6 conseils de rédaction commerciale pour améliorer votre contenu

Quel que soit votre secteur d'activité, il y a de fortes chances que vous ayez dû vous soumettre à une rédaction commerciale. Par exemple, vous devrez peut-être rédiger des e-mails quotidiens, rédiger des propositions ou créer des manuels d'instructions détaillés. Quel que soit le matériau, la rédaction commerciale a intérêt à être aussi succincte et transparente que possible. Vos répondants, qu'ils soient clients ou collègues, ont probablement des horaires chargés.

C'est pourquoi il est préférable d'apprendre les meilleurs conseils de rédaction commerciale. Cependant, il ne s'agit pas seulement d'améliorer la grammaire ou d'avoir un ton professionnel. Apprendre à maîtriser l'écriture commerciale nécessite une réflexion critique sur le style, l'organisation et la structure des phrases. Lorsqu'elles sont bien faites, les compétences en rédaction commerciale peuvent conduire à une communication plus efficace et à une entreprise rationalisée dans son ensemble.

Voici les meilleures pratiques de rédaction commerciale et des exemples pour inspirer votre contenu.

Types d'écriture commerciale

Avant d'en arriver aux conseils d'écriture commerciale, il est essentiel de comprendre d'abord les différents types d'écriture commerciale. Chaque type nécessite son propre style d'écriture commerciale.

Instruction

Le but de la rédaction commerciale pédagogique est d'aider les répondants à accomplir une tâche spécifique. Le plus souvent, ce style consiste à écrire des instructions étape par étape dans l'ordre chronologique. Le ton est plus formel et neutre par rapport aux autres styles d'écriture commerciale.

Exemples:

• Manuels d'utilisation
• Mémos
• Caractéristiques

Informationnel

La rédaction d'informations commerciales est courante dans toutes sortes d'entreprises. Ici, votre objectif est de fournir des mises à jour, de créer des enregistrements à titre de référence ou de vous conformer aux obligations légales. Tous les écrits informatifs doivent être précis, professionnels et impartiaux.

Exemples:

• Rapports d'activité
• Finances
• comptes rendus des réunions

Persuasif

L'écriture commerciale persuasive s'écarte de l'instruction et de l'information en étant plus informelle. L'objectif final est de relayer les informations importantes et de convaincre le lecteur d'agir. En conséquence, la plupart des écrits persuasifs sont utilisés dans les ventes, le marketing ou les articles promotionnels.

Exemples:

• Arguments de vente
• Les propositions
• communiqués de presse

Transactionnel

Enfin, il y a l'écriture commerciale transactionnelle ou l'écriture faite au jour le jour. Les e-mails constituent la majorité des écrits transactionnels, bien que les documents commerciaux officiels comptent également. Il s'agit notamment de documents souvent remplis par le personnel des ressources humaines, tels que des lettres d'offre ou de licenciement. En tant que telle, l'écriture transactionnelle est généralement utilisée lors de l'envoi de nouvelles.

Exemples:

• E-mails
• Factures
• Lettres de recommendation

Les meilleurs conseils de rédaction commerciale

Les conseils suivants vous aideront à améliorer votre correspondance avec votre public cible.

1. Anticipez les besoins de votre lecteur

Bien qu'il soit important de connaître votre objectif principal pour l'écriture, vous devez également comprendre les besoins de votre public. Cela garantit que vous vous en tenez au point et évitez de donner des détails inutiles. Vous pouvez vous poser quelques questions initiales :

• Pourquoi le lecteur devrait-il se soucier du message ?
• Quelles questions peuvent-ils avoir ?
• Quel est leur niveau de compréhension du sujet ?

De plus, pensez à la relation que vous entretenez avec le destinataire. S'ils ne vous sont pas familiers, votre ton doit rester professionnel. Cependant, si vous avez déjà un rapport, vous pourriez bénéficier d'être plus informel.

2. Soyez concis

Deuxièmement, visez à être aussi concis que possible dans votre rédaction commerciale. Les phrases longues et sinueuses ne retiennent pas l'attention d'un individu, en particulier s'il a un emploi du temps chargé. Pour être concis, utilisez des phrases courtes et simples. Évitez le jargon trop technique avec ceux qui ne connaissent peut-être pas le sujet. En même temps, si quelqu'un connaît bien le sujet, n'écrivez pas les définitions de base.

De plus, omettez toute peluche dans votre écriture, comme les métaphores inutiles, les analogies, les adjectifs ou les adverbes. Vous voulez que vos compétences en rédaction dans les affaires soient faciles à digérer et pertinentes.

3. Avoir une structure

L'un des points clés à retenir lors de l'écriture pour les entreprises est la structure. Les messages organisés sont souvent bien meilleurs que les messages non organisés. Planifiez votre article à l'avance, en décrivant exactement ce que vous devez dire.

De plus, efforcez-vous d'utiliser des blocs de texte courts plutôt que des longs. Les paragraphes verbeux sont faciles à recouvrir et votre message peut facilement être noyé. Vous pouvez séparer le texte en utilisant :

• En-têtes et sous-en-têtes
• Paragraphes de 3-4 lignes chacun
• Informations codées par couleur
• Texte en gras pour les informations importantes
• Sauts de ligne

4. Faites attention aux petits détails

Si vous écrivez beaucoup d'e-mails, il peut être tentant de copier-coller certaines informations pour gagner du temps. Cependant, cela pourrait conduire à des erreurs gênantes. Par exemple, vous pouvez oublier de modifier le nom, le titre ou le sexe d'un destinataire avant d'envoyer votre message. Cela annule le reste de votre message et peut nécessiter l'envoi d'un message de suivi d'excuses.

