Comment maintenir la productivité dans un environnement de bureau

La productivité est affectée par le stress et l'insatisfaction. Et ces sentiments peuvent être renforcés dans un bureau – les gens commenceront à se voir comme les rouages ​​d'une machine. La productivité chute, en particulier dans un environnement d'entreprise, où les gens peuvent facilement commencer à se sentir comme les rouages ​​d'une machine. Seuls commencent à compter les délais et la satisfaction des clients, alors que la leur est sévèrement négligée.

Il existe plusieurs façons d'aborder la productivité au bureau. Certains sont faciles à mettre en œuvre et donnent d'excellents résultats, comme vous allez le voir.

Boosters de productivité de l'espace physique

Permettre aux gens de faire des choix décoratifs personnels

Que vous ayez un bureau à aire ouverte ou des espaces de bureau désignés pour différentes équipes, vous devez donner à chaque employé une chance de s'exprimer.

Ils devraient être encouragés à personnaliser l'espace autant qu'ils en ont besoin, pour se sentir plus détendus. Certains choisiront de ne pas le faire, car cela renforce leur sentiment d'être dans un bureau, ce qui est également très bien. Mais pour d'autres, quelques plantes de bureau, des photos, un tableau d'affichage, des figurines ou aussi peu que leur tasse personnelle peuvent faire beaucoup de chemin. Ces articles sont également un excellent sujet de conversation.

Le décor apporte de la couleur à l'espace de travail d'une personne et l'individualité dont elle a besoin pour se sentir comme une partie plus importante de l'entreprise. En conséquence, ils savent que leur travail - et eux en tant qu'individus - sont plus valorisés.

Laissez entrer beaucoup de lumière naturelle

Rappelez à vos employés que l'espace de bureau n'est pas une prison. Le simple fait de laisser entrer la lumière du jour au lieu des néons leur rappellera la progression de leur journée de travail et sa fin. Cela les poussera à terminer les choses à temps, tandis que les espaces fermés faussent la perception du temps, ce qui peut entraîner plus d'heures supplémentaires et éventuellement un épuisement professionnel. Comme Rachel Hadler pour Curbed.com l'a si bien dit :

"Plus précisément, les LED - qui sont toujours la principale source d'éclairage de bureau aux États-Unis - peuvent lentement rendre les gens fous en scintillant à un niveau imperceptible, leur donnant des maux de tête et, dans mon cas, la suspicion persistante que la réalité est une expérience subjective."

Si votre budget et votre espace locatif/bâtiment le permettent, cassez de nouvelles fenêtres là où c'est approprié. Notre espace de bureau, par exemple, a beaucoup de lumière naturelle provenant de grandes fenêtres tout autour des murs.

Bien sûr, en été, cela peut devenir assez énervant, mais les stores blancs sont faits pour ça. C'est incomparable à quel point il est plus facile de travailler lorsque l'on se trouve près d'une fenêtre. Chaque fois que mes yeux sont fatigués, je peux simplement regarder les rues, les voitures et les bâtiments éloignés. Et à la fin de la journée, rien ne vaut la vue du coucher de soleil.

Concentrez-vous sur la stimulation des sens

Avant de sauter aux conclusions, nous n'allons pas parler de remplir l'espace de bougies ou d'huiles parfumées, de transformer les bureaux en jungles miniatures, ou quoi que ce soit du genre. Il s'agit de petites astuces simples qui enrichissent l'espace, et donc – augmentent la productivité grâce au confort.

Vue

Analysez le travail de peinture sur les murs de l'entreprise. Une étude menée par Nancy Kwalek et ses pairs de l'Université d'Austin, au Texas, a montré que les capacités cognitives et la résolution de problèmes des travailleurs dépendaient de la couleur des murs des bureaux. Cependant, ils ont souligné que chaque individu pouvait réagir différemment à la même couleur. Qu'ils soient facilement distraits par des stimuli extérieurs ou non, par exemple.

Une autre chose utile à considérer est le désencombrement. Réorganisez l'espace, si nécessaire - déplacez les étagères, les imprimantes et même les bureaux s'ils vous gênent. Par exemple, placez plus de cintres pour que les gens ne laissent pas leurs vestes sur leur bureau ou leurs chaises. Il en va de même pour toute décoration murale. L'encombrement est à la fois distrayant et écrasant.

Son

Les bureaux à aire ouverte peuvent être un énorme détracteur en matière de productivité. D'après mon expérience et celle de mes collègues (actuels et passés), il n'y a rien de pire qu'un environnement bruyant, même lorsque les gens essaient de travailler tranquillement. Et après un certain temps, même les écouteurs antibruit ne peuvent plus vous aider si vos oreilles commencent à vous faire mal en les portant trop souvent.

Désignez des espaces pour les discussions verbales, décourageant ainsi les visites au poste de travail d'un collègue à l'autre et les faisant perturber l'attention de tous les autres. Donnez aux équipes qui ont le plus besoin de se concentrer des bureaux séparés ou des espaces plus calmes du plan ouvert.

Odeur/air

Les assainisseurs d'air ne sont pas indispensables, car beaucoup de gens trouvent leurs odeurs trop fortes ou envahissantes. Ce qui est important ici est aussi assez simple : investir dans une climatisation et une ventilation de qualité. Le manque d'air pur entraîne de la somnolence et une baisse de la tension artérielle, ce qui accélère la fatigue pendant le travail.

Autres formes d'amélioration de la productivité

En plus de faire du bureau un espace de travail globalement agréable, il existe d'autres facteurs qui contribuent ou nuisent à la productivité des personnes. Cela peut aller des types d'outils que vous utilisez à la façon dont vous gérez le personnel.

Choisissez le logiciel parfait

Selon votre secteur d'activité, vous utiliserez toutes sortes de logiciels. Habituellement, les plus basiques dont nous avons tous besoin sont :

1. Traqueurs de temps
2. Outils de gestion de projet
3. Logiciel de traitement d'images
4. Services basés sur le cloud (comme google docs, feuilles de calcul, Zoom, etc.)

Comment pouvez-vous utiliser ces outils pour augmenter la productivité ? Vous faites des choix réfléchis. À savoir, vous trouvez des logiciels faciles à prendre en main, faciles à utiliser, mais qui offrent également un défi à vraiment maîtriser.

De cette façon, les personnes moins portées sur la technologie ne seront pas frustrées de perdre un temps précieux à essayer de comprendre l'outil. Et pour les plus férus de technologie, il y aura toujours une courbe d'apprentissage pour les aspects plus complexes de celui-ci.

Les séances de brainstorming favorisent la cohésion d'équipe

Les environnements d'entreprise sont connus pour basculer rapidement en «mode mouture». Tout le monde doit venir faire son travail pour respecter le délai, et la communication se dégrade en messages de chat d'équipe, e-mails et réunions unilatérales qui durent des heures.

Pour augmenter la productivité des grands bureaux, travaillez à inciter les équipes à travailler ensemble de personne à personne. Découvrez quelles parties de leur travail peuvent être réalisées via des séances de brainstorming et assurez-vous qu'il y a suffisamment de bureaux vides pour faciliter cela.

Vous pouvez éviter de nombreux problèmes de communication et accélérer le processus tout en stimulant la motivation simplement en encourageant les gens à travailler ensemble plus souvent. De plus, si vous avez des réunions (ou des e-mails) à l'échelle de l'entreprise, félicitez ou remerciez ouvertement les équipes qui utilisent cette méthode. C'est un bon exemple pour les autres et une poussée positive supplémentaire dans cette direction.

Vous pouvez également montrer l'exemple et organiser des réunions et des séances de remue-méninges dans les mêmes bureaux.

Effectuez des vérifications régulières

Lorsque votre effectif compte des dizaines, voire des centaines d'employés, il est crucial de garder un « pouls » régulier sur leur satisfaction au bureau. Peut-être ne sont-ils pas satisfaits de leur progression de carrière, ont-ils des difficultés avec la charge de travail ou des problèmes avec d'autres employés. Et tout cela est un autre facteur qui affecte la productivité dans les grandes entreprises.

La plupart des gens éviteront de parler de leurs reproches. Ils les laissent même s'infecter jusqu'à ce que cela les oblige à prendre des jours de congé ou à perdre considérablement leur niveau d'énergie, ce qui affecte leur santé. Ainsi, les approcher en premier est une aide importante et une étape vers l'amélioration de la productivité.

Voici quelques points de départ :

• Introduire des sondages anonymes bimensuels ou mensuels avec des questions généralisées sur la satisfaction des employés ;
• Avec les RH, prévoyez des sessions 1:1 pour une approche plus personnelle (laissez les gens exprimer leurs opinions, mais ne les forcez pas, car certaines personnes ont du mal à s'ouvrir aux RH) ;
• Organisez des réunions éducatives et des formations sur l'épuisement professionnel, l'affirmation de soi, et traitez-les comme un forum public pour faire avancer la conversation.

Plus vous aidez les gens à comprendre et à être ouverts sur les problèmes qu'ils ont, moins ils dépensent d'énergie à s'inquiéter de leurs problèmes de travail.

Donner des commentaires significatifs et approfondis

Nous avons couvert ce sujet en profondeur sur notre blog, dans le suivi des performances des employés (où nous avons également inclus des modèles).

Grâce aux fiches de performance, avec l'aide des chefs d'équipe et des RH, vous pouvez avoir une bonne idée du fonctionnement de chaque service et des employés qui ont besoin d'apprentissage supplémentaire, de défis supplémentaires, etc.

Source : Clockify.me

Ceux-ci vous permettent également de définir plus précisément les normes de performance et de gérer vos attentes pour les projets futurs.

Encourager la transparence

Grâce à des feuilles de temps qui précisent qui travaille sur quoi. Ils fournissent un raccourci en indiquant clairement quand certains collègues peuvent contacter leurs coéquipiers et éliminent le besoin de mises à jour. Par exemple, dans Clockify , vous pouvez permettre aux employés de voir la feuille de temps collective et les informer de ce que font actuellement leurs collègues :

Source : Clockify.me

À partir de là, je peux voir que, disons, Nadia travaille actuellement sur la correction de bogues, et sachant qu'elle a besoin de plus de concentration, je peux la contacter dans une heure environ. Pendant qu'Hannah avait une réunion avec un client, j'ai hâte de savoir comment ça s'est passé. Voyant que la tâche était terminée il y a une demi-heure, je peux lui envoyer un message pour lui demander.

C'est un excellent moyen d'établir un respect mutuel du temps. De plus, les gens perdront moins de temps à attendre une réponse de quelqu'un et choisiront de travailler sur une tâche différente, par exemple.

Laisser la microgestion au passé

Cette pratique ne sert qu'à frustrer les employés et à leur faire beaucoup moins confiance en leurs supérieurs.

Travaillez à garder un contrôle lâche sur ce qui se passe à tout moment. Déléguez tout ce que vous pouvez à ceux qui sont directement en dessous de vous, mais implorez-les également de ne pas planer sur l'épaule de tout le monde. Autres choses que vous pouvez faire :

• Organisez moins de réunions – filtrez celles qui ne sont pas importantes et limitez-vous à une fois par semaine ou même une fois par mois, pour les mises à jour ;
• Ne spammez pas les e-mails ;
• Ne contactez pas les employés en dehors des heures de travail (et essayez de vous détendre autant que possible sur votre temps personnel. N'oubliez pas que les autres ont une charge de travail différente de la vôtre et ne peuvent pas - ni ne devraient - être disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7). Un employé bien reposé est un employé productif;
• Ayez confiance dans le jugement des autres – vous n'avez pas besoin d'être la personne la plus intelligente dans la pièce, ni la seule à avoir la meilleure solution. Abandonnez une partie de ce contrôle, réfléchissez à des solutions avec d'autres et laissez-vous prendre la décision. De cette façon, vous avez inclus les autres dans des affaires importantes, vous avez renforcé leur confiance, mais vous avez également soulagé une partie du poids de vos épaules.

Fournir des conditions d'amélioration de carrière

L'un des plus grands tueurs de productivité est le sentiment que vous manquez de progression. Que vous restez en place pendant que tout le monde autour de vous avance. Surtout au travail, cela contribue à un plus grand malheur. Beaucoup de gens quitteront leur emploi parce qu'ils estiment qu'il n'y a pas assez de moyens d'avancer dans leur entreprise.

Il serait donc dans votre intérêt et dans celui de votre entreprise d'organiser avec les RH des options d'amélioration de carrière, telles que des conférences, des formations, des formations en entreprise, etc. Veillez à ce que chacun décerne ensuite une sorte de certificat, que les employés peuvent mettre en place. leur curriculum vitae. Non seulement c'est un excellent facteur de motivation, mais c'est aussi la preuve physique d'une autre compétence qu'ils ont acquise ou perfectionnée.

En conclusion

Les baisses de productivité coûtent cher, on le sait. Et nous savons aussi que c'est une chose sournoise qui peut s'infiltrer dans un bureau de plusieurs côtés. Il est essentiel de savoir où la productivité de votre main-d'œuvre chute et d'y remédier à temps. Nous avons expliqué comment, d'un côté, l'espace physique, la couleur des murs, l'encombrement et même les odeurs peuvent entraîner une diminution de la production. Et de l'autre côté, il y a le manque de rétroaction, la mauvaise communication, la microgestion, etc. En s'améliorant petit à petit sur chacun de ces fronts, vous constaterez forcément de grands changements au fil du temps.