8 meilleures façons d'améliorer la collaboration, la communication et le travail d'équipe

Si vous vous asseyez avec des chefs d'entreprise de partout au pays et leur demandez quelle est la clé de leur succès, il y a de fortes chances que la collaboration en milieu de travail soit mentionnée à plusieurs reprises. La collaboration sur le lieu de travail est souvent considérée comme un indicateur de réussite, mais la signification de ce terme n'est pas toujours claire.

Qu'est-ce que la collaboration en milieu de travail?

La collaboration sur le lieu de travail se produit lorsque deux personnes ou plus se réunissent pour résoudre un problème commun. La collaboration sur le lieu de travail peut être extrêmement efficace. Des personnes ayant des expertises, des perspectives et des idées différentes peuvent faire un remue-méninges pour trouver des solutions innovantes et mettre en œuvre leurs idées. Il est important car il permet aux entreprises de résoudre les problèmes plus rapidement et plus efficacement.

Un manque de collaboration sur le lieu de travail peut être le signe qu'une entreprise ne maximise pas son potentiel. 86% des répondants à une étude de Fierce Inc. ont déclaré qu'un manque de collaboration ou une communication inefficace était responsable des échecs en milieu de travail.

La collaboration se présente sous de nombreuses formes, comme la réalité augmentée qui permet aux acheteurs d'"essayer" des accessoires comme des montres et des lunettes sans se rendre dans un magasin. Sur le lieu de travail, même quelque chose d'aussi simple que la suppression des sièges attribués peut augmenter l'interaction des employés et stimuler la collaboration.

Votre entreprise maximise-t-elle sa productivité en encourageant la collaboration ? Nous avons compilé huit conseils pour améliorer la collaboration sur le lieu de travail.

8 conseils pour améliorer votre collaboration au travail

1. Profitez des canaux de communication alternatifs

Le courrier électronique est peut-être encore la méthode dominante de communication professionnelle en ligne, mais il existe de nombreuses preuves qu'il s'agit en fait d'un frein à la productivité.

Avec des chiffres décourageants comme ceux-ci, il n'est pas étonnant que la productivité au travail en pâtisse :

Slack est un système de messagerie instantanée et de collaboration conçu pour les équipes de travail. Slack supprime les informations en excès d'une manière que les e-mails ne peuvent pas en utilisant les canaux, les messages directs et les notifications. Les employés peuvent définir leurs préférences Slack afin de n'obtenir que les informations pertinentes dont ils ont besoin. Cela rend le processus de filtrage d'un grand volume de messages moins long.

Slack a gagné en popularité ces dernières années, en grande partie parce qu'il s'agit d'une alternative efficace au courrier électronique. Une enquête auprès des utilisateurs de Slack a révélé que les équipes qui utilisaient le service étaient 32 % plus productives. La seule raison importante est que les équipes ont réduit l'utilisation des e-mails de 48,6 %.

2. Simplifiez le processus de partage de fichiers

Si vous avez déjà dû envoyer des pièces jointes à des e-mails pour les modifier, vous comprenez à quel point le processus peut être frustrant et long. Un document avec de nombreux contributeurs pourrait être transmis des dizaines de fois, et recevoir une version plus ancienne d'un document pourrait retarder l'ensemble du processus de plusieurs jours, voire semaines.

Les applications de stockage de fichiers comme Dropbox et Box ont révolutionné ce processus car elles permettent aux entreprises de conserver des fichiers dans le cloud et un seul document est partagé, éliminant ainsi le problème de l' ancienne version de fichier .

La fonction de synchronisation de fichiers de Dropbox met à jour instantanément les fichiers partagés. Il permet aux utilisateurs de travailler ensemble à partir de différents emplacements et d'avoir toujours la version la plus récente du fichier. Et si vous avez besoin de vous référer à une ancienne version, les utilisateurs peuvent récupérer les anciennes versions d'un fichier pendant 30 jours.

Comme Dropbox, Box permet également aux utilisateurs de refléter les données stockées dans le cloud sur leur bureau pour un accès facile. Si vous modifiez un fichier localement sur votre bureau, il se synchronisera avec le cloud et mettra à jour le fichier stocké dans votre compte Box.

TrackVia a constaté que les entreprises utilisant le stockage en nuage estiment que le service a un impact positif sur leur efficacité. 47 % des entreprises interrogées ont déclaré que le cloud les rendait plus productives, et 40 % ont déclaré qu'il les rendait plus flexibles :

Le cloud a simplifié le processus de partage de fichiers, et une plus grande part des entreprises utilisent des services comme Dropbox et Box chaque année. En supprimant le problème des anciens fichiers et des pièces jointes aux e-mails, le cloud est devenu un outil de collaboration inestimable.