Vérifiez vos salutations et vos déclarations finales pour éviter de faire cette erreur. En revanche, il peut arriver que vous ne soyez pas sûr du nom, du titre ou du sexe du lecteur. Dans ces cas, il est préférable d'utiliser un langage neutre. Par exemple, pour le genre, vous pouvez utiliser le pronom singulier "ils". Cela évite la possibilité d'une erreur de pronom et permet au récepteur de clarifier qui il est.

5. Inclure un fort appel à l'action

Votre appel à l'action (CTA) informera les répondants de la prochaine action qu'ils doivent entreprendre. La plupart des communications d'entreprise incluront un CTA, et la clé est d'être aussi précis que possible. Si vous laissez votre auditoire deviner, il ne saura pas ou ne se souciera pas de ce qu'il doit faire ensuite. Cela pourrait entraîner une absence d'action ou des messages de suivi demandant des éclaircissements qui prendraient plus de temps. C'est aussi une bonne idée de donner à votre CTA un délai pour encourager l'action.

Un bon CTA ressemble à ceci :

"Veuillez signer et retourner ce document avant 17h00 le jeudi 22 mai."

Il n'y a aucune confusion quant à ce qui doit être fait ou quand.

6. Relisez plusieurs fois

Une fois que vous avez terminé votre travail, il est temps de le relire. De nombreux rédacteurs commerciaux qui réussissent lisent leur travail à haute voix pour vérifier les phrases maladroites, répétitives ou inutiles. Vous pouvez utiliser des ressources en ligne comme Grammarly ou Hemingway pour vérifier la grammaire et la ponctuation. Grammaire vérifie les erreurs grammaticales courantes et les plus avancées, comme l'utilisation de la voix passive. Hemingway fait la même chose, mais se concentre également sur le niveau de lecture de votre écriture. Cela vous aide à mieux adapter votre message à votre public idéal.

Vous pouvez également demander à une autre personne de vérifier votre travail. Une nouvelle paire d'yeux peut repérer les erreurs que vous avez peut-être manquées ou fournir une nouvelle perspective.

Exemples de bonnes rédactions commerciales

Pour vous aider à donner vie aux conseils de rédaction commerciale ci-dessus, vous pouvez consulter les meilleurs exemples de rédaction commerciale suivants.

1) Communiqué de presse : Microsoft

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Microsoft, une société technologique multinationale, continue de dominer le marché avec des milliards de revenus nets chaque année. La société gère également de nombreux types de rédaction commerciale et le fait très bien. Ce qui précède est un exemple de communiqué de presse concernant un nouveau projet en développement à Atlanta, en Géorgie. Des communiqués de presse sont créés pour attirer l'attention des médias et des consommateurs et renforcer la crédibilité.

Microsoft réussit son communiqué de presse en :

• Avoir un formatage approprié du titre, du lieu et de la date écrits
• Utiliser des paragraphes courts, descriptifs et professionnels
• Inclure des puces pour diviser le texte
• Incorporer une description de l'entreprise à la fin
• Donner accès aux coordonnées de la communauté et de la presse

2) Description de l'entreprise : Tesla

Si Tesla produit des automobiles innovantes, elle réussit également son positionnement de marque. L'entreprise est sûre d'elle-même dans sa capacité à changer l'avenir, et elle a ainsi gagné une large base de fans. Il le relaie à travers la description de sa société sur son site Web. Les descriptions d'entreprises sont un type populaire d'écriture commerciale persuasive, car elles attirent des investisseurs et des partenaires potentiels.

Tesla réussit sa description d'entreprise en :

• Expliquer l'histoire de l'entreprise
• Décrivant ses produits et services
• Y compris l'emplacement de l'entreprise
• Présentation de ses objectifs actuels
• Exprimer son énoncé de mission global

3) Lettre d'annonce de l'entreprise : Starbucks

Starbucks diffère de nombreux cafés en offrant aux employés une participation dans l'entreprise. Cette initiative a été lancée dans les années 1990 et se poursuit à ce jour. Howard Shultz, l'ancien PDG de Starbucks, a annoncé la nouvelle via une lettre d'annonce de l'entreprise aux employés. Ces écrits commerciaux informatifs permettent de partager efficacement les grandes nouvelles avec un grand nombre de personnes.

Starbucks réussit sa lettre d'annonce d'entreprise en :

• S'adresser directement au lecteur
• Réfléchir à la valeur et à la mission de l'entreprise
• Exprimer sa gratitude envers ses employés
• Introduction concise des changements
• Y compris une signature

Maîtriser votre écriture commerciale au fil du temps

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L'écriture commerciale se produit tous les jours pour de nombreuses entreprises. Bien qu'il existe de nombreux types de communication d'entreprise, l'objectif est souvent le même : être clair, concis et organisé. Suivre ces conseils de rédaction commerciale permettra des communications percutantes et des relations plus profondes à tous les niveaux.

L'amélioration de vos compétences en rédaction commerciale se fait généralement au fil du temps. Cependant, il existe des ressources disponibles pour vous aider tout au long de votre voyage. Par exemple, vous pouvez utiliser des services de grammaire et d'édition ou embaucher des rédacteurs commerciaux experts pour atteindre vos objectifs. Avec la bonne recherche et les bons conseils, vous pouvez fournir une rédaction commerciale qui laisse une marque.

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