Comment catégoriser votre travail et le présenter aux clients

Bien que nous ayons tous des façons de catégoriser nos tâches et de les planifier à chaque nouveau projet, le moment vient où nous devons présenter l'avancement au client. La plupart du temps, nous créerons des rapports basés sur les données que nous pensons qu'ils veulent voir. Cependant, nous sommes sur le point de vous montrer comment quelques changements simples à votre approche de reporting peuvent apporter une immense valeur aux deux parties, ainsi qu'augmenter la satisfaction des clients et améliorer leurs chances de retour.

Discutez avec chaque nouveau client

Vous devez savoir quel type d'information ils apprécient. Cela permet de s'assurer que votre relation avec eux reste pertinente et que vous savez tous les deux à quoi vous attendre l'un de l'autre. Les bonus supplémentaires incluent :

• Des objectifs plus clairs ;
• Avoir une idée de ce qu'est votre client en tant qu'homme d'affaires ;
• Savoir quels types de rapports ils aiment et négocier les délais ;
• Transparence avec les estimations de temps et de dépenses.

Plus vous échangez d'informations, mieux vous serez préparé lorsque vous aurez réellement besoin de préparer un rapport. Il y aura peu ou pas de doute, car vous saurez quelles informations ils veulent voir.

Assurez-vous soit d'enregistrer cette réunion (avec la permission du client, bien sûr), soit de prendre des notes détaillées. Il rend la catégorisation des informations et la création de rapports aussi simples que la peinture par numéros.

Comment catégoriser votre travail

Lorsque vous catégorisez votre travail, cela reflète votre productivité et la façon dont vous abordez les tâches. Cependant, lors du signalement, soyez prêt à répondre aux questions des clients pour expliquer ces décisions. La plupart des rapports reposent sur plusieurs méthodes de catégorisation.

Classement par priorité

La priorité est l'une des méthodes les plus fréquentes. Cela fonctionne à la fois pour les clients et les entrepreneurs, car le temps est essentiel pour chaque projet. Lorsque tout est à l'heure, vous économisez de l'argent pour le client, améliorez votre propre productivité et maintenez le bon déroulement de la relation commerciale.

Déterminez quels aspects du projet sont les plus importants. Par exemple, en tant qu'écrivain, si un client me donne un ensemble de sujets sur lesquels travailler, je discernerais s'il a principalement besoin de recherches, d'entretiens, de fiches techniques ou de tout autre chose. Parce que le type de texte et ses objectifs détermineront le type de préparation que je dois faire. Un article basé sur des entretiens nécessite une coordination avec d'autres personnes, donc je mettrais probablement cela comme mon premier objectif et organiserais des tâches autour de cela.

De la même manière, j'expliquerais mon plan et mes décisions au client, et comment ma stratégie aide le projet à long terme.

Catégorisation par type de tâche ou technologie utilisée

La méthode suivante repose sur la décomposition du projet. Une fois que vous avez disséqué les objectifs les plus importants en étapes plus petites, vous pouvez commencer à les regrouper en différents types. Par exemple : recherche, conception, révision, rétroaction, etc.

De plus, les types de tâches peuvent inclure différentes plateformes ou logiciels. Les gestionnaires de médias sociaux peuvent classer leur travail en fonction de la plate-forme qu'ils utilisent pour dire, promouvoir une campagne. Et ils peuvent suivre le temps passé sur chacun, pour le présenter plus tard au client. Forte de son raisonnement et de sa stratégie, la personne peut alors mieux expliquer comment se déroule le projet, et quels choix ont été faits pour le faire avancer au mieux.

Catégorisation par estimations de temps

Lorsque le projet est divisé en tâches, vous faites peut-être déjà des estimations de temps mentales pour la plupart d'entre elles. Ainsi, une autre méthode de catégorisation du travail est le temps nécessaire pour les terminer.

Bien que cette méthode soit la plus utile pour votre emploi du temps quotidien, elle peut également fournir des informations utiles au client. Il y a certains avantages à utiliser cette catégorisation, car les estimations de temps sont un excellent indicateur de la façon dont les ressources et les finances sont dépensées (important pour les clients). Par exemple, dans Clockify , vous pouvez définir des estimations de temps pour chaque tâche que vous effectuez :

Et puis comparer plus tard les temps estimés et les temps suivis réels. À partir de là, vous pouvez générer un rapport client avec uniquement les informations essentielles.

Source : Faire des estimations précises du temps de travail

Clockify dispose d'un système de rapport robuste qui peut faciliter le suivi des estimations de projet et leur présentation.

Classement par niveau de difficulté/d'énergie

Ce dernier peut sembler un peu bizarre. Comment catégorisez-vous le travail par niveau d'énergie ?

