Préparation de la saison des conférences : tirer le meilleur parti des salons professionnels

La saison des conférences est à nos portes. En réalité, cette soi-disant "saison" est maintenant une affaire toute l'année. Il y a toujours quelque chose à planifier, à voyager ou à assister.

Nous pouvons tous admettre que les conférences peuvent être un peu accablantes. Après tout, il y a beaucoup de monde, beaucoup d'activités et beaucoup de choix. Mais avec un peu de planification et d'élaboration de stratégies, il est tout à fait possible de tirer le meilleur parti de votre saison de conférences et même de vivre une expérience fluide et agréable en cours de route. Voici comment en tirer le meilleur parti.

Planifier un événement

Voyons d'abord ce que c'est que de planifier une foire commerciale ou une conférence. Que vous travailliez sur un petit salon interne pour des clients existants ou sur un grand événement à vocation internationale, vous devez garder beaucoup d'assiettes en l'air pour planifier avec succès. Vous ne demandez pas grand-chose, juste d'excellents orateurs, un lieu de premier ordre, un créneau à haute visibilité, une promotion efficace, une excellente cuisine, un swag mémorable, des keynotes de pointe et, surtout, une salle comble. De plus, vous voulez que l'expérience des participants soit transparente et époustouflante. … À la réflexion, vous demandez beaucoup. Mais c'est ainsi que se font les grandes conférences.

Alors, comment obtenez-vous toutes ces bonnes choses pour votre conférence ? Voici quelques conseils utiles :

• Remue-méninges sur tout, du plus petit au plus grand – Comme je l'ai déjà dit, le remue-méninges est l'une de mes activités préférées. J'aime m'asseoir devant un tableau blanc ou une feuille de papier vierge et rêver. Lors de la planification d'un événement, vous arrivez à rêver, à la fois grand et petit. Avouons-le, certains participants ne se présentent que pour les moments gratuits de swag et de keynote sur la scène principale. Oui, vous voulez les trucs éclaboussants qui attirent ces gens, mais vous voulez aussi vous occuper des détails plus petits et plus triviaux. N'oubliez pas que les petits détails s'additionnent pour avoir un grand impact. Au plus fort de la saison des conférences, vous serez en concurrence avec d'autres salons professionnels pour les inscriptions - l'attention portée aux détails peut faire ou défaire votre conférence !
• Budget – Ensuite, il est temps de concrétiser vos rêves avec des chiffres. Avec combien d'argent avez-vous pour travailler? Cela peut vous aider à concrétiser vos idées et à élaborer des plans concrets. Tout comme une équipe de football serait sage de ne pas dépenser tout son argent sur un joueur vedette, veillez à ne pas exploser votre budget sur un orateur ou un moment "Big Wow". Vous souhaitez proposer un événement riche et complet sur toute la ligne.
• Documentez un plan – Utilisez des feuilles de calcul, des cahiers ou des listes. Tant de listes. Assurez-vous de les cocher. L'automatisation du marketing peut vous aider ici - en vous aidant à suivre ce qui a déjà été fait et ce qui va suivre. (Plus d'informations à ce sujet dans un instant.)
• Regardez en arrière – Une fois que vous pensez avoir un plan solide, prenez du recul. Littéralement. Regardez dans les livres pour examiner ce que vous avez fait dans le passé. Qu'est-ce qui a fonctionné et qu'est-ce qui n'a pas fonctionné ? Avez-vous des sondages auprès des clients ou d'autres commentaires ? Utilisez-le pour informer ou confirmer votre programme, votre plan, votre horaire, votre lieu, votre nourriture - tout. Et si vous n'avez pas collecté de données, commencez cette année. Vous remercierez votre futur moi l'année prochaine.
• Penchez-vous sur l'automatisation du marketing - Au pays de la planification d'événements, l'automatisation du marketing peut être l'un de vos plus proches alliés. De la segmentation de votre audience à l'envoi de vos invitations par e-mail, vous pouvez automatiser certaines des tâches les plus administratives et concentrer vos efforts ailleurs.
• Recruter – Une fois l'événement planifié, la date fixée et le lieu sécurisé, il est temps de commencer à attirer des participants. Vous pouvez utiliser le courrier électronique, les médias sociaux, les blogs, le publipostage… la liste est longue. Capturez ces participants et demandez-leur de s'inscrire. L'automatisation du marketing est vraiment votre ami ici, vous aidant à vous attaquer tactiquement aux composants administratifs de la planification d'événements afin que vous puissiez sortir plus rapidement et plus intelligemment avec vos informations.
• Nurture - Une fois que les gens se sont inscrits pour y assister, suscitez continuellement leur intérêt avec des mises à jour ciblées concernant les détails de l'événement qui les intéresseront, comme des sessions axées particulièrement sur leurs intérêts (voir : segmentation). Vous souhaiterez également envoyer des alertes révélant des tirages alléchants, tels que le conférencier principal ou le divertissement de la conférence (nourriture, musique, etc.). La cadence de comment et quand révéler ces détails est à vous de définir - en fait, cela pourrait valoir la peine d'un article de blog séparé. Mais il est essentiel de garder votre public informé et engagé.

