Créez un formulaire d'admission des clients pour une intégration réussie

Les formulaires d'accueil des clients sont des outils précieux pour valider les prospects et intégrer les clients. Si votre agence numérique est une startup, vous ne consacrez peut-être pas encore trop de temps à la validation et à l'intégration, mais à mesure que vous développez votre agence, la valeur d'un processus transparent d'admission des clients deviendra rapidement évidente.

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Avec un formulaire d'accueil des clients, vous risquez d'oublier des questions importantes, de perdre des informations sous une pile numérique d'e-mails et d'autres communications, et de créer un processus d'intégration fastidieux pour vous et vos clients. Dans cet article, vous apprendrez les secrets pour créer un formulaire d'accueil client impeccable qui rend votre processus d'intégration fluide comme du beurre.

Qu'est-ce qu'un formulaire d'accueil client ?

Les formulaires d'accueil des clients sont des questionnaires conçus pour rassembler toutes les informations essentielles requises par votre agence numérique. Ces formulaires déterminent si un client convient bien à votre service et permettent de mieux comprendre ses besoins au début de votre relation.

En termes simples, un formulaire d'accueil client est un document d'intégration. De nos jours, il s'agit généralement d'un document numérique comme un PDF qui peut être rempli par les clients ou d'un formulaire numérique interactif qui permet aux clients de saisir leurs réponses, de cliquer sur Suivant et de sauvegarder automatiquement leurs données où vous pouvez facilement y accéder à tout moment. . Si vous avez d'autres parties prenantes, comme une agence de marketing numérique en marque blanche avec laquelle vous travaillez en partenariat, elles devraient également pouvoir accéder facilement au formulaire.

À quoi ressemblent la plupart des formulaires d’admission des clients ?

Quel que soit le format de votre formulaire d'accueil client, l'objectif fondamental est de collecter des informations clés pour les clients afin de rendre le processus d'intégration fluide et transparent. Les spécificités de vos formulaires d'admission de clients dépendront en grande partie des services proposés par votre agence numérique, mais ils collectent généralement les coordonnées du client en cours d'intégration et les exigences spécifiques du projet ou du service souhaité.

Puisqu'il n'existe pas de formulaire unique que vous êtes obligé d'utiliser, l'avantage de créer un formulaire d'admission de clients pour votre agence numérique est que vous pouvez le personnaliser pour inclure toutes les informations qui vous aident à mieux comprendre les besoins et les attentes de votre client. De cette façon, vous pouvez démarrer votre partenariat professionnel aligné, sur la même longueur d’onde et sans problèmes de communication. Le résultat? Un processus d'admission fluide, afin que vous puissiez vous concentrer sur la fourniture de services et l'augmentation des revenus de votre agence.

Une fois que vous avez le formulaire rempli, vous pouvez le stocker dans un endroit facile d'accès comme votre CRM. Voici un aperçu de la façon dont le nôtre fonctionne :

Composants essentiels d'un formulaire d'accueil client

Un formulaire d'accueil des clients bien construit vous donne, à vous, à votre équipe et à vos collaborateurs, la compréhension dont vous avez besoin pour proposer des solutions sur mesure à vos nouveaux clients. Assurez-vous que votre formulaire d’admission comprend ces éléments essentiels.

Informations personnelles

Lorsque vous intégrez un nouveau client, vous voulez savoir à qui vous faites affaire, comment vous adresser à lui, où il se trouve et d'autres informations d'identification. La collecte de ces informations personnelles est la première étape dans la création d’un profil client. Ces champs comprennent :

• Nom
• Adresse ou emplacement de l'entreprise
• Détails du contact
• Préférence de contact, telle que téléphone, e-mail, SMS ou message instantané

Informations d'arrière-plan

Lorsque vous démarrez un nouveau projet, il est toujours utile de comprendre l'histoire du client et d'où il vient. Incluez certains champs pour recueillir des informations sur leurs défis, leurs efforts de marketing numérique passés et leurs problèmes actuels :

• Historique de l'entreprise : éléments tels que les années d'activité, le produit ou le service le plus important vendu, etc.
• Expérience antérieure en marketing : découvrez si le client a déjà payé pour des services de marketing numérique ou s'il vient d'un milieu bricoleur. S’ils ont payé pour des services numériques, renseignez-vous sur l’expérience.
• Défis actuels : à quoi sont-ils confrontés au quotidien du point de vue du marketing numérique ?

