Soyez un acheteur informé : comprendre le coût réel des logiciels d'entreprise

Il n'y a pas que vous, la budgétisation des logiciels d'entreprise est compliquée. Nous sommes ici pour le décomposer.

REMARQUE : cet article est destiné à informer nos lecteurs sur les problèmes liés aux entreprises aux États-Unis. Il n'est en aucun cas destiné à fournir des conseils financiers ou à approuver un plan d'action spécifique. Pour obtenir des conseils sur votre situation particulière, consultez votre comptable ou votre conseiller financier.

Dans un monde idéal, acheter un logiciel serait aussi simple que d'acheter presque tout le reste. Il y a un prix fixe, vous le payez, et c'est tout : vous possédez le logiciel !

Si vous avez commencé à rechercher différentes options logicielles pour votre entreprise, vous savez déjà que ce n'est pas si simple. Non seulement les éditeurs de logiciels utilisent des modèles de tarification radicalement différents, mais ils supportent également les coûts supplémentaires inhérents à la possession et à l'exploitation de leur système.

Selon une enquête Capterra de 2019 sur les tendances d'achat de logiciels dans les petites entreprises, la crainte que les coûts dépassent le budget est le principal obstacle interne à l'investissement dans les logiciels d'entreprise. À moins que vous ne connaissiez le véritable coût de possession d'un logiciel, le risque de dépassement de budget est bien réel.

(Pour éviter de dépasser votre budget, consultez notre calculateur de coût total de possession ici.)

Ici, nous décomposerons les cinq principaux composants qui composent le coût total de possession d'un logiciel d'entreprise. Le but? Pour clarifier les coûts des logiciels afin que vous puissiez vous sentir en confiance dans votre décision d'achat de logiciels.

Élément de coût n° 1 : la licence du logiciel elle-même

La licence logicielle - le coût de possession et d'utilisation du logiciel - a le double honneur d'être une part importante du prix du logiciel et un coût difficile à cerner définitivement en raison de la façon dont il peut varier considérablement au fil du temps à mesure que vous faites évoluer votre entreprise.

Il existe deux principaux modèles de tarification des licences logicielles que vous rencontrerez : la tarification perpétuelle et la tarification par abonnement.

Avec la tarification perpétuelle , vous payez un prix initial pour posséder le logiciel indéfiniment (c'est-à-dire à perpétuité , d'où son nom). Ce modèle de tarification existe depuis le plus longtemps et est généralement utilisé pour les logiciels déployés « sur site », ce qui signifie qu'ils sont téléchargés et stockés sur un ordinateur ou un serveur local dans votre entreprise.

H&R Block est un exemple de tarification perpétuelle. Vous pouvez acheter ce logiciel de préparation des déclarations de revenus des petites entreprises moyennant des frais uniques de 89,95 $.

Avec la tarification par abonnement , vous payez des frais d'abonnement mensuels ou annuels pour utiliser le logiciel. Si vous cessez de payer ou ne renouvelez pas votre contrat, vous perdez la possibilité d'utiliser le logiciel. Ce modèle de tarification est plus récent, plus populaire et souvent utilisé pour les logiciels déployés via le cloud (ce modèle de déploiement est également appelé « Software-as-a-Service » ou « SaaS »). Cela signifie qu'il est hébergé sur les propres serveurs du fournisseur de logiciels et accessible par les clients via Internet.

Basecamp est un exemple de prix d'abonnement forfaitaire. Vous pouvez acheter ce système de gestion de projet pour 99 $/mois.

Il existe trois autres types de tarification d'abonnement que vous pouvez également rencontrer, avec des frais qui varient en fonction de différents facteurs : tarification basée sur la consommation, la taille et l'utilisateur.