Participer à un événement

En tant que participant à un salon professionnel ou à une conférence, vous devez vous aussi planifier, par exemple à quelle(s) conférence(s) assister et quelles choses à faire dans le cadre des événements. Voici quelques conseils pour vous aider à maximiser votre saison de conférences et à tirer le meilleur parti des salons auxquels vous décidez de participer.

• Fixez-vous des objectifs – Tout d'abord. Pourquoi participez-vous ? Je parlais récemment avec un ami de la possibilité d'assister à une conférence nationale et je me demandais s'il fallait débourser de l'argent pour y aller. Elle a partagé une sage sagesse : « Assurez-vous d'avoir un ordre du jour – au moins une chose clé que vous voulez retirer de votre participation. Sans cela, vous êtes perdu. » Ayant assisté à la même conférence il y a un an sans plan, je peux vous dire que c'est un excellent conseil. Lors de cet événement, je me suis promené sans but, ne sachant pas à quels panels assister ou à quelles activités participer. Bien sûr, j'ai appris quelque chose, mais j'aurais pu en tirer beaucoup plus - plus pour mon argent - si j'avais avait un véritable objectif. Alors, quel est votre objectif pour cette conférence ? Pourquoi participez-vous ? Cet objectif peut être aussi limité ou aussi élevé que vous le souhaitez. Certains objectifs incluent la recherche d'un nouveau partenaire commercial, la conclusion d'un accord ou la collecte de cinq nouvelles cartes de visite. Ce ne sont que quelques exemples. Je vous recommande de passer du temps à écrire vos propres objectifs et à déchiffrer exactement ce que vous voulez atteindre.
• Planifiez votre emploi du temps - Ceci est un cousin de ce qui précède. Une fois que vous avez vos objectifs en tête, approfondissez les détails. Regardez pour voir qui parle ou a un stand à la conférence. Voici comment je procède :
  • Tout d'abord, je lis le programme de la conférence et mets en évidence les panels ou les conférenciers qui m'intéressent.
  • Ensuite, je sors un morceau de papier ou j'affiche un document Google et commence à tracer ma liste de souhaits dans les jours pour voir où les jetons tombent. Je note leur date, heure et lieu.
  • Je regarde ensuite cette liste comme une vue de calendrier quotidienne. C'est un grand moment de vérification car je peux voir s'il est réellement possible d'assister à toutes les choses que je veux. Comme la loi de Murphy intervient généralement ici, je me retrouve souvent à graviter autour d'événements qui se chevauchent. C'est à ce moment-là que je dois évaluer ce qui est vraiment possible d'y assister, puis ajuster mon emploi du temps en conséquence. Devrai-je faire des concessions – échanger un grand pour un autre ? Suis-je juste en train de remplir la journée pour « rester occupé », mais rien ne capte vraiment mon intérêt ? C'est un autre moment auquel je peux décider d'assister – ou non.
  • Si les choses semblent assez équilibrées, alors j'appuierai sur la gâchette en m'inscrivant pour y assister. Je m'inscris toujours à l'avance (si possible) pour les sessions d'intérêt particulier.

