Quels sont les avantages et les inconvénients d'un système téléphonique basé sur le cloud ?

Toutes les entreprises ont besoin d’un système de communication efficace et fiable. Aujourd’hui, pour la plupart des entreprises, cela signifie un système téléphonique basé sur le cloud qui fonctionne via Internet.

La flexibilité et l'évolutivité des systèmes téléphoniques basés sur le cloud en font un choix attrayant pour les entreprises de toutes tailles, des petites entreprises en déplacement aux entreprises qui gèrent des centres d'appels.

Mais est-ce le meilleur choix pour votre entreprise ?

Dans cet article, examinons de plus près les avantages et les inconvénients des téléphones basés sur le cloud pour vous aider à prendre une décision éclairée.

Mais si vous êtes pressé par le temps, voici toutes les informations dont vous avez besoin en un coup d'œil :

Qu'est-ce qu'un système téléphonique basé sur le cloud ?

Un système téléphonique basé sur le cloud utilise la technologie Voice over Internet Protocol ( VoIP ) pour connecter les appels téléphoniques.

Contrairement aux technologies traditionnelles, telles que les téléphones fixes, les téléphones VoIP ne nécessitent aucun matériel ni infrastructure particulière. Vous ne dépendez pas des réseaux filaires en cuivre pour passer ou recevoir des appels comme les lignes fixes traditionnelles. Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet haut débit pour passer des appels VoIP.

Cela permet aux entreprises de commencer facilement à utiliser des systèmes téléphoniques basés sur le cloud et de bénéficier d'avantages tels que des coûts de fonctionnement mensuels réduits, une meilleure mobilité pour le travail à distance et pratiquement aucune maintenance.

Examinons plus en détail les avantages de l'utilisation d'un système téléphonique basé sur le cloud dans la section suivante.

Avantages d'un système téléphonique basé sur le cloud

La technologie cloud devient de plus en plus la norme, ce qui offre de nombreux avantages aux entreprises. De la flexibilité aux avantages du travail à distance, ces systèmes changent la donne dans la façon dont les employés se connectent, collaborent et communiquent.

Examinons les avantages qui font des systèmes téléphoniques basés sur le cloud un choix judicieux pour les entreprises en croissance.

Coûts réduits

Les systèmes téléphoniques basés sur le cloud sont plus rentables que les systèmes téléphoniques traditionnels.

En moyenne, un système téléphonique fixe coûte aux entreprises 50 $ par ligne et chaque mois pour les appels locaux ou nationaux. En revanche, les forfaits VoIP commencent à moins de 20 $ par ligne et par mois avec les appels internationaux, la vidéoconférence et de nombreuses autres fonctionnalités.

Les systèmes téléphoniques cloud sont un moyen efficace de réduire les coûts de communication. Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet stable et un logiciel permettant les capacités VoIP.

Cela signifie que vous pouvez réduire les dépenses traditionnelles liées au téléphone que vous auriez autrement engagées, telles que :

• Coût de configuration et investissement initial pour un autocommutateur privé ( PBX ) sur site
• Coûts de maintenance récurrents
• Modules complémentaires pour des fonctionnalités telles que les standards automatiques, la transcription de la messagerie vocale, la mise en file d'attente des appels, etc.

Avec la VoIP, vous bénéficiez de numéros locaux gratuits, de numéros gratuits et d'appels internationaux à moindre coût. Une ligne fixe traditionnelle ne pourra jamais vous offrir le même rapport qualité-prix.

Meilleure fiabilité et performances

Un système téléphonique basé sur le cloud constitue un excellent filet de sécurité pour votre plan de continuité d'activité, en particulier lorsqu'un événement inattendu, comme une catastrophe naturelle ou une cyberattaque, perturbe les opérations normales.

Avec un système téléphonique traditionnel basé à un seul endroit, votre entreprise pourrait être confrontée à des temps d'arrêt et à des risques. En revanche, un système téléphonique basé sur le cloud fonctionne à partir de centres de données distants avec des plans de sauvegarde et de redondance intégrés. Si un centre de données rencontre un problème, d’autres prennent le relais en toute transparence.

