Comment construire une culture collaborative dans les équipes virtuelles

Votre entreprise utilise le travail à distance depuis des mois maintenant, et cela commence à ressembler davantage à une solution permanente. Comment puisez-vous dans la culture collaborative de votre bureau et l'apportez-vous à la sphère numérique ?

Chez Flock, notre priorité est d'améliorer le travail grâce aux outils numériques. C'est pourquoi nous insistons sur l'importance de constituer une équipe collaborative et pourquoi nous avons des conseils d'experts à portée de main pour aider votre équipe virtuelle à mieux collaborer.

Communiquer pour collaborer

La meilleure façon d'améliorer la collaboration de votre équipe est de relancer leur communication. Nous vous recommandons de configurer des canaux pour chaque projet individuel afin que vos conversations restent ciblées et productives.

Cependant, il peut être normal que vos télétravailleurs se sentent isolés, en particulier lorsque vos équipes se trouvent sur plusieurs fuseaux horaires. Ces silos peuvent entraîner une accalmie de la productivité ou même une diminution constante de l'engagement des employés. Voici quelques conseils pour éviter cela et pour garder votre équipe motivée à collaborer.

Soyez stratégique avec vos outils de communication

Vous utilisez vos outils de communication pour discuter, vous rencontrer, partager des fichiers, etc. Améliorez votre stratégie de communication en tirant parti de toutes les fonctionnalités d'un outil de qualité.

Tout d'abord, encouragez les discussions régulières. Au bureau, il n'est pas rare de voir vos coéquipiers s'arrêter devant les bureaux les uns des autres ou réserver une salle de conférence pour travailler ensemble sur une tâche. Votre équipe peut reproduire cela en utilisant un outil de messagerie d'entreprise pour dialoguer les uns avec les autres sur le chat ou un appel vidéo rapide pour agir comme une caisse de résonance ou répondre directement aux questions.

En tant que manager d'une équipe, vous souhaitez que vos collaborateurs trouvent des moyens de travailler ensemble avec régularité. Des sessions de brainstorming à l'échelle de l'équipe sur des vidéoconférences associées à des fonctionnalités de partage d'écran et de partage de fichiers peuvent inspirer vos coéquipiers à travailler à partir des idées et des suggestions des autres. Ces sessions permettront à votre équipe de rester au courant et peuvent favoriser la collaboration. Vous pouvez également organiser des sessions de travail virtuelles (je les appelle des salles d'étude !) où les coéquipiers travaillent de manière indépendante, mais peuvent interagir périodiquement les uns avec les autres pour obtenir de l'aide en cours de route.

En fait, ces séances en petits groupes devraient être une pratique régulière. En plaçant votre équipe de manière proactive dans un environnement de travail très engagé, vous pouvez inculquer le travail d'équipe comme une routine que vos employés utiliseront comme base de collaboration.

Conseil de pro : encouragez vos employés à surcommuniquer .

Amusez-vous avec votre équipe

Une réunion d'équipe ou une session de brainstorming lors d'un appel vidéo ne semble pas trop différente d'une réunion ennuyeuse dans une salle de conférence. En tant que manager, vous pouvez changer cela et inspirer les autres à être aussi un peu plus extravertis.

Commencez par rendre vos réunions virtuelles plus amusantes. Il existe de nombreux brise-glace amusants pour les réunions vidéo qui peuvent inspirer les employés à se connecter les uns aux autres et à se sentir plus à l'aise pour partager des idées les uns avec les autres. Mettre en avant les personnalités de votre lieu de travail offre une excellente occasion pour les autres d'identifier vers qui ils peuvent se tourner pour différents besoins.

Par exemple, grâce à nos conversations constantes chez Flock, je sais que je peux m'adresser à Eddie pour une rédaction amusante et personnalisée ou à Rohit pour une analyse complète. Savoir comment ils communiquent m'aide à comprendre à quoi ressemblera notre partenariat de travail et sur qui je peux compter pour quoi.