Eh bien, lorsque vous décomposez le travail que vous avez accepté, il y a de fortes chances que vous déplaciez les tâches de votre emploi du temps en fonction de votre productivité pendant la journée. Pour moi, la matinée commence par des tâches plus faciles et la vérification des e-mails pendant la première heure, puis je passe à des tâches plus difficiles jusqu'à l'heure du déjeuner.

Vous déplacerez naturellement les tâches qui nécessitent plus de concentration, d'efforts ou de recherche vers les heures les plus productives de votre journée. Que ce soit le matin, l'après-midi ou le soir. Bien que les clients qui demandent ce type de ventilation soient vraiment rares, la perspicacité peut être utile lors du signalement :

• Si vous remarquez que vous ne respecterez pas la date limite, il est bon d'utiliser cette catégorisation pour aider le client à voir le travail de votre point de vue. Au lieu de simplement dire « les tâches sont plus énergivores, j'ai décidé de réorganiser les délais » et de s'attendre à ce qu'ils vous croient sur parole, vous avez en fait des données pour les étayer ;
• Les informations collectées vous sont également extrêmement utiles pour étudier votre propre flux de travail ;
• Il révèle la progression globale du projet et le rapport entre les tâches difficiles et les tâches faciles.

Maintenant que nous avons couvert différentes avenues pour aborder le travail lui-même, examinons quand vous devez faire rapport aux clients.

Quand signaler aux clients

Heureusement, les clients autoritaires appartiennent lentement au passé. Avec les nouvelles générations, des personnes plus professionnelles sont prêtes à écouter et à négocier. Cependant, ils exigent également une transparence et une équité totales en retour. C'est pourquoi le processus de signalement sera presque toujours une question de négociations entre vous et eux.

Négocier le calendrier des rapports

Il existe deux types de clients - ceux qui aiment avoir une supervision (saine) sur le projet

• Clients n'ayant pas de préférences en matière de rapport - préparez un modèle pour eux lors de la première réunion. Même s'ils disent qu'ils ne se soucient pas vraiment (ou qu'ils n'ont pas le temps de planifier) ​​des rendez-vous avec vous, il serait très professionnel de leur proposer un horaire.

Prenez le temps de créer un modèle de calendrier que vous pouvez utiliser dans des cas comme ceux-ci. Il y a de fortes chances que le client soit plus disposé à participer à la planification lorsqu'il a une base pour démarrer.

Voici un exemple de ce à quoi ce modèle pourrait ressembler :

Bien sûr, votre calendrier de rapport et les types de rapports varieront de cet exemple. Le calendrier doit être établi en fonction de l'industrie dans laquelle vous travaillez, de la manière dont votre client travaille et, plus important encore, de la manière dont vous abordez le projet.

• Clients ayant des préférences en matière de rapport - interrogez-les sur leurs attentes et assurez-vous d'indiquer clairement votre processus de travail et vos pratiques habituelles en matière de rapport. Trouvez un terrain d'entente qui fonctionnera pour les deux parties. Certains clients, par exemple, n'ont pas le temps de lire les e-mails et préfèrent avoir un appel de 15 minutes avec partage d'écran, afin qu'ils puissent donner leur avis immédiatement.

Présentations initiales et finales

Nous entendons par là les réunions que vous avez au début et à la fin du projet.

Lors de votre première rencontre, vous et le client pouvez discuter plus en détail des tarifs, des dépenses, des délais et des objectifs. Cependant, il est bon de suivre cette réunion après quelques jours ou une semaine avec un rapport de projet présentant tous ces détails. C'est une façon de s'assurer que vous êtes sur la même longueur d'onde et de rassurer le client que le travail a déjà commencé. Ce rapport « initial » peut inclure :

• Disposition globale du projet ;
• catégorisations de tâches ;
• Évaluations initiales des dépenses et du temps, etc.

Cependant, gardez les informations générales - n'entrez pas dans les tâches individuelles ou vos évaluations de temps pour chacune. Le client verra plutôt ces évaluations pour les tâches et les objectifs généraux, plutôt que votre plan du lundi heure par heure. Ceux-ci devraient être laissés pour les enregistrements plus fréquents.

Enregistrements

Les enregistrements sont vos mises à jour régulières du projet. Dans l'exemple de tableau ci-dessus, le rapport du lundi et celui d'un vendredi sur deux seraient considérés comme des enregistrements.

Il est important de noter que même s'il n'y a rien de spécial à signaler, vous devez le faire. Vous devez informer le client de l'avancement du projet, même si la semaine s'est déroulée sans incident. Nous pouvons le comparer aux commentaires - alors que je travaillais dans une entreprise, j'ai demandé à notre chef de service comment je pouvais savoir si je faisais du bon travail. Tout ce qu'il a dit, c'est :

« Si vous ne l'êtes pas, quelqu'un va vous le signaler. Tant que personne ne dit rien, tu t'en sors très bien ».