Cela permet à votre entreprise de continuer à fonctionner correctement et vos clients ne seront pas affectés. Leurs informations restent également sécurisées et facilement accessibles à votre équipe afin que vous ne perdiez pas la connectivité.

Les systèmes téléphoniques cloud peuvent ainsi offrir une sauvegarde fiable et des performances constantes, aidant ainsi votre entreprise à rester opérationnelle même en cas de défis imprévus.

C'est également un choix plus fiable pour les opérations commerciales quotidiennes. Il est moins sujet aux perturbations car il y a moins de points critiques qui, en cas de panne, auraient un impact sur le service. Cette fiabilité en fait un pari solide pour des activités ininterrompues.

Implémentation et configuration plus rapides

Votre système téléphonique ne doit pas entraver la croissance de votre entreprise.

Avec un système téléphonique traditionnel, l’ajout d’échelle peut prendre du temps et être coûteux. Pour donner à chaque nouvel employé son numéro de téléphone, vous devrez ajouter de nouvelles lignes téléphoniques et de nouveaux ports, ce qui peut prendre des semaines. Cela représente beaucoup de perte de productivité.

Avec un système téléphonique basé sur le cloud, vous pouvez développer votre entreprise à tout moment. Il s'adapte aux besoins croissants de votre équipe tout en assurant le bon fonctionnement de toutes vos communications professionnelles.

Conseil de pro : si vous souhaitez augmenter considérablement la collaboration et la productivité des employés, essayez de remplacer vos systèmes téléphoniques traditionnels par un service de téléphonie virtuelle !

Voir aussi : Comprendre les tenants et les aboutissants des communications cloud

Moins d'entretien

La maintenance est une surcharge inutile qui peut avoir un impact négatif sur l'expérience des employés. Et les efforts et les investissements requis pour la maintenance peuvent rapidement s’accumuler.

Les systèmes téléphoniques existants nécessitent au moins une ou plusieurs personnes dédiées à l'entretien du système. La plupart des entreprises finissent par surcharger leurs équipes informatiques déjà débordées ou dépensent plus d'argent pour embaucher des sous-traitants externes.

En outre, les entreprises ne tiennent pas compte du temps et des efforts consacrés au dépannage et aux réparations. Non seulement cela a un impact sur la productivité et le moral des employés, mais cela ralentit également la croissance de l’entreprise.

Au lieu de cela, lorsque vous utilisez un PBX cloud système, votre fournisseur VoIP gère de manière experte tous ces tracas. Ils gèrent le système téléphonique entièrement hors site sur le cloud et assurent en priorité un service ininterrompu.

De plus, ils proposent des accords de niveau de service (SLA) stricts et un service client 24 heures sur 24 pour accélérer la résolution des problèmes. Et tout cela sans perturber les tâches de votre équipe ni la qualité de la communication commerciale attendue par vos clients.

Accès à des fonctionnalités d'appel robustes

Les systèmes téléphoniques basés sur le cloud offrent des fonctionnalités VoIP de pointe qui améliorent la communication professionnelle. Certaines fonctionnalités populaires que les propriétaires d’entreprise jugent utiles incluent :

De toute évidence, les systèmes téléphoniques basés sur le cloud disposent de fonctionnalités avancées qui peuvent améliorer les communications de votre entreprise. En outre, l'accès aux fonctionnalités aide votre équipe à mieux communiquer avec les clients, améliorant ainsi constamment la qualité du service client.

Surtout si vous gérez un centre d'appels , les systèmes téléphoniques basés sur le cloud vous aident à l'exploiter en toute confiance. Vous pouvez également intégrer votre système téléphonique à des outils tiers tels que un CRM ou un logiciel de comptabilité, créant ainsi un référentiel centralisé pour votre équipe.

