7 risques de projet courants et comment les atténuer (conseils d'experts inclus)
Publié: 2022-06-12Découvrez les différents types de risques liés aux projets et les moyens de les atténuer.
Chaque projet, aussi bien planifié soit-il, comporte des risques qui peuvent faire dérailler le projet et causer des revers. S'ils ne sont pas gérés de manière appropriée, ces risques peuvent également entraîner des pertes de temps, d'argent et de clients.
C'est pourquoi les entreprises recherchent aujourd'hui des chefs de projet qui possèdent les compétences requises pour gérer les risques. Selon l'enquête de Capterra sur l'intelligence émotionnelle en milieu de travail, 52 % des chefs de projet conviennent que la gestion des risques fait partie intégrante de leur performance au travail et est incluse dans leur bilan annuel. (Voir la méthodologie de l'enquête ici.)
Si vous êtes un chef de projet responsable de la livraison des projets à temps, vous devez connaître les différents types de risques liés aux projets et savoir comment les atténuer. Ce blog répertorie sept risques de projet courants et quelques moyens éprouvés de les prévenir. Continuez à lire pour en savoir plus.
Qu'est-ce que le risque projet ?
Le risque de projet est tout événement qui a le potentiel de mettre en danger le résultat ou le succès d'un projet. Il peut s'agir de tout ce qui peut empêcher votre projet d'atteindre ses objectifs. Les problèmes techniques, les retards de planification et les dépassements de budget en sont quelques exemples.
Les risques liés au projet peuvent avoir de graves conséquences, allant de simples revers à l'échec complet du projet. S'ils ne sont pas gérés correctement, les risques peuvent devenir des obstacles, stopper l'avancement du projet et entraîner des retards.
Fluage portée
La dérive de la portée est l'un des risques les plus courants associés aux projets. Cela se produit généralement lorsque les livrables du projet sont modifiés après avoir été définis. Cela peut se produire pour diverses raisons telles que des contraintes budgétaires ou de nouvelles exigences ajoutées par les parties prenantes. La dérive de la portée entraîne souvent des retards de projet et des dépassements de coûts.
- Développez une portée de projet claire et concise au début du projet en identifiant tous les livrables et objectifs.
- Obtenez l'adhésion de toutes les parties prenantes et demandez-leur d'approuver la portée du projet.
- Mettre en place un processus de gestion des modifications pour contrôler les modifications apportées à la portée du projet en évaluant leur impact probable.
- Détectez très tôt la dérive de la portée en surveillant de près le projet et en comparant les progrès réels aux progrès prévus.
Lire la suite : 3 conseils pour gérer le fluage de la portée de vos projets
Problèmes de communication
Ce risque se produit lorsqu'il y a une rupture de communication entre l'équipe du projet et les parties prenantes. Par exemple, l'équipe du projet peut ne pas comprendre les besoins des parties prenantes, ou les parties prenantes peuvent ne pas être au courant de l'avancement du projet. Cela peut entraîner une mauvaise communication ou des malentendus, ce qui augmente les risques d'échec du projet.
- Créez un plan de communication qui décrit clairement comment et quand les parties prenantes seront informées de l'avancement du projet.
- Assurez-vous que tous les membres de l'équipe de projet comprennent leurs rôles et responsabilités en termes de communication.
- Organisez des réunions régulières avec les membres de l'équipe et les parties prenantes pour éviter les lacunes de communication et vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
- Encouragez une communication ouverte en créant un environnement où les gens se sentent à l'aise pour poser des questions ou faire part de leurs préoccupations.
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Problèmes de technologie
Comme vous l'avez peut-être déjà deviné, ces risques surviennent lorsqu'il y a un problème avec la technologie utilisée pour un projet. Il peut s'agir de n'importe quoi, des logiciels obsolètes et du matériel incompatible aux problèmes d'intégration système ou de compatibilité. Les risques technologiques peuvent bloquer la progression du projet ou même conduire à un échec complet.
- Au début du projet, effectuez une étude de faisabilité pour vérifier si la technologie choisie est appropriée pour le projet et ne causera pas de difficultés techniques.