1. La tarification basée sur la consommation lie vos frais d'abonnement à votre utilisation réelle du logiciel ou de ses services associés. Cheddar, une plate-forme de facturation, utilise une tarification basée sur la consommation, facturant 99 $/mois plus des frais basés sur le nombre de transactions effectuées via le système.
2. La tarification basée sur la taille lie vos frais d'abonnement à la taille de votre organisation, comme le nombre d'employés ou de clients que vous avez. WebHR, une plate-forme logicielle pour les départements RH, utilise une tarification basée sur la taille. Pour une entreprise de 150 employés, WebHR facture 1,85 $ par employé et par mois.
3. La tarification basée sur l'utilisateur lie vos frais d'abonnement au nombre de personnes qui utilisent le logiciel. Onshape, logiciel de conception technique, utilise une tarification basée sur l'utilisateur ; leur forfait « Professionnel » coûte 2 100 $ par utilisateur et par an.

Dans la plupart des cas, vos mains seront liées quant au modèle de tarification des logiciels que vous choisirez. Il est rare que les éditeurs de logiciels proposent à la fois des options perpétuelles et d'abonnement pour leur produit.

Néanmoins, si vous avez le choix ou si vous comparez un produit perpétuel à un produit par abonnement, pesez le pour et le contre de chacun pour déterminer quel modèle convient le mieux à votre entreprise.

Élément de coût #2 : Matériel

Aussi évident que cela puisse paraître, il est toujours important de tenir compte du coût du matériel pour exécuter le logiciel que vous achetez. Ceci est particulièrement important pour les déploiements sur site, qui pourraient non seulement nécessiter l'achat d'un serveur pour héberger le logiciel, mais également de nouveaux appareils utilisant le bon système d'exploitation. En d'autres termes : si vous utilisez des Mac mais que le logiciel que vous voulez est uniquement Windows, c'est un coût important à prendre en compte.

Parce qu'ils sont accessibles via un navigateur Web, les déploiements SaaS offrent beaucoup plus de flexibilité matérielle. Les ordinateurs, tablettes ou smartphones fonctionneront. Les entreprises peuvent également économiser de l'argent sur le matériel en permettant aux employés d'apporter leurs propres appareils depuis leur domicile (bien que cela doive être associé à une politique complète d'apport de votre propre appareil (BYOD) pour réduire les vulnérabilités informatiques).

Certaines catégories de logiciels nécessiteront également des achats de matériel supplémentaire. Les systèmes de présence biométriques, par exemple, utilisent l'empreinte digitale d'une personne ou un autre identifiant unique pour s'assurer que quelqu'un est bien celui qu'il prétend être. Ces plates-formes nécessitent un matériel spécialisé afin d'enregistrer la biométrie avec précision.

uAttend vend des pointeuses compatibles avec leur logiciel sur leur site internet ( Source )

Certains fournisseurs peuvent exiger que vous utilisiez leur matériel associé avec leur logiciel, ou vous pouvez avoir la liberté de magasiner.

Élément de coût #3 : Mise en œuvre

Les fournisseurs peuvent facturer des frais uniques au moment de l'achat pour mettre en œuvre le logiciel et le rendre opérationnel dans votre entreprise. Outre l'installation et la configuration de base, les coûts de mise en œuvre peuvent également couvrir des besoins tels que :

• Personnalisation du logiciel
• Migration des données des systèmes précédents
• Intégration avec les systèmes actuels

Si vous pouvez gérer vous-même la mise en œuvre du logiciel, les fournisseurs peuvent renoncer à ce coût. Par exemple, Odoo, une plate-forme de planification des ressources d'entreprise (ERP), propose une option de mise en œuvre gratuite en libre-service ainsi que des options payantes si vous avez besoin d'aide.

Options de mise en œuvre d'Odoo ( Source )

En règle générale, les systèmes sur site coûtent plus cher à mettre en œuvre que ceux basés sur le cloud. Les systèmes plus complexes coûtent également plus cher à mettre en œuvre que les applications de base.

Dans certains cas, vous pourriez dépenser autant (sinon plus) pour la mise en œuvre que la licence logicielle réelle. Demandez aux fournisseurs les détails de leurs options de mise en œuvre et les frais à budgétiser en conséquence.