La meilleure partie? Un excellent fournisseur de services vous permettra d’ajouter de nouvelles fonctionnalités sans mises à jour matérielles, sans demandes compliquées ou sans jargon déroutant. Vous serez en mesure d'adapter votre système téléphonique cloud au fur et à mesure de vos besoins, pour répondre à l'évolution des besoins de votre entreprise.

Expérience client améliorée

Les clients d’aujourd’hui ne sont plus sensibles aux prix. En fait, cela ne les dérange pas de payer un supplément pour une excellente expérience client. De plus, ils sont plus susceptibles d’acheter des produits et services auprès de ces entreprises à l’avenir.

Les statistiques récentes du service client le confirment :

• 42 % des consommateurs paieraient plus pour une expérience de service client conviviale et accueillante.
• 91 % des clients sont plus susceptibles d'effectuer un autre achat après une excellente expérience de service client.
• 68 % des clients ont déclaré qu'une expérience client positive a considérablement amélioré leur fidélité à la marque.

Les systèmes téléphoniques basés sur le cloud offrent aux entreprises une flexibilité, une évolutivité et une accessibilité améliorées pour garantir une expérience client positive.

Les clients n'ont jamais à attendre grâce à la gestion efficace des volumes d'appels, qui redirige les appels vers le prochain membre de l'équipe d'assistance disponible. Les informations client facilement accessibles aux agents de service entraînent une interaction plus personnalisée, impressionnant les clients.

En outre, les fournisseurs de téléphonie basés sur le cloud permettent également aux agents de service de travailler de n'importe où, fournissant ainsi une assistance ininterrompue, rapide et efficace. Après tout, des agents du service client compétents et satisfaits sont souvent synonymes de clients satisfaits !

La rapidité, la qualité et la perception de la modernité du service client peuvent être menacées lorsque les grandes entreprises continuent d'utiliser les lignes fixes traditionnelles.

Prend facilement en charge le travail à distance et hybride

Le modèle de travail hybride – quelques jours au bureau et quelques jours de travail à domicile – est désormais la nouvelle norme.

Pour les entreprises qui utilisent encore des systèmes téléphoniques traditionnels, il s’agit d’un double problème. Premièrement, ils doivent entretenir l’infrastructure existante du bureau. Deuxièmement, ils doivent consacrer du temps et des ressources à responsabiliser leur main-d'œuvre distante .

Cela implique de fournir aux employés les bons outils et toutes les informations clients dont ils ont besoin pour faire leur travail efficacement.

Les téléphones basés sur le cloud sont parfaits pour ce cas d'utilisation. Les fonctionnalités de travail à distance sont disponibles immédiatement sans configuration compliquée. Votre équipe peut utiliser des téléphones de bureau VoIP au bureau et une application de téléphonie professionnelle lorsqu'elle travaille à domicile. C'est le meilleur des deux mondes!

Quel que soit leur lieu de travail, tous les membres de votre équipe peuvent :

• Conservez le même numéro de téléphone et restez accessible aux clients et collègues
• Passez et recevez des appels téléphoniques avec une application de téléphonie VoIP
• Utilisez des fonctionnalités avancées telles que le transfert d'appel, la messagerie vocale virtuelle et l'enregistrement des appels
• Communiquez clairement avec une qualité d'appel nettement meilleure grâce à HD Voice

Communications unifiées

Les systèmes téléphoniques basés sur le cloud facilitent la centralisation de toutes vos communications professionnelles sur une seule plateforme , sans modifier l'infrastructure existante ou la technologie de télétravail.

Cette solution, appelée Unified Communications as a Service ( UCaaS ), englobe les appels téléphoniques, la vidéoconférence, la messagerie instantanée, les conférences téléphoniques et le partage de fichiers.

UCaaS améliore la productivité et la collaboration entre les employés sur site et les équipes distantes. Chacun a accès aux outils de communication pertinents dont il a besoin au quotidien.