3. Améliorer la sécurité du réseau

Lorsque vous pensez à la collaboration, la première chose qui vous vient à l'esprit n'est probablement pas la sécurité de vos serveurs. Mais le volume de fichiers téléchargés/téléchargés depuis le cloud est énorme, et plus d'employés que jamais apportent leurs propres appareils au travail. La quantité d'utilisation du réseau présente un nombre croissant d'opportunités pour les pirates et les logiciels malveillants d'accéder à votre système.

Les cyberattaques augmentent en taille, en portée et en interruptions. Ces attaques sur votre service réseau peuvent causer des problèmes majeurs à vos employés et à vos clients. L'attaque par rançongiciel qui a frappé plus de 150 pays au début de l'année a mis des milliers d'appareils hors ligne et a coûté aux entreprises des dizaines de milliers de dollars de dommages et intérêts. Un rapport de 2016 du Ponemon Institute for HPE a révélé que le coût moyen d'une violation de données par jour était de 21 155 $ !

Il est important d'établir une sécurité réseau solide, car vos employés ne connaissent souvent pas les risques de logiciels malveillants. Une étude de l'Université Friedrich-Alexander cite que même si 78 % des personnes affirment être conscientes des risques des liens inconnus dans les e-mails, 45 % cliquent quand même dessus :

Garder les fichiers de votre entreprise cryptés et à l'abri du piratage est une clé importante pour maintenir une collaboration sécurisée . Ne laissez pas les projets ou les données de votre entreprise être vulnérables aux menaces en prenant les précautions nécessaires pour les protéger.

4. Zones de chevauchement

Des chercheurs de l'Université du Michigan ont découvert que l'utilisation de la conception spatiale pour encourager les interactions non planifiées améliorait en fait les performances globales de leurs scientifiques. Les concepteurs qui souhaitent encourager la collaboration créent ce qu'on appelle des «zones de chevauchement», où les possibilités d'interactions non planifiées entre les employés augmentent.

Ces interactions non planifiées peuvent susciter la collaboration et l'innovation, et c'est précisément ce que Steve Jobs avait en tête lorsqu'il a conçu la conception du siège social de Pixar :

Jobs a déplacé les boîtes aux lettres, les salles de réunion et la cafétéria dans l'atrium afin que les scénaristes, les artistes et les animateurs interagissent plus qu'ils ne le feraient autrement. Pixar est l'un des meilleurs exemples de collaboration en milieu de travail. Cela oblige les employés à se croiser fréquemment, à discuter de projets et à partager des idées.

Les zones de chevauchement n'ont pas besoin d'être aussi élaborées que le siège social de Pixar. Ils peuvent être aussi simples qu'un escalier partagé ou un espace extérieur partagé entre plusieurs départements. L'objectif est d'amener les employés qui n'interagissent pas régulièrement à se parler plus facilement.

5. Bureau partagé

Le travail n'est plus comme le lycée, où des règles rigides dictent à côté de qui vous êtes assis. La collaboration sur le lieu de travail se produit désormais dans les salons, les canapés et les cafétérias, par exemple. Les nouvelles tendances du travail ont montré que vous n'avez pas besoin d'être attaché à votre bureau pendant 8 heures pour être considéré comme un employé productif. Entrez dans le hot desking.

Le hot desking est une nouvelle tendance où les employés n'ont plus de sièges assignés obligatoires. Au lieu d'un bureau assigné, les employés tournent dans des espaces publics ouverts. La collaboration moderne sur le lieu de travail est fluide et encourage les employés à interagir avec d'autres personnes avec qui ils ne discuteraient pas normalement en dehors de leurs services.

En plus d'augmenter les opportunités de collaboration, le partage de bureau permet aux entreprises d'économiser de l'argent. La société de conseil et de conception Strategy Plus estime que l'utilisation des bureaux culmine à 42 % chaque jour. Condeco, une société de gestion d'espace de travail basée au Royaume-Uni, a constaté que la plupart des entreprises supposent qu'elles ont une utilisation de l'espace de travail de 60 à 70 % :

Le bureau partagé permet aux entreprises de supprimer une partie de cet espace excédentaire en plus de pousser les employés à interagir et à collaborer plus souvent. L'argent économisé grâce au bureau partagé peut vraiment s'additionner - les recherches de Vodafone indiquent que cette pratique pourrait permettre aux entreprises britanniques d'économiser 34 milliards de livres sterling par an (ou 43 billions de dollars).

6. Ne vous contentez pas de votre logiciel actuel

Améliorer le travail d'équipe et la collaboration sur le lieu de travail signifie rechercher constamment de nouvelles solutions aux problèmes de votre entreprise. Des technologies telles que Google Docs peuvent rendre votre entreprise plus efficace et améliorer la communication entre vos employés, vos équipes et vos clients.