Détails du projet

Définissez la portée et les objectifs du projet en demandant à votre client de fournir des informations relatives à ces domaines :

• Objectifs : demandez à votre prospect ou nouveau client de décrire clairement ce qu'il espère accomplir en travaillant avec vous. Par exemple, s’ils souhaitent créer un nouveau site Web, demandez-leur de fournir des détails sur les fonctionnalités que le site Web doit inclure.
• Chronologie : Quel est le calendrier du client pour le projet ? N'oubliez pas que vous n'êtes pas obligé de vous engager sur ce calendrier. Le but du formulaire d'accueil des clients est de recueillir leurs informations et leurs points de vue, que vous pouvez utiliser comme point de départ pour des conversations ultérieures.

Budget et ressources

Les contraintes financières de votre client et les ressources disponibles façonneront la faisabilité de vos projets, ces domaines sont donc importants à connaître dès le début de votre collaboration :

• Budget : découvrez combien votre client prévoit de dépenser pour un projet donné ou un service spécifique au fil du temps. S’ils sont intéressés par une variété de solutions de marketing numérique, obtenez-leur un large budget marketing.
• Ressources : Votre client dispose-t-il de ressources existantes que vous pouvez utiliser dans votre projet ? Par exemple, s'ils recherchent des services de publicité numérique, ils ont un concepteur interne avec lequel ils souhaitent que vous travailliez sur la création publicitaire.

Considérations légales

Avant d'accepter un nouveau client, c'est une bonne idée de vous assurer que vos bases juridiques sont couvertes pour vous protéger tous les deux en cas de désaccord, d'erreur ou de toute autre circonstance inattendue. Ceux-ci inclus:

• Accords de confidentialité : demandez à votre client d'accepter que les informations confidentielles sur votre agence ne soient pas partagées et acceptez en retour de maintenir la confidentialité de ses informations commerciales.
• Termes et conditions : Décrivez la relation de travail et les attentes.

Adaptation à des besoins spécifiques

En fonction du créneau de votre agence, vous pourriez avoir des considérations particulières à inclure dans vos formulaires d'admission de clients, comme des considérations juridiques spécialisées ou des questions pertinentes pour l'industrie. Pensez à utiliser des sections de projet adaptables dans vos formulaires d'admission pour permettre une flexibilité pour une variété de structures de projet, surtout si votre agence propose une large gamme d'outils et de services.

Comment créer un formulaire d'accueil client

Suivez ces instructions étape par étape pour vous assurer que le formulaire de votre client capture toutes les informations dont vous avez besoin pour un processus d'intégration professionnel et sans friction.

1. Déterminez le but et les objectifs de votre formulaire

Avant de plonger dans les détails, définissez clairement le but et les objectifs de votre formulaire d’accueil client. Être clair sur ce point vous aidera à poser les bonnes questions sans faire perdre de temps au client. À ce stade, vous constaterez peut-être que disposer de quelques options de formulaire d'admission des clients, ou d'un formulaire flexible qui s'adapte à différents types de projets, est le plus approprié pour votre agence.

2. Identifiez les informations nécessaires

Demandez-vous de quelles informations vous avez besoin pour commencer à fournir des services au début d'un nouveau partenariat client : quelles sont les questions que vous posez généralement aux prospects lors de la validation de leur adéquation, ou aux nouveaux clients lors de leur intégration ? En repensant aux projets clients passés, y a-t-il des informations dont vous auriez bénéficié plus tôt dans la relation ? Cela inclura probablement des détails personnels ou professionnels, les spécifications du projet, les allocations budgétaires et des considérations juridiques.

3. Concevez la mise en page et la structure de votre formulaire

Tous vos points de contact avec vos clients doivent être visuellement attrayants et agréables, et votre formulaire d'accueil des clients n'est pas différent. En fait, puisqu'il s'agit peut-être de leur première interaction formelle avec votre agence, il est particulièrement important de transmettre professionnalisme, expertise et expérience utilisateur positive.

Divisez votre formulaire en sections, chacune traitant d'une catégorie spécifique d'informations. Utilisez des en-têtes, des sous-titres et des puces pour faciliter la navigation et la compréhension de ce qui est demandé.

4. Utilisez un langage clair et familier

Les clients de votre agence ne connaissent peut-être rien au marketing numérique. Il est donc essentiel d'opter pour un langage facile à comprendre et exempt de jargon. Exprimez clairement l’objectif de chaque section et fournissez des instructions ou des exemples si nécessaire. Cela rend non seulement l'accueil des clients plus facile et plus agréable pour votre client, mais cela vous aide également puisque les utilisateurs sont moins susceptibles de mal comprendre les questions et de commettre des erreurs.