Construire une structure collaborative

Ce n'est pas que du plaisir et des jeux pour créer une équipe collaborative, bien que le plaisir aide certainement. Votre équipe ne travaillera pas bien ensemble si elle n'a pas une base solide.

Intégration virtuelle

En tant que manager, commencez par mettre l'accent sur une culture de collaboration dès le premier jour pour vos nouvelles recrues à distance. Invitez-les à des réunions et à des heures sociales virtuelles dès le départ afin qu'ils puissent apprendre à connaître leurs collègues et voir comment ils travaillent ensemble.

En plus d'être social, il est important d'avoir un processus d'intégration à distance qui établit les processus et les systèmes que votre équipe utilise pour collaborer. Flock est parfait pour ça ! Nous utilisons Flock pour reproduire la structure naturelle de notre lieu de travail afin de lutter contre la solitude et la confusion auxquelles une nouvelle recrue peut être confrontée. Encouragez-les à commencer à établir des relations de travail avec leurs nouveaux collègues.

Processus de travail à distance

Passons maintenant aux choses sérieuses. Une fois que votre équipe à distance est intégrée et se parle, vous devez mettre en place des processus rationalisés pour que les choses restent productives et sur la bonne voie.

Commencez avec des ordres du jour de réunion définis. Fournissez une « prélecture » ​​ou une brève note de synthèse avant vos réunions, décrivant qui sera sur l'appel, ce qui sera discuté et quels résultats sont attendus. Cela donne à votre équipe la possibilité de se préparer pour la réunion avec des mises à jour sur leur travail et de nouvelles idées.

Établissez une cadence régulière de réunions, y compris des réunions d'équipe, des entretiens individuels et des brainstormings de projet. Garder votre équipe à l'aise avec les réunions virtuelles et la communication excessive les encouragera à collaborer plus fréquemment et à établir leurs propres processus.

Le dernier, mais non le moindre, consiste à se fixer des objectifs . Votre équipe doit savoir sur quoi elle travaille, après tout ! Fixer des objectifs clairs ( nous utilisons les OKR ici chez Flock ) aligne votre équipe sur un effort commun et les encourage à travailler ensemble. Les méthodes de sprint permettent aux membres de l'équipe de réfléchir à des initiatives, de fixer des délais, de se rencontrer pour les enregistrements et de suivre leurs progrès au fur et à mesure. Ça ne devient pas plus collaboratif que ça.

Alors, comment gérez-vous ces objectifs ?

Outils de productivité pour les équipes distantes

Il existe d'innombrables outils de productivité sur le marché aujourd'hui, couvrant tous les besoins de votre entreprise à tout moment. Voici quelques outils qui peuvent rendre votre entreprise plus collaborative.

Outils de messagerie

Votre équipe ne peut pas travailler si elle ne peut pas parler. Utilisez des outils de messagerie comme Flock ou Slack pour maintenir la conversation toute la journée. Un messager qui permet le partage de fichiers, les tâches, les rappels, etc. aidera à stimuler les conversations, la participation et les nouvelles idées.

Gestionnaires de tâches

Chefs de projet, réjouissez-vous ! Optimisez la définition de vos objectifs et laissez les membres de votre équipe travailler de manière asynchrone sur des outils de gestion de projet comme Asana ou Trello. Intégrez-les à vos outils de chat pour obtenir des mises à jour à la minute directement dans vos conversations partagées.

Gestionnaires de flux de travail

Partage de fichiers

Il est révolu le temps où l'on s'arrêtait au bureau de quelqu'un avec un mémo ou un rapport à examiner. Vous connaissez probablement déjà certains des meilleurs outils de partage de fichiers comme Dropbox ou Google Drive. Ils changent la vie lorsqu'il s'agit de travailler en collaboration. Choisissez-en un qui répond aux besoins de votre entreprise - des points bonus s'il s'intègre à vos outils de communication !