Les services de téléphonie cloud accélèrent l'intégration des employés et simplifient les réunions virtuelles. Il supprime les barrières et les silos associés aux anciens systèmes de communication tels que les téléphones traditionnels, qui manquent souvent de ces fonctionnalités avancées.

Inconvénients du système téléphonique basé sur le cloud

Bien que les systèmes téléphoniques basés sur le cloud présentent plusieurs inconvénients, aucune technologie n'est parfaite. Il existe des défis inhérents qui pourraient intéresser particulièrement votre entreprise, rendant les systèmes téléphoniques basés sur le cloud moins attrayants en tant qu'option.

Voici les inconvénients potentiels liés à l’exploitation de votre système téléphonique professionnel entièrement sur Internet.

Les prix peuvent s'additionner

Aujourd’hui, les systèmes téléphoniques basés sur le cloud facturent souvent sur une base mensuelle par utilisateur. Au fil du temps, ces coûts peuvent s’accumuler.

Vous pouvez être facturé pour des fonctionnalités complémentaires que vous n'avez même pas l'intention d'utiliser ou devoir payer des prix calculés pour d'autres fonctionnalités que vous utilisez beaucoup. Pour les petites entreprises, les prix des abonnements peuvent être élevés par rapport à la simple utilisation des lignes téléphoniques traditionnelles existantes.

Cependant, la plupart des systèmes téléphoniques basés sur le cloud sont aujourd'hui dotés d'outils de collaboration intégrés. Cela élimine le besoin d'outils de collaboration coûteux tels que Zoom, Slack ou des ponts de conférence séparés.

En outre, vous économisez également du temps et de l’argent consacrés au support informatique, à la réparation des problèmes du système et à la garantie de la sécurité et de la conformité, pour n’en nommer que quelques-uns.

Tous ces avantages peuvent compenser le coût mensuel des systèmes téléphoniques basés sur le cloud, les rendant ainsi plus rentables que les téléphones traditionnels apparemment bon marché.

Si vous n'êtes toujours pas sûr du coût du système téléphonique basé sur le cloud de Nextiva à votre entreprise, vous pouvez demander un devis sans engagement .

Vous avez besoin d’un équipement réseau rapide

Les systèmes téléphoniques basés sur le cloud nécessitent des connexions Internet haut débit à haut débit.

Les systèmes téléphoniques basés sur le cloud utilisent le Wi-Fi pour fonctionner, mais le Wi-Fi ne fonctionne pas bien à travers les murs. Si votre bureau n'a pas effectué d'audit de site sans fil, vous pourriez avoir des points morts.

Mais il existe des solutions simples et abordables à ce problème. Vous devrez peut-être configurer la qualité de service ( QoS ) pour votre réseau afin d'éviter l'instabilité .

Pour les grands bureaux, envisagez d’ajouter un réseau Wi-Fi maillé pour une vitesse et une couverture maximales.

Ne fonctionne pas sans une connexion Internet stable

Une chose peut faire ou défaire tous les avantages du déplacement de votre système téléphonique vers le cloud : votre connexion Internet !

Si votre connexion Internet échoue, votre système téléphonique basé sur le cloud pourrait cesser de fonctionner. Et pourtant, une connexion Internet fiable est la seule exigence système pour les systèmes téléphoniques basés sur le cloud.

Mais aujourd’hui, un Internet stable est partout ! Presque tous les cafés vous offrent une connexion Wi-Fi suffisamment puissante pour les appels vidéo et le streaming.

Au cours de la dernière décennie, les vitesses d’Internet ont augmenté, tout comme sa fiabilité. Il n’est pas rare de voir des vitesses de plus de 100 Mbps à la maison ou au travail. Cette bande passante pourrait prendre en charge plus de 1 000 appels VoIP à la fois !

Si vous n'êtes pas sûr de la fiabilité de votre connexion Internet, vous pouvez passer notre test gratuit de capacité VoIP pour voir si votre réseau est prêt pour la VoIP.