- Former les membres de l'équipe de projet sur l'utilisation de la technologie sélectionnée. Assurez-vous également qu'ils comprennent ses limites.
- Ayez un plan de secours ou des outils technologiques alternatifs au cas où la technologie que vous avez choisie tomberait en panne ou ne fonctionnerait pas comme prévu.
- Surveillez le projet de près pour détecter tout signe de problème technologique et résolvez-le immédiatement.
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Problèmes de planification
Le risque de planification se produit généralement lorsque le calendrier du projet n'est pas réaliste ou lorsqu'il y a des retards dans le calendrier du projet. Par exemple, l'équipe de projet peut mal calculer le temps nécessaire pour terminer le projet, ou des circonstances imprévues telles que des problèmes technologiques ou une dérive de la portée peuvent entraîner des retards.
- Créez un calendrier de projet réaliste en estimant avec précision le temps requis pour chaque tâche et en ajoutant un tampon pour les circonstances imprévues.
- Communiquer à l'avance toute modification du calendrier du projet à toutes les parties prenantes.
- Soyez flexible avec le calendrier du projet et soyez prêt à apporter des modifications si nécessaire.
- Surveillez régulièrement l'avancement du projet et mettez à jour le calendrier en conséquence pour éviter de prendre du retard.
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Dépassements budgétaires
Les dépassements de budget, un autre risque de projet courant, se produisent lorsque les dépenses réelles du projet dépassent le budget estimé du projet. Les dépassements de budget peuvent être dus à diverses raisons. L'équipe de projet, par exemple, peut sous-estimer le coût des matériaux, ou des dépenses imprévues peuvent survenir au cours du projet.
- Créez un budget réaliste en estimant avec précision le coût de tous les matériaux et de la main-d'œuvre.
- Communiquer à l'avance toute modification du budget du projet à toutes les parties prenantes.
- Soyez flexible avec le budget du projet et soyez prêt à apporter des modifications si nécessaire.
- Surveillez régulièrement l'avancement du projet et mettez à jour le plan budgétaire en conséquence pour éviter les dépenses excessives.
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Incertitude du marché
L'incertitude du marché est tout risque de marché sans précédent qui peut survenir au cours d'un projet. Cela se produit lorsque l'incertitude des conditions du marché ou des conditions économiques a une incidence sur les résultats du projet. Par exemple, une modification des réglementations gouvernementales ou une baisse de la demande des clients pourrait entraîner des retards ou même une annulation du projet.
- Avant de démarrer un projet, effectuez une étude de marché approfondie pour comprendre les tendances et les conditions actuelles du marché.
- Soyez flexible avec le plan de projet et soyez prêt à apporter des modifications si nécessaire.
- Suivre de près le marché pour les changements politiques, économiques, sociétaux ou tout autre changement pouvant avoir un impact sur le projet.
- Élaborer un plan d'urgence en cas de changement inattendu des conditions du marché
Dangers externes
Les dangers externes sont les risques qui proviennent de l'extérieur de votre entreprise et qui échappent au contrôle de l'équipe du projet. Ils incluent des choses comme les catastrophes naturelles, l'instabilité politique ou même une pandémie. Vous ne pouvez pas prévoir ou empêcher ces types d'événements. Les risques externes peuvent causer de graves dommages à un projet et peuvent même conduire à son échec.
- Mener une évaluation des risques pour identifier les dangers potentiels qui pourraient avoir un impact sur le projet.
- Élaborez un plan d'urgence pour gérer les dangers externes potentiels et assurez-vous que toutes les parties prenantes sont au courant du plan.
- Surveillez de près le projet pour détecter tout signe de danger potentiel et agissez immédiatement pour éviter tout dommage.
Conseils d'atténuation des risques du projet par des professionnels de l'industrie
Nous avons parlé à quelques professionnels de l'industrie pour en savoir plus sur les risques de projet qu'ils rencontrent fréquemment et sur ce qu'ils font pour les atténuer afin d'assurer le succès du projet.
Kevin Daly, responsable du marketing chez Zevo Health, explique comment lui et son équipe gèrent les risques du projet.
"Les personnes qui communiquent prennent moins de risques et accomplissent plus."