Élément de coût #4 : Formation

Bien que le coût d'une licence logicielle comprenne généralement l'accès aux guides d'aide et aux forums de support, les fournisseurs peuvent également facturer des frais distincts et facultatifs pour une formation supplémentaire. Selon la complexité du logiciel que vous avez choisi et son importance pour votre entreprise, cette formation pourrait être un investissement rentable afin que vos employés puissent se familiariser rapidement avec la plateforme.

La formation peut être dispensée dans une variété de formats, dont le coût varie :

• Envoi des employés sur un site de formation des fournisseurs
• Faire venir un formateur dans votre entreprise
• Webinaires virtuels
• Cours d'apprentissage en ligne à votre rythme

Les éditeurs de logiciels de haut niveau peuvent également proposer des certifications que les utilisateurs peuvent obtenir pour montrer qu'ils connaissent bien la plate-forme. Salesforce, par exemple, propose une variété de certifications qui coûtent entre 200 $ et 6 000 $.

Une liste des certifications d'administrateur Salesforce ( Source )

Quelle que soit l'option de formation que vous préférez, assurez-vous de budgétiser non seulement les utilisateurs initiaux, mais également les nouvelles recrues qui devront apprendre le système par la suite.

Composante de coût #5 : Support

Parfois intégré au coût de la licence, le support continu peut également être une charge distincte qui couvre la maintenance, les mises à niveau et même les formes premium de service client.

Par exemple, les clients d'Adobe ont la possibilité d'adhérer au programme de maintenance et d'assistance Adobe Platinum, qui offre une assistance client prioritaire 24h/24 et 7j/7 moyennant des frais annuels d'environ 20 % du coût de la licence.

Le support peut également inclure des options de conseil, qui vous associent à un représentant de compte que vous rencontrerez régulièrement pour passer en revue les objectifs et comment tirer le meilleur parti du logiciel. HubSpot, un système de marketing, propose quatre options de conseil différentes allant de 400 $ à 1 600 $ par mois.

Options de conseil de HubSpot ( Source )

Selon les services d'assistance qu'il propose, votre fournisseur peut être en mesure d'assumer des charges administratives importantes que vous ne pouvez pas gérer (par exemple, certains fournisseurs de logiciels de paie peuvent gérer les besoins de votre entreprise en matière de paie pour vous).

Évaluez le coût de l'exécution de ces tâches en interne par rapport à leur externalisation à un fournisseur de logiciels.

Derniers conseils pour économiser sur les logiciels

La tarification des logiciels n'est jamais aussi simple qu'elle apparaît sur le site Web d'un fournisseur. Les coûts cachés sont monnaie courante et, à moins que vous ne les comptabilisiez, vous vous retrouverez à dépasser votre budget logiciel.

Comprendre tous les éléments qui entrent dans le coût réel des logiciels d'entreprise vous aidera à préparer et à contrôler les coûts.

Remarque : les éditeurs de logiciels mentionnés dans cet article ont été sélectionnés uniquement pour illustrer divers modèles de tarification des logiciels et ne sont pas destinés à être des recommandations ou des recommandations. Ces stratégies de tarification ne sont pas propres à ces entreprises et sont proposées par de nombreux autres éditeurs de logiciels.

Informations sur l'enquête 2019 de Capterra sur les tendances d'achat de logiciels pour petites entreprises

Capterra a mené cette enquête de septembre à octobre 2019 auprès de 129 dirigeants de petites et moyennes entreprises basés aux États-Unis. Les entreprises ont été sélectionnées par taille pour celles qui comptaient entre 2 et 249 employés et dont le chiffre d'affaires annuel à l'échelle de l'entreprise était inférieur à 100 millions de dollars. Ils devaient avoir acheté au moins un logiciel pour 5 000 USD ou plus au cours des douze derniers mois. Les répondants devaient également être au moins des gestionnaires de bureau, influençant les décisions d'achat de logiciels dans leurs organisations.