Et si votre FAI tombe en panne, vous et votre équipe pouvez répondre automatiquement aux appels sur vos téléphones portables ou être redirigés vers une boîte vocale pour un suivi. Il n'y a pratiquement jamais de « signal occupé » avec la VoIP basée sur le cloud.

Si vous ne disposez pas d'une autre connexion Internet disponible, appelez notre équipe d'assistance et nous pourrons traiter ces demandes urgentes.

Lectures complémentaires : Qu'est-ce que le transfert d'appel professionnel et comment le configurer ?

Les informations de localisation sont limitées pour les appels d'urgence

Ce ne sera pas un problème pour la plupart des gens, mais les appels téléphoniques via Internet au 911 ne sont pas nécessairement accompagnés de données de localisation précises.

Lorsque les appels via Internet sont dirigés vers un centre d'appels d'urgence (appelé PSAP), les opérateurs peuvent ne pas connaître votre emplacement ni même votre numéro de téléphone . Par défaut, les appels arrivent au PSAP le plus proche en fonction de l'adresse du titulaire du compte.

Pour surmonter ce problème, mettez à jour l'adresse fixe attribuée à chaque ligne téléphonique professionnelle dans votre système téléphonique cloud. Ce paramètre est connu sous le nom d' Enhanced 911. et c'est quelque chose avec lequel vous devriez vous familiariser. Lorsque les employés travaillent à domicile ou en dehors du bureau, vous devez le mettre à jour rapidement.

Nous vous recommandons d'utiliser des smartphones pour les appels sur Internet, car les données GPS et la triangulation cellulaire transmettent instantanément les données de localisation aux PSAP à proximité.

Compatibilité limitée avec les appareils analogiques

Si vous aimez les équipements téléphoniques traditionnels comme les télécopieurs, vous ne serez pas vraiment enthousiasmé par les systèmes téléphoniques cloud. Cet équipement était à son apogée dans les années 90, mais son époque est aujourd'hui limitée.

Cela devient délicat si vous avez besoin d'une connectivité PSTN entre vos systèmes de sécurité ou vos portes, vous devrez peut-être utiliser un adaptateur téléphonique analogique ou un « ATA » pour faire court. D’un autre côté, la connectivité cellulaire pour ces services est également largement disponible avec une solide fiabilité.

Conseils pour déplacer votre service téléphonique vers le cloud

Nous avons connu notre part de succès lorsque les entreprises ont migré vers le cloud . Cela peut être un peu intimidant, mais avec un peu de planification, vous réussirez très bien.

La migration de votre système téléphonique de bureau vers le cloud vous apportera des avantages qu'un téléphone fixe traditionnel ne pourra jamais égaler. Les avantages l’emportent tout simplement sur les inconvénients.

Voici quelques actions à entreprendre pour que votre migration vers le cloud se déroule sans problème.

• Planifiez à l'avance : prévoyez la croissance de votre entreprise, les besoins en réseau, la bande passante du FAI et le flux de travail de votre équipe.
• Tirez parti des puissantes fonctionnalités VoIP – Pour tirer le meilleur parti de votre système téléphonique basé sur le cloud, évaluez minutieusement les cas d'utilisation de votre équipe et les fonctionnalités intégrées dont elle aura le plus besoin.
• Suivez les recommandations de votre fournisseur VoIP – Lorsque vous passez à un système téléphonique basé sur le cloud, posez de nombreuses questions. Un prestataire de services réputé prendra le temps de répondre à vos questions et de vous aider à migrer en douceur.

Lors du choix de votre système de communication d’entreprise, les enjeux sont nombreux. Les systèmes téléphoniques basés sur le cloud offrent la flexibilité, l'évolutivité et les fonctionnalités dont vous avez besoin pour une entreprise en croissance.

Mais assurez-vous de choisir le bon partenaire dans votre transition vers des systèmes téléphoniques basés sur le cloud. Cela garantira une transition en douceur vers le cloud, des performances optimisées et une expérience plus positive pour vos clients et vos employés.