Kévin Daly
Responsable marketing chez Zevo HealthNous avons travaillé sur des projets où notre client était instable et ne respectait pas ses délais, ou où nous devions faire face à une source de matériaux difficile. Nous avons également vu des situations où les membres de l'équipe n'avaient pas les compétences nécessaires pour mener à bien quelques projets spécifiques à un créneau.
Dans tous les cas, notre solution a été la même, c'est-à-dire la communication.
Nous veillons à ce que chaque membre de notre équipe soit conscient de ses responsabilités, de ce qui se passe dans le projet et de la manière dont il peut aider les autres à réussir. Cela signifie que si une personne rencontre des difficultés avec le travail qui lui est assigné, elle peut simplement le communiquer et obtenir l'aide de n'importe quel membre de l'équipe qui a plus d'expertise, et vice versa. Jusqu'à présent, cette stratégie a fonctionné pour nous à chaque fois !
Josh Nelson, PDG de Seven Figure Agency, parle du manque de clarté, comment cela affecte l'ensemble du projet et comment il gère ce type de risque.
"Une vision claire et partagée aide généralement l'équipe à éviter les problèmes du projet et à rester motivée pour réussir le projet."
Josh Nelson
PDG de l'agence Seven FigureLa plupart des gens ont eu la regrettable expérience d'investir beaucoup de temps dans un projet pour découvrir qu'ils ont mal interprété la demande. Une mauvaise communication entre les clients et les parties prenantes est à blâmer, ce qui conduit souvent à une dérive de la portée.
Définir clairement l'objectif du projet et ce qui est attendu du résultat final peut aider à atténuer ce type de risque. Soyez un communicateur efficace et un bon auditeur pour obtenir des éclaircissements des clients sur ce dont ils ont besoin et ce qu'ils veulent. Posez autant de questions que nécessaire pour obtenir une image claire des exigences et de l'utilisation prévue.
Conseils pour identifier les risques potentiels du projet dès le début
Il est important de savoir comment identifier les risques du projet dès le début pour atténuer leurs effets. Voici quelques techniques d'identification des risques à essayer :
- Procéder à une évaluation des risques. Ce processus permet d'identifier et d'évaluer les risques susceptibles d'avoir un impact sur le résultat de vos projets.
- Suivre le projet de près. Cela implique de suivre l'avancement du projet et de rechercher tout signal d'alarme ou signe d'avertissement qui pourrait indiquer un risque potentiel.
- Suivre les évolutions du marché. Cela implique de suivre les conditions et les tendances actuelles du marché pour identifier leur impact probable sur le projet.
- Communiquer avec les parties prenantes. Cela implique de communiquer régulièrement avec toutes les parties prenantes du projet pour éviter les malentendus et mettre tout le monde sur la même longueur d'onde.
- Soyez flexible : cela signifie être ouvert ou disposé à apporter des modifications au plan de projet, si nécessaire, pour éviter les facteurs de risque potentiels.
Il existe un autre moyen éprouvé d'identifier et de gérer les risques à un stade précoce : l'utilisation d'un logiciel de gestion des risques. Découvrez les avantages et les inconvénients de l'utilisation d'un logiciel de gestion des risques pour vos projets.
Regardez cette vidéo pour prendre une décision éclairée.
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- Qu'est-ce que la gestion des risques du projet ? Voici tout ce que vous devez savoir
- Comment créer un plan de gestion des risques efficace pour vos projets
- 4 étapes pour créer un processus efficace de gestion des risques de projet
- Comment gérer les risques : un guide pour les chefs de projet
- 4 stratégies de gestion des risques pour une exécution réussie du projet
Méthodologie de l'enquête
L'enquête de Capterra sur l'intelligence émotionnelle en milieu de travail a été menée en décembre 2021 auprès de 528 professionnels basés aux États-Unis qui gèrent des projets dans leur petite et moyenne entreprise. Les répondants ont été présélectionnés en fonction de leur statut d'emploi (temps plein), de la taille de l'entreprise (de 2 à 500 employés) et de leur implication dans la gestion de projet (extrêmement impliquée).