La conception de pages de destination post-clic est un processus où la collaboration est essentielle, mais les problèmes de communication peuvent rendre l'effort inefficace et chronophage. Le processus de création de page de destination post-clic peut impliquer de nombreuses parties prenantes : les rédacteurs qui écrivent le contenu, les concepteurs qui créent des wireframes et personnalisent la page, les gestionnaires qui supervisent le processus et les clients qui souhaitent que leur contribution soit entendue.

De toute évidence, pas une façon transparente de communiquer.

Si tout le monde communique via différents canaux, cela peut ajouter des quantités excessives de temps et présenter des problèmes majeurs. Que se passe-t-il lorsque le rédacteur envoie des pièces jointes à un e-mail, que le chef de projet communique dans Slack et que le client utilise Google Docs ? Vous êtes frustré car il n'y a pas de lieu central pour la communication et vous rencontrez des retards de publication.

La solution de collaboration Instapage a été créée pour lutter contre ce flux de travail inefficace en rationalisant le processus de conception de page de destination post-clic. Les rédacteurs, les éditeurs, les gestionnaires et les clients peuvent tous laisser des commentaires directement sur la page et recevoir des commentaires en temps réel.

La plate-forme Instapage permet également aux utilisateurs de protéger leurs pages par mot de passe et d'ajouter des couches de sécurité supplémentaires afin que seuls certains décideurs aient accès. De plus, le flux de commentaires permet une conversation en cours qui n'oblige même pas les utilisateurs à quitter la plateforme.

7. La visioconférence maintient l'engagement des télétravailleurs

Cette année, Gallup a publié une enquête selon laquelle 43 % des employés américains ont passé au moins un certain temps à travailler à distance (en hausse de 4 points de pourcentage par rapport à 2012). De plus en plus d'employés utilisent des horaires flexibles. Les entreprises embauchent de plus en plus de pigistes qui travaillent à distance pour effectuer des travaux spécialisés avec des budgets plus serrés.

Mais comme les employés distants ne sont pas au bureau, ils manquent souvent de langage corporel et de communication non verbale. La plupart des communications sont non verbales et les employés qui n'interagissent pas visuellement avec leurs collègues peuvent se sentir isolés et devenir moins productifs. C'est là que la visioconférence peut combler cet écart.

La recherche montre que la visioconférence peut permettre aux télétravailleurs de se sentir plus connectés à leurs équipes. Polycom déclare que les entreprises pensent que la visioconférence offre des avantages à tous les niveaux :

• 94% des répondants disent que cela augmente la productivité
• 87% affirment qu'il accélère la vitesse de prise de décision
• 87 % confirment qu'il réduit considérablement les frais de déplacement

Avec un nombre croissant d'activités menées sur plusieurs sites et fuseaux horaires, il n'est pas étonnant que les plateformes de visioconférence permettent une plus grande collaboration et des flux de travail efficaces.

8. Réduire les inefficacités dans les réunions

Les dirigeants considèrent que 67% des réunions sont des échecs. Ces inefficacités coûtent du temps et de l'argent à votre entreprise.

Chaque année, les entreprises perdent plus de 37 milliards de dollars de temps en réunions improductives. Les cadres intermédiaires passent environ un tiers de leur temps en réunion. Les employés passent même jusqu'à quatre heures par semaine à se préparer pour les réunions de mise à jour :

Selon le graphique ci-dessus, 15 % du temps collectif d'une organisation est consacré aux réunions. Il s'agit d'une partie importante du temps d'une entreprise, et le perdre réduit à la fois la productivité et les opportunités de collaboration. Les entreprises doivent tenir compte de problèmes tels que le multitâche et l'isolement des travailleurs à distance, deux choses qui peuvent entraîner des inefficacités importantes lors des réunions.

Le multitâche est l'une des principales causes de réunions improductives. Avec environ la moitié des employés admettant travailler sur des projets sans rapport et près de 70 % vérifiant leur courrier électronique. Les télétravailleurs se sentent souvent isolés lors des conférences téléphoniques, car la majorité des communications proviennent du langage corporel et d'indices non verbaux qu'ils ne peuvent pas capter au téléphone.

Les entreprises qui cherchent à améliorer la qualité de leurs réunions doivent veiller à ce que les réunions soient courtes et axées sur la réduction du multitâche. Les travailleurs à distance doivent communiquer par vidéoconférence lorsque cela est possible. Ils peuvent capter des signaux non verbaux et dialoguer visuellement avec le reste du groupe. Définir des attentes claires et un ordre du jour à l'avance peut aider à garder tout le monde engagé tout au long du processus.

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La vidéoconférence, le partage de données et les zones de chevauchement ne sont que quelques-unes des façons dont les entreprises prennent des mesures pour améliorer la collaboration.

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