5. Testez la convivialité et l’efficacité de votre formulaire d’admission des clients

Avant de mettre en ligne votre formulaire d'admission client, effectuez des tests d'utilisabilité approfondis. Assurez-vous que le formulaire fonctionne correctement, que toutes les questions sont claires et qu'il n'y a aucun problème technique. Ne vous fiez pas uniquement à vos tests utilisateurs : si vous avez réalisé le formulaire, vous ne serez pas le meilleur juge de sa clarté. Sollicitez plutôt les commentaires d’échantillons d’utilisateurs qui n’ont jamais vu le formulaire auparavant.

6. Incorporer des éléments de marque

Marquez votre formulaire d'accueil des clients avec le logo, les couleurs et la force de votre agence. Comme les autres points de contact, votre formulaire est l’opportunité de renforcer votre identité de marque et de présenter une image cohérente et professionnelle à vos prospects et clients.

Modèle de formulaire d'admission des clients pour les agences de marketing

Utilisez cet exemple de formulaire d'admission client comme point de départ pour rédiger le formulaire d'admission de votre agence. N'hésitez pas à personnaliser les sections, à les déplacer et à ajouter des questions supplémentaires adaptées à votre offre de services.

Partie 1 : Informations personnelles

Le but de cette section est d'établir une compréhension du prospect ou du client, de son activité et de son rôle dans la prise de décision.

• Nom : votre nom et vos surnoms préférés.
• Entreprise : Le nom de votre entreprise ou organisation.
• Rôle : Votre rôle dans l'entreprise.
• Coordonnées : votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail et votre méthode de contact préférée.
• Autres parties prenantes : quelqu'un d'autre dans votre entreprise sera-t-il impliqué dans la prise de décision concernant ce projet ? Si oui, complétez son nom, son rôle et ses coordonnées.

Partie 2 : Aperçu de l'activité

Le but de cette section est d'acquérir une compréhension de haut niveau du créneau et du paysage concurrentiel du client.

• Industrie : Quelle est votre industrie, votre niche ou votre secteur d'activité ?
• Concurrents : qui sont vos principaux concurrents ? Dans quelle mesure vos activités se chevauchent-elles et en quoi diffèrent-elles ?
• Public cible : Quel est votre public cible ? Avez-vous un profil client idéal ?

Partie 3 : Buts et objectifs marketing

Le but de cette section est d'aligner votre stratégie ou proposition de projet sur les objectifs du client.

• Objectifs à court terme : quels sont vos objectifs immédiats pour ce projet ou cette campagne ?
• Objectifs à long terme : quels sont vos objectifs marketing à long terme pour votre entreprise ?
• KPI : Y a-t-il des KPI ou des indicateurs qui sont particulièrement importants pour vous ?

Partie 4 : Efforts de marketing actuels

Le but de cette section est d'obtenir une référence pour la stratégie marketing actuelle du client et de comprendre ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné dans le passé.

• Stratégies actuelles : faites-vous actuellement quelque chose pour commercialiser votre entreprise en ligne ?
• Plateformes, services ou outils utilisés : utilisez-vous des outils ou des services marketing, ou les avez-vous déjà utilisés ?
• Résultats : Êtes-vous satisfait des plateformes, services ou outils utilisés dans le passé ? Obtenez-vous des résultats avec votre stratégie marketing actuelle ?

Partie 5 : Services requis

Le but de cette section est de comprendre l'étendue des besoins du client et les contraintes du projet.

• Services requis : Quels services recherchez-vous ou sur quel projet souhaiteriez-vous que nous travaillions pour votre entreprise ? Par exemple : nouveau site internet, référencement, création de contenu, etc.
• Budget : Quel est votre budget pour chaque projet/service ?
• Chronologie : Votre projet doit-il être livré à une certaine date ?

Partie 6 : Juridique

Le but de cette section est d’établir une relation de travail transparente.

• Accord de confidentialité : veuillez lire et signer l'accord ci-joint.
• Termes et conditions : Veuillez lire et signer les termes et conditions ci-joints.

Partie 7 : Notes complémentaires

Le but de cette section est de donner au client la possibilité de partager tout ce qui, selon lui, a été omis dans le formulaire d'admission des clients.

• Informations supplémentaires : veuillez ajouter tous les détails supplémentaires dont vous souhaitez que nous soyons informés.