Communication client et facturation simplifiées

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La communication avec les clients et la facturation sont des éléments essentiels du bien-être de l'entreprise, mais perfectionner ces processus n'est pas facile. En fait, 46 % des entreprises ont perdu un client en raison d'une mauvaise communication, et 77 % des clients ont rencontré un problème de facturation qui a affecté leur confiance dans une entreprise.

Si vous souhaitez éviter de faire partie de cette statistique, vous devrez simplifier les deux processus. Ce guide vous aidera à le faire en utilisant simplement les conseils de Joist et de notre propre équipe de rédaction Flock.

Comment simplifier votre processus de facturation et de communication avec les clients

Simplifier votre processus de facturation et de communication avec vos clients peut prendre un certain temps et un peu de restructuration, mais vous bénéficierez d'une augmentation des bénéfices et de meilleures relations avec vos clients.

Créer une culture de facturation

Créer une culture de facturation est extrêmement important si vous souhaitez que le reste de la solution présentée dans cet article fonctionne pour vous. Si vous créez une structure qui vous permet de percevoir des frais et que vous n'hésitez pas à les demander lorsque cela est nécessaire, vous êtes en mesure de faire avancer votre entreprise.

Cela ne signifie pas harceler vos clients. Joist a intégré un « envoyer un rappel de paiement » directement dans son système qui vous permet d'envoyer une demande de message poli et pré-écrite sur la facture.

Non seulement cela simplifie les échanges, mais cela montre également que vous êtes sérieux. Ces conditions contractuelles ou frais de retard ne seront pas menaçants si vous ne soulignez pas leur importance (nous y reviendrons plus tard). Mais pour garantir un suivi, vous devez impliquer votre personnel.

Assurez-vous de former votre personnel sur le fonctionnement de vos factures et de vos suivis. Expliquez qu'un paiement rapide des clients équivaut à une entreprise plus stable, et que c'est important pour les salaires du personnel.

Discutez de ce qui devrait et ne devrait pas figurer sur les factures

Les factures doivent être utilisées comme un outil de communication et non comme un document distinct. Offrir une gamme non contraignante de ce à quoi le client peut s'attendre peut éliminer la confusion et façonner les attentes.

Chez Flock, nous vous recommandons d'utiliser notre produit pour communiquer ce qui doit et ne doit pas figurer sur la facture, car cela peut changer en fonction du client. Vous pouvez créer une chaîne dans Flock spécifiquement à cet effet. Ensuite, vous pouvez échanger des factures ou des fichiers de facturation dans Flock pour que votre chef de projet puisse les voir. Une fois finalisé, vous pouvez l’envoyer au client en toute confiance.

Et si vous souhaitez quelques bonnes pratiques en matière d'informations sur les factures, en voici quelques-unes :

• Si les frais sont forfaitaires, le prix doit être suffisant
• Si vous facturez à l'heure, discutez de ce qui a été fait pendant cette période.

Tous les détails tels que la structure tarifaire, les frais restants, le travail fourni ou les modules complémentaires doivent être discutés avant que la facture ne soit fournie, soit via votre contrat, soit par message écrit.

Rédigez un contrat stellaire avant de faire des affaires

L’un des plus gros problèmes auxquels les entreprises sont confrontées en matière de facturation est l’inadéquation des attentes. Si un client a déjà modifié la portée du projet ou ne sait pas pourquoi il est facturé pour un article spécifique, le coupable est clairement le manque de communication.

Joist recommande d'envoyer une facture pro forma, qui est un devis ou une estimation préliminaire décrivant les biens et services qui n'ont pas encore été fournis. Cela peut montrer aux clients exactement ce que vous avez l'intention de faire et ce qu'ils sont censés payer. Au final, cela élimine bien des confusions.

Cependant, avec 93 % des équipes du service client déclarant que les clients ont des attentes plus élevées qu'auparavant, vous devez être incroyablement clair sur ce que vous fournissez par écrit.

Votre contrat est le document le plus important dont vous avez besoin pour impliquer tout le monde. Utilisez votre contrat pour décrire les pratiques de facturation, qui sont les parties, leurs responsabilités et rôles, l'étendue du travail, le calendrier recommandé et votre structure tarifaire.

Il est dans votre intérêt d’accompagner vos clients tout au long du contrat. S'ils ont des questions, vous pourrez alors y répondre. S'ils tentent de modifier la portée, vous pouvez déclarer que vous devrez les facturer.

Donnez des options aux clients, mais restez ferme

Chaque entreprise a eu un client qui a accepté verbalement vos conditions, a signé le contrat et ne sait toujours pas ce qu'il peut ou ne peut pas faire. Qu'il s'agisse d'ignorance ou de comportement délibéré, les résultats sont les mêmes : une perte de temps et d'argent pour les deux parties et des retards massifs.

En cas de retard, la première étape consiste à faire appel au client. S'ils ne sont pas disponibles pour approuver les décisions, dites-leur de demander à un tiers de le faire à leur place. Si le calendrier de facturation ne convient pas au client, demandez-lui si un autre horaire lui convient mieux. Mais ne faites cela qu’une fois par projet. Certains clients profiteront de cette opportunité pour en demander davantage. Revenez plutôt aux termes de votre accord.

Comme le déclare Joist, vous devez absolument faire ce que vous pouvez pour bien faire avec vos clients, mais pas si cela se fait systématiquement à vos propres frais. Vous avez toujours une entreprise à gérer et vous avez tout à fait le droit de demander des frais de retard ou de refuser la demande d'un client d'établir une relation saine.

Utiliser un logiciel de comptabilité professionnel

Une bonne facturation et une bonne gestion de l’argent vont de pair. Si vous souhaitez prêter attention à votre gestion de trésorerie, à la gestion de vos immobilisations et à vos stocks, qui contribuent tous à une meilleure facturation, vous aurez besoin d'un logiciel de comptabilité professionnel. Mais quelle solution choisir ?

Notre article : « Le guide des outils et logiciels de comptabilité pour les petites entreprises » peut vous donner des conseils sur le logiciel de comptabilité le mieux adapté à votre entreprise. QuickBooks, FreshBooks et Xero sont tous d'excellents choix, et pas seulement parce qu'ils s'occupent de votre paie et de vos achats.

Étant donné que les logiciels de comptabilité automatisent un élément clé de votre entreprise, vous aurez plus de temps à consacrer à la communication avec les clients et à la facturation. Un logiciel de comptabilité spécialisé peut également se connecter à votre logiciel de facturation, vous permettant ainsi de suivre plus facilement les flux de trésorerie de votre entreprise.

En conclusion…

Joist et les rédacteurs de Flock comprennent ce que signifie maintenir des processus efficaces de communication avec les clients et de facturation. Grâce à ces conseils combinés d'experts, vous serez sur la bonne voie pour impressionner vos clients, réduire les factures en souffrance et augmenter vos résultats financiers.