Au début, cela ne me posait aucun problème, car attendre des commentaires semblait égocentrique de ma part. Cependant, je me suis vite retrouvé tendu de temps en temps, me demandant quand les mauvais commentaires arriveraient. De la même manière, vous devez signaler, même avec les informations les plus élémentaires pendant les semaines creuses. Si vous ne signalez que lorsqu'il y a des retards dans les délais ou des problèmes de projet, le client peut finir par redouter de voir votre e-mail dans sa boîte de réception.

Quand devez-vous planifier les check-ins (selon le type de projet) :

• Hebdomadaire;
• 2 fois par semaine ou 2 fois par mois ;
• Mensuel (enregistrement à plus grande échelle).

Il va sans dire que vos rapports doivent être rédigés en fonction de la fréquence d'enregistrement. Des informations plus courtes et précises fonctionnent mieux pour les enregistrements hebdomadaires, pour vous faire gagner du temps et de l'énergie, à vous et au client. Limitez-vous aux e-mails et, si nécessaire, aux appels très courts (jusqu'à 15 minutes).

Catégorisation et présentation en étapes faciles

Parallèlement au suivi du temps, nous avons accordé une attention particulière aux rapports de facturation des clients dans Clockify . Parce que le suivi numérique du temps est devenu la source de confiance et de transparence la plus fiable entre les clients et les sous-traitants, les rapports ont été rendus simples, aussi détaillés et aussi polyvalents que vous en avez besoin.

Spécifiez des catégories à l'aide de champs personnalisés

Dans Clockify , vous pouvez créer des rapports sans tracas grâce aux champs personnalisés . Ce sont des zones de texte facultatives sur chaque tâche, qui vous permettent de spécifier exactement ce que vous suivez. Les champs personnalisés vous permettent de saisir : du texte, des chiffres, des liens, des codes, des emplacements,… Ils donnent même la possibilité de saisir des dépenses, au cas où cette tâche particulière en aurait.

Un champ personnalisé dans Clockify

Temps de suivi

C'est la viande et les pommes de terre du processus de déclaration.

Une fois catégorisé, votre temps de travail doit être suivi pour chaque tâche dans chaque catégorie. Et si vous avez fait des estimations, vous ne serez qu'à un clic de les comparer avec le temps réel qu'il a fallu pour tout terminer.

Suivi des estimations d'avancement du projet dans Clockify.

Formuler un rapport

De nos jours, les trackers de temps numériques sont équipés d'un ensemble massif de fonctionnalités qui peuvent donner à vos rapports autant de couches que possible. Ils peuvent être simples ou détaillés, ou ne résumer que les points importants.

Des rapports comme celui ci-dessus prennent l'intégralité des heures suivies et vous permettent ensuite de choisir ce que vous voulez présenter, à tout moment. Par exemple, si vous avez un appel de vérification après plusieurs mois de travail et que vous faites un rapport hebdomadaire, un client peut poser des questions sur l'avancement global du projet, juste pour vérifier certains chiffres.

Avec un rapport synchronisé comme celui-ci, vous pouvez facilement extraire ces informations. Basculer simplement d'un onglet à l'autre, en fonction de la demande du client. Il vous permet de vous adapter au déroulement de la réunion, et vous serez rarement « mis sur la sellette » en n'ayant pas les données nécessaires à portée de main.

Présenter le rapport

Si possible, demandez à votre client lors de la première réunion comment il souhaite que ses rapports soient livrés et présentés. Certains préfèrent les diapositives réelles, tandis que d'autres veulent des feuilles Excel ou des graphiques. Ils changeront également en fonction de la fréquence et de la nature du rapport.

Découvrez ce qui fonctionne le mieux pour eux et essayez de vous en tenir à un format. Cependant, assurez-vous d'avoir des graphiques et des tableaux à portée de main, car ils sont la représentation visuelle la plus facile à suivre.

Résumer

Les rapports sur les clients ne doivent pas nécessairement être le côté boogeyman de votre travail. Beaucoup de confusion et de malentendus peuvent être évités en catégorisant simplement votre travail selon les motifs convenus par les deux parties. À partir de là, tout ce que vous avez à faire est de suivre le temps et de laisser le logiciel générer les rapports appropriés pour vous. Planifiez des heures pour signaler les appels et les e-mails, et respectez-les, même s'il n'y a rien de nouveau à présenter. La relation client-entrepreneur est basée sur la transparence, quel logiciel comme celui-ci peut apporter ?