Remarque : Je me rends compte que vous n'aurez peut-être pas le luxe de décider d'y aller ou non – par exemple, si votre entreprise demande votre présence à une certaine conférence. Mais en espérant que vous puissiez au moins avoir le choix de choisir des sessions spécifiques qui vous intéresseront ou vous aideront à apprendre quelque chose de nouveau.

• Demandez des offres - Avant de mettre les pieds à l'événement, vérifiez où vous pouvez économiser de l'argent. De nombreuses conférences offrent une inscription anticipée. Si vous êtes un « initié de l'industrie » ou un bénévole, vous pourrez peut-être même vous glisser gratuitement. Demandez aux organisateurs. De plus, lors de la réservation de votre hébergement, recherchez des offres sur l'hébergement et le transport. De nombreux organisateurs d'événements s'associent par exemple à des hôteliers et à des compagnies aériennes. Une fois sur place, voici quelques choses à faire :
• Participez à des panels de manière stratégique ‒ De nombreux salons professionnels ou événements de l'industrie proposent des sessions en petits groupes. Il peut être difficile de sélectionner ce que vous voulez entendre. Si vous êtes intéressé par plusieurs choses qui se chevauchent, essayez de participer aux deux - 30 minutes dans l'une et 30 minutes dans l'autre, par exemple.
• Ne sautez pas les keynotes - Les événements de la scène principale sont l'endroit où les grandes révélations - les «grands wow» - se produisent. Vous ne tirerez peut-être pas beaucoup de conseils tactiques de ceux-ci, mais vous repartirez probablement en vous sentant soutenu. Un avantage supplémentaire est que ce sont également de bons sujets de discussion sur les refroidisseurs d'eau, vous aurez donc de quoi briser la glace lors des fêtes.
• Sautez les keynotes – je sais, je me suis juste contredit. Mais parfois, vous avez juste besoin d'une pause. Une keynote peut être une de ces pauses naturelles. Ces événements principaux sont souvent enregistrés pour une visualisation ultérieure, ou au moins blogués, de sorte que vous pouvez obtenir la version "Cliffs Notes" plus tard et utiliser à la place ce temps d'ouverture pour réseauter, vous reposer ou faire du "vrai" travail.
• Portez votre badge - Pendant que l'événement se déroule, portez votre badge de conférence dans toute la ville. Aussi stupide que vous puissiez vous sentir en portant une étiquette de nom en public (juste moi ?), cela pourrait être payant car de nombreuses entreprises locales offrent des réductions aux participants à la conférence. Et c'est un excellent moyen d'identifier qui est en ville pour l'événement et d'engager des conversations de réseautage tout en faisant la queue chez Starbucks ou pour votre Lyft.
• Aller aux fêtes - La plupart des conférences ont une, voire plusieurs grandes choses à faire pour célébrer les participants. Aussi tentant que cela puisse être de les supprimer pendant un certain temps, le fait est que ces fêtes sont un lieu naturel pour établir des liens. Vous ne savez jamais avec qui vous allez vous frotter les coudes.
• Prenez soin de vous – Ce conseil est souvent oublié, mais tellement important ! Prenez du temps pour vous, éclipsez-vous pour une sieste de 10 minutes, installez-vous tôt, sautez sur le tapis roulant de la salle de sport de l'hôtel et n'abusez pas de l'alcool ou des sucreries. Vous pouvez même envisager de rester stratégiquement «hors campus», loin de la conférence, pour faire une pause.

C'est un enveloppement !

J'aimerais entendre parler de certaines de vos conférences préférées ou de ce qui est prévu dans votre programme de voyage pour cette saison de conférence. Voici une liste assez complète des événements marketing à venir. Et si vous êtes dans la région de Londres, pensez à assister à notre événement marketing Act-On i <3. Obtenez plus de détails ici.