un grand nombre de clients.

4. Écrivez votre scénario.

Travaillez avec les équipes concernées pour développer un script conçu pour atteindre vos objectifs. Idéalement, votre script devrait être sur la marque. En d'autres termes, vos agents doivent naturellement ressembler à des représentants de votre entreprise. Vous voudrez également rédiger des réponses complètes aux FAQ courantes et expliquer comment répondre aux objections ou à toute hésitation.

5. Développer la messagerie vocale.

Une fois que vous avez le script, il est temps d'écrire votre message vocal. Après tout, vous avez besoin d'un plan pour les appels qui restent sans réponse. Un script de messagerie vocale est le meilleur moyen de maximiser vos appels dans la campagne.

Vous voulez couvrir les points clés, mais soyez bref et doux. De cette façon, il n'y a aucune confusion quant à votre appel à l'action. Le tout est de trouver le juste équilibre. Oh, et faites en sorte qu'il soit facile pour les gens de vous rappeler avec un numéro sans frais.

6. Tirez parti d'autres canaux.

Associer votre campagne d'appels sortants à d'autres canaux marketing peut augmenter votre taux de réussite. Plus les gens connaissent votre marque et votre proposition de valeur, plus ils sont susceptibles de répondre à votre appel ou de vous rappeler si vous leur avez manqué.

Si vous avez des adresses e-mail enregistrées, faites un suivi avec une campagne par e-mail. Pour les campagnes de sensibilisation, vous pouvez également publier des informations pertinentes sur vos réseaux sociaux pour engager les personnes qui vous suivent déjà.

7. Utilisez l'analytique pour itérer et vous améliorer.

Les numéroteurs prédictifs utilisent l'intelligence artificielle pour optimiser la productivité des agents et les temps d'appel connectés. Ces logiciels sont conçus pour être efficaces et maximiser les performances, mais il est toujours judicieux de garder un œil vigilant.

Déterminez les mesures que vous souhaitez suivre pour votre campagne, puis suivez les KPI dans les analyses de votre centre d'appels, telles que :

• Disponibilité moyenne des agents
• Temps d'appel moyen
• Taux de connexion moyens
• Taux d'abandon moyens

Si les choses commencent à aller dans la mauvaise direction, vous pouvez ajuster les